| SP 3 335 1927 |
NOR : MESH9830275C
(Texte non paru au Journal officiel)
Date d'application : immédiate.
Références :
Décret n° 88-163 du 19 février 1998 ;
Décret n° 94-617 du 21 juillet 1994 ;
Décret n° 96-113 du 13 février 1996 ;
Arrêté du 21 juillet 1994 ;
Circulaire DH/FH 2 n° 436 du 9 juillet 1996.
La ministre de l'emploi et de la solidarité et le secrétaire d'Etat à la santé à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; à Madame et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour mise en oeuvre]) ; à Mesdames et Messieurs les directeurs les directeurs d'agences régionales de l'hospitalisation [pour information]) Le décret n° 94-617 du 21 juillet 1994 relatif à la notation des personnels de direction des établissements mentionnés à l'article 2 (1°, 2° et 3°) de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986, complété de l'arrêté du même jour, a institué un nouveau mode de notation des personnels susvisés reposant sur la conduite d'un entretien annuel d'évaluation permettant d'établir la notation des intéressés.
Ces dispositions s'appliquent également aux directeurs d'établissements sanitaires et sociaux, conformément au décret n° 96-113 du 13 février 1996 (art. 21-II).
La présente circulaire a pour objet de rappeler les dispositions générales et permanentes introduites par le décret et l'arrêté relatifs à la notation des personnels de direction et des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux, d'appeler votre attention sur quelques évolutions et de vous notifier le calendrier à respecter pour 1998.
LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
La procédure de notation repose sur l'entretien annuel d'évaluation qui précède, de façon obligatoire, l'établissement de l'appréciation et de la note chiffrée.
Je vous rappelle que cet entretien doit être conduit impérativement par le préfet du département pour les directeurs généraux des centres hospitaliers régionaux, par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les autres chefs d'établissement et par les chefs d'établissement pour les adjoints. Cet entretien a une double fonction :
Sa finalité est de permettre d'évaluer aussi objectivement que possible la qualité et l'efficacité du travail réalisé au regard des priorités définies, des moyens engagés et des résultats obtenus et de fixer une note chiffrée globale en fonction de cette évaluation.
Une telle analyse doit s'inscrire dans le cadre des orientations stratégiques contenues notamment dans le projet médical et le projet d'établissement qui tiennent compte des objectifs du schéma d'organisation sanitaire.
Les supports d'évaluation, joints en annexe à la circulaire, permettent de formaliser le contenu des entretiens qui ont été menés.
Ils comprennent trois volets :
Le premier volet (A 1) comporte la situation de l'agent quant à son état civil, son affectation actuelle, sa classe et son ancienneté dans la classe.
Il est à compléter ou à modifier par l'agent dans les rubriques « situation de famille », « enfants », « diplômes », ainsi que les fonctions exercées au cours de l'année.
Doit être mentionné l'avis du président du conseil d'administration sur la valeur professionnelle des fonctionnaires évalués.
Préalablement à l'entretien, il vous appartient de recueillir ces avis auprès des présidents des conseils d'administration. Ces avis sont communiqués aux intéressés.
Les personnels de 2e classe, en fonction dans les centres hospitaliers régionaux, inscriptibles au tableau d'avancement à la 1re classe doivent joindre à leur fiche de notation une attestation indiquant les différentes fonctions occupées au sein du centre hospitalier régional au cours de leur carrière. Ces précisions permettront à la commission administrative paritaire chargée d'établir le prochain tableau d'avancement à la 1re classe d'apprécier sans équivoque la situation des intéressés au regard de l'obligation de mobilité, telle qu'elle résulte des dispositions de l'article 21-I du décret n° 88-163 du 19 février 1988 portant statut des directeurs d'hôpitaux.
Le second volet (A 2), qui est destiné à recueillir et formaliser le contenu de l'entretien annuel d'évaluation, doit être revêtu du nom et de la signature de l'autorité ayant mené l'entretien.
Il doit désormais comporter obligatoirement la date de l'entretien d'évaluation.
Il comporte une appréciation générale faisant apparaître le bilan des résultats obtenus, un avis sur les capacités et aptitudes du fonctionnaire évalué au regard du poste occupé et, le cas échéant, un avis sur son aptitude à occuper un emploi de la classe supérieure. Cette appréciation générale comporte également une nouvelle rubrique concernant l'évaluation des besoins de formation.
Ce document doit faire apparaître la proposition de note chiffrée faite par l'évaluateur et être communiqué à l'intéressé pour signature et observations éventuelles.
Le troisième volet (A 3) est destiné à compléter éventuellement les avis figurant sur le second volet.
