Circulaire MES/DPM/ACI 1 n° 02-386 du 8 juillet 2002 relative au système de gestion et de contrôle des projets mis en place par la France dans le cadre du Fonds européen pour les réfugiés

NOR : SANN0230381C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : immédiate.

Références :
Convention de Genève du 28 juillet 1951 sur le statut des réfugiés (publiée par le décret n° 54-1055 du 14 octobre 1954) ;
Protocole de New York du 31 janvier 1967 relatif au statut des réfugiés

Le ministre des affaires sociales du travail et de la solidarité à Mesdames et Messieurs les préfets de département ((directions départementales des affaires sanitaires et sociales)

EN MATIÈRE DE FINANCES PUBLIQUES ET DE CONTRÔLE

Loi organique n° 2001 du 1er août 2001 relative aux lois de finances ;
Loi du 10 août 1922 relative au contrôle des dépenses engagées ;
Décret du 23 janvier 1956 (contrôle financier central) ;
Décret n° 70-1049 du 13 novembre 1970 (contrôle financier local) ;
Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique modifié.

POUR LES STRUCTURES D'HÉBERGEMENT
DES DEMANDEURS D'ASILE ET LES RÉFUGIÉS

Code de l'action sociale et des familles ;
Loi du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale ;
Décret du 24 mars 1988 relatif à la gestion budgétaire et comptable des établissements sociaux et à leur financement par l'aide sociale de l'Etat ;
Décret du 3 juillet 2001 realtif aux conditions de fonctionnement et de financement des CHRS.

TEXTES APPLICABLES AU FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS

Décision du conseil du 28 septembre 2000 portant création du Fonds européen pour les réfugiés ;
Décision de la commission du 20 mars 2001 portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne l'éligibilité des dépenses et les rapports de mise en oeuvre dans le cadre des actions financées par le Fonds européen pour les réfugiés ;
Décision de la commission du 18 décembre 2001 portant modalités d'exécution de la décision 200/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en oeuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés.
Les modèles des rapports succincts et des rapports finaux à transmettre par les organismes bénéficiaires du FER ou par les DDASS.
Les normes d'archivages des pièces justificatives.

FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS (FER)
DESCRIPTION DU SYSTÈME DE GESTION ET DE CONTRÔLE
DES PROJETS MIS EN OEUVRE PAR LA FRANCE

L'article 18 de la décision du Conseil en date du 28 septembre 2000 portant création du Fonds européen pour les réfugiés stipule que : « sans préjudice de la responsabilité de la Commission dans l'exécution du budget général des Communautés européennes, les Etats membres assument en premier ressort la responsabilité du contrôle financier des actions ». Dans ce cadre, ils doivent notamment vérifier que des systèmes de contrôle et de gestion ont été mis en place et sont mis en oeuvre de manière à assurer une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires. L'article 20 précise par ailleurs que : « dans chaque Etat membre, l'autorité responsable prend les mesures nécessaires pour assurer le suivi et l'évaluation des actions ».
Le contenu de la présente circulaire, apportant une description des systèmes de gestion et de contrôle mis en place en France pour les actions du FER a été validé par le comité d'évaluation du fonds. La commission européenne a été informée de ce contenu sous forme d'une note.
Les dispositions de cette circulaire s'appuient sur le droit applicable en France en matière de finances publiques et sur les décisions du conseil et de la commission relatives au FER.

1. Les différentes structures intervenant dans le système
de suivi et de contrôle du programme
1.1. Direction de la population et des migrations, direction d'administration centrale
du ministère de l'emploi et de la solidarité, autorité responsable pour la France

Conformément à l'article 7 de la décision du conseil, le ministère de l'emploi et de la solidarité (direction de la population et des migrations) a été désigné comme l'autorité nationale en charge du programme du FER.
A ce titre :

