Circulaire DHOS/F 4 n° 2001-293 du 25 juin 2001 relative au suivi de la préparation des établissements de santé publics et privés sous dotation globale au basculement à l'euro

NOR : MESH0130326C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : immédiate.
Références :
Guide de basculement à l'euro au 1er janvier 2002 des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (juin 2000).
Circulaire DH-AF 3/DAS/2000 n° 415 du 21 juillet 2000 relative à la passation et à la conversion en euro, avant le 1er janvier 2002, des marchés publics établis par les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux, au paiement des factures en euros et à la conversion des rémunérations.
Circulaire interministérielle DGCP/6 B/DHOS/F 4/DGAS/Cellule d'audit et de contrôle/2001 n° 160 du 26 mars 2001 relative au basculement à l'euro des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux.
Circulaire DHOS/F 4/DGAS/2001 n° 271 du 14 juin 2001 relative au basculement à l'euro des rémunérations des personnels des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux.

La ministre de l'emploi et de la solidarité, le ministre délégué à la santé, à Mesdames et Messieurs les directeurs d'agence régionale de l'hospitalisation (pour attribution), Mesdames et Messieurs les préfets de département (pour information) A quelques mois du basculement définitif à l'euro, les informations disponibles font état de situations très variables de la préparation des établissements de santé à l'euro. Les services de tutelle ne peuvent se désintéresser de ce sujet qui peut être source de dysfonctionnements importants dans la gestion des établissements et de leurs partenaires administratifs et économiques dès janvier prochain, mais également de mécontentement de la part de la population et des agents.
L'ensemble des informations nécessaires à la préparation du passage à l'euro des établissements étant désormais disponible, il importe de suivre la mise en oeuvre des directives du ministère et de s'assurer que tous les établissements de santé, quelle que soit leur taille, préparent activement leur passage à l'euro et seront en mesure de gérer de l'euro dans l'ensemble de leurs procédures dès le 1er janvier prochain. Tous les aspects de cette préparation sont importants, qu'il s'agisse de l'informatique, de la comptabilité, des marchés publics, mais aussi de la formation ou de la communication. Une attention particulière est portée par les pouvoirs publics à l'accompagnement des publics dits « fragiles », d'une part, et à l'incitation de l'ensemble des services publics à accepter les paiements scripturaux en euros, d'autre part.
Il est en conséquence demandé aux ARH d'effectuer une enquête auprès de tous les établissements de santé publics et privés sous dotation globale à l'aide du questionnaire et de la notice ci-joints qu'elles diffuseront sans délai auprès des établissements concernés et d'en effectuer la synthèse sur le modèle ci-joint également. Une notice explicative commente l'utilisation de chaque document.
Cette enquête sera réalisée à deux reprises pour faire le point :

Les établissements devront retourner leur réponse à l'ARH avant le 7 juillet et le 7 octobre. Les synthèses régionales devront être retournées impérativement à la DHOS, bureau F4, pour le 30 juillet et le 30 octobre 2001, au plus tard. Les résultats nationaux de cette enquête seront disponibles sur le site Internet du ministère dans le mois suivant leur retour à la DHOS.
L'objectif est de dégager une tendance par région, par thème et catégorie d'établissements et de pouvoir en suivre l'évolution entre juin et septembre. Cette enquête sera adaptée, en fonction des premiers résultats, et renouvelée pour permettre un suivi durant le dernier trimestre 2001 et une évaluation du passage à l'euro début 2002.
Cette enquête a aussi pour but de sensibiliser et d'alerter les établissements de santé sur les travaux à mener pour réussir leur basculement à l'euro et sur leur urgence.
Il est donc souhaitable que cette opération s'accompagne au début de l'été d'une communication à l'échelon régional, organisée par les ARH en concertation avec les services des préfectures et des trésoreries générales, afin de sensibiliser les chefs d'établissement et de permettre un échange entre des établissements plus ou moins avancés dans leur préparation. Plus les établissements entreprendront les actions nécessaires tardivement, plus, à l'évidence, les risques d'accumuler des problèmes augmenteront.
Afin qu'aucun établissement ne connaisse de graves difficultés dans quelques semaines, je compte donc sur un relais efficace des ARH pour accompagner la démarche de la DHOS auprès des établissements et les amener, le cas échéant, à réagir pendant qu'il en est encore temps.
Mme Monique Thorel, chef du bureau de la gestion financière et comptable des établissements de santé (mél : monique.thorel@sante.gouv.fr), se tient à votre disposition pour faciliter cette opération. Vous voudrez bien la tenir informée sans délai des difficultés particulières éventuellement rencontrées dans votre région.

