Circulaire DAGPB/SRH 2 D n° 2000-321 du 9 juin 2000 relative à la mise en oeuvre du dispositif de la déconcentration des aides financières aux agents relevant du ministère de l'emploi et de la solidarité

NOR : MESG0030256C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires - article 23 ;
Arrêté du 9 mars 1995, modifié en dernier lieu par l'arrêté du 22 février 2000, portant création d'une commission nationale d'action sociale, de commissions régionales et interdépartementales d'action sociale et d'une commission d'action sociale pour l'administration centrale ;
Arrêté du 26 avril 2000 modifiant l'arrêté du 27 octobre 1993 habilitant le ministre d'Etat, ministre des affaires sociales, de la santé et de la ville, ou les préfets à instituer des régies d'avances auprès des directions régionales ou départementales des services déconcentrés de son administration.

La ministre de l'emploi et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, d'Ile-de-France, de Nord - Pas-de-Calais, de pays de la Loire, de Provence - Alpes-Côte d'Azur, de Rhône-Alpes, d'Aquitaine, de Midi-Pyrénées [pour exécution]) ; Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales, [pour information]) Pour assurer aux personnels des services déconcentrés un service de proximité, l'action sociale sera désormais largement déconcentrée. La création, à titre expérimental, de 7 commissions consultatives d'attribution des aides financières aux agents, placées auprès des directeurs régionaux des affaires sanitaires et sociales, répond à cette finalité. Ces commissions sont des instances consultatives au niveau régional et interdépartemental, respectant la parité administrative et syndicale.
Les objectifs de cette réforme améliorant la gestion de proximité des agents sont :
De garantir aux agents qui s'adressent au service social du personnel, une réponse adaptée à leur demande. En effet, les assistantes sociales agissant dans le cadre d'une éthique de l'éducation et de l'accompagnement auront l'occasion de défendre, devant cette commission, leur plan global d'aide, élaboré avec l'agent. La commission régionale consultative se prononcera sur des informations objectives normalisées sur le plan national, (cf. annexes) et donnera un avis tenant compte du contexte local (chômage, endettement, sociologie familiale).
De faire en sorte que les aides financières aux agents ne soient pas considérées comme un dispositif d'assistance mais comme une amélioration dans la gestion des ressources humaines grâce à la prise en compte de données qui influent sur la vie personnelle et professionnelle des agents.
D'ouvrir de façon prospective, une réflexion de veille sociale régionalisée, qualitative, à destination de l'administration centrale, permettant de détecter les difficultés des agents. En effet, les fonctionnaires bénéficient rarement des aides assurées par les dispositifs d'accompagnement social en direction des populations.
D'apporter des informations précises sur les besoins des agents afin de favoriser la mise en commun de moyens au niveau interministériel. Par exemple des consultations de conseiller(e)s en économie familiale et sociale ou des sessions d'information sur le surendettement peuvent être mises en oeuvre dans le cadre des actions des sections régionales interministérielles d'action sociale (SRIAS).
D'ouvrir une période expérimentale d'une année pour évaluer les points forts et les points faibles, susceptibles de révision, du présent dispositif.

I. - RAPPEL DES GRANDES ORIENTATIONS A RESPECTER

Les directions doivent veiller :

Vous trouverez en annexe une copie du courrier du 12 novembre 1999 de la division juridique et contentieuse, qui rappelle les règles en matière de secret professionnel et de discrétion professionnelle. Tous les intervenants dans ce dispositif devront en avoir communication officielle.

II. - LES MOYENS FINANCIERS MIS A DISPOSITION DES REGIONS

Un tableau ci-joint en annexe n° II retrace :

En septembre, le bureau SRH 2 D devra être destinataire d'un point sur la consommation de cette première enveloppe.
Vous proposerez alors le montant du solde qui découlera de l'activité réelle de la commission dans le cadre de votre budget annuel 2000.
Si la première délégation s'avérait trop élevée, vous établirez un bordereau de crédit sans emploi à destination de SRH 2 D avant le 30 septembre.
Les crédits ainsi restitués seront prioritairement distribués aux régions ayant des besoins supplémentaires pour les aides financières aux agents. Le reliquat éventuel sera destiné aux insuffisances sur crédits déconcentrés.