• elle diffuse l'information relative à l'appel à propositions pour un cofinancement d'actions par le FER (diffusion sur les sites Internet et Intranet du ministère, publication au bulletin officiel du ministère de la circulaire informant les DDASS de l'appel d'offres) ;
• elle expertise les projets d'actions qui lui sont présentés en s'appuyant sur l'avis des DDASS et en s'assurant du respect des règles d'éligibilité des dépenses définies par la décision de la commission en date du 20 mars 2001 et pouvant être rendues plus restrictives par chaque Etat membre. La sélection des projets est réalisée en tenant compte des critères énumérés à l'article 9, alinéa 3, de la décision du conseil (situation et besoin de l'Etat membre, rapport coût-efficacité des dépenses compte-tenu du nombre de personnes concernées par le projet, expérience, expertise, fiabilité et contribution financière de l'organisation demandeuse et de toute organisation partenaire, complémentarité entre le projet et d'autres actions financées par le budget des Communautés européennes ou dans le cadre des programmes nationaux) ;
• elle s'assure, conjointement avec les DDASS, que le dossier de demande de cofinancement comporte les informations et pièces requises. Cette phase est en effet essentielle pour être ensuite en mesure d'assurer un suivi et un contrôle efficace de la mise en oeuvre de l'action conformément au projet initial. Il s'agit en particulier du descriptif du projet, de ses objectifs, du plan de financement et des budgets prévisionnels ;
• elle présente à la commission les programmes nationaux d'actions éligibles au FER et en assure la mise en oeuvre et le contrôle ;

- elle transmet à la commission une description du système de suivi et de contrôle adopté par la France et vérifie les modalités de leur mise en oeuvre dans l'objectif de garantir une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires ;
- elle suit la mise en oeuvre des projets à caractère national, prépare notamment les conventions et les dossiers de financement et conduit des opérations de contrôle ;
- elle prépare et diffuse tout document informant les organismes et les services déconcentrés du ministère sur le programme et visant à encadrer les procédures de mise en oeuvre et de contrôle ;
- elle fait procéder à une évaluation indépendante de l'exécution et de l'effet des actions mises en oeuvre ; elle organise notamment la sélection du prestataire ;
- elle prépare et transmet à la commission les rapports succincts et finaux.
1.2. Les directions départementales des affaires sanitaires et sociales, services déconcentrés du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité (DDASS)
En application du décret en date du 1er juillet 1992 portant charte de la déconcentration (1) « la déconcentration est la règle générale de répartition des attributions et des moyens entre les différents échelons déconcentrés des administrations civiles de l'Etat ». Sont ainsi confiées aux administrations centrales (DPM) les seules missions qui présentent un caractère national, les autres missions étant confiées aux services déconcentrés.
Les DDASS, sous l'égide du préfet, représentant de l'Etat dans le département, sont ainsi appelées à jouer un rôle important dans la mise en oeuvre du FER :

• elles contribuent à diffuser l'information sur chaque appel à projet du programme ;
• elles émettent un avis sur les demandes de cofinancement présentées par les organismes ;
• elles préparent les conventions relatives à chaque projet inscrit au programme du fonds, sur la base des convention-types diffusées par la DPM ;
• elles engagent et mandatent les crédits afférents à chaque projet ; pour les structures d'hébergement des demandeurs d'asile et des réfugiés, elles préparent, le cas échéant, les arrêtés préfectoraux autorisant leur ouverture et fixant le montant de la dotation globale de financement ;
• elles s'assurent de la conformité de leur mise en oeuvre avec le projet présenté dans la demande de cofinancement ;

1.3. Le rôle du comité de pilotage du FER

Un comité de pilotage du programme FER, à structure interministérielle, a été mis en place par la DPM. Présidé par le directeur de la population et des migrations ou son représentant, il regroupe des représentants des ministères des affaires étrangères et de l'intérieur, de la délégation interministérielle au co-développement et aux migrations internationales. Au sein du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité, la délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle ainsi que les DDASS y sont représentées.
Ce comité a pour fonction de donner un avis sur l'ensemble des projets transmis par les organismes et expertisés par la DPM. Il rend son avis après avoir vérifié l'éligibilité des projets qui lui sont soumis à un financement du FER (2) et en s'appuyant sur les critères de sélection définis à l'article 9 de la décision du Conseil. Pour l'aider dans ce travail d'expertise, la DPM élabore pour chaque projet une fiche de synthèse résumant ses caractéristiques essentielles. L'avis émis par le comité est porté sur cette fiche ainsi que la décision prise par le directeur. L'ensemble des fiches est communiqué pour information aux DDASS concernées.

