| SP 3 332 2360 |
NOR : MESH0130357C
(Texte non paru au Journal officiel)
Date d'application : immédiate.
Références :
Décret n° 2001-210 du 7 mars 2001 portant code des marchés publics ;
Guide de basculement à l'euro au 1er janvier 2002 des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (juin 2000) ;
Guide de la commande publique locale (mai 1998) ;
Vade-mecum du basculement des marchés publics à l'euro (octobre 1999) ;
Circulaire interministérielle DGCP/6B/DHOS/F4/DGAS/Cellule d'audit et de contrôle/2001 n° 160 du 26 mars 2001 relative au basculement à l'euro des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux ;
Circulaire DH-AF3/DAS/2000 n° 415 du 21 juillet 2000 relative à la passation et à la conversion en euro, avant le 1er janvier 2002, des marchés publics établis par les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux, au paiement des factures en euros et à la conversion des rémunérations.
Le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, la ministre de l'emploi et de la solidarité, le ministre délégué à la santé à Mesdames et Messieurs les directeurs d'agence régionale de l'hospitalisation (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de départements (pour information) ; Mesdames et Messieurs les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales (pour information) ; Mesdames et Messieurs les directeurs d'établissements publics de santé et d'établissements publics sociaux et médico-sociaux (pour mise en oeuvre)
SOMMAIRE
1. Comptabilité
1.1. Enregistrement des factures en euros sur l'exercice 2001
1.2. Mandatement et fichiers de virement en janvier 2002
1.3. Annulation en 2002 d'un titre de recettes sur exercice clos
1.4. Apurement des écarts de conversion dans le cadre du basculement de la comptabilité
1.5. Réédition d'une pièce comptable à partir de 2002
1.6. Conservation des fichiers
1.7. Double affichage
1.8. Recommandations
2. PMSI et comptabilité analytique
2.1. PMSI
2.2. Comptabilité analytique
3. Basculement à l'euro des marchés, conventions et contrats
4. Les conséquences de la reforme du code des marchés publics
5. Conversion des seuils et montants
6. Actions de communication à mettre en oeuvre dans les établissements
7. Développement de l'euro scriptural
8. Suivi de la préparation du passage à l'euro dans les établissements publics de santé
Annexe I. - Note de la mission interministérielle euro « du bon usage des constats de conversion » (avril 2001).
Annexe II. - Recommandations à suivre pour le passage définitif à l'euro des tableurs ou des feuilles de calcul.
Différents guides et circulaires ont depuis 1998 diffusé aux établissements les principes à respecter pour le basculement à l'euro et accompagné leur préparation de conseils méthodologiques. A quelques mois de la fin de la période transitoire, les établissements sont arrivés à des stades divers de leur préparation. Les plus avancés constatent l'ampleur des incidences du basculement à l'euro, l'implication importante et croissante des responsables euro et des équipes concernées, et vérifient la rigueur de l'organisation que requiert le basculement à l'euro ainsi que l'importance de la communication et de la formation dans cette opération. La plupart des établissements se sont inspirés du tableau synoptique de la marche à suivre figurant dans le guide de basculement de juin 2000 (pages 11 et suivantes). Il est encore temps d'appliquer dans tous les établissements, quelle que soit leur taille, le planning proposé dans ce guide.
Les incidences du basculement à l'euro prendront toute leur importance fin 2001 et début 2002. Cette période sera également celle de l'entrée en vigueur d'autres réformes particulièrement importante comme la RTT, la réforme de la tarification des EHPAD ou le nouveau code des marchés publics, notamment. Il s'agit aussi d'échéances incontournables auxquelles les établissements doivent se préparer. L'euro bénéficie d'un contexte réglementaire stabilisé et connu, et cette circulaire devrait apporter les dernières informations attendues par les établissements dans les domaines de la comptabilité et de la commande publique. Les établissements ont donc tout intérêt à consacrer dès à présent leurs efforts à la préparation du passage à l'euro afin d'éviter les difficultés prévisibles de fin 2001 et début 2002 et dégager la disponibilité nécessaire sur cette même période pour la mise en place des autres réformes.
La direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins suivra de près l'avancement de ce dossier dans les établissements publics de santé avec le soutien des ARH et des DDASS et continuera d'apporter aux établissements les informations et conseils utiles jusqu'à la date du basculement définitif. A cet effet, le site Internet du ministère et la messagerie permettront la diffusion de l'information et le recueil de vos questions.
1. Comptabilité
1.1. Enregistrement des factures en euros sur l'exercice 2001
Au cours de l'exercice 2001, de plus en plus de fournisseurs adresseront aux établissements des factures entièrement libellées en euros. Durant cette période, les mandats sont établis en francs selon les modalités rappelées ci-dessous :
Cas des factures comportant plusieurs imputations budgétaires :
Le mandat est établi en francs et la conversion en francs des éléments de liquidation exprimés en euros sur la facture doit être effectuée comme suit :
Cas des factures comportant de la TVA :
Le mandat est établi en francs et la conversion en francs des éléments de liquidation exprimés en euros sur la facture doit être effectuée comme suit :
Le montant hors taxes converti est alors obtenu par soustraction du montant de la TVA au montant TTC de la facture.
1.2. Mandatement et fichiers de virement en janvier 2002
Les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux mandateront en francs sur tout l'exercice 2001, y compris pendant la journée complémentaire (cf. circulaire 2001 n° 160 du 26 mars 2001).
Les mandats émis en francs au titre de l'exercice 2001 feront l'objet d'un paiement par le comptable en francs jusqu'au 31 décembre 2001 et en euros à compter du 1er janvier 2002. Les modalités techniques de constitution des fichiers de virements font l'objet de l'annexe 1 ci-jointe. Dans les fichiers, le choix de l'unité monétaire de règlement (francs ou euros), possible pendant la période transitoire, ne sera plus opérationnel à partir du 1er janvier 2002.
