| AG 2 24 2678 |
NOR : MESG9830409N
(Texte non paru au Journal officiel)
Référence : code des pensions civiles et militaires de retraite.
Textes abrogés :
Note DAGPB/P4 n° 393 du 22 novembre 1974 ;
Note DAGPB/AG4 n° 10605 du 1er décembre 1975 ;
Circulaire DAGPB/AG4 n° 3681 du 14 mai 1976 ;
Circulaire DAGPB/AG4 n° 7682 du 4 octobre 1976 ;
Circulaire DAGPB/AG4 n° 687 du 19 janvier 1977 ;
Circulaire DAGPB/AG4 n° 7925 du 26 août 1980 ;
Note DAGPB/AG4 n° 12619 du 10 décembre 1981 ;
Note de service DAGPB/SRH 6 n° 97-538 du 30 juillet 1997.
La ministre de l'emploi et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, directions régionales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, direction régionale de la sécurité sociale des Antilles-Guyane) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales, directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle, direction départementale de la sécurité sociale de la Réunion) Le traitement des demandes de validation des services auxiliaires présentées par les personnels des services déconcentrés, depuis trop longtemps dégradé, ne permet plus, dans certains cas, de garantir, avant leur départ à la retraite, les droits à pension civile des personnels du ministère.
Afin de réduire les délais de transferts comptables entre la sécurité sociale, l'Ircantec et le trésor public, la circulaire du 14 mai 1976 vous a transféré cette responsabilité en vous chargeant de l'exécution de la phase comptable dès réception de la décision de validation prise par la DAGPB.
La déconcentration d'une partie de la procédure ainsi opérée n'a, à l'évidence, pas permis de réduire les délais de traitement. En effet un bilan, bien que sommaire, effectué par le bureau SRH 6, à l'occasion de sa délocalisation, a fait apparaître qu'un nombre important de dossiers était encore en instance dans vos services. Par ailleurs, la préparation par le même bureau du dossier de pension de certains agents partant à la retraite oblige, trop souvent, à traiter préalablement et en extrême urgence, la demande de validation oubliée « sans être assuré d'y parvenir avant la date de jouissance de la pension.
Parmi les causes responsables de cette situation : forte mobilité des agents chargés de la gestion du personnel, concurrence avec d'autres tâches de gestion de personnel dans un contexte d'effectif réduit affecté à ce secteur, moindre intérêt porté par la hiérarchie à une mission dont l'inexécution ou l'exécution tardive n'entraînent pas d'effets dommageables immédiatement perceptibles, etc., l'insuffisance de compétences juridiques et techniques est le plus souvent avancée.
Sensibilisé au fait qu'en 1976, la déconcentration d'une partie de la procédure n'a peut-être pas été suffisamment accompagnée d'un transfert de connaissances et de savoir-faire ou que, depuis cette date, leur transmission au sein même de vos services ne s'est pas parfaitement réalisée, le bureau SRH 6 a animé, au cours de l'année 1997, des actions de formation que vous avez organisées le plus souvent au niveau régional et qui ont permis de toucher la quasi totalité des personnels affectés au traitement des validations. En outre, un dossier-type de demande de validation auquel était jointes deux notices, l'une pour le service du personnel, l'autre pour l'agent concerné, relatives au déroulement de la procédure vous ont été adressés en juillet 1997.
Ces stages ont permis de mieux cerner les difficultés rencontrées et connaître la réalité des pratiques locales, notamment en ce qui concerne les relations entre les partenaires intéressés par la procédure de validation.
C'est donc dans un souci de pragmatisme et d'efficacité qu'il a paru indispensable de réunir dans un document unique, les éléments de réglementation et de procédure nécessaires au règlement complet des dossiers, qu'ils soient nouvellement constitués ou anciens et en instance dans vos services.
Vous trouverez, jointes à la présente note de service qui abroge les textes antérieurs, les instructions relatives à la procédure de traitement des demandes de validation des services auxiliaires déposées par les agents des services déconcentrés, accompagné de fiches techniques. Ces instructions sont à suivre scrupuleusement, en particulier lors de la constitution du dossier de validation. Tout dossier incomplet vous sera retourné.
Le bureau SRH 6 vous adressera le dossier-type (correspondant à la fiche II-A de l'instruction de procédure) par courrier séparé. Ultérieurement, vous demanderez les dossiers-types au bureau SRH 6 en tant que de besoin.
Vers la fin de l'année, une édition de l'instruction de procédure vous sera transmise sous la forme d'un classeur dont les mises à jour seront envoyées aussi souvent que nécessaire jusqu'à concurrence de deux fois par an.
Vous disposez désormais des outils nécessaires (instruction de procédure, formation, dossier-type) pour gérer efficacement les demandes de validations déposées dans vos services.
Je vous demande dès à présent de porter une attention toute particulière au traitement de ces demandes, notamment en concentrant momentanément l'activité de votre service du personnel sur la résorption des dossiers anciens en instance.
Je vous informe d'ores et déjà qu'au début de l'année 1999, un recensement exhaustif des dossiers en cours dans vos services sera opéré. A la suite de ce recensement, un plan d'action sera élaboré visant à résorber, dans les délais les plus brefs, les stocks de dossiers en retard de traitement afin d'éviter les conséquences dommageables sur la liquidation des pensions de retraite. Une prochaine note de service précisera le dispositif mis en place.
Le bureau SRH 6 se tient à votre disposition soit pour vous assister dans le traitement de vos dossiers, soit pour intervenir dans les actions de formation complémentaires que vous seriez conduit à organiser au niveau régional.
Vous voudrez bien porter à ma connaissance les difficultés que l'application de la présente note pourrait susciter.
Pour la ministre et par délégation,
Par empêchement du directeur
de l'administration générale,
du personnel et du budget :
Le chef du service
des ressources humaines,
V. Wallon