1.4. Le rôle du comité d'évaluation

La DPM s'appuie sur une seconde instance pour coordonner la mise en oeuvre, le suivi et le contrôle du FER : le comité d'évaluation du FER, présidé par le directeur de la population et des migrations ou son représentant. Réunissant des cadres de la direction et de cinq services déconcentrés, il est chargé de définir les modalités de mise en oeuvre des actions de suivi, de contrôle et d'évaluation du programme FER. Il participe à la définition du système de suivi et de gestion du programme FER et décide, sur proposition de la DPM, du plan de contrôle du programme (choix de l'échantillon, structure responsable de la conduite du contrôle, calendrier). Il arrête de plus la mission du prestataire chargé de conduire l'évaluation indépendante, les visites à conduire ainsi que le calendrier retenu. Il se prononce sur le projet de rapport d'évaluation.

2. L'organisation du paiement des subventions
des projets FER et de leur suivi
2.1. Les modalités de versement de la contribution du FER
à chaque Etat membre

L'article 17 de la décision du Conseil portant sur les paiements définit les modalités de paiement de la contribution du FER à l'autorité responsable de chaque Etat membre.
Un acompte représentant 50 % du montant de la contribution annuelle du FER est versé à chaque Etat membre, dès qu'est adoptée la décision de la commission, relative à la contribution du fonds.
Un paiement intermédiaire pouvant atteindre 30 % est effectué lorsque l'Etat membre déclare avoir effectivement dépensé la moitié du premier acompte.
Le solde est payé dans un délai n'excédant pas trois mois après l'approbation des comptes soumis par l'Etat membre ainsi que du rapport annuel sur l'exécution de ces actions.
La DPM s'appuie sur les rapports succinct et final transmis par les DDASS pour adresser à la commission les documents lui permettant d'obtenir le versement des paiements intermédiaires et finaux.

2.2. La signature d'une convention entre l'organisme et le bénéficiaire

Une convention de financement, portant sur la contribution du FER et, le cas échéant, sur celle de l'Etat français est passée entre le bénéficiaire et le préfet de département pour une action locale ou le directeur de la population et des migrations pour une action à portée ou financement national ; elle est établie sur la base des convention-types diffusées par la DPM.
Elles prévoient notamment :

2.3. Le versement de la contribution du FER aux organismes

Les délégations de crédits pour les projets gérés par les DDASS ou le versement de la contribution du FER par la DPM pour les projets à vocation nationale sont réalisés dès que les crédits du FER ont été rattachés au budget du ministère. Ces versements peuvent toutefois intervenir antérieurement à ce rattachement si les disponibilités en crédits permettent au ministère de faire l'avance de crédits.
Les crédits sont délégués aux DDASS sous une forme permettant de bien identifier le financement FER. Même si les délégations de crédits portent sur la totalité de la contribution du FER, les paiements des organismes bénéficiaires se font selon l'échéancier suivant :

• un versement de 50 % de la contribution du FER ou acompte après signature de la convention avec le bénéficiaire, laquelle doit être transmise dans les meilleurs délais à la DPM ;
• le versement de 30 % après acceptation par la DDASS ou la DPM, selon la nature du projet, du rapport succinct ;
• le versement du solde après l'acceptation par la DDASS ou la DPM du rapport final.

Une exception concerne les projets relatifs à la création de places de CADA et de CPH, centres d'hébergement soumis à des règles particulières de financement définis par le décret du 24 mars 1988. Les dépenses font en effet l'objet de l'attribution à chaque établissement d'une dotation globale de financement, dont le montant est fixé par arrêté du préfet de département et qui est versé chaque mois à l'établissement.
Les DDASS transmettent à la DPM les documents permettant d'attester des montants et des dates des engagements et des mandatements.