1.3. Annulation en 2002 d'un titre de recettes sur exercice clos
Lorsque le titre de recettes a été émis en francs et qu'il fait l'objet d'une annulation totale à partir de l'exercice 2002, le mandat de régularisation doit être émis par l'ordonnateur pour la contre-valeur exacte en euros du montant du titre initial en francs (1).
Lors d'une annulation partielle à partir de l'exercice 2002 d'un titre initialement émis en francs, il est conseillé à l'ordonnateur de se rapprocher du comptable pour vérifier au vu de l'état des restes basculé en euros le montant en euros du mandat de régularisation à émettre.
1.4. Apurement des écarts de conversion
dans le cadre du basculement de la comptabilité
Après la reprise de la balance d'entrée 2002, le compte 47858 « écarts de conversion euro-basculement du bilan 2001 » est apuré par l'émission d'un mandat ou d'un titre au débit du compte 668 ou au crédit du compte 768 (2).
1.5. Réédition d'une piece comptable à partir de 2002
Une pièce comptable est par définition une pièce unique et originale et ne peut faire l'objet d'une ré-émission.
Par contre, les établissements peuvent être amenés à ré-éditer (sans aucun retraitement ni opération de calcul), après le 1er janvier 2002, une pièce comptable se rapportant à un exercice antérieur dans les cas suivants :
Une simple photocopie du document papier conservé par les services ou de la micro fiche permet de répondre à cette exigence de produire à nouveau le document.
1.6. Conservation des fichiers
Les fichiers historiques des pièces comptables seront conservés en francs. Seuls les fichiers comportant les tarifs, seuils, barèmes, plafonds ou bases de cotisations, etc., pourront faire l'objet d'une conversion.
1.7. Double affichage
Il est rappelé que le double affichage disparaît des pièces comptables émises en euros au titre de l'exercice 2002. Il ne sera pas remplacé par un double affichage euro-franc.
1.8. Recommandations
Il est prévisible que la fin de la période transitoire sera une période difficile pour les services de comptabilité en raison de la surcharge de travail induite par l'euro : il s'agit d'une période traditionnellement chargée, à laquelle s'ajoute cette année des ajustements précis avec le comptable, les tests des logiciels, les périodes de formation du personnel et le ralentissement prévisible des procédures dû au traitement d'un nombre majoritaire de factures en euros dans le courant du deuxième semestre 2001.
Le suivi trimestriel du nombre de transactions enregistrées en euro dans les CHR (cf. dossier euro) depuis le début de la période transitoire permet de constater une évolution importante des flux de dépenses en euros depuis la fin du dernier trimestre 2001. Cela traduit le basculement progressif des entreprises privées à l'euro, basculement qui devrait s'intensifier très fortement dès l'été prochain. Par ailleurs, il est rappelé que les banques vont basculer les comptes de leurs clients en euros et délivrer systématiquement des chéquiers en euros dès cet été.
Tous les établissements, quelle que soit leur taille, doivent se préparer à cette introduction de plus en plus massive de l'euro dans leurs échanges, alors que leur comptabilité reste tenue en francs.
Cet aspect de la gestion de l'établissement doit faire l'objet d'une organisation rigoureuse à mettre en place dès à présent.
L'information et la formation du personnel, la préparation minutieuse du basculement avec le comptable de l'établissement (cf. circulaire du n° 160 du 26 mars), la détection des points et des périodes de surcharge, le renforcement ponctuel des équipes et la gestion des congés permettent d'anticiper et de surmonter les difficultés que le passage à l'euro ne manquera pas de générer à défaut d'une préparation efficace des établissements.
2. PMSI et comptabilité analytique
2.1. PMSI
Afin de permettre, dans le cadre des comparaisons inter-établissements, de calculer le coût de production du point ISA, les établissements financés par dotation globale produisent annuellement des documents comptables de forme analytique dits « retraitements comptables » ; les agences régionales de l'hospitalisation en rapportent les résultats à ceux obtenus au terme de l'exploitation des fichiers de résumés de séjour transmis par ces mêmes établissements.
Issus des comptes administratifs 2001, les retraitements comptables relatifs à cet exercice, qui seront transmis aux ARH pour le 31 mars 2002, pourront être présentés en francs ou en euros : le logiciel de traitement de ces données (MAHOS) opérera les conversions nécessaires. En effet, pour suivre l'évolution des résultats, d'une année sur l'autre (2001-2000, puis 2002-2001), il est nécessaire que les résultats 2001 soient publiés dans l'une et l'autre unité monétaire.
2.2. Comptabilité analytique
Il est conseillé aux établissements de suivre la même procédure de passage à l'euro que celle prévue pour le compte administratif, la comptabilité analytique étant réalisée logiquement à la suite de la production de ce document.
Il est donc préconisé de tenir de manière exhaustive en francs et en euros la comptabilité analytique relative à l'exercice 2001 et d'en présenter les résultats dans les deux unités monétaires. Cette solution est cependant, de facto, a minima car les établissements peuvent être amenés à convertir en euros des séries chronologiques tenues en francs. Il peut en être ainsi des coûts unitaires des unités d'oeuvres dont il est intéressant d'observer l'évolution sur une période supérieure à deux ans.
Pour chaque référentiel de comptabilité analytique hospitalière (3), les établissements seront informés ultérieurement des modalités et de la date de conversion en euros du référentiel.
3. Basculement à l'euro des marchés, conventions et contrats
Par circulaire n° 415 du 21 juillet 2000, les établissements ont été invités à passer en euros tous leurs nouveaux marchés depuis le 1er janvier 2001 et à convertir en euros les marchés, contrats et conventions dont la durée de vie dépassait le 31 décembre 2001, en passant d'ici au 30 septembre 2001 les constats de conversion nécessaires. Ces dispositions visent à faciliter le basculement à l'euro de cette partie lourde de la gestion des établissements en évitant la surcharge de travail en décembre 2001 et janvier 2002. Elles permettent également d'accompagner les demandes de gestion de leur contrat en euros que ne manqueront pas de formuler les entreprises contractantes lors de leur basculement à l'euro dans le courant de l'année 2001.
