Bulletin Officiel n°2001-2Direction générale de l'action sociale
Sous-direction des institutions
des affaires juridiques et financières
Bureau de la réglementation financière
et comptable (5B)

Lettre DGAS/5 B du 29 décembre 2000 relative à la situation financière des budgets annexes pour personnes âgées dépendantes du centre hospitalier de dans le cadre de la réforme de la tarifi-cation des EHPAD

AS 1 15
82

NOR : MESA0030582Y

(Texte non paru au Journal officiel)

La directrice générale de l'action sociale à Monsieur le préfetde , direction départementale des affaires sanitaires et sociales Au cours d'une visite sur site de la mission Marthe à l'invitation du vice-président du conseil général, la situation du centre de séjour du
avait été portée à sa connaissance.
S'agissant d'un cas d'espèce pouvant être modélisé compte tenu des problématiques intéressantes rencontrées, le principe d'un suivi de la situation de cet établissement a été retenu.
Aussi, le président de la commission de la solidarité du conseil général m'a transmis le 20 décembre dernier, le dossier établi par le centre hospitalier de visant à évaluer les incidences financières pour lesdifférents partenaires du passage du centre de séjour du dans la réforme de la tarification des EHPAD.
Ce dossier appelle de ma part les observations suivantes :

1. Un établissement en baisse d'activité

Le centre de séjour du bien que géographiquement autonome par rapport au centre hospitalier regroupe deux budgets annexes, l'un relatif aux soins de longue durée d'une capacité agréée de 105 lits et l'autre relatif à 138 lits de section de cure médicale et 18 lits de soins courants.
La capacité théorique du centre de séjour du est donc de 261 places. Or, fin 2000, sa capacité occupée est selon le dossier du centre hospitalier de de 211 places.
Cette sous-occupation par rapport à la capacité agréée, sans qu'il ait été opéré apparemment un ajustement des moyens, explique, en partie, pourquoi le nouveau budget soin proposé dans ce dossier conformément aux règles de répartition des charges prévues par la réforme, est supérieur de plus de 141 % à la dotation minimale de convergence calculée avec un GMPS de 1680 pour les 81 lits occupés du long séjour et un GMPS de 1008 pour les 130 lits de la maison de retraite (cf : circulaire n° 2000-475 du 15 septembre 2000).

2. Quelques erreurs dans le calcul du nouveau budget soin

Le nouveau budget soin du centre de séjour du calculé par lecentre hospitalier de conformément aux règles de répartition des charges prévues par la réforme comporte cependant quelques erreurs :

La secrétaire médicale n'a pas à être imputée à la section tarifaire soins mais à la section tarifaire hébergement puisqu'elle remplit des fonctions administratives ;
La surveillante chef est dans cet établissement le seul cadre de direction qui exerce avec le 0,75 poste de chef de bureau des fonctions d'encadrement, d'administration générale, d'organisation des activités et d'animation de la structure. Elle doit donc être imputée à la section tarifaire hébergement.
D'une façon générale, les fonctions logistiques, administration générale, animation et service social sont, dans le cadre du nouveau budget établi conformément aux règles de répartition des charges prévues par la réforme, soit sous-évaluées, soit non évaluées, ce qui pose la question de la répartition de ces charges pris en compte par le budget principal (cf infra).
Il convient de rappeler que la réforme de la tarification des EHPAD n'a pas de liens directs avec la rationalisation des diverses fonctions logistiques du centre hospitalier, notamment de sa restauration, même si elle peut mettre en évidence la nécessité de ne plus prendre de retard en la matière (voir en annexe l'analyse de la productivité du service restauration du centre de séjour de
Par ailleurs, le budget exécutoire 2000 du long séjour du centre de séjour du présenté conformément aux règles de répartition des charges prévues par la réforme ne fait pas apparaître de charges de personnel à la section hébergement. Le montant des dotations aux amortissements apparaît particulièrement faible. Aussi, un état détaillé des prestations diverses relatives aux remboursements du budget annexe au budget principal qui ont été imputées au compte 6288, s'impose.

