Circulaire CF/DAS/TS1 n° 98-655 du 4 novembre 1998 relative au cadre administratif et financier des conventions de formation professionnelle passées entre l'Etat (ministère de l'emploi et de la solidarité) et certains organismes ou centres de formation en travail social

NOR : MESA9830468C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Le livre IX du code du travail et notamment l'article L. 941-1 ;
Décret n° 74-835 du 23 septembre 1974 ;
La loi de finances initiale pour 1998 n° 97-1269 du 30 décembre 1997.

La ministre de l'emploi et de la solidarité à Madame, Monsieur le préfet de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales Compte tenu de la déconcentration au niveau régional des crédits y afférents à compter de 1998, la présente circulaire a pour objet de vous préciser les modalités de la gestion administrative et financière des conventions de formation professionnelle passées dans le cadre du programme ministériel de la formation professionnelle et de la promotion sociale, entre le ministère et certains organismes et centres de formation en travail social.

Chapitre Ier
CHAMP D'APPLICATION
DES CONVENTIONS DE FORMATION PROFESSIONNELLE
A. - Historique

Inscrits à l'origine sur le budget du ministère chargé de la formation professionnelle, les crédits affectés à ces conventions ont été transférés définitivement en 1993 sur le budget du ministère chargé des affaires sociales. Depuis cette date, comme les autres départements ministériels (agriculture, défense, jeunesse et sports,...), le ministère chargé des affaires sociales négocie chaque année individuellement le financement du programme de la formation professionnelle et de la promotion sociale relevant de son secteur d'intervention propre, à savoir le champ social.
Les crédits consacrés à ces actions ont fait jusqu'en 1997 l'objet d'une gestion à l'échelon national. A compter du 1er janvier 1998, ils font désormais l'objet d'une déconcentration au niveau régional (préfet de région), conformément à l'esprit de la circulaire du Premier ministre du 7 mars 1997 relative à la mise en oeuvre du plan de réforme de l'État (déconcentration des décisions administratives individuelles), et rélèvent donc de votre responsabilité.

B. - Les formations susceptibles d'être prises en compte
par une convention de formation professionnelle

Les formations concernées sont en priorité les suivantes :

Selon le contexte régional, notamment au travers des dispositions prévues par le schéma régional des formations sociales, des formations en travail social spécifiques pourront être retenues.
C. - Les organismes ou centres de formation susceptibles d'être éligibles dans le cadre du programme ministériel de la formation professionnelle et de la promotion sociale
Les organismes ou centres susceptibles d'être éligibles sont en priorité ceux déjà bénéficiaires d'une convention de formation professionnelle, dans l'hypothèse où les cycles de formation proposés correspondent bien toujours à la définition des besoins régionaux (cf annexe 1 à la présente circulaire : liste des centres), et en second lieu les organismes ou les centres qui proposent les cycles de formation susmentionnés en réponse aux besoins exprimés dans le cadre du schéma régional des formations sociales.

Chapitre II
LES MOYENS BUDGÉTAIRES ALLOUÉS
A. - L'enveloppe nationale, chapitre 43-33, art. 20 § 10
1. Son évolution de 1993 à 1997

Le tableau I ci-dessous retrace cette évolution.

TABLEAU I

2. L'évolution des crédits affectés par formation pour la période 1993/1997
(Les formations concernées sont explicitées dans le chapitre I - B/ supra)

Le tableau II ci-dessous retrace cette évolution.

TABLEAU II

3. Les moyens 1998

4. Les perspectives 1999

Le projet de loi de finances initiale 1999 prévoit la reconduction de l'enveloppe nationale à hauteur de 12,75 MF.

B. - Les enveloppes régionales

Ces enveloppes régionales émargent sur le chapitre 43-33 article 20 § 10 (anciennement article 40) « Formations des professions sociales, crédits déconcentrés ». Elles ne doivent pas être confondues avec les enveloppes régionales affectées à la formation initiale des travailleurs sociaux sur ce même chapitre.