Ces dispositions demeurent donc applicables. Elles appellent cependant les commentaires suivants.
Il est rappelé que le recensement des marchés, contrats et conventions doit permettre de détecter ceux qui ne seront pas financièrement soldés au 1er janvier 2002 et qui, compte tenu de leur complexité, nécessitent un constat de conversion. Cela signifie que les contrats, conventions et marchés les plus simples pourront basculer automatiquement en euros au 1er janvier 2002 dès lors que le contractant n'aura pas souhaité anticiper ce basculement. Cependant, il va de soi que les demandes de conversion exprimées par les entreprises doivent être satisfaites de manière à ne pas entraver leur basculement à l'euro.
Un récent document (annexe II) de la mission interministérielle euro, intitulé « Du bon usage du constat de conversion », apporte toutes les précisions nécessaires (4). Ce document préconise également une procédure simplifiée de conversion à l'initiative du fournisseur. Il apporte aussi des précisions sur le basculement des achats sur factures et le traitement des factures s'y rapportant en 2002.
Ce document doit recevoir une très large diffusion auprès des acheteurs et des services gestionnaires de l'établissement.
Par ailleurs, l'ensemble des modèles de constats de conversion ainsi que les guides se rapportant à la commande publique et le dernier document précité de la mission interministérielle euro sont disponibles à l'adresse Internet suivante : www.euro.gouv.fr/guidesspe/index.htm.
4. Les conséquences de la réforme du code des marchés publics
L'entrée en vigueur du décret n° 2001-210 du 7 mars 2001 portant code des marchés publics interfère avec la fin de la période transitoire. Avant fin 2001, des textes réglementaires complémentaires préciseront la nomenclature des achats et les modalités de mise en oeuvre du délai global de paiement ainsi que les dates d'entrée en vigueur de ces deux mesures spécifiques. Il est prévisible que le délai global de paiement s'applique au plus tard au 1er janvier 2002.
Le dispositif du délai global de paiement étant assorti de la sanction financière des intérêts moratoires calculés à un taux élevé, les établissements devront être particulièrement vigilants aux mesures à mettre en oeuvre pour respecter le cadre réglementaire fixé pour le paiement de leurs fournisseurs dès lors que celui-ci sera connu. L'attention des établissements est appelée sur les conditions de mandatement rendues progressivement plus difficiles par la montée en charge des factures présentées en euros en fin d'année alors que la comptabilité reste tenue en francs, ainsi que par les opérations de préparation du basculement de la comptabilité. Ces conditions risquent de retarder les paiements et nécessitent, notamment, une étroite collaboration avec les services du comptable.
5. Conversion des seuils et montants
Le principe est que les seuils et montants feront l'objet, au 1er janvier 2002, d'une conversion et d'un arrondi automatiques (5) au cent d'euro en application des règles communautaires.
Par exception à cette règle, certains montants et seuils feront l'objet, dans le courant de l'année 2001, de textes leur attribuant un montant en euros différent de celui qui aurait résulté de l'application des règles communautaires de conversion et d'arrondi. Ces valeurs ne prendront effet qu'au 1er janvier 2002.
Concernant les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux, un montant a pour le moment fait l'objet d'un texte de conversion : il s'agit du seuil de mise en recouvrement des créances (30 francs jusqu'au 31 décembre 2001), dont la valeur 2002 est fixée à 5 euros par décret n° 2001-200 du 1er mars 2001, article 1er, JO du 3 mars 2001.
Des textes sont en préparation concernant la conversion du seuil de mandatement d'office des intérêts moratoires et la conversion d'un nombre extrêmement limité de primes et d'indemnités.
Enfin, les textes réglementaires à venir comportant des montants seront publiés en euros en application d'une circulaire du premier ministre du 12 février 2001, ce qui peut conduire les établissements à effectuer des conversions en francs pour poursuivre leur gestion 2001.
Les établissement doivent suivre la parution de ces différent textes, qui n'émanent pas tous nécessairement de la DHOS ou de la DGAS ni du ministère de l'emploi et de la solidarité, et se référer aux sites Internet habituels qui fournissent cette information sous une forme accessible, en particulier à l'adresse Internet suivante : www.euro.gouv.fr/administration/index.htm.
6. Actions de communication
à mettre en oeuvre dans les établissements
Les différents guides édités pour la préparation du basculement à l'euro des établissements ont recommandé aux établissements de santé et aux établissements sociaux et médico-sociaux de veiller à la bonne information de leurs personnels ainsi que de leurs patients et usagers.
Compte tenu de leurs missions traditionnelles, ces catégories d'établissements prennent en charge, à des titres divers et pour des durées variables, un flux important de population. La communication sur le basculement à l'euro doit s'effectuer à leur égard selon des modalités différenciées :
La communication envers les publics dits « fragilisés » constitue une priorité des pouvoirs publics. Les établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux, souvent proches de cette population, doivent être des relais efficaces pour les aider à se familiariser à l'euro.
7. Développement de l'euro scriptural
« A compter du 1er juillet prochain, toutes les administrations et les services publics doivent contribuer au développement de l'utilisation de l'euro scriptural, notamment en acceptant et encourageant les paiements à leurs guichets par chèques en euros. Les collectivités locales sont invitées à agir de même » (communication de M. Fabius, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, en conseil des ministres le 23 mai 2001).
Les établissements publics doivent accompagner l'action des pouvoirs publics et encourager les usagers à utiliser les moyens de paiement en euros, et en particulier les chèques euros dont la distribution systématique par les banques a commencé. A cet effet, des kits comprenant des affichettes et autocollants à apposer dans les régies seront diffusés dans les établissements publics de santé dans le courant de l'été. Les chefs d'établissement veilleront à ce que les kits distribués soient bien utilisés et s'assureront qu'aucun obstacle n'entrave le paiement en euros. Il est rappelé que les établissements doivent être en mesure d'accepter des paiements en euros et de régler leurs factures en euros, depuis le début de la période transitoire.
