| AG 2 24 1387 |
NOR : MESG9830192N
(Texte non paru au Journal officiel)
La ministre de l'emploi et de la solidarité à Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; directions régionales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ; direction interrégionale de la sécurité sociale des Antilles-Guyane) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Monsieur le directeur de l'Ecole nationale de la santé publique Dans le cadre de la déconcentration de la gestion des personnels de vos services, je vous précise qu'il vous est désormais possible d'accéder aux rubriques suivantes de la base informatique du ministère :
Outre qu'elle introduit une simplification des procédures de gestion actuelles, cette innovation contribuera à l'enrichissement de la base de données du personnel et permettra d'uniformiser l'application de la réglementation en la matière.
Vous trouverez ci-joint, en annexe, des fiches techniques relatives à chacune de ces rubriques, destinées à vous apporter les informations nécessaires à une saisie correcte des données et à la production des actes administratifs correspondants.
Vous voudrez bien me signaler toute difficulté que vous pourriez rencontrer dans la mise en oeuvre de ces procédures.
Pour la ministre et par délégation :
Le sous-directeur,
adjoint au chef de service des ressources humaines,
D. Rouaud
CONGÉ ORDINAIRE DE MALADIE
I. - ACCÈS AU MODULE DE MISE À JOUR
DES CONGÉS ORDINAIRES DE MALADIE
Saisir l'identification de l'agent sur le menu général (MENUAG) et faire le choix « CM » sur le menu agent (MENUCC pour les contractuels à temps incomplet, MENUAG pour les autres).
Le logiciel affiche, écran GP112, la liste des congés depuis au moins un an, s'il en existe, sinon propose directement la saisie d'un congé (écran GP113).
Depuis l'écran GP112, il est possible de :
a) Saisir un nouveau congé : cocher le champ prévu à cet effet,
b) Modifier un congé : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet,
c) Supprimer un congé : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet,
d) Rechercher tous les congés depuis une date : saisir la date dans la zone prévue à cet effet.
II. - SAISIE D'UN NOUVEAU CONGÉ
Sur l'écran GP 113, préciser s'il s'agit d'un congé ordinaire ou d'une cure, la date de début du congé et le nombre de jours accordés.
Après une demande de confirmation, le logiciel calcule la date de fin du congé et les droits à traitement de l'agent. Le résultat apparaît sur un nouvel écran (GP 114) sous la forme de périodes contiguës avec, pour chacune d'entre elles, une quotité de traitement (PLEIN, DEMI, SANS). Compte tenu de la règle de « l'année glissante », ces calculs ne peuvent être exacts que si un historique d'au moins un an a déjà été saisi ; ils sont cependant modifiables.
Après confirmation, la base de données est mise à jour et le logiciel propose l'édition d'une décision de congé avec un formulaire de reprise de service ; en fin d'édition un simple envoi permet de retourner à l'affichage des congés.
En cas de dépassement de droits, un fonctionnaire est placé à demi-traitement et un contractuel est placé sans traitement ; dans les deux cas un message pour saisine du comité médical est envoyé et édité.
III. - MODIFICATION D'UN CONGÉ
La date de début et la durée d'un congé ne sont pas modifiables ; en cas d'erreur sur ces données, commencer par supprimer le congé pour le saisir de nouveau. Seules les périodes de traitement sont modifiables sur l'écran GP 114.
La fonction modification peut être utilisée pour imprimer à nouveau une décision ; agir en ce sens sur la zone de choix d'impression de l'écran GP 114.
IV. - SUPPRESSION D'UN CONGÉ
La suppression d'un congé se fait après confirmation depuis l'écran GP 112.
Remarque :
La suppression ou la modification d'un congé « historique » peut impliquer la modification en cascade des congés suivants ; cette fonction n'est pas assurée automatiquement par le logiciel.
Contrôles lors de la saisie d'un congé :
L'agent concerné doit avoir été recruté avant le début du congé ; un contractuel doit être sous contrat au début du congé.
Dans la même période, l'agent ne doit pas être dans une position de non-activité, en congé de longue maladie, en congé de longue durée, en congé ordinaire de maladie, en congé de maternité ou d'adoption.
Pour une période initiale, la date de début du congé doit être inférieure ou égale à la date du jour. Pour une prolongation, cette même date doit être inférieure ou égale à la date du jour plus 15 jours.