1. Modalités de calcul des enveloppes régionales
et modalités de versement au titre de l'année 1998

L'enveloppe régionale 1998 qui vous a été déléguée (DAE n°s 1197 et 1198 du 12 octobre 1998) exeptionnellement en un versement unique comprend :

• d'une part, la somme des montants des demandes prévisionnelles de subvention présentées par les organismes ou centres de formation ayant une convention avec le ministère, après déduction de l'avance forfaitaire 1998 allouée sur crédits 1997, ce qui correspond au montant des crédits nécessaires pour verser le solde des subventions 1998 ;
• d'autre part, l'avance forfaitaire 1999, calculée dans la limite des crédits restant disponibles.

Néanmoins, compte tenu des observations fondées sur le principe de l'annualité budgétaire émises par le contrôleur financier du ministère, notamment au regard de la pratique du versement anticipé d'une avance forfaitaire globale sur crédits de l'année N pour des actions de l'année N + 1 ; le paiement de l'avance 1999 ne pourra être effectué sur la gestion en cours.

2. Modalités de calcul des enveloppes régionales
et modalités de versement au titre des prochaines années

Votre enveloppe régionale est calculée dans toute la mesure du possible sur la base des remontées d'informations que vous m'adresserez (cf. chapitre V).
Pour l'année civile 1999 et les années suivantes, il est prévu de verser l'enveloppe régionale en au moins deux délégations calculées dans la limite des crédits affectés à la formation professionnelle et à la promotion sociale.
La première délégation est versée aux préfets de région en début d'exercice budgétaire, conformément aux dispositions figurant dans la circulaire DAGPB/BF annuelle de notification aux services déconcentrés de leurs crédits de fonctionnement. Cette délégation doit permettre de procéder, dès le mois de mai, au versement des subventions annuelles dues aux organismes ou centres de formation.
La deuxième délégation intervient dans le courant du deuxième trimestre de l'année civile en cours au vu des besoins complémentaires, dans l'hypothèse où la première délégation n'y aurait pas suffi.

3. Cas particulier de la régulation budgétaire
Ses conséquences sur le versement des enveloppes régionales

Dans l'hypothèse d'une régulation budgétaire (gel de crédits, annulation de crédits) au niveau national, affectant pour tout ou partie les crédits inscrits en loi de finances initiale affectés à la formation professionnelle, le ministère se verra contraint d'en répercuter les effets financiers sur les crédits délégués aux régions.

C. - Les subventions accordées
aux organismes ou centres de formation

La subvention est allouée pour l'année civile en cours intitulée N, (N - 1 correspond à l'année civile précédente, N+1 correspond à l'année civile suivante).
Elle totalise au maximum toutes les « subventions de cycles » terminés, commencés ou en cours entre le 1er janvier et le 31 décembre N.
La « subvention de cycle » (détaillée pour chaque promotion au niveau de l'année scolaire en cours dans l'année civile) est calculée selon les modalités énoncées dans la « fiche de cycles » financière établie au titre de l'année civile en cours (cf. annexe 2).
J'appelle votre attention sur le fait que l'étude du compte-rendu d'exécution des cycles de formation financés l'année précédente peut révéler un montant de crédits perçus mais non consommés pour les cycles visés qu'il convient de déduire de la subvention annuelle attribuée pour l'année en cours.
Les éléments de calcul de la subvention de cycle sont au nombre de cinq.

1. Les effectifs en formation dans une promotion

Les effectifs sont proposés par l'organisme ou le centre. Dans un souci d'équilibre pédagogique, il convient de rappeler que le nombre de stagiaires en formation dans un cycle ou une promotion doit respecter un effectif minimum et maximum. En effet, un nombre de stagiaires trop important dans une promotion risquerait de nuire au bon déroulement de la formation (encadrement pédagogique, évaluation personnelle, etc.) et par ailleurs, il est souhaitable qu'un cycle de formation ne soit ouvert qu'avec un minimum de stagiaires. Il vous appartient de déterminer l'effectif pertinent à subventionner.