8. Suivi de la préparation du passage à l'euro dans les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux
La DHOS et la DGAS lanceront au début de l'été, via les ARH et les DDASS, une enquête auprès des établissements de santé publics et privés sous dotation globale et des établissements publics sociaux et médico-sociaux sur l'avancement de leurs travaux de préparation du passage à l'euro. Les différents aspects de cette préparation devront être évalués : comptabilité, marchés, informatique, formation, communication, acceptation de l'euro scriptural. Cette enquête sera renouvelée dans le courant du second semestre 2001, de manière à suivre la progression de cette préparation et à détecter en temps opportun les situations critiques. Les établissements seront tenus informés des résultats de ces enquêtes sur le site Internet du ministère : www.sante.gouv.fr.
Cette circulaire et celles relatives au basculement à l'euro des rémunérations - communes aux établissements de santé et aux établissements sociaux et médico-sociaux - et à la facturation spécifique aux établissements de santé parachèvent, en principe, le dispositif de basculement à l'euro des établissements publics des secteurs sanitaire, social et médico-social. Elles sont complétées par une circulaire destinée à la tutelle organisant le suivi des travaux de préparation du basculement à l'euro dans les établissements.
La direction de l'hospitalisation et de l'organisation des soins et la direction générale de l'action sociale restent à la disposition des établissements et de leur tutelle jusqu'à la date du basculement définitif à l'euro. Vos questions, remarques ou informations devront leur parvenir aux coordonnées suivantes :
Il est une nouvelle fois recommandé de consulter régulièrement le site Internet du ministère de l'emploi et de la solidarité : www.sante.gouv.fr, dossier euro, et celui du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie : www.euro.gouv.fr sur lesquels sont mises à jour les informations nécessaires à la préparation du basculement à l'euro (recommandations, guides, textes législatifs et réglementaires, outils pédagogiques). Les fiches ci-annexées émanant de la mission interministérielle euro sont disponibles sur le site Internet www.euro.gouv.fr.
La directrice générale de l'action sociale,
S. Léger
Le directeur de l'hospitalisation
et de l'organisation des soins,
E. Couty
Le directeur général
de la comptabilité publique,
J. Basseres
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
ANNEXE I
NOTE DE LA MISSION INTERMINISTÉRIELLE EURO
« DU BON USAGE DES CONSTATS DE CONVERSION »
(Disponible à l'adresse Internet : www.euro.gouv.fr/marchéspublics/index.htm)
DU BON USAGE DES CONSTATS DE CONVERSION
A quelques mois du basculement définitif à l'euro, certains acheteurs publics s'interrogent sur l'utilité des constats de conversion qu'ils ont été invités à passer le plus rapidement possible (pour l'Etat avant le 1er juillet 2001).
L'introduction de l'euro ne modifie pas les contrats existants : à partir du 1er janvier 2002 les contrats conclus en francs seront considérés, au plan juridique, comme ayant été conclus en euros et toutes les dispositions contractuelles resteront en vigueur même si, à partir du 1er janvier 2002, toutes les factures devront être émises en euros, plus aucun signe juridique ne pouvant être émis en francs à compter de cette date.
Les acheteurs publics sont incités à conclure ou à convertir en euros les contrats ne pouvant être soldés avant le 1er janvier 2002 ; il paraît donc utile de rappeler dans quels cas un constat de conversion est nécessaire ainsi que son régime juridique, en complément des documents déjà publiés en la matière et notamment du vade-mecum du basculement des marchés publics à l'euro (septembre 1999).
I. - POURQUOI DES CONSTATS DE CONVERSION ?
Que se passera-t-il en janvier 2002 pour l'acheteur public confronté à des contrats antérieurs libellés en francs ?
Le franc n'existe plus et les factures doivent obligatoirement être établies en euros. Pour pouvoir être payée, une facture en euros nécessitera que :
- les éléments de calcul du prix puissent être vérifiés à partir du (ou des élément(s) de prix exprimé(s) en euros ;
- les différents postes de facturations correspondent à un service fait ;
- l'acheteur ait calculé en euros, d'une part, ce qui a déjà été payé et, d'autre part, ce qui reste à payer sur le contrat.
Le traitement de la facture ne présentera aucune difficulté chaque fois que le contrat ne comporte qu'un prix et ne donne lieu qu'à un seul paiement. Mais, si le marché est plus complexe et par exemple :
- comporte plusieurs prix et notamment des prix unitaires de faible montant ;
- donne lieu à des paiement successifs ;
- prévoit des révisions de prix ou des pénalités.
La conversion et la gestion du marché nécessiteront un certain nombre de calculs. Si, pour être convertis en euros, les montants en francs doivent toujours être divisés par 6,55957, les résultats obtenus devront quant à eux, être arrondis dans la plupart des cas.
Ainsi, pour permettre leur paiement, les sommes à payer doivent, en effet, être arrondies systématiquement au centime le plus proche, selon les règles communautaires, en raison de l'absence d'une subdivision inférieure.
Pour la conversion du marché (éléments de liquidation), afin notamment de maintenir les conditions de prix initiales, il pourra être nécessaire de prévoir un arrondi avec un nombre supérieur de décimales.
La conversion en euros d'un prix unitaire de faible montant peut faire apparaître des différences substantielles entre prix convertis en euros et prix en francs selon le nombre de décimales utilisé et donc des écarts significatifs en ce qui concerne les sommes à payer. De même l'arrondi d'une somme n'est pas égal à la somme des arrondis.
Il en résulte que, faute d'un accord entre acheteur et fournisseur sur la conversion du marché, l'acheteur public ne sera pas en mesure de procéder au paiement de la facture. En conséquence, l'acheteur public et son co-contractant prennent le risque grave de devoir dans un délai très court (au tout début 2002) convertir les contrats en euros, ce qui amènera immanquablement une charge de travail à la fois considérable et concentrée dans le temps et nécessairement génératrice de retards de paiements (voir annexe).
