Circulaire DPM/ACI n° 2002-184 du 28 mars 2002 relative à l'appel à projets Fonds européen pour les réfugiés (FER) pour 2003 destinés aux demandeurs d'asile et aux réfugiés et à la procédure de cofinancement par ce fonds

NOR : MESN0230161C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : immédiate.
Références :
Convention de Genève du 28 juillet 1951 sur le statut des réfugiés (publiée par le décret n° 54-1055 du 14/10/1954) ;
Protocole de New York du 31 janvier 1967 relatif au statut des réfugiés ;
Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l'action sociale et médico-sociale ;
Décision 2000/596/CE du 28 septembre 2000 portant création d'un Fonds européen pour les réfugiés ;
Décision de la commission 2001/275 du 20 mars 2001 portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne l'éligibilité des dépenses et les rapports de mise en oeuvre du fonds ;
Décision de la commission du 18 décembre 2001 portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en oeuvre des corrections financières.
Texte abrogé : circulaire n° 00/626 du 21 décembre 2000 relative à la procédure concernant le cofinancement par le Fonds européen pour les réfugiés.

APPEL A PROJETS FER POUR 2003

Pour la troisième année consécutive, le Fonds européen pour les réfugiés (FER) mis en place par décision du Conseil de l'Europe n° 2000/596/CE du 28 septembre 2000 et destiné à soutenir les efforts des Etats membres fait l'objet d'un appel à projet.

I. - PRÉSENTATION DU FER

Le FER subventionne les actions destinées aux demandeurs d'asile et réfugiés. Il pourra apporter aux programmes nationaux qui lui seront présentés un cofinancement au plus égal à 50 % du montant du coût prévisionnel des projets. Trois domaines d'action sont retenus :

• mesure A : accueil des demandeurs d'asile ;
• mesure B : intégration des réfugiés ;
• mesure C : rapatriement volontaire des personnes déboutées de leur demande d'asile

Une quatrième mesure d'« assistance technique » ne concerne que les seules administrations publiques chargées de la mise en oeuvre du programme.
Vous trouverez dans le guide joint à cette circulaire les éléments sur la mise en place du FER, ainsi que les modalités de demande et de suivi de ce fonds.
L'ensemble des documents cités est disponible sur l'intranet du ministère et sur l'internet, http ://www.social.gouv.fr.
Il est à noter que la commission européenne attribue et gère directement une subvention destinée aux actions transnationales, dans la limite de 10 % du montant total du fonds. Les propositions de telles actions doivent être directement adressées à la commission, selon les règles fixées par elle-même. Les modalités de la demande de cette subvention sont indiquées sur le site internet www.europa-eu.int/comm/justice-homme/jaj/prog-fr.htm.

II. - GESTION DU FER

La direction de la population et des migrations est responsable :

La personne désignée comme coordinatrice pour la France est Mme Ewa Issindou-Kapler, sous-direction de l'accueil et de l'intégration.
Tél. : 01-40-56-49-02, fax : 01-40-56-42-96, Mél : ewa.kapler@sante.gouv.fr.
La DPM s'appuie sur les DDASS pour préparer et mettre en oeuvre le programme du FER.

III. - RÈGLES DE SÉLECTION DES PROJETS POUR 2003

Dans le cadre du programme préparé par la France pour 2003, les actions doivent être proposées selon les règles suivantes :

• les projets devront s'inscrire dans le cadre des priorités définies par le Gouvernement, notamment :
• mesure A : l'augmentation des capacités d'accueil des demandeurs d'asile avec comme objectif une répartition géographique de leur implantation plus équilibrée ;
• mesure B : le développement des dispositifs visant l'insertion professionnelle des réfugiés ;
• mesure C : l'aide au retour des demandeurs d'asile déboutés ;
• les projets peuvent être proposés par des organisations et organismes publics ou privés sans but lucratif, dont le siège se trouve en France et qui possèdent les qualifications et l'expérience adéquates dans les domaines relevant du FER ;
• le projet présenté pour le cofinancement du FER ne doit pas être assimilé à une subvention d'équilibre de structure, mais constituer un ensemble d'actions définies avec précision et mises en place en faveur des bénéficiaires visés par l'article 3 de la décision n° 2000/596/CEE ;
• les actions doivent se dérouler en France métropolitaine et viser les personnes séjournant sur le territoire français ;
• le montant minimum de cofinancement a été fixé à 50 000  euros, pour les projets dont le montant global est supérieur à 100 000 euros ;
• le budget prévisionnel doit inclure un plan de financement précisant les ressources autres que celles résultant de la subvention demandée ;
• la demande doit obligatoirement être accompagnée des pièces justificatives ou des attestations apportant une garantie d'existence ou de mise à disposition des fonds permettant de compléter le cofinancement FER (minimum 50 % du budget global du projet) ;
• les actions doivent tenir compte du rapport coût-efficacité des dépenses, en fonction notamment du nombre des personnes concernées par le projet.