2. La durée de la formation dans l'année civile
(1er janvier - 31 décembre)

Elle est calculée en heures et déterminée par l'organisme ou le centre en fonction de son organisation pédagogique. Seule la durée des enseignements théoriques est à prendre en compte (pas les temps de stage). Dans l'hypothèse où un cycle débute dans l'année civile en cours et se termine l'année suivante, il est retenu uniquement au titre de l'année civile le nombre d'heures de formation effectivement accomplies entre le 1er janvier et le 31 décembre. Les heures dispensées sur l'année civile suivante seront prises en compte en N + 1.
J'appelle votre attention sur le fait qu'au terme de la formation le nombre total d'heures subventionnées ne peut en aucun cas être supérieur à la durée prévue pour la formation.

3. Le calcul du nombre d'heures stagiaires

Le nombre d'heures stagiaires est égal au produit de la durée de la formation entre le 1er janvier et le 31 décembre N par l'effectif en formation.

4. Le pourcentage de prise en charge du coût de la formation

Le pourcentage de prise en charge peut être modulé selon la nature des cycles, de 0 à 100 %, compte tenu des orientations prioritaires accordées en matière de politique de formation professionnelle. Il vous revient d'apprécier au cas par cas ce pourcentage. En règle générale, il varie de 50 % à 100 %.

5. Les barèmes des taux horaires applicables
selon le niveau de la formation

Les barèmes de référence en matière d'heure/stagiaire suivant le niveau de la formation sont précisés et révisés annuellement par la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle.
Dans toute la mesure du possible, c'est sur la base de ces barèmes que sont fixés par mes services les taux applicables pour calculer les subventions de cycles.
Je ne manquerai pas de vous tenir informé chaque année des éventuelles revalorisations des taux applicables.
Le tableau ci-après indique l'effort financier consenti par le ministère en ce qui concerne les niveaux des taux horaires alloués jusqu'en 1997.

D. - Échéancier des versements des subventions
aux organismes ou centres de formation
1. Modalités pratiques en 1998

Le montant de votre enveloppe régionale 1998 doit permettre de mettre en paiement dans les plus brefs délais et en tout état de cause avant la clôture de la gestion budgétaire :
1° D'une part, le solde de subvention 1998 alloué aux organismes ou centres de formation de votre ressort ayant déjà perçu l'avance forfaitaire 1998. Le montant de l'avance versée à chaque centre subventionné sera déduit du montant total de la subvention qu'il vous appartient de déterminer.
2° D'autre part, le cas échéant, la subvention annuelle 1998 destinée aux organismes ou centres n'ayant pas perçu d'avance forfaitaire 1998.

2. Modalités de versement des subventions
au titre des prochaines années civiles

Selon le montant de la subvention et votre appréciation, la subvention est allouée au titre de l'année civile en un ou deux versements.
La possibilité vous est par ailleurs offerte de proposer le versement de la subvention selon le dispositif établi par la circulaire du Premier ministre du 7 juin 1996 relative aux conventions-cadres passées avec certaines associations soumises au régime de la loi 1901 et subventionnées par l'État (Journal officiel du 12 juin 1996).

Chapitre III
La convention de formation professionnelle

Dès lors que vous entendez subventionner, dans le cadre du programme ministériel de la formation professionnelle et de la promotion sociale, un organisme ou centre de votre ressort ; vous êtes tenu de passer une convention de formation professionnelle, quel que soit le montant de la subvention de fonctionnement allouée à l'organisme pour la mise en oeuvre des cycles de formation retenus. Cette convention est à soumettre au visa préalable du contrôleur financier en région.
Il vous appartient de passer dès cette année une nouvelle convention avec chaque centre de formation concerné de votre région, les conventions et avenants signés par le directeur de l'action sociale au nom du ministère n'étant plus valables et applicables du fait de la déconcentration de cette procédure.

A. - Le cadre juridique et financier

La convention de formation professionnelle (ainsi que ses avenants éventuels respectifs) est l'acte juridique qui contractualise les engagements pédagogiques et financiers passés entre le ministère (préfet de région) et l'organisme de formation au titre de la formation professionnelle et continue.
Cette convention s'impose et est à distinguer de la convention passée avec les centres de formation dans le cadre de la formation initiale préparant à des certificats et diplômes d'État en travail social (convention type annexée à la circulaire DAS n° 96-215 du 25 mars 1996 modifiant la circulaire DAS n° 95-14 du 5 mai 1995).