2.4. Les contrôles réalisés sur les paiements aux organismes

Le droit de la comptabilité publique est, en France, caractérisé par le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables et par l'existence d'un contrôle financier des dépenses, en administration centrale comme dans les services déconcentrés.

La séparation des ordonnateurs et des comptables

En matière de dépenses, l'ordonnateur est chargé de l'engagement, de la liquidation et de l'ordonnancement. Il s'agit du directeur de l'administration générale en administration centrale et du préfet de département pour les DDASS. Les dépenses doivent faire l'objet d'un engagement qui permet notamment de s'assurer de la disponibilité des crédits. La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le montant de la dépense. L'ordonnance constitue l'acte administratif donnant l'ordre de payer. Il donne lieu en administration centrale à la production d'une ordonnance de paiement et au niveau local à des mandats de paiement.
Le paiement des crédits ainsi ordonnancés est ensuite effectué par le trésorier payeur général du département concerné qui réalise à nouveau des contrôles sur la régularité de l'opération.

L'EXISTENCE D'UN CONTRÔLE FINANCIER
AU NIVEAU CENTRAL COMME AU NIVEAU LOCAL

En administration centrale, des contrôleurs financiers, nommés par le ministre des Finances et placés sous sa seule autorité, sont chargés au sein de chaque ministère, d'une part, de contrôler les dépenses engagées en apposant un visa préalable à toute dépense et, d'autre part, de viser les ordonnances de paiement. Un même contrôle est réalisé au niveau local par les trésoriers-payeurs généraux.

3. Le suivi et le contrôle de la mise en oeuvre des projets

Le suivi et le contrôle de la mise en oeuvre des actions cofinancées par le FER se font à partir d'une part de contrôles sur place réalisés par la DPM ou les DDASS, selon la nature du projet, et d'autre part de contrôles sur pièces dont la responsabilité incombe aux DDASS et à la DPM.

3.1. Les contrôles sur place

Les contrôles sur place sont conduits par la DPM ou les DDASS l'année de la mise en oeuvre du programme et conformément au plan de contrôle arrêté par le comité d'évaluation du FER, sur proposition de la DPM. En application de l'article 5 de la décision de la commission du 18 décembre 2001, les contrôles des projets cofinancés par le FER doivent porter sur 20 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme national de mise en oeuvre et sur un échantillon représentatif des projets approuvés.
L'échantillon des projets contrôlés doit englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées, tenir compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires, refléter la concentration des projets parmi certains bénéficiaires des subventions de sorte que les principaux bénéficiaires soient contrôlés au moins une fois avant la clôture de chaque forme de programme national de mise en oeuvre.
Les contrôles sur place ont pour objectif de vérifier :

• que le projet est mis en oeuvre conformément au dossier présenté par l'organisme dans sa demande de cofinancement dont les éléments ont servi pour partie à la DPM à élaborer la demande de cofinancement adressée par la France à la commission, dans le respect des dispositions des articles 4 et 9, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE ;
• que les fonds mis à disposition de l'organisme font l'objet d'une bonne gestion financière et qu'il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et les pièces justificatives détenues par l'organisme ;
• que la nature et la date de réalisation des dépenses sont conformes aux exigences communautaires, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention et aux actions réellement réalisées ;
• que le cofinancement national approprié a réellement été fourni.

Chaque contrôle donne lieu à un rapport écrit transmis à la DPM et porté à la connaissance du comité d'évaluation pour définir les suites à donner. Conformément à l'article 7 de la décision de la commission, les contrôles doivent établir si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres actions mises en oeuvre par le même bénéficiaire de subvention ou gérées par la même autorité de gestion. Ils doivent en outre déterminer les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.