Pour la ministre et par délégation :
Le directeur de l'hospitalisation
et de l'organisation des soins,
Ed. Couty

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

Document destiné aux établissements

Notice explicative d'aide au renseignement des rubriques des tableaux de bord relatifs à l'avancement de la préparation du basculement à l'euro dans les établissements de santé

I. - LE PROCESSUS DE SUIVI

Le suivi de l'avancement de la préparation du basculement à l'euro au sein de chaque établissement de santé (public ou privé sous dotation globale) est basé sur l'élaboration d'un tableau de bord. Ce tableau, diffusé par l'ARH, a pour objectif de donner des informations sur les actions menées par l'établissement, tant dans la planification que dans la mise en oeuvre de la préparation du basculement.
Ce document est destiné à être exploité au niveau régional par l'agence régionale de l'hospitalisation qui fera parvenir une synthèse de cette exploitation à la correspondante « euro » de la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins.
Deux campagnes de recueil sont prévues, dont les dates devront être respectées impérativement :

• la première, caractérisant la situation du mois de juin 2001, sera transmise à l'ARH avant le 7 juillet. La synthèse régionale devra parvenir à la DHOS fin juillet ;
• la seconde, caractérisant la situation du mois de septembre 2001, sera transmise à l'ARH avant le 7 octobre. La synthèse régionale devra parvenir à la DHOS fin octobre.

II. - Renseignement des rubriques du Tableau de bord relatif à l'avancement de la préparation du basculement à l'euro

1. Date d'élaboration du tableau

Format numérique JJ/MM/AAAA (exemple : 4 juillet 2001).

2. Etablissement

Numéro FINESS : numéro d'entité juridique de l'établissement (9 caractères numériques).
Nom de l'établissement : utiliser les abréviations conventionnelles (CH, CHR, HL, etc.)
Catégorie de l'établissement :
Les synthèses régionales et nationales des tableaux de bord distingueront 4 grandes catégories :

Code postal de l'établissement (nomenclature de La Poste).
Personne ayant rempli le tableau : inscrire le nom et le numéro de téléphone de l'auteur du tableau.
Les différentes rubriques du tableau de bord font référence aux actions présentées dans le guide de basculement à l'euro au 1er janvier 2002.

3. Actions préparatoires

Ce volet du tableau de bord est consacré à l'organisation mise en place et à l'élaboration de la planification des actions à mener pour le basculement à l'euro.
Pour les rubriques 2, 3, 4 et 5 du tableau, noter le taux de réalisation à la date d'élaboration du tableau (de 0 % : pas d'élaboration ; à 100 % : élaboration complète) :

4. Actions préalables

Ce volet du tableau de bord aborde des tâches importantes à réaliser préalablement au basculement
Pour chaque rubrique du tableau, noter le taux de réalisation à la date d'élaboration du tableau (de 0 % : pas de réalisation ; à 100 % : réalisation complète) :

5. Réalisation

Ce dernier volet du tableau de bord aborde le degré d'avancement de la mise en oeuvre des plans.
Pour les rubriques 1, 2, 3 et 4 du tableau, noter le taux de réalisation à la date d'élaboration du tableau (de 0 % : pas d'élaboration ; à 100 % : élaboration complète).