La note chiffrée provisoire proposée sur le second volet par les chefs d'établissement pour leurs adjoints peut être éventuellement modifiée par lepréfet.
Nous appelons en effet votre attention sur la nécessité que les chefs d'établissement, notateurs primaires de leurs adjoints, tiennent compte des règles relatives à la notation d'un corps dont la gestion demeure nationale.
Il vous appartient de veiller à porter à la connaissance des chefs d'établissement de votre département les règles contenues dans la présente circulaire ainsi que les tableaux des notes moyennes péréquées attribuées en 1996 et 1997 par classe et nombre de notations.
Devra être également mentionnée en cas de proposition d'inscription au tableau d'avancement à la classe supérieure, le rang de classement départemental de l'intéressé.
Ce volet A 3 doit être impérativement communiqué aux intéressés, même s'il ne comporte aucune mention particulière.
L'ensemble de ces documents doit être transmis au ministre chargé de la santé qui fixe la notation définitive, la note chiffrée pouvant faire l'objet d'une péréquation.
DISPOSITIONS RELATIVES À LA NOTATION DES DIRECTEURS
GÉNÉRAUX DES CENTRES HOSPITALIERS RÉGIONAUX
L'article 3 du décret n° 94-617 du 21 juillet 1994 prévoit des dispositions spécifiques pour les directeurs généraux des centres hospitaliers régionaux placés en position de détachement dans leur emploi conformément aux dispositions de l'article 15 du décret du 19 février 1988 portant statut des personnels de direction.
Ces dispositions ont pour finalité d'établir une liaison cohérente entre :
LES DISPOSITIONS PERMANENTES
RELATIVES A LA PROCÉDURE DE NOTATION
La présente circulaire reprend un certain nombre de dispositions antérieures relatives à la procédure de notation :
Vous trouverez ci-joint la liste des personnels de direction des hôpitaux et la liste des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux devant faire l'objet de propositions de notation. Cette liste comprend l'ensemble des personnels de direction en fonction dans votre département au 1er juillet 1998 et fait apparaître pour chacun d'eux la classe au titre de laquelle il doit être noté en 1998 ainsi que la note obtenue au titre de l'année 1997 ;
Nous vous rappelons qu'il convient de partir de la note définitive de l'agent obtenue en 1997 pour proposer votre note chiffrée de 1998, y compris pour les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux.
A titre indicatif, pour vous permettre d'établir vos propositions de notes chiffrées, vous trouverez dans le tableau joint en annexe les notes moyennes péréquées attribuées au titre de 1996 et 1997 par classe et nombre de notations.
Ces indications, susceptibles de vous permettre de mieux situer les agents à noter au regard de l'ensemble des agents de même ancienneté, ne doivent toutefois pas vous inciter à réduire systématiquement les écarts de notes : il va de soi en effet que la dispersion des notes au plan national s'accentue avec l'ancienneté.
Vous sont également communiquées ci-après les notes péréquées minima ayant permis l'inscription aux divers tableaux d'avancement de grade établis au titre de 1998.
| NOTE MOYENNE | NOTE MINIMUM pour l'accès à la classe supérieure | PREMIÈRE notation | |
|---|---|---|---|
| Directeur d'hôpital : 1re classe | 21,03 | - | 19 |
| 2e classe | 20,25 | 21,75 | 19 |
| 3e classe | 18,88 | 20 | 17 |
| 4e classe | 20,74 | 21,75 | |
| DESS hors classe | 19 | 19 | |
| 1re classe | 19,67 | 19 | 19 |
| 2e classe | 19,42 | 20 | 17 |
Instructions spécifiques concernant la notation
a) Les personnels de direction de 1re classe
Les intéressés sont, en règle générale, trop peu nombreux au sein d'un même département pour que la formule mathématique de péréquation des notes puisse leur être valablement appliquée. Leur notation fait l'objet par conséquent d'une péréquation manuelle.
b) La première notation
La notation des personnels notés pour la première fois dans le corps des personnels de direction, ou dans une classe par suite de promotion au grade supérieur est fixée, dans la quasi-totalité des cas, par référence à la note « 1re notation » qui figure au tableau de la page 5. Il est toutefois précisé que pour les notes des chefs d'établissement la note minimum peut être majorée dans la limite d'un demi-point.