IV. - RÔLE DES DDASS

Au titre de la tutelle administrative, il a été confié aux préfets de département (DDASS) :

En ce qui concerne l'information, il vous appartient de faire connaître par tous les moyens à votre disposition l'existence du FER et les modalités de demande des subventions.
En ce qui concerne les demandes mêmes de subvention, elles doivent être présentées à l'aide d'un formulaire selon le modèle élaboré par la DPM, que vous trouverez sur Intranet ou Internet.
Les modalités précises relatives au dépôt des demandes figurent dans le guide.
Les demandes de subventions pour 2003 doivent parvenir à vos services avant le 30 avril 2002.
Il vous appartiendra d'examiner les projets proposés par les associations ou organismes privés ou publics et de faire connaître votre avis à la DPM dans un délai d'un mois au maximum (délai de rigueur).
Pour les projets retenus dans le programme national, approuvés par la DPM et la commission européenne, il vous appartiendra de signer une convention de cofinancement par le FER avec les organismes demandeurs de subvention.
Une circulaire spécifique sur les procédures de contrôle et d'évaluation du FER est en cours d'élaboration et vous sera transmise prochainement.

Pour la ministre et par délégation :
Par empêchement du directeur de la population
et des migrations :
La chef du service, adjointe au directeur,
D. Vilchien

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

MINISTÈRE DE L'EMPLOI
ET DE LA SOLIDARITE
Direction de la population
et des migrations
Fonds européen pour les réfugiés
GUIDE RELATIF A LA PROCÉDURE DE COFINANCEMENT
PAR LE FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS
1. Présentation du Fonds européen pour les réfugiés

Le Fonds européen pour les réfugiés (FER) a été créé par décision n° 2000/596/CE du conseil des ministres de l'Union européenne en date du 28 septembre 2000 (JOCE du 6 octobre 2000, p. L. 252/12). Il est destiné à soutenir les efforts des Etats membres en apportant aux programmes nationaux qui lui seront présentés par les Etats membres un cofinancement au plus égal à 50 % du montant des projets dans les domaines suivants :

• mesure A : accueil des demandeurs d'asile ;
• mesure B : intégration des réfugiés ;
• mesure C : rapatriement volontaire des personnes déboutées de leur demande d'asile ou déplacées dans le cadre d'un régime de protection temporaire ;
• mesure D : assistance technique à la préparation et au suivi des projets ;
• le cas échéant : aide d'urgence en cas d'afflux massif et imprévu de personnes fuyant leur pays.

Les candidats et les bénéficiaires peuvent consulter le site Internet du Fonds européen pour les réfugiés (FER) sur :
www.europa-eu.int/comm/justice-homme/jaj/prog-fr.htm
Les textes visés en référence sont également consultables sur le site Internet du ministère de l'emploi et de la solidarité (direction de la population et des migrations) sur :
(http ://www.Social.gouv.fr).