B. - La convention type annuelle

La convention de formation professionnelle prévoyant une aide financière de l'État au fonctionnement des cycles de formation retenus est conclue au titre de l'année civile et prend effet du 1er janvier au 31 décembre, quelle que soit la date de passation dans l'année civile.
Elle est établie selon le cadre type fixé à l'annexe n° 3 de la présente circulaire.
La convention peut faire l'objet d'un avenant. Celui-ci constituant un des modes d'adaptation ou de modification.
Elle peut par ailleurs être résiliée par l'une ou l'autre des parties sous réserve du respect d'un préavis de trois mois. Dans tous les cas, lorsqu'il est mis fin à une convention, des dispositions particulières doivent être prises pour sauvegarder les intérêts des stagiaires en cours de formation.
La convention de formation professionnelle décline et précise un certain nombre de dispositions dont vous trouvez le détail dans la convention type.
A cette convention sont jointes les annexes financières, et, si nécessaire, l'annexe spécifique dite « pédagogique » (cf annexe n° 2 sus-mentionnée).
La convention type est susceptible d'adaptation, notamment lorsqu'elle est passée avec des personnes publiques, dont par exemple les universités, certains de ses termes peuvent éventuellement être modifiés voire supprimés (disposition relative au commissaire aux comptes).

C. - La convention-cadre pluriannuelle

Conformément aux dispositions de la circulaire du Premier ministre du 7 juin 1996 relative aux conventions-cadres passées avec certaines associations soumises au régime de la loi 1901 et subventionnées par l'État, et afin de sécuriser les organismes ou centres bénéficiaires, il vous est possible de leur proposer la convention-cadre établie à cet effet. Cette convention détermine les modalités d'attribution et de contrôle tout en offrant une simplification et une accélération des versements de subvention.

D. - Les annexes a la convention

Deux catégories d'annexes doivent être distinguées : les annexes obligatoires et l'annexe spécifique dite « pédagogique ».

1. Les annexes obligatoires

Les documents suivants sont obligatoirement joints à la convention : fiche « de cycles » financière et « budget prévisionnel » des formations.

1.1. La fiche « de cycles » financière

L'ensemble des rubriques de ce document doit être renseigné par vos services suivant le modèle type présenté en annexe n° 2, après instruction des demandes de subvention déposées par les centres de formation.
La fiche « de cycles » financière récapitule l'ensemble des cycles de formation que vous souhaitez subventionner pour l'année civile en cours.
Le cycle peut renvoyer à deux années scolaires en cours sur l'année civile N de référence (exemple : fin de la première année de formation : de janvier N à juin N ; début de la deuxième année de formation : de septembre N à décembre N).
Vous veillerez à ce que les cycles retenus soient en adéquation avec les cycles subventionnés précédemment (nombre de stagiaires, nombre d'heures restant à subventionner au vu de la durée totale de la formation et du nombre d'heures déjà subventionnées pour une même promotion, etc.) et à appliquer les barèmes des taux horaires admis pour l'année civile N. Dans le cas où l'organisme de formation présente une demande de subvention avec des barèmes de taux horaires supérieurs, il convient d'y apporter les corrections nécessaires (cf tableau barèmes, chapitre II - V).
Vous mentionnerez, le cas échéant, dans la fiche « de cycles » financière : le montant trop-perçu sur la subvention attribuée en N-1, qui vient en déduction de la somme des « subventions de cycles ». Ce trop-perçu est identifié en confrontant les éléments de la fiche « de cycles » financière de la convention de l'année N-1 et ceux du compte-rendu d'exécution correspondant.
Ces calculs vous permettent alors de déterminer le montant de la subvention de l'année civile ; pour l'année 1998, vous indiquerez exeptionnellement le montant versé au titre de l'avance globale forfaitaire 1998 ainsi que ses références comptables. Cette avance forfaitaire vient en déduction du montant total de la subvention allouée en 1998.