3. Les charges indûment prises en compte dans les prix
de journée hébergement des budgets annexes

Les charges relevant avec la réforme de la tarification de la section d'imputation tarifaire soins, notamment des aides soignantes, prises aujourd'hui en compte dans le calcul des prix de journée hébergement ont été transférées dans ladite section d'imputation tarifaire soins conformément aux nouvelles règles de répartition des charges prévues.
En effet, la réforme permet d'imputer ces charges à la section d'imputation tarifaire soins ( c'est ce que l'on appelle l'effet mécanique de la réforme) et donc de faire baisser les prix de journée hébergement.
Cette baisse des prix de journée hébergement, du fait de ce transfert de charges, peut d'ailleurs être d'un montant différent de l'augmentation des charges à imputer à la section tarifaire hébergement, du fait d'une nouvelle répartition des charges communes entre le budget principal hospitalier et le (ou les) budget annexe du centre de séjour du

4. Les charges de soins et les charges communes indûment prises
en compte sur le budget principal sanitaire

Des dépenses de soins sont généralement encore aujourd'hui prises en charge sur le budget principal sanitaire, alors qu'elles sont relatives à des personnels soignants qui exercent à temps complet ou à temps partiel dans les structures pour personnes âgées dépendantes en budgets annexes.
De même des charges de restauration, de blanchissage, de service social, d'animation, de logistique et d'administration, sont encore très souvent aujourd'hui prises en charge sur le budget principal sanitaire, alors qu'elles relèvent la section tarifaire hébergement, voire de la section tarifaire dépendance.
La réforme explicitée par la circulaire n° 2000-475 du 15 septembre 2000 oblige à faire « rapatrier » ces charges dans les sections d'imputation tarifaires concernées, et de les compenser par un transfert de crédits d'assurance maladie de l'enveloppe sanitaire vers l'enveloppe soins EHPAD. Cette opération ayant pour effet de réduire le montant du clapet anti-retour ou de l'effet mécanique des EHPAD gérés en budgets annexes d'un établissement public de santé. Pourtant, le dossier établi par du centre hospitalier de ne traite absolument pas cette importante et essentielle question de la répartition des charges communes.
Il conviendrait donc que la répartition des charges communes fasse l'objet d'un dossier complémentaire et que, conformément aux préconisations de la circulaire n° 2000-475 du 15 septembre 2000, ces charges communes soient calculées et réparties en s'appuyant sur les coûts des unités d'oeuvre calculés au compte administratif retraité pour les calculs résultant du PMSI.

5. La balance des comptes à établir

Il convient enfin de faire une balance des comptes pour voir s'il y a équilibre ou non entre :

Le montant des charges de soins prises en compte dans les prix de journée hébergement et à réintégrer dans le calcul des tarifs soins du ou des budgets annexes EHPAD du centre hospitalier de ;
Le montant des dépenses de soins supportées par le budget principal sanitaire à transférer à la section d'imputation tarifaire soins et à absolument compenser par un transfert de l'enveloppe sanitaire vers l'enveloppe EHPAD.
Je vous serais obligé de bien vouloir transmettre une copie du présent courrier au président du conseil général, au président du conseil d'administration du centre hospitalier de et à la directrice de l'agence régionale de l'hospitalisation.

Le sous-directeur des institutions
des affaires juridiques et financières,
B. Garro
ANNEXE
ANALYSE DE LA PRODUCTIVITÉ DU SERVICE DE RESTAURATION DU CENTRE

DE SÉJOUR DU DU CENTRE HOSPITALIER DE

CALCUL D'UN NOMBRE PONDÉRÉ DE REPAS (1)
Coefficient
de pondération
NombreNombre
pondéré
Déjeuner 1211211
Dîner0,8211168,8
Petit déjeuner0,2211 42,2
Total 633422
(1) Ce calcul est « large », il y a dans la réalité du fonctionnement d'un établissement moins de dîners que de déjeuner et encore moins de petits déjeuners. De plus, un taux d'occupation de 100 % sur 365 jours a été retenu.
RATIO DU NOMBRE DE REPAS FABRIQUÉS POUR UNE HEURE TRAVAILLÉE
Nombre d'agents dans la structure (1) 24
Heures par an et par agent aux 35 heures 1 575
Total heures 37 800
Couverts par jour 422
Couverts par an154 030
Ratio couverts par heure travaillé 4,07
(1) Y compris personnels de remplacement, du service des commandes ou de la gestion des stocks.

RATIO COUVERTS/HEURE TRAVAILLÉE
DANS LE SECTEUR DE LA RESTAURATION COLLECTIVE

Si < à 7 : productivité mauvais.
Si = à 7 : productivité médiocre.
Entre 7 et 10 : productivité satisfaisante voire bonne.
Si > à 10 : productivité très bonne.
Si > à 14 : productivité excellente.