III. - L'EVALUATION, LES REMONTEES STATISTIQUES, LE BILAN

En décembre 2000, afin de procéder à une première évaluation du dispositif avec les représentants des services et des syndicats, les éléments suivants devront être transmis au bureau SRH 2 D :
1. Fonctionnement de la commission :

2. Demandes d'aides financières :

• communication des procès-verbaux ;
• nombre de dossiers par réunion ;
• nombre et montant des aides financières attribuées ;
• nombre de demandes d'aides financières orientées vers un prêt ;
• nombre des aides financières en urgence demandées et attribuées ;
• nombre et montant des secours alimentaires.

3. Relatifs aux modalités de paiement de l'aide :

• nombre de chèques aux demandeurs ;
• nombre de chèques à un tiers ;
• autres modes de paiement.

Cette première évaluation sera adressée aux régions expérimentales.

IV. - DISPOSITIONS PRATIQUES

Liste des pièces justificatives :
Pour la constitution des dossiers, les justificatifs (voir la liste annexe III) doivent être impérativement fournis à l'assistante sociale.
Fiche budgétaire :
Les assistantes sociales utiliseront le modèle de fiche budgétaire commun aux deux secteurs (solidarité/travail) qu'elles ont à leur disposition sur disquette (voir modèle en annexe IV).
Ces fiches budgétaires seront régulièrement adressées à la conseillère technique nationale (bureau SRH 2 D), afin de permettre une analyse statistique et qualitative.
Statistiques :
Afin de compléter l'évaluation du dispositif, les assistantes sociales devront noter les éléments suivants pour chaque dossier :

Par ailleurs, une grille de recueil de données permettant une analyse plus globale de la situation des agents au plan national, consolidée sur disquette, sera renseignée régulièrement par les assistantes sociales et transmises à la conseillère technique nationale.
Procédures en cas d'absence de l'assistante sociale :
Absence de courte durée :
Dans le cas d'une absence de courte durée, la commission émettra son avis au vu de la fiche budgétaire faisant état des éléments objectifs de la situation et de l'évaluation de la situation par l'assistante sociale (synthèse).
Absence de longue durée :
Dans le cas d'une absence de longue durée de l'assistante sociale, les demandes d'aides financières seront examinées et traitées par une assistante sociale d'une autre région.
Dans cette hypothèse, le bureau SRH 2 D sera saisi pour mettre en place cette procédure exceptionnelle.

V. - LE SUIVI ET LES DEPLACEMENTS DU BUREAU SRH 2 D

Le bureau SRH 2 D est chargé de la mise en place et du suivi du dispositif en matière de :

Pour ce faire, il se déplacera dans les régions choisies pour l'expérimentation. Celles-ci devront l'informer des dates des commissions suffisamment à l'avance afin d'organiser ces déplacements.
En outre, afin de donner une cohérence à l'ensemble du dispositif et de permettre aux membres des commissions de remplir au mieux leur mission, une formation leur sera proposée soit en fin d'année soit en début d'année prochaine. En sus d'apports théoriques sur le budget, elle visera à sensibiliser les participants aux diverses implications de l'aide financière.

La sous-directrice,
chargée de la deuxième sous-direction
du service des ressources humaines,
C. Nigretto
ANNEXE

Annexe . -

ILe secret professionnel et la discretion professionnelle (courrier du 12 novembre 1999 de la division juridique et contentieuse)IITableau prévisionnel / dépenses secours 2000IIIListe des pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'aide finaNciere (à destination de l'assistante sociale)IVModèle de la fiche d'étude budgétaireMINISTÈRE DE L'EMPLOI
ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de l'administration générale,
du personnel et du budget
Note à Madame le chef des ressources humaines, bureau SRH 2 D

Objet : déconcentration, au niveau de la région, de l'attribution des secours aux agents.