II. - LE RÉGIME DES CONSTATS DE CONVERSION
Pendant la période transitoire l'utilisation de l'euro dans les contrats et marchés doit faire l'objet d'un accord des parties. En effet, conformément à l'article 8.1 du règlement (CE) n° 974-98 du 3 mai 1998 relatif à l'introduction de l'euro, un contrat s'exécute dans l'unité monétaire dans laquelle il est libellé. Ce principe peut toutefois être aménagé par les parties conformément à l'article 8.2 qui précise que les parties peuvent déroger par convention aux dispositions du paragraphe 1 ; les parties à un contrat peuvent cependant l'exécuter en euros si un accord est intervenu entre elles sur ce point.
Le constat de conversion est un accord écrit par lequel, au cours de la période transitoire (avant le 1er janvier 2002) les parties à un contrat (ou à un marché public) conviennent, pour en faciliter l'exécution à partir du 1er janvier 2002, de remplacer tous les montants figurant en francs dans ce contrat (ou ce marché). Ces montants sont convertis en euros en retenant pour les résultats de ces conversions un nombre de décimales contractuellement arrêté, afin d'éviter au maximum les écarts d'arrondi.
Le constat de conversion n'est pas obligatoire pour assurer la continuité des contrats ; juridiquement, il ne constitue pas un avenant modifiant le contrat ou le marché d'origine et à ce titre, il ne doit pas modifier les clauses du contrat et n'obéit pas au même régime que les avenants :
a) Pour les marchés de l'Etat : le constat de conversion, dispensé du passage devant les commissions spécialisées des marchés, n'est pas présenté au visa du contrôleur financier, mais en revanche, il est présenté en pièce justificative à l'appui du premier paiement.
b) Pour les collectivités locales, deux procédures peuvent être mises en oeuvre :
Il est souhaitable que l'exécutif local rende compte à l'assemblée délibérante des conditions de mise en oeuvre de cette délibération. Par ailleurs quelle que soit la procédure suivie, le constat de conversion n'est pas soumis au contrôle de légalité.
Différents modèles de constat de conversion ont été publiés par télégrammes marchés publics (TMP) n° 227 à 300 et sont également disponibles sur le site du Minefi (http :/www.euro.gouv.fr). Ces documents n'ont pas de valeur réglementaire : ils sont une aide à la gestion des marchés et sont adaptables par les acheteurs publics, en fonction des types de contrats qui doivent être convertis en euros.
Le choix de la date du constat de conversion est essentiel : celle-ci doit correspondre à un moment de la gestion du marché qui permette une vérification et une sommation simple des prestations en cours d'exécution.
III. - UNE PROCÉDURE SIMPLIFIÉE
(POUR LES MARCHÉS SIMPLES)
Les dispositions prévues pour les constats de conversion concernant les marchés complexes ne sont pas toujours adaptées aux marchés les plus simples. Ces marchés peuvent être soit des achats sur factures (art. 123 ou 321 du code des marchés publics), soit des marchés à prix global et forfaitaire donnant lieu à des paiements par acomptes particulièrement faciles à vérifier : dans ce cas, la somme restant due est calculée par soustraction entre le montant du marché converti en euros et le montant total des acomptes déjà facturés converti en euros comme indiqué dans le guide de la commande publique : le fournisseur peut procéder lui-même à ce calcul et aucun risque d'écart n'est à craindre.
Pour faciliter le passage à l'euro et accompagner les entreprises qui auraient basculé en euros par anticipation et présenteraient des factures en euros, les dispositions de l'article 8 du règlement peuvent alors être mises en oeuvre de manière souple dans le cadre d'une procédure simplifiée de conversion à l'euro. Il est ainsi admis que celle-ci puisse faire l'objet d'un accord entre les parties intervenant à l'occasion de la vérification d'une facture.
En conséquence, le basculement du contrat pourra prendre la forme d'une conversion simplifiée à l'initiative du fournisseur ou du prestataire, la procédure consistant alors à vérifier l'accord des parties sur la conversion ainsi réalisée.
La conversion simplifiée à l'initiative du fournisseur ou du prestataire est la situation dans laquelle l'acheteur accepte le basculement en euros du contrat ; dans ce cas, la facture présentée en euros, à l'initiative du prestataire ou du fournisseur doit permettre de vérifier la conversion du prix, de ce qui a déjà été payé et de ce qui reste dû ; elle est acceptée, puis ordonnancée et mandatée en francs par l'acheteur public pour faire l'objet d'un paiement en euros.
Ainsi, la production d'une facture en euros afférente à un contrat (une convention ou un marché) passé(s) en francs est considérée comme un accord de conversion, par le simple fait qu'elle est acceptée par la collectivité publique.
Lorsque le fournisseur ou le prestataire émet sa facture en euros alors que le marché ou la convention est libellée en francs, deux cas peuvent se présenter :
1. L'acheteur public est d'accord sur la conversion réalisée. Il accepte la facture et la conversion effectuée par le fournisseur. La facture est ensuite traitée par la personne publique selon les règles applicables pendant la période transitoire : conversion de la facture en francs pour ordonnancer ou mandater la facture en unité franc en renseignant le code monnaie euro sur l'ordonnance ou le mandat de paiement transmis au comptable.
Ce dernier, constatant l'accord des parties sur la conversion, effectue ses contrôles au vu de la facture et du mandat. II vérifie, notamment, au titre de la liquidation, l'exactitude du taux de conversion utilisé et paie le fournisseur en euros.
2. La personne publique n'est pas d'accord avec la conversion : elle peut alors selon les cas :
IV. - LE BASCULEMENT DES ACHATS SUR FACTURES
Les achats sur factures ne nécessitent pas de constats de conversion ; à partir du 1er janvier 2002, le fournisseur devra procéder lui-même à la conversion en euros de la facture pour en demander le paiement ; deux situations appellent cependant des précisions.
La facture est établie en francs avant le 1er janvier 2002, et reçue par l'ordonnateur après cette date.