2. Mise en place et le contrôle du fonds

L'autorité nationale désignée par chaque Etat membre (pour la France, la direction de la population et des migrations) est responsable notamment de la sélection des projets, de la préparation et présentation à la Commission européenne des programmes nationaux, du versement et de l'utilisation des subventions.
La personne désignée comme coordinatrice pour la France est : Mme Issindou-Kapler (Ewa), direction de la population et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration, BP 555, 10/16, rue Brancion, 75725 Paris Cedex 15
, tél. : 01-40-56-49-02, télécopieur : 01-40-56-42-96, mel : Ewa.kapler@sante.gouv.fr.
La Commission européenne (direction générale justice/affaires intérieures, unité A 2 immigration et asile) peut, le cas échéant, décider d'attribuer elle-même directement un financement à un projet transnational dans la limite de 10 % du montant total du financement FER de l'année en cours.
Les demandes de subventions sont à déposer directement à la commission et selon les modalités fixées par celle-ci. Les précisions sont sur le site de la commission :
http ://www.europa-eu.int/comm/justice-homme/jaj/prog-fr.htm.

3. Les dotations annuelles du FER

Le Fonds européen pour les réfugiés est doté de 216 millions d'euros, pour une période de cinq ans, du 1er janvier 2000 au 31 décembre 2004. Chaque Etat membre reçoit sur la dotation annuelle du Fonds :
- un montant fixe égal pour tous les Etats membres et dont le montant est dégressif : 500 000 euros en 2000 ; 400 000 euros en 2001 ; 300 000 euros en 2002 ; 200 000 euros en 2003 et 100 000 euros en 2004 ;
- un montant variable, réparti entre les Etats membres proportionnellement au nombre de personnes aidées au cours des trois dernières années.
La France a ainsi bénéficié d'un financement communautaire suivant : pour 2000, 2 255 054 ; pour 2001, 3 156 228 euros ; et pour l'année 2002, de 3 106 807 euros. Le montant de la subvention pour 2003 n'est pas actuellement connu (la part variable).

4. Les programmes français du FER

Conformément à la décision du conseil, les programmes doivent correspondre à une stratégie appropriée pour parvenir aux objectifs visés et correspondre au niveau de priorité que l'Etat membre accorde à sa réalisation, dans le respect des critères de la Commission européenne (les projets présentés au FER ne doivent pas faire double emploi avec ceux qui sont exclusivement ou principalement financés par l'Etat, mais ils doivent au contraire les compléter).
Les quatre domaines d'action sont concernés : l'accueil, l'intégration, le retour volontaire et l'assistance technique.
Les programmes approuvés par la commission pour les années 2000, 2001 et 2002 sont consultables sur le site Internet du ministère (http ://www.Social.gouv.fr).
Au titre de l'année 2003, un appel à propositions a été lancé par la DPM avec la date limite de dépôt fixée au 30 avril 2002 (http ://www.Social.gouv.fr).
Vous trouverez également sur le même site un modèle de formulaire de demande de cofinancement FER pour 2003 indiquant les modalités de dépôt du dossier FER.
Chaque promoteur de projet doit renseigner le formulaire de demande et y joindre un budget prévisionnel. Ce budget détaillé, notamment les différentes sources de financement et contributions - fonds privés, subventions des autorités nationales (Etat), régionales (conseil régional) et locales (conseil général et municipalités), sont indispensables à l'examen de la demande projet.

5. La présélection et la sélection des projets

Les projets doivent être communiqués par leurs promoteurs au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales, pour avis. Les projets qui recueillent son approbation sont transmis à la direction de la population et des migrations (DMP), en vue de leur présélection. Les demandes retenues sont approuvées par le comité de pilotage du FER présidé par la DPM et composé de représentants de plusieurs administrations.
Conformément à l'article 3 de la décision n° 2001/275/CE du 20 mars 2001, un certain nombre de règles nationales d'éligibilité ont été fixées afin de garantir la meilleure utilisation du FER :