Vos références : message du 4 novembre 1999 du bureau SRH 2 D.
Dans votre message du 4 novembre 1999, vous me demandez une note synthétique sur le problème de la confidentialité des débats que risque de poser la déconcentration de l'attribution des secours aux agents, lorsque les représentants de l'administration ou des syndicats, qui siègent aux commissions d'attribution, connaissent localement les demandeurs.
Le statut général de la fonction publique distingue entre l'obligation de secret professionnel et celle de discrétion professionnelle (art. 26 de la loi du 13 juillet 1983).
Le secret professionnel :
L'article 26 de la loi précitée renvoie implicitement à l'article 226-13 du code pénal, qui interdit « la révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire par état ou par profession, soit en raison d'une fonction ou d'une mission temporaire ». Cette règle est de portée générale et absolue, et s'applique aussi bien à la transmission de renseignements oraux qu'à la communication de pièces ou de documents extraits d'un dossier administratif.
D'une manière générale, il en résulte que les fonctionnaires qui auront connaissance du contenu très personnalisé d'un dossier de secours sont astreints au secret professionnel. La violation de ce secret est de nature à entraîner des sanctions non seulement pénales mais également disciplinaires. A titre d'exemples, le fait de photocopier des pièces du dossier (certificat médical, avis d'imposition, jugement) ou le fait de révéler à un tiers des informations concernant la situation patrimoniale financière et judiciaire du demandeur constituent autant de manquements à l'obligation de secret professionnel.
La violation du secret professionnel peut être « punie d'un an d'emprisonnement et de 100 000 francs d'amende ».
La discrétion professionnelle :
L'obligation de discrétion professionnelle présente un caractère plus large que celle du secret professionnel. Elle s'étend à l'ensemble des informations ou documents dont le fonctionnaire aura connaissance dans l'exercice de ses fonctions.
La violation de l'obligation de discrétion professionnelle constitue une infraction disciplinaire. A titre d'exemples, la révélation du résultat d'enquêtes administratives confidentielles, la communication à des collègues de faits dont ils n'ont pas à connaître ou la révélation des méthodes de vérifications des dossiers de secours constituent autant de manquements à l'obligation de discrétion professionnelle.

L'administrateur civil hors classe,
adjoint au chef de la division
juridique et contentieuse,
J.-C. Barruet
GESTION 2000
Tableau prévisionnel dépenses secours pour les 7 régions expérimentales

La 2e délégation pour solde sera effectuée par SRH 2 D après remontées de vos consommations réelles
en septembre et projection de vos besoins pour le dernier trimestre
Liste des pièces à fournir pour la constitution d'un dossier d'aide financière (photocopies à fournir en fonction de votre situation)

Livret de famille ou fiche individuelle ou familiale d'état civil.

Justificatifs des ressources

Trois derniers bulletins de salaire du demandeur ainsi que des autres personnes vivant au foyer.
Titres de pension (retraite, réversion, invalidité).
Justificatifs de toutes formes d'allocations (prestations familiales, chômage).
Justificatifs des pensions alimentaires reçues.

Justificatifs des charges

Justificatifs des pensions alimentaires versées.
Quittance de loyer ou échéancier des prêts à l'accession à la propriété.
Quittance EDF - GDF.
Facture d'eau.
Facture de chauffage.
Assurance responsabilité civile - habitation.
Assurance scolaire.
Assurance automobile.
Assurance vie.
Dernier avis de cotisation mutuelle.
Avis d'imposition sur le revenu.
Avis d'imposition de la taxe d'habitation.
Avis d'imposition de la taxe foncière.
Échéanciers de tous les crédits en cours.
Sommes versées aux huissiers.
Justificatifs des dettes à honorer (ou des factures réglées).
Autres frais (cantine, scolarité, frais de garde...).

Pièce complémentaire

Relevé de compte du dernier mois.
Les renseignements contenus dans ce dossier sont communiqués de façon anonyme aux membres de la commission des aides financières.

Secteur solidaritéSecteur emploi
DAGPBDAGEMO
Service social du personnelService social du personnel

Ministère de l'emploi et de la solidarité
FICHE D'ÉTUDE BUDGÉTAIRE

HISTORIQUEAutres dépenses n'ayant pas un caractère permanent (détailler)-Secours antérieurs déjà obtenus (année, montant), motif-Demande de l'usager : motifprêt*secourssecours et/ou prêt*Montant : F remboursable en mensualités de FPrêts soldés (année, montant, motif)*Le cas échéant Quotient journalier familial net après déduction du prêt demandé*

SYNTHÈSE DE L'ASSISTANTE SOCIALE







Motifs à prendre en compte au titre de la présente demandeMontant
demandé Avis de la commission d'attributionMontant

alloué*

Avis assistante sociale :Répartition :Bénéficiaire
Secours
Cachet de l'assistance socialeTiers
Prêt*
Tiers
Bénéficiaires : virement
Tiers
Bénéficiaire : chèque TP
Bénéficiaire : mandat
Mensualités* : Tiers créancier : 1
Francs* Tiers créancier : 2
Tiers créancier : 3
* Concernent que le secteur travail.