Les factures établies avant le 1er janvier 2002 et reçues par l'ordonnateur après cette date ont valeur libératoire. Il appartient à ce dernier de convertir le montant total de la facture et de le mandater en euros (sauf si cette facture fait l'objet d'un mandatement en journée complémentaire au titre de l'exercice 2001 auquel cas le mandatement demeure à établir en francs). Par définition, le paiement, quant à lui, intervenant en 2002, sera réalisé en euros.
La facture est établie et transmise en euros après le 1er janvier 2002 avec le détail des prix en francs et le montant total en euros.
Les factures établies après le 1er janvier 2002 comportant uniquement le montant total en euros ne peuvent être rejetées par l'ordonnateur pour ce seul motif.
En effet, la facture en euros peut être payée si l'une des conditions ci-après est remplie :
supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément
A N N E X E
EXEMPLE MONTRANT L'UTILITÉ DES CONSTATS DE CONVERSION
Il s'agit de convertir le marché et un bon de commande de ce marché.
Montant du bon de commande :
| TYPE DE PIÈCE | NOMBRE DE PIÈCES | PRIX UNITAIRE en francs HT | PRIX TOTAL en francs HT |
|---|---|---|---|
| N° 1 | 1 000 | 16,20 | 16 200,00 |
| N° 2 | 1 200 | 110,30 | 132 360,00 |
| N° 3 | 800 | 8,25 | 6 600,00 |
| N° 4 | 15 000 | 26,30 | 394 500,00 |
| N° 5 | 10 000 | 3,25 | 32 500,00 |
| Total des commandes | 582 160,00 |
| TYPE DE PIÈCE | NOMBRE DE PIÈCES | PRIX UNITAIRE en francs HT | PRIX TOTAL en francs HT |
|---|---|---|---|
| N° 1 | 500 | 16,20 | 8 100,00 |
| N° 2 | 1 000 | 110,30 | 110 300,00 |
| N° 3 | 200 | 8,25 | 1 650,00 |
| N° 4 | 6 000 | 26,30 | 157 800,00 |
| Total | 277 850,00 |
| TYPE de pièce | PRIX UNITAIRE en francs HT | PRIX EN EUROS (2 décimales) | PRIX EN EUROS (3 décimales) | PRIX EN EUROS (5 décimales) |
|---|---|---|---|---|
| N° 1 | 16,20 | 2,47 | 2,470 | 2,46967 |
| N° 2 | 110,30 | 16,82 | 16,815 | 16,81512 |
| N° 3 | 8,25 | 1,26 | 1,258 | 1,25770 |
| N° 4 | 26,30 | 4,01 | 4,009 | 4,00940 |
| N° 5 | 3,25 | 0,50 | 0,495 | 0,49545 |
46 445,00 - 46 391,76 = 53,24 EUR, soit 349,23 FRF de plus ;
46 391,76 - 46 383,80 = 7,96 EUR, soit 52,21 FRF de moins ;
46 391,76 - 46 391,58 = 0,18 EUR, soit 1,18 FRF de moins
Il convient donc dans ce cas d'utiliser un arrondi à 5 décimales pour convertir les prix unitaires ; ces derniers seront utilisés pour établir les nouveaux bons de commande. Pour le bon de commande en cours d'exécution, la somme à payer sera de 46 391,76 EUR telle que calculée en 3, les prix unitaires en euros pouvant servir pour établir les acomptes.
| TYPE de pièce | NOMBRE de pièces | PRIX EN EUROS (2 décimales) | PRIX EN EUROS (3 décimales) | PRIX EN EUROS (5 décimales) |
|---|---|---|---|---|
| N° 1 | 500 | 1 235,00 | 1 235,00 | 1 234,84 |
| N° 2 | 200 | 3 364,00 | 3 363,00 | 3 363,02 |
| N° 3 | 600 | 756,00 | 754,80 | 754,62 |
| N° 4 | 9 000 | 36 090,00 | 36 081,00 | 36 084,60 |
| N° 5 | 10 000 | 5 000,0 | 4 950,00 | 4 954,50 |
| Totaux | 46 445,00 | 46 383,80 | 46 391,58 |
ANNEXE II
RECOMMANDATIONS À SUIVRE POUR LE PASSAGE DÉFINITIF À L'EURO
DES TABLEURS ET FEUILLES DE CALCUL
(Disponible à l'adresse Internet : www.euro.gouv.fr/guidesspe/index.htm)
I. - INTRODUCTION
Cette catégorie de logiciels est très souvent sous-estimée dans les grandes opérations d'adaptation dont nous avons à connaître dans la période actuelle (an 2000, euro). Cette lacune est dommageable car l'absence de mise à niveau de ces logiciels peut présenter un risque particulièrement élevé pour le fonctionnement des services.
En effet, les tableurs sont des outils informatiques très utilisés dans les services car ils permettent de concevoir avec facilité des procécures automatiques de calcul parfois complexes. Celles-ci correspondent toujours à un besoin précis du service pour faciliter sa tâche quotidienne ou préparer un travail ultérieur comme une saisie de données dans une application informatique gérée par un système central.
Les solutions mises en oeuvre peuvent être excessivement nombreuses et rendre complexe leur nécessaire migration vers l'euro. Celle-ci ne peut pas être réalisée au niveau des services centraux de nos organisations mais au sein de chacun des services concepteurs et utilisateurs de tels outils.
Cependant, lorsque la feuille de calcul est stratégique et complexe et qu'elle est diffusée dans plusieurs services, il peut être envisagé de recourir à un service informatique spécialisé, de compétence locale ou nationale ou à un prestataire externe de manière à professionnaliser la maintenance de l'outil.
1. Les risques et les enjeux
Les sources du risque sont au nombre de quatre :
Les enjeux en cause peuvent, en raison de ces caractéristiques, être considérables.
Dans la mesure où ces tableurs sont généralement utilisés en amont des systèmes centraux des services ou pour suivre des opérations très spécifiques, une erreur éventuelle de conversion peut avoir des répercussions très lourdes sur le fonctionnement du service.