• les projets devront s'inscrire dans le cadre des priorités définies par le gouvernement, notamment pour 2003 :
• mesure A : l'augmentation des capacités d'accueil des demandeurs d'asile avec comme objectif une répartition géographique de leur implantation plus équilibrée ;
• mesure B : le développement des dispositifs visant l'insertion professionnelle des réfugiés ;
• mesure C : l'aide au retour des demandeurs d'asile déboutés,
• les projets peuvent être proposés par des organisations et organismes privés sans but lucratif ou publics, dont le siège se trouve en France et qui possèdent des qualifications et l'expérience adéquates dans les domaines relevant du FER ;
• le projet présenté pour le cofinancement du FER ne doit pas être assimilé à une subvention d'équilibre de structure, mais constituer un ensemble d'actions définies avec précision et mises en places en faveur des bénéficiaires visés par l'article 3 de la décision n° 2000/596/CEE ;
• les actions doivent se dérouler principalement en France métropolitaine et viser les personnes séjournant sur le territoire français ;
• le montant minimal de cofinancement a été fixé à 50 000 euros pour les projets dont le montant global est supérieur à 100 000  euros ;
• le budget prévisionnel doit inclure un plan de financement précisant les ressources autres que celles résultant de la subvention demandée. Il doit obligatoirement être accompagné des pièces justificatives ou des attestations apportant une garantie d'existence ou de mise à disposition des fonds permettant de compléter le cofinancement FER (minimum 50 % du budget global du projet) ;
• les actions doivent tenir compte du rapport coût-efficacité des dépenses, en fonction du nombre des personnes concernées par le projet ;
• les projets doivent êtres soumis à l'avis de la direction départementale des affaires sanitaires et sociales du département où est situé le siège du demandeur.

La direction de la population et des migrations est chargée de sélectionner au plan national les projets, en fonction de leur pertinence, dans le cadre de la politique d'accueil, d'intégration et d'aide au rapatriement volontaire définie par le Gouvernement et en fonction du rapport coût-efficacité au regard des objectifs généraux qu'elle a fixés dans chacun des trois domaines.

6. Les conventions de subvention

Pour chaque action retenue, une convention de subvention, portant à la fois sur l'attribution de l'aide du FER et le cas échéant sur l'aide de l'Etat, doit être signée entre le préfet de département (direction départementale des affaires sanitaires et sociales) et les associations ou organismes ayant leur siège dans le département, bénéficiaire du FER. Des modèles des conventions FER figurent également sur le site internet du ministère.
Après la signature des conventions de subventions et la décision de la commission, (sous réserve de transfert des crédits au ministère de l'emploi et de la solidarité par rattachement à un fonds de concours), les DDASS se verront déléguer une première tranche de crédits à hauteur de 50 % des fonds alloués. Une deuxième tranche de 30 % sera versée après la réception et l'approbation du rapport succinct, établi selon le modèle défini par la DPM. Le solde de 20 % sera versé après l'acceptation du rapport final et de ses annexes, par la commission européenne (sous réserve de transfert des crédits au ministère de l'emploi et de la solidarité par rattachement à un fonds de concours).

7. La coordination, le suivi de la gestion
et le contrôle des projets

La mise en oeuvre du programme FER relève de la compétence conjointe du ministère de l'emploi et de la solidarité (direction de la population et des migrations, sous-direction de l'accueil et de l'intégration) et des préfets de départements (directions départementales des affaires sanitaires et sociales), dans le cadre de leurs missions respectives.
Le ministère est chargé d'assurer au plan national la coordination générale de la mise en oeuvre du programme FER pour la France. La DPM sera amenée pour sa part en tant qu'autorité nationale de coordination et de contrôle à faire réaliser les audits.
Au titre de la tutelle administrative, les DDASS sont chargées du suivi et du contrôle sur pièces et sur place des différentes actions, ainsi que de l'approbation des comptes administratifs. Les pôles sociaux des DDASS réaliseront les autres contrôles et vérifications dans le cadre de leur mission de tutelle.
Afin de permettre à la DPM de rendre compte chaque année à la Commission européenne des différents contrôles effectués au plan local et national, conformément à la décision de la commission du 18 décembre 2001, les DDASS lui adressent chaque année un rapport sur les contrôles qu'elles ont menés au cours de l'année précédente en vue de vérifier la cohérence des pièces justificatives présentées par les bénéficiaires à l'appui des demandes de paiement de la participation du FER et les documents comptables conservés par eux.
En principe, aucune modification des actions ne sera acceptée en cours d'exécution d'un projet. Toutefois, si un changement mineur s'avère indispensable, il doit être très rapidement signalé par écrit à la DDASS de contact ou à la DPM. Tout changement d'affectation à un poste budgétaire doit également être signalé.