1.2. La fiche « budget prévisionnel »

Cette annexe intitulée « budget prévisionnel » (cf annexe 2) est une copie du budget prévisionnel (cf annexe 4) présenté par le centre lors de sa demande de subvention. Vous vérifierez que le budget prévisionnel est bien présenté en équilibre. Le montant de la subvention qui vous est demandée doit être inscrit sur la ligne 9 « Subvention de formation professionnelle ».
Pour des raisons de simplification des procédures, le centre de formation présente un budget prévisionnel unique pour l'ensemble des cycles de formations. Il ne présente en aucun cas un budget prévisionnel par cycle de formation.

2. L'annexe spécifique dite « annexe pédagogique » jointe
à la convention impliquant plusieurs centres de formation distincts

Ce formulaire type « annexe pédagogique » (cf annexe n° 2) est à compléter par vos services dès lors qu'une convention implique plusieurs centres de formation, afin de déterminer avec précision les centres de formation concernés.

Chapitre IV
L'instruction des demandes de subvention
A. - Le dossier de demande de subvention

Vous adresserez aux organismes ou centres de formation, dès le début de l'année civile en cours, les imprimés nécessaires à la constitution de leur dossier de demande de subvention (prévisions de cycles). Les centres devront les compléter et vous les retourner.

1. Les prévisions : volet financier du dossier

Le dossier doit comprendre les pièces suivantes : la lettre de demande de subvention signée par le président, le directeur ou le trésorier de l'organisme de formation ainsi que les imprimés dûment complétés « fiche de prévision par cycle », « fiche d'étalement des cycles », et « budget prévisionnel » présentés dans l'annexe 4.
Ces prévisions peuvent faire, le cas échéant, l'objet d'une actualisation en cours d'année, notamment d'une part, si les effectifs en formation se révèlent inférieurs aux effectifs prévisionnels ; ces derniers n'ayant par ailleurs pas vocation à être augmentés, et, d'autre part si les barèmes des taux horaires applicables ne sont pas respectés.
Le centre doit également fournir une note détaillée faisant état des financements complémentaires demandés, reçus ou attendus pour les cycles de formation mis en oeuvre au titre de l'année civile. Il précisera les sources (subvention région, département, autres administrations, employeurs, droits d'inscription demandés aux stagiaires, etc.) et les montants correspondants. Ce document, à l'entête de l'organisme de formation sera visé par le président, le directeur ou le trésorier.

2. Les justificatifs complémentaires : volet pédagogique

Outre la présentation de la demande prévisionnelle de subvention au titre de l'année civile, le centre doit vous communiquer en cours d'année les documents ci-après relatifs aux formations pour lesquelles la subvention est demandée :

2.1. Note d'opportunité

La note d'opportunité est détaillée et vise à argumenter la demande de subvention. Cette note développe une approche pédagogique des cycles mis en oeuvre : contenu des formations, critères d'admission, nature du document délivré en fin de formation (diplôme, certificat, attestation, autre...), nombre de stagiaires ayant présenté une demande, etc... Des statistiques pourront appuyer judicieusement la note. Celle-ci expose par ailleurs l'intérêt des formations proposées ainsi que les moyens humains dégagés (liste des membres de l'équipe pédagogique, responsable de formation).

2.2. Liste des stagiaires

Cette liste permet de vérifier le fondement des effectifs prévisionnels des cycles.
La liste des stagiaires est présentée par cycle, et pour chaque année scolaire en cours dans une promotion. Les indications suivantes seront précisées : nom, prénom, adresse, âge à l'entrée en formation de l'année scolaire en cours ; situation d'emploi ou non ; dispositif individuel de financement de la formation ; montant des frais de scolarité acquittés pour l'année scolaire ou la session en cours.

B. - L'instruction du dossier

Dès lors que vous avez instruit le dossier de demande de subvention dûment constitué et décidé des cycles à subventionner, il vous appartient :
1° De soumettre à la signature du Président de l'organisme de formation un projet de convention en trois exemplaires et de l'inviter à réunir les pièces administratives et comptables complémentaires habituellement nécessaires au versement de la subvention.
2° De procéder à l'engagement et à l'ordonnancement de la dépense. Pour l'année civile 1998 procéder au versement du solde de subvention 1998 ou de la subvention annuelle 1998.
3° D'adresser au centre de formation une copie de la convention dûment signée par l'ensemble des parties.