Une proposition de note inférieure doit également être accompagnée d'un rapport justificatif.
c) Les personnels de direction ayant changé d'affectation
La situation des intéressés ne doit en aucun cas être confondue avec celle des agents notés pour la première fois. Lorsqu'un agent, appartenant à une classe depuis plusieurs années, est muté dans un autre département, il est parfois difficile, après quelques mois, d'apprécier sa manière de servir. L'appréciation d'attente, que vous êtes alors amenés à formuler, ne doit pas conduire automatiquement au maintien de sa note : une telle pratique conduit en effet à pénaliser les agents qui font preuve de mobilité.
Leur notation doit en conséquence être fixée en tenant compte également de l'ancienneté dans le grade qu'ils ont acquise.
d) Les personnels de direction inscriptibles
au tableau d'avancement
J'insiste pour qu'un avis extrêmement précis me soit fourni sur l'aptitude des agents à exercer un emploi de la classe supérieure. Cet avis me paraît, en effet, tout à fait indispensable pour que soient examinées en toute connaissance de cause, le moment venu, les propositions d'inscription aux différents tableaux d'avancement.
Nous vous demandons de faire figurer sur les supports vos propositions d'avancement, dûment motivées, pour l'année 1999. Ces propositions devront être assorties, pour chaque tableau d'avancement, d'un classement par ordre préférentiel.
e) Les personnels de direction de 4e classe
Nous vous rappelons qu'à partir de 1999 et pendant une période de 3 ans jusqu'à 2001 inclus ces personnels pourront accéder à la 3e classe par la voie d'une inscription sur une liste d'aptitude.
Il convient que vous indiquiez clairement les aptitudes des intéressés à exercer des fonctions soit d'attaché de direction soit de chefs d'établissement rangés en 3e classe.
Le nombre d'inscription sur ces listes est fixé statutairement à 2 nominations sur 7, soit environ 25 par an.
Dans ces conditions nous vous demandons de classer par ordre préférentiel les personnes que vous souhaitez voir inscrites dès 1999 et de vous attacher à faire une prévision des promotions pour les 2 années suivantes.
Pour établir ces propositions, vous prendrez en compte l'importance des fonctions exercées actuellement par les intéressés et leurs aptitudes à exercer des fonctions supérieures.
f) Les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux
Tous les personnels de direction de 4e classe, ayant opté pour le reclassement dans le corps des directeurs d'établissements sanitaires et sociaux doivent être notés au titre de 1998, par référence à la note définitive obtenue en 4e classe pour 1997.
Pour les chefs de bureau chargés des fonctions de directeurs par arrêté ministériel en application des dispositions de l'article 29 du décret n° 88-163 du 19 février 1988 et qui sont nommés par voie de détachement en application des dispositions de l'article 24 du décret n° 96-113 du 13 février 1996, il convient de leur attribuer une note de 17 majorée d'un quart de point par année de chargé de fonctions de direction dans la limite d'une note maximum de 18,75, si leur manière de servir a toujours été jugée satisfaisante. Dans le cas contraire, une notation plus basse peut bien entendu être proposée.
Pour les autres fonctionnaires de catégorie A nommés en application des dispositions de l'article 24 du décret du 13 février 1996, il convient de leur attribuer une première note de 17.
Vous devrez formuler pour ces personnels des propositions d'avancement à la 1re classe et à la hors classe pour 1999.
Il est rappelé que pour faire l'objet d'une promotion hors classe les directeurs d'établissements sanitaires et sociaux doivent compter un an d'ancienneté dans le 4e échelon de la 1re classe et avoir changé d'établissement depuis leur accès à la 2e classe.
CALENDRIER
Il vous appartient de faire parvenir personnellement à tous les personnels de direction devant être notés au titre de l'année 1998 les volets A1 les concernant et aux chefs d'établissements les volets A2 de leurs adjoints.
Nous vous demandons de mettre tout en oeuvre afin que ces documents vous soient adressés en retour pour le 1er octobre 1998 au plus tard.
Vous voudrez bien nous faire parvenir pour le 1er novembre 1998 au plus tard l'ensemble des documents, et en adresser une copie pour information à Mmes et MM. les directeurs régionaux des affaires sanitaires et sociales.
Le calendrier des commissions administratives paritaires nationales appelées à statuer sur la notation et l'avancement de ces personnels vous sera adressé avant le 31 décembre 1998.
Il est impératif que vous respectiez les délais indiqués ci-dessus pour l'envoi de l'ensemble des documents relatifs à la notation.
Tout retard dans cet envoi ne pourra que pénaliser les personnels concernés, d'autant que les premières commissions administratives paritaires du corps se dérouleront dès la fin du mois de janvier 1999.
La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel du ministère de l'emploi et de la solidarité.
Pour la ministre et par délégation :
Le directeur des hôpitaux,
E. Couty