3.2. Les contrôles sur pièces

Ils s'appuient sur la remontée des rapports succincts et finaux prévus à l'article 20 de la décision du conseil du 28 septembre 2000 et dont le modèle est présenté aux annexes II et III de la décision de la commission en date du 20 mars 2001. Ces deux rapports sont remplis par les organismes bénéficiaires et transmis à la DDASS ou à la DPM qui doivent porter des observations en s'appuyant sur un modèle validé par le comité d'évaluation (rapports à remplir par les organismes et les DDASS ou la DPM en annexe 1).
Le rapport succinct fait le bilan de la mise en oeuvre de l'action à mi-parcours, soit six mois après son démarrage ; il doit être adressé à la DDASS concernée ou à la DPM le 1er août de l'année de l'exercice ou avant la fin du 7e  mois suivant le début de l'action. La DDASS doit faire parvenir ce document et son propre rapport un mois après, accompagné, le cas échéant, des rapports de visite.
Le rapport final doit être adressé par l'organisme à la DDASS concernée ou à la DPM dans un délai maximal de trois mois à compter de la date de clôture de la fin de l'action. La DDASS fait parvenir à la DPM l'ensemble du dossier dans un délai d'un mois. Il comporte en annexe les comptes financiers accompagnés de la liste des factures acquittées et numérotées, ventilées par rubriques budgétaires. Cette obligation constitue une piste d'audit permettant de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la commission avec les états des dépenses individuels. Dans le cas où l'organisme ne serait pas en mesure d'établir cette liste, la DDASS doit alors réaliser ce travail de recoupement en organisant une visite sur place et en joignant le compte-rendu de cette visite au rapport final.

3.3. L'archivage des pièces

L'annexe II définit les normes d'archivage des pièces justificatives requises.

4. Corrections financières établies par les Etats membres

Il incombe à l'autorité responsable de poursuivre les irrégularités et d'agir lorsque est constatée une modification importante qui affecte la nature ou les conditions de mise en oeuvre ou de contrôle d'une action et d'effectuer les corrections financières nécessaires (art. 18 de la décision du conseil).
Quand des montants doivent être recouvrés suite à une suppression ou à une réduction du financement, la DDASS concernée entame une procédure de recouvrement après en avoir informé la DPM.
La DPM tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiement de concours communautaires déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans délai. Elle réduit sa prochaine déclaration de dépenses adressée à la commission à concurrence des montants recouvrés. Elle transmet à la commission, lors de l'envoi du rapport final, une liste des cas d'irrégularités décelés, indiquant les montants recouvrés ou en attente de recouvrement et, le cas échéant, les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment payés.
Dans le cas des CADA et des CPH, les ajustements sont réalisés par les DDASS sur la base de l'analyse des comptes administratifs et à partir de la détermination de la dotation globale de fonctionnement attribuée à l'organisme l'année suivante.

Pour le ministre et par délégation :
Par empêchement du directeur
de la Population et des migrations :
La chef de service,
adjointe au directeur,
D. Vilchien

FONDS EUROPÉEN
POUR LES RÉFUGIÉS
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de la population
et des migrations
MODÈLE DE RAPPORT SUCCINCT
établi par le bénéficiaire du fonds
(art. 20, 3 de la décision 2000/596/CE,
annexe II de la décision 2001/275/CE)

A envoyer à la direction de la populaton et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration, 10/16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15 ou à la direction départementale des affaires sanitaires et sociales du département de votre siège.
Année du programme FER : ....
Personne responsable de l'action : (nom de la personne de contact, service, adresse, fax, téléphone, courrier électronique) :
Type d'action (accueil, intégration, aide au rapatriement) :
Projet n° : ....
Association ou organisme gestionnaire :
Echéance : 1er août de l'année de l'exercice ou avant la fin du 7e mois à compter de la date de début de l'action (le rapport concerne les premiers 6 mois de l'action).

Objectifs et résultats

1. Objectifs du projet, tels qu'ils sont présentés dans la demande de cofinancement.
2. Résultats escomptés tels qu'ils sont présentés dans la demande relative au projet (nombre, statut, origine des bénéficiaires du projet).
3. Objectifs atteints au moment de la présentation du rapport succinct (en ce qui concerne les bénéficiaires du projet).