C. - Le compte-rendu d'exécution de la convention

En application des dispositions de la convention type, tout organisme ayant perçu une subvention au titre de l'année civile doit, dans les deux mois suivant l'exercice écoulé, vous adresser un compte-rendu d'exécution annuel détaillé (cf. annexe V) des actions de formations menées, en renseignant des documents types que vous lui aurez transmis.
Ces documents sont explicités ci-dessous :
1° Documents financiers :

2° Documents pédagogiques :

• une fiche intitulée « démographie et catégorie socio-professionnelle des stagiaires du cycle ». Il convient d'établir une fiche par promotion et par année scolaire ;
• une fiche intitulée « démographie et catégorie socio-professionnelle des stagiaires du centre ». Elle récapitule l'ensemble des données des fiches « démographie et catégorie socio-professionnelle des stagiaires du cycle ».
• une note de synthèse pédagogique et financière.

L'exploitation de ce compte-rendu d'exécution permet en particulier de vérifier l'adéquation entre :

• les effectifs théoriques subventionnés et les effectifs réellement formés (exemple : baisse des effectifs prévus, non rentrée de cycle, etc.) ;
• le nombre d'heures de formation subventionnées et le nombre d'heures de formation réalisées. (Exemple : baisse du nombre d'heures/formation prévues, absence de formation).

Elle peut ainsi vous amener à relever des montants de subvention « trop-perçus » qu'il convient de déduire lors du calcul de la subvention N + 1.

Chapitre V
Les remontées d'information

Afin de me permettre de suivre l'évolution des actions de formation que vous menez en application de la présente circulaire et de calculer le montant de votre enveloppe régionale, je vous demande de bien vouloir m'adresser chaque année :

• la copie des conventions et leurs annexes (fiche « de cycles » financière, budget prévisionnel) pour le 15 décembre. (1re transmission : 15 décembre 1998) ;
• le tableau dûment rempli, intitulé « Répartition de l'enveloppe régionale » (cf. annexe VI) pour le 1er mars. (1re transmission : 1er mars 1999) ;
• le bilan physico-financier comportant trois fiches, dûment complété (cf. annexe VI) pour le 1er mars (1re transmission : 1er mars 1999). Ces renseignements sont exigés par le ministère (DARES) pour l'établissement de statistiques nationales sur les programmes de formation professionnelle ;
• une note de synthèse des cycles que vous souhaitez financer chaque année au vu des demandes prévisionnelles de subvention présentées par les organismes ou centres de formation. Cette note est essentielle pour apprécier le montant de votre enveloppe régionale annuelle.

Compte tenu de l'absence de progression des crédits nationaux en 1999 affectés à ces formations, je vous invite à présenter des demandes réalistes.

Chapitre VI
Appui technique

Par courrier DAS/TS1 n° 875 du 23 juin 1998, les centres de formation ont été informés de la déconcentration des crédits et de la gestion du dossier à l'échelon régional.
De même, par circulaire DAGPB/BF 3 n° 97-831 du 30 décembre 1997 relative à la notification aux services déconcentrés de leurs crédits d'intervention pour 1998, et, par courrier DAS/TS 1 n° 874 du 23 juin 1998 j'avais porté à votre connaissance les perspectives de la déconcentration de ce dossier.
Compte-tenu de la parution tardive de la présente circulaire, j'ai invité les centres de formation à vous transmettre dès juillet 1998 l'ensemble des pièces justificatives nécessaires à l'instruction de leur demande de subvention et à la passation de la convention.
Afin de vous apporter une aide technique immédiate, je joins à la circulaire une disquette informatique comportant en fichiers tous les imprimés enregistrés sous logiciels « traitement de texte WP 5.2+ » et « tableur EXCEL.4.0 » (cf. annexe VII).
Mes collaboratrices sont à votre disposition pour tout complément d'information relatif à la mise en oeuvre de ces conventions.
Je vous demande en tout état de cause de bien vouloir me tenir informé des éventuelles difficultés que vous serez amené à rencontrer dans l'application de la présente circulaire.

Pour la ministre et par délégation :
Le direction de l'action sociale,
P. Gauthier