2. Le périmètre de l'action à mener
Il convient de distinguer dans l'opération à mener, d'une part, les tableurs ou feuilles de calcul qui comportent des données pluriannuelles ou qui pour le moins sont reportées ou se prolongent d'une année sur l'autre et, d'autre part, ceux qui sont remis à zéro chaque année.
Pour les premiers, il faut conduire un véritable projet de basculement qui devra apporter des réponses à de nombreuses questions.
Pour les seconds, la migration vers l'euro est de moindre conséquence. Il convient pour ces tableurs, autant que de besoin, de procéder à un changement dans l'affichage des montants monétaires ainsi qu'à la conversion de tous les seuils, montants ou paramètres exprimés précédemment en francs. Le cas échéant, il pourra être également nécessaire de tenir compte du changement des règles de gestion provoqué par la prise en compte définitive de l'euro.
Le présent document traite essentiellement du passage définitif à l'euro des feuilles de calcul ou tableurs pluriannuels. Il peut cependant être utilisé pour guider les opérations à réaliser pour les autres types de tableurs.
II. - LE PROCESSUS DE PASSAGE À L'EURO
DES TABLEURS OU FEUILLES DE CALCUL
Pour la commodité de l'exposé, il est considéré que l'expression feuille de calcul et le mot tableur sont synonymes ils seront par conséquent utilisés indifféremment.
2.1. L'identification des feuilles de calcul à convertir
La migration vers l'euro doit concerner la totalité des tableurs qui manipulent ou utilisent des expressions monétaires.
Il faut avoir un entendement très large de ce champ.
Il englobe les tableurs dont les données contiennent des expressions monétaires.
Il vise également ceux dont les calculs ont recours à des seuils, montants ou paramètres qui peuvent être contenus dans les formules de calcul qui déterminent les montants affichés dans telle ou telle cellule.
2.2 La sauvegarde de la version franc
Préalablement à tout travail de conversion, il est impératif de procéder à la sauvegarde de la version franc de la feuille de calcul. La sauvegarde doit porter également sur les données utilisées par celle-ci.
Cette version franc devra être désignée clairement pour éviter toute ambiguïté avec la future version euro du tableur qui elle aussi devra faire l'objet d'une désignation qui l'identifiera précisément.
2.3. La stratégie de conversion
Elle doit répondre à trois questions :
a) Quand convertir ?
La conversion peut être réalisée à trois moments distincts par rapport au calendrier du passage définitif à l'euro :
- durant la période transitoire, c'est-à-dire avant le 31 décembre 2001 ;
- au terme de la période transitoire, le 31 décembre 2001 ;
- après cette dernière date dans des cas bien déterminés et maîtrisés qui ne doivent pas remettre en cause la gestion de l'euro après le 1er janvier 2002.
Le choix doit être fait au cas par cas en considération du mode de fonctionnement et des contraintes spécifiques de chaque procédure. Différents critères peuvent être considérés :
- l'origine des données ;
- la situation de la procédure concernée dans le processus administratif ;
- le contexte externe, sans que cette liste ait un caractère exhaustif.
Il faut souligner ici que le choix de la date du basculement définitif à l'euro n'est pas indifférent pour le volume des travaux de développement à réaliser.
En cas de conversion anticipée d'une procédure, deux développements supplémentaires doivent être prévus :
- le développement de procédures temporaires pour interfacer les tableurs qui ont basculé par anticipation à l'euro avec leur environnement et l'élaboration de la documentation et des procédures manuelles associées ;
- un effort de coordination supplémentaire pour tenir compte de cette anticipation.
Ces deux derniers développements doivent également être envisagés de façon symétrique en cas de basculement après le 31 décembre 2001.
b) Que convertir ?
Cette question doit porter sur les trois points suivants :
La conversion ne doit porter que sur les seuls éléments pertinents. Le risque qu'il faut écarter est de procéder par erreur à des conversions multiples d'un même montant monétaire en raison de la complexité des formules de calcul en jeu.
Il est donc fondamental de repérer, à travers l'examen des formules de calcul (qui combinent des taux, des indices et des montants) et de leur enchaînement quelles sont les sommes à convertir pour éviter une double ou plus, conversion. A ce titre, il faut vérifier tout spécialement les formules qui déterminent le total des lignes ou des colonnes pour être sûr qu'elles ne sont converties qu'une fois et une seule.
Il faut également définir les règles de gestion qui seront suivies dans la version euro du logiciel.
Il peut être posé par exemple :
- que les sommes d'origine franc ne seront pas converties de façon systématique, mais qu'elles le seront à la volée au fur et à mesure de leur appel par les processus de calcul ;
- que les différents éléments unitaires d'un compte (ou de toute autre récapitulation) ne seront pas convertis et que seul son solde le sera car il représente l'information la plus signifiante ;
- que seuls les chiffres du bilan seront couvertis car ils sont les seuls à faire l'objet d'une analyse pluriannuelle, etc.
La question de la portée de la conversion doit se tourner également vers les interfaces que les tableurs peuvent échanger avec d'autres procédures informatisées.
Il faut s'interroger sur la modification éventuelle de ces interfaces dans la version euro des procédures pour spécifier un code monnaie par exemple ou prendre en compte des décimales qui étaient négligées jusque-là.
En toute hypothèse, il faut définir une procédure qui permettra d'aboutir à la plus grande certitude sur l'expression monétaire des données échangées afin de supprimer toute ambiguïté dans les échanges d'information.
c) Comment convertir ?
Le module de conversion doit contenir les fonctionnalités suivantes :
- selon la réponse apportée à la question précédente, diviser les montants monétaires à convertir par le taux de conversion officiel. Cette fonction doit porter sur les données stockées, les documents ou écrans de toute nature issus du tableur ;
- respecter les règles de conversion posées par les instances européennes (taux à six chiffres significatifs, triangulation, règles d'arrondi) ;
- gérer les différences d'arrondi, les écarts arithmétiques ou de niveaux de conversion qui vont résulter de l'opération de basculement définitif à l'euro ;
- marquer l'expression monétaire utilisée ;
- tracer les opérations de basculement.