8. Calendrier, durée des projets et éligibilité

Le calendrier d'un projet fait partie intégrante de la convention de subvention que chaque DDASS conclut avec chaque bénéficiaire. En raison des contraintes de temps auxquelles chaque bénéficiaire est soumis, il importe de s'assurer que le calendrier est bien respecté au cours de l'année d'exécution du projet primé par la Commission.
La durée maximale des actions ne peut dépasser douze mois, en application des dispositions de l'article 14 de la décision du conseil n° 2000/596 du 28 septembre 2000.
L'action ne peut démarrer avant le point de départ de l'éligibilité de la dépense fixé par la commission et au plus tard le dernier mois de l'année civile pour lequel la subvention a été accordée.
Les règles concernant l'éligibilité des dépenses figurent dans la décision de la commission n° 275 du 20 mars 2001 portant modalités d'exécution de la décision n° 2000/596 du conseil.

9. Constitution des dossiers de demande de paiement

Le versement du premier acompte de 50 % de la participation du FER est déclenché automatiquement par l'approbation du programme annuel par les services de la Commission européenne en début d'année, sous réserve de la signature de la convention.
Les paiements du deuxième acompte de 30 % et du solde de 20 % ne sont pas automatiques. Chaque bénéficiaire doit faire parvenir à la DDASS à laquelle il est rattaché deux demandes de versement dans l'année :

• au plus tard, sept mois après le début de l'action, une demande en vue du paiement du deuxième acompte de 30 % du montant de la participation du FER, accompagnée de la production du rapport succinct ;
• au plus tard, trois mois après la réalisation du projet, un dossier de demande de paiement du solde de 20 % de la participation du FER. Ce dossier comprend le montant exact des délégations de crédits reçues, des engagements de crédits effectués par la DDASS et des mandatements effectués par la paierie générale pour l'action concernée. Le ministère (DPM) rassemble les dossiers de demande de paiement du solde FER dans un dossier unique qui accompagne le rapport final destiné à la commission.

Chaque bénéficiaire établit donc pour chaque projet subventionné :

• un rapport final ;
• un relevé exhaustif des factures numérotées de toutes les dépenses présentées à l'appui de la demande de paiement du solde de la participation du FER ; ce relevé doit comprendre des rubriques clairement identifiées (frais de fonctionnement, dépenses en personnel, dépenses de formation, dépenses en matériels, dépenses de transports, loyers et charges locatives, frais de publication, etc.) ;
• un bilan financier de l'exécution du projet sur l'année considérée retraçant les dépenses et les ressources de l'année pour le projet ;
• un tableau de bord d'activité du projet (par exemple, nombre d'agents en début et en fin d'année, réalisations pour chaque trimestre, nombre de personnes concernées) décrivant la réalisation du projet primé.

Chaque association ou organisme bénéficiaire doit conserver les documents financiers et comptables justificatifs de ses dépenses primées par le FER pendant cinq ans à compter de la date du dernier versement du FER.
Chaque DDASS conserve également un exemplaire des documents financiers et comptables justificatifs des dépenses primées par le FER pendant la même période.
Les DDASS certifient l'exactitude des déclarations et relevés de dépenses présentés à l'appui de chaque demande de paiement de la participation du FER et veillent au respect des systèmes de comptabilité basés sur des pièces justificatives susceptibles d'être vérifiées.
Le ministère informe, le cas échéant, la Commission européenne des procédures éventuellement engagées pour redresser les irrégularités qui seraient constatées ainsi que des éventuelles poursuites administratives ou judiciaires engagées.

10. L'évaluation du programme national
et le dépôt du rapport final

Conformément à la décision 2000/596/CE chaque année, une évaluation des actions FER est effectuée par un organisme indépendant. Afin de rendre plus aisée l'évaluation en cours de projet et à la fin des projets, il importe que chaque bénéficiaire définisse précisément et de façon chiffrée ses objectifs dans le formulaire de demande de cofinancement. Les activités du projet doivent viser directement les objectifs énoncés dans la proposition de projet.
Lorsqu'une évaluation de projet ou de programme est menée par un groupe d'experts mandaté par le ministère de l'emploi et de la solidarité ou par des agents de ce ministère (y compris par les pôles sociaux des directions départementales des affaires sanitaires et sociales), les bénéficiaires sont tenus de mettre à la disposition des évaluateurs tout document ou information utile à celle-ci.