Visibilité de l'action

Information et publicité du cofinancement FER : activités entreprises. Description détaillée de la façon dont la visibilité du cofinancement communautaire a été traitée. Tous les documents et publications du projet doivent indiquer le cofinancement de l'UE en incluant la mention : « ce projet est cofinancé par le Fonds européen des réfugiés ». (joindre en annexe une copie de toutes les publications, articles de presse, etc., relatifs au projet).

Mise en oeuvre de l'action
1. Calendrier

- date de début de la mise en oeuvre de l'action ;

2. Aspects financiers

a) Budget

b) Bilan financier au... (spécifier la date) :

euros

3. Achats d'équipement et/ou dépenses d'investissement

a) Paiements reçus avec les dates correspondantes.
b) Contribution d'autres sources communautaires, selon le cas.

4. Mise en oeuvre des mesures du projet

a) Description des moyens utilisés en termes pratiques et concrets pour mettre en oeuvre le projet.
b) Présentation détaillée des problèmes rencontrés dans la mise en oeuvre du projet.

5. Quantification des résultats dans la mise en oeuvre du projet

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

FONDS EUROPÉEN
POUR LES RÉFUGIÉS
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de la population
et des migrations
MODÈLE DE RAPPORT FINAL
établi par le bénéficiaire du fonds
(art. 20, 3 de la décision 2000/596/CE,
annexe III, de la décision 2001/275/CE)

A envoyer à la direction de la population et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration, 10-16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15, ou à la direction départementale des affaires sanitaires et sociale du département de votre siège.
Année du programme FER : ....
Personne responsable de l'action (nom de la personne de contact, service, adresse, téléphone, télécopie, courrier électronique) :
Type d'action (accueil, intégration, aide au rapatriement) :
Projet n° :....
Association ou organisme gestionnaire :
Echéance : dans un délai de 3 mois à compter de la date de clôture de l'action.

A. - Contexte opérationnel

1. Objectifs du projet tels qu'ils sont présentés dans la demande de cofinancement.
2. Résultats escomptés tels qu'ils sont présentés dans la demande relative au projet (nombre, statut, origine des bénéficiaires du projet).
3. Cohérence avec la politique d'immigration de l'Etat membre et complémentarité/synergie avec d'autres projets au niveau local, national ou européen.
4. Description des aspects innovants du projet.

B. - Visibilité de l'action

Information et publicité du cofinancement FER : activités entreprises. Description détaillée de la façon dont la visibilité du cofinancement communautaire a été traitée. Tous les documents et publications du projet doivent indiquer le cofinancement de l'UE en incluant la mention : « Ce projet est cofinancé par le Fonds européen des réfugiés ». (Joindre en annexe une copie de toutes les publications, articles de presse, etc., relatifs au projet).

C. - Mise en oeuvre de l'action

1. Calendrier :
- date de début de la mise en oeuvre de l'action ;

c) Paiements reçus avec les dates correspondantes.
d) Selon le cas, contributions d'autres sources communautaires.
3. Mise en oeuvre de l'action :
a) Description des moyens utilisés en termes pratiques et concrets pour mettre en oeuvre le projet.
b) Résultats et impacts (description qualitative et quantitative utilisant les indicateurs appropriés tels qu'indiqués dans la demande de cofinancement FER), évaluation de l'efficacité du projet (comparée aux prévisions) et du rapport coût-efficacité.
c) Présentation détaillée des problèmes rencontrés dans la mise en oeuvre du projet.
4. S'il y a lieu, impact du projet.
5. Description des problèmes rencontrés dans la mise en oeuvre du projet.