2.4. Les composantes de la migration
Elles traduisent la mise en oeuvre des fonctionnalités énoncés ci-dessus. Elles portent, d'une part, sur les données et, d'autre part, sur les formules de calcul, les macrocommandes et les paramètres.
a) La convertion des données
Le processus de migration doit comprendre la convertion définitive des montants exprimés en unités monétaires nationales vers l'euro lorsque cette conversion a été jugée nécessaire.
Il faut également s'assurer que les données redondantes ou non normalisées sont correctement converties et rapprochées. Par exemple, si la ligne correspondant à une liquidation de droits contient une taxation unitaire, la quantité et la taxation totale, il faut s'assurer que l'arrondi au niveau unitaire et celui du total converti continuent de répondre à l'équation taxation totale égale taxation unitaire multipliée par quantité dès lors que le schéma original prévoyait que cette égalité doit toujours être vérifiée.
b) La conversion des formules de calcul, des macrocommandes et des paramètres
En fonction de la réponse qui aura été donnée à la question de la portée de la conversion, il faut procéder à la conversion en euros des seuils, montants, paramètres et dénominateurs monétaires contenus dans les tables, les formules de calcul et les macrocommandes.
Pour chaque processus de gestion, il faut déterminer un contrôle qui permettra de s'assurer de l'exactitude de la conversion en euros.
De façon générale, les procédures utilisées pour réaliser la conversion doivent répondre aux caractéristiques suivantes :
c) L'actualisation et le complément de la documentation
La procédure de migration définitive vers l'euro doit s'accompagner d'une profonde actualisation de tous les supports documentaires élaborés lors de la mise au point de la procédure initiale.
Elle consiste à procéder au passage de toutes les procédures et de toute la documentation d'une référence en expression monétaire nationale à une référence en euros. Cette évolution porte notamment sur les documents suivants :
Il faut en outre prévoir l'élaboration d'une documentation spécifique à destination des éventuels publics affectés par le changement :
d) La formation
Dans les cas les plus complexes, des formations doivent être prévues pour les utilisateurs des tableurs sur la bonne mise en oeuvre et le contrôle du processus de conversion. Il s'agit d'une formation spécifique directement liée à l'usage du tableur en sus de la formation générale à l'euro éventuellement déjà reçue.
e) Les tests
Préalablement à toute mise en oeuvre effective, les procédures de migration définitive vers l'euro doivent être rigoureusement testées pour aboutir à la certitude de l'exactitude du résultat qui sera finalement obtenu, dans ce cadre, il faut garder présent à l'esprit que ces procédures de migration ne seront appelées à jouer qu'une seule fois le jour du basculement et qu'aucun droit à l'erreur ne sera ouvert.
Les tests doivent se dérouler à deux niveaux distincts dans les situations les plus complexes.
Le premier niveau, qui est systématique quel que soit le tableur considéré, est celui de la validation interne par les utilisateurs de la procédure. Il s'agit de s'assurer que les solutions techniques qui ont été élaborées produisent des résultats conformes aux dispositions légales et réglementaires et qu'ils sont cohérents entre eux.
Le second niveau ne concerne que les tableurs interfacés avec d'autres systèmes informatiques. Il faut dans ce cas procéder à des tests d'intégration en vraie grandeur qui auront une double portée. D'une part, il convient de s'assurer de la cohérence de la conversion de part et d'autre de la relation informatique, d'autre part, après que la conversion aura été réalisée, vérifier que les procédures d'interfaçage informatique continuent de fonctionner de façon satisfaisante.
Ces deux séries de tests qui peuvent donner lieu à des itérations successives doivent être prévues sur une période suffisamment longue pour être réalisées dans les meilleures conditions d'efficacité.
III. - CONCLUSION
La charge de travail générée par la prise en compte de l'euro dans les très nombreuses feuilles de calcul utilisées par les services variera très directement en fonction de leur niveau de complexité respectif. Il est très difficile de mesurer au cas par cas l'ampleur de la charge à assumer, cependant le nombre important de ces feuilles de calcul, permet d'affirmer qu'il s'agit là d'un chantier non négligeable qu'il convient d'entamer dès à présent pour qu'il soit conduit à bonne fin avant le terme de la période transitoire.
Les quelques recommandations ici rappelées n'ont aucune prétention à l'exhaustivité, aussi tous les éventuels compléments seront les bienvenus. Elles sont destinées à alerter l'ensemble des services au niveau le plus fin sur la mise à jour de ces procédures qui ont pénétré très profondément leur fonctionnement. Elles doivent donc recevoir la diffusion la plus large assorties de tous les compléments et précisions qui seront jugés utiles.
(1) Cf. exemple en annexe III de la circulaire interministérielle DGCP/6 B/DHOS/F 4/DGAS/Cellule d'audit et de contrôle n° 160 du 26 mars 2001 relative au basculement à l'euro des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux.
(2) Erratum : au point 2.1.4 de la circulaire interministérielle DGCP/6 B/BHOS/F 4/DGAS/Cellule d'audit et de contrôle n° 160 du 26 mars 2001 relative au basculement à l'euro des établissements publics de santé et des établissements publics sociaux et médico-sociaux, la référence aux comptes 678 et 778 doit donc être lue comme une référence aux comptes 668 et 768.
(3) Celui géré par le groupe pour l'amélioration de la comptabilité analytique hospitalière (GACAH), situé au CHU d'Angers, qui donne des références sur les coûts des activités de production hospitalière ; celui géré par la mission PMSI de la DHOS, situé au CTIP, donne des références sur les coûts de GHM.
(4) Il est rappelé que les constats de conversion constituent un acte de gestion relevant à ce titre, dans les établissements publics de santé, de la compétence du directeur de l'établissement.
(5) Les règles de conversion et d'arrondi sont expliquées dans le guide « Le passage à l'euro pour les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux », juillet 1998, pages 12 et 13.