CONGÉ DE MATERNITÉ - CONGÉ D'ADOPTION
I. - ACCÈS AU MODULE DE MISE À JOUR
DES CONGÉS DE MATERNITÉ OU D'ADOPTION
Saisir l'identification de l'agent sur le menu général (MENUAG) et faire le choix « RD » sur le menu agent (MENUCC pour les contractuels à temps incomplet, MENUAG pour les autres), puis faire le choix « MT » pour un congé de maternité ou « AD » pour un congé d'adoption sur le menu renseignements divers (MENURD).
Le logiciel affiche, écran GP 116, la liste des congés s'il en existe, sinon propose directement la saisie d'un congé (écran GP 115).
Depuis l'écran GP116, il est possible de :
a) Saisir un nouveau congé : cocher le champ prévu à cet effet,
b) Imprimer la décision associée à un congé : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet,
c) Supprimer un congé : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet.
II. - SAISIE D'UN NOUVEAU CONGÉ
Sur l'écran GP 115, préciser la date de début du congé et le nombre de jours accordés. La date de fin du congé est calculée.
Après confirmation, la base de données est mise à jour et le logiciel propose l'édition d'une décision de congé avec un formulaire de reprise de service.
Si un temps partiel débute avant le congé et se termine pendant ou après, le logiciel édite également un arrêté de suspension de temps partiel.
En fin d'édition, un simple envoi permet de retourner sur l'affichage des congés.
Conséquences d'une suspension de temps partiel
Au retour du congé, si l'agent reprend ses fonctions à temps partiel, vous devrez saisir un arrêté plaçant de nouveau l'agent à temps partiel, le report de la période correspondant à la suspension n'étant pas automatique.
III. - MODIFICATION D'UN CONGÉ
La date de début et la durée d'un congé ne sont pas modifiables ; en cas d'erreur sur ces données, commencer par supprimer le congé pour le saisir de nouveau.
IV. - SUPPRESSION D'UN CONGÉ
La suppression d'un congé se fait après confirmation depuis l'écran GP 116.
V. - RÉIMPRESSION D'UN CONGÉ
Avant l'impression, le logiciel affiche de nouveau l'écran GP 115 ; faire un simple envoi.
Pour obtenir une réimpression d'un arrêté de suspension de temps partiel, retourner au menu général pour saisir le numéro de l'arrêté dans la zone prévue à cet effet, puis procéder comme pour tout arrêté de position.
Contrôles lors de la saisie d'un congé :
L'agent concerné doit avoir été recruté avant le début du congé ; un contractuel doit être sous contrat au début du congé. Un congé de maternité n'est possible que pour une femme.
Dans la même période, l'agent ne doit pas être dans une position de non-activité, en congé de longue maladie, en congé de longue durée, en congé ordinaire de maladie, en congé de maternité ou d'adoption.
La durée du congé doit être comprise entre les bornes du tableau ci-dessous (nombre de jours), en fonction de la nature du congé (maternité ou adoption) et du type (période initiale ou prolongation).
| MATERNITÉ | ADOPTION | |
|---|---|---|
| Période initiale | 14 durée 248 | 70 durée 126 |
| Prolongation | 4 durée 182 | 1 durée 4 |
ENFANTS
I. - ACCÈS AU MODULE DE MISE À JOUR DES ENFANTS
Saisir l'identification de l'agent sur le menu général (MENUAG) et faire le choix « RD » sur le menu agent (MENUCC pour les contractuels à temps incomplet, MENUAG pour les autres), puis faire le choix « EN » sur le menu renseignements divers (MENURD).
Le logiciel affiche, écran GP108, la liste des enfants, s'il en existe, sinon propose directement la saisie d'un enfant (écran GP109).
Depuis l'écran GP108, il est possible de :
a) Saisir un nouvel enfant : cocher le champ prévu à cet effet,
b) Modifier un enfant : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet,
c) Supprimer un enfant : saisir son numéro d'ordre dans la zone prévue à cet effet.
II. - SAISIE D'UN NOUVEL ENFANT
Sur l'écran GP 109, préciser le sexe, le prénom, et la date de naissance ; modifier éventuellement le nom patronymique prérenseigné avec le nom de l'agent.
Les zones de type de situation (à charge, non à charge, décédé) et la date de début de cette situation ne sont pas obligatoires.
Après confirmation, la base de données est mise à jour et le logiciel affiche la liste des enfants.
III. - MODIFICATION D'UN ENFANT
Idem ci-dessus.
IV. - SUPPRESSION D'UN ENFANT
La suppression d'un enfant se fait après confirmation depuis l'écran GP 108.
Contrôles lors de la saisie d'un enfant :
Contrôles de cohérence sur les dates.