Document destiné à l'ARH

Note explicative d'aide à l'élaboration du tableau de bord de synthèse régionale relatif à l'avancement de la préparation du basculement à l'euro dans les établissements de santé

I. - LE PROCESSUS DE SUIVI DE LA PRÉPARATION
DES ÉTABLISSEMENTS AU BASCULEMENT À L'EURO

Le suivi de l'avancement de la préparation du basculement à l'euro au sein de chaque établissement de santé, (public ou privé sous dotation globale) est basé sur l'élaboration d'un tableau de bord. Ce tableau, diffusé par l'ARH, a pour objectif de donner des informations sur les actions menées par l'établissement, tant dans la planification que dans la mise en oeuvre de la préparation du basculement.
Ce document est destiné à être exploité au niveau régional par l'agence régionale de l'hospitalisation qui fera parvenir une synthèse de cette exploitation à la correspondante « euro » de la direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins.
Deux campagnes de recueil sont prévues, dont les dates devront être respectées impérativement :

• la première, caractérisant la situation du mois de juin 2001, sera transmise à l'ARH avant le 7 juillet. La synthèse régionale devra parvenir à la DHOS fin juillet ;
• la seconde, caractérisant la situation du mois de septembre 2001, sera transmise à l'ARH avant le 7 octobre. La synthèse régionale devra parvenir à la DHOS fin octobre.

Le tableau de bord de synthèse régionale fournit une moyenne régionale des différentes rubriques, ventilée selon quatre grandes catégories d'établissements. A l'image du tableau de bord d'établissement, il donne une vision régionale, par grandes catégories d'établissements, de l'état d'avancement « moyen » de l'élaboration et de la mise en oeuvre du plan de préparation au basculement à l'euro au sein des établissements de santé publics et privés.
II. - RENSEIGNEMENT DES RUBRIQUES DU TABLEAU DE BORD DE SYNTHÈSE RÉGIONALE DU SUIVI DE L'AVANCEMENT DE LA PRÉPARATION DU BASCULEMENT À L'EURO DES ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ
Les données fournies dans le tableau de bord sont ventilées selon quatre catégories d'établissements identifiées dans le tableau suivant :

2.1. Date d'élaboration du tableau

Format numérique JJ/MM/AAAA (exemple : 10/05/1999).

2.2. ARH

Région :
Nom normalisé de la région
Personne ayant rempli le tableau :
inscrire le nom, le mél (adresse e-mail) et le numéro de téléphone de l'auteur du tableau.

2.3. Réponses

Ce volet a pour objet de recueillir le taux de réponse par catégorie identifiée et de permettre la pondération des résultats de chaque région dans l'élaboration des résultats nationaux
Nombre d'établissements dans la catégorie :
Pour chaque catégorie identifiée, noter le nombre d'établissements de la catégorie dans la région.
Taux de réponse :
Pour chaque catégorie identifiée, noter le pourcentage de réponses reçues par rapport au nombre d'établissements de la catégorie.

2.4. Actions préparatoires, actions préalables, réalisation

L'objet de ces trois volets est de recueillir, par catégorie identifiée la moyenne régionale des informations renseignées par les établissements.
Les informations transmises par les établissements dans ces trois volets sont de deux types :

A chaque type d'information transmise correspond un traitement particulier.
Pour les informations relevant d'un « cochage » :
(rubriques « A1 mise en place d'un comité de pilotage et d'un groupe projet » et « C5 acceptation paiements en euros ») ;
Pour chaque catégorie identifiée, noter le pourcentage d'établissements ayant répondu positivement (case « OUI » cochée) par rapport aux établissements ayant répondu.
Pour les informations transmises sous forme de pourcentage de réalisation
(rubriques « A2 élaboration du plan d'action », « A3 élaboration plan d'action informatique », « A4 élaboration du plan de formation », « A5 élaboration du plan de communication », « B1 ajustement comptabilités », « B2 recensement documents », « B3 recensement seuils et tarifs », « B4 recensement marchés, contrats », « B5 recensement appli. informatique », « B6 recensement matériels paiement », « C1 réalisation du plan d'action informatique », « C2 réalisation du plan de formation », « C3 réalisation du plan de communication » et « C4 réalisation du basculement marchés/contrats »)
Pour chaque catégorie identifiée, noter la valeur de la moyenne des taux de réalisation (en %) de l'action de la rubrique (somme des taux de tous les établissements de la catégorie divisée par le nombre d'établissements de la catégorie ayant répondu).
Nota : une rubrique de ce type non renseignée par l'établissement est considérée comme une réponse de 0 % de taux de réalisation.