11. La visibilité du cofinancement du FER

Le cofinancement par le FER doit apparaître clairement pour tout projet financé au titre du programme. Les moyens garantissant cette visibilité sont les suivants :

• placer des affiches portant le logo de l'Union européenne et indiquant le cofinancement par le FER bien en évidence dans les locaux d'accueil du public ; ils peuvent être obtenus auprès des DDASS ;
• placer le logo de l'Union européenne et indiquer le cofinancement par le FER sur les dépliants d'information présentés et/ou distribués dans les locaux d'accueil et sur le papier à en-tête du bénéficiaire ;
• informer le public du cofinancement par le FER lorsque les projets sont mentionnés lors de séminaires, conférences ou activités de relations publiques.

Pour le cofinancement par le FER, la mention suivante peut être utilisée : « projet cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés ».
Les administrations, les organismes et les associations peuvent télécharger le logo de l'Union européenne à partir du site internet de la Commission : http ://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index.htm.
Elles pourront également le trouver sur le site internet du ministère de l'emploi et de la solidarité : http ://www.Social.gouv.fr).
Toute publication faisant état du cofinancement par le FER précisera qu'elle ne reflète que le point de vue de l'auteur et que la commission ne peut être tenue pour responsable de l'utilisation qui peut être faite de l'information.

12. Respect d'autres politiques communautaires

Les autres politiques communautaires devront être respectées dans le cadre de chaque mesure (notamment en ce qui concerne le respect de la libre concurrence - au niveau des appels à propositions - le respect de l'égalité des chances, le respect de l'environnement). Les DDASS prennent des mesures pour garantir le respect de ces politiques et détecter d'éventuelles irrégularités.

13. Résiliation de la convention de subvention
et restitution de l'aide

L'autorité nationale de contrôle (qui représente l'Etat et le Fonds européen pour les réfugiés) peut mettre fin à la convention de cofinancement si le bénéficiaire ne respecte pas l'une des obligations qui lui incombent en vertu de ladite convention, dès lors que le bénéficiaire, après avoir été mis en demeure par lettre recommandée de respecter ses obligations, ne s'est toujours pas acquitté de celles-ci à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la réception de cette lettre.
Dans ce cas, les paiements seront limités aux coûts admissibles effectivement supportés par le bénéficiaire au moment où il est mis fin à la convention, à l'exclusion des coûts liés aux engagements en cours, mais destinés à être exécutés après la date de résiliation.
L'autorité nationale de contrôle peut mettre fin à la convention de cofinancement sans préavis :

• lorsque l'exécution de l'action n'a pas débuté effectivement dans un délai de soixante jours à compter de la signature de la convention de cofinancement ou, exceptionnellement, à la date fixée par l'autorité sur proposition du bénéficiaire ;
• lorsque le bénéficiaire n'a pas rempli correctement ses obligations ;
• lorsqu'une modification de la situation du bénéficiaire est susceptible de remettre en cause son projet ;
• lorsqu'une irrégularité ou une fraude graves ont été commises ;
• lorsqu'il existe un conflit d'intérêt impliquant le bénéficiaire.

Dans ces deux derniers cas, l'autorité nationale de contrôle peut exiger le remboursement total ou partiel des sommes déjà versées en application de la convention.
La résiliation de la convention en raison d'irrégularités constatées par l'administration est sans préjudice de l'application d'autres mesures administratives ou de sanctions susceptibles d'être imposées, conformément au règlement CE n° 2988/95 du Conseil du 18 décembre 1995 relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes.
Le bénéficiaire doit s'engager à rembourser les trop-perçus par rapport aux montants des coûts réels admissibles de l'action. En cas de non-remboursement, l'autorité nationale de contrôle peut majorer les sommes dues d'un intérêt de retard calculé au taux appliqué par la banque centrale européenne pour ses opérations de refinancement, majoré d'un point et demi de pourcentage. Les frais bancaires occasionnés par le remboursement de trop-perçus sont à la charge exclusive du bénéficiaire. L'ordre de recouvrement vaut titre exécutoire.