ANNEXE AU RAPPORT FINAL

Comptes financiers et liste des factures acquittées et numérotées.
Description sommaire d'une demi-page du projet + indicateurs financiers, budget engagé par projet sous forme de tableaux, dépenses finales par projet.
Exemple de ventilation des dépenses :

FONDS EUROPÉEN
POUR LES RÉFUGIÉS
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de la population
et des migrations
MODÈLE DE RAPPORT SUCCINCT
établi par la DDASS
(art. 20, 3 de la décision 2000/596/CE,
annexe III, de la décision 2001/275/CE)

A envoyer à la direction de la population et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration, 10/16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15.
DDASS de :
Personne responsable (nom de la personne, fonction, service), adresse, téléphone, télécopie, courrier électronique :
Année du programme FER :....
Type d'action (accueil, intégration, aide au rapatriement) :
Projet n° :....
Association ou organisme bénéficiaire :
Echéance : 1er septembre de l'année de l'exercice ou avant la fin du 8e mois à compter de la date de début de l'action (le rapport concerne les premiers 6 mois de l'action).

1. Observations générales sur le rapport final
communiqué par l'organisme

1.1. Points d'accord
1.2. Points de désaccord ou inexactitudes
1.3. Autres observations

2. Mise en oeuvre de l'action

2.1. Conformité par rapport au projet initial, en termes notamment de calendrier.
2.2. Difficultés rencontrées.
2.3. Résultats pouvant être mis en évidence.

3. Activités de contrôle

3.1. Dates et résultats de ces contrôles.
3.2. Mesures prises, le cas échéant.

4. Comptes financiers de l'association

4.1. Organisation de la fonction comptable au sein de l'organisme.
4.2. Observations.
Pièces à joindre :

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

FONDS EUROPÉEN
POUR LES RÉFUGIÉS
MINISTÈRE DES AFFAIRES SOCIALES,
DU TRAVAIL ET DE LA SOLIDARITÉ
Direction de la population et des migrations
MODÈLE DE RAPPORT FINAL
établi par la DDASS
(art. 20, 3 de la décision 2000/596/CE,
annexe III, de la décision 2001/275/CE)

A envoyer à la direction de la population et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration, 10-16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15.
DDASS de :
Personne responsable (nom de la personne, fonction, service), adresse, téléphone, télécopie, courrier électronique :
Année du programme FER :....
Type d'action (accueil, intégration, aide au rapatriement) :
Projet n° :....
Association ou organisme bénéficiaire :
Echéance : dans un délai de 4 mois à compter de la date de clôture de l'action.

1. Observations générales sur le rapport final
communiqué par l'organisme

1.1. Points d'accord.
1.2. Points de désaccord ou inexactitudes.
1.3. Autres observations.

2. Mise en oeuvre de l'action

2.1. Conformité par rapport au projet initial, en terme notamment de calendrier.
2.2. Difficultés rencontrées.
2.3. Résultats pouvant être mis en évidence.

3. Activités de contrôle

3.1. Dates et résultats de ces contrôles.
3.2. Mesures prises, le cas échéant.

4. Comptes financiers de l'association

4.1. Conformité de la structure des dépenses par rapport au budget prévisionnel présenté à la commission.
Expliquer, le cas échéant, les écarts.
4.2. Conformité du montant des dépenses avec le budget prévisionnel.
Expliquer les raisons, le cas échéant, d'une sous-consommation des crédits ou d'un dépassement du budget prévisionnel, indiquer l'impact sur le financement de l'association pour les années à venir.
Pièces à joindre :

ANNEXE II
NORMES D'ARCHIVAGE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES
RELATIVES AU PROGRAMME FER

Toutes les pièces justificatives relatives aux dépenses et aux contrôles afférents au programme FER doivent être tenues à la disposition de la commission par les autorités responsables pendant les cinq années qui suivent le paiement par la commission du solde relatif à une intervention. Cette annexe définit à quel niveau les archives doivent être détenues.

Organismes bénéficiaires

- dossier de demande de cofinancement FER ;

Directions départementales des affaires sanitaires et sociales

- dossiers de demande de cofinancement ;

Direction de la population et des migrations

- dossiers de demande de cofinancement des projets à portée ou à financement national ;

(1) Décret pris en application des lois du 2 mars 1982 modifiées relatives à l'administration territoriale de la République, notamment son article 6.
(2) L'article 4 de la décision du Conseil du 28 septembre 2000, définit les actions des Etats membres que le FER peut soutenir dans les domaines de l'accueil, de l'intégration et du rapatriement.