Bulletin Officiel n°2003-7Direction de l'administration générale,
du personnel et du budget
Direction de l'administration générale
et de la modernisation des services
Sous-direction des statuts et du
développement professionnel et social
Bureau des conditions de travail
et de l'action sociale SRH 2 D
Sous-direction des ressources humaines
Bureau de l'action sociale
et des conditions de travail

Circulaire DAGPB/SRH 2 D/DAGEMO/BASCT n° 2002-636 du 31 décembre 2002 relative aux missions et à l'organisation du service social du personnel du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées (le même texte est publié au Bulletin officiel du secteur travail sous la référence DAGEMO/DAGPB/BASCT/SRH 2 D n° 2002-07 du 6 décembre 2002)

NOR : SANG0230640C

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Décret n° 91-783 du 1er août 1991 relatif aux dispositions communes applicables aux assistants de service social des administrations de l'Etat ;
Circulaire n° 451 FP du 22 octobre 1959 relative à l'organisation et au fonctionnement du service social dans les administrations de l'Etat.

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Madame et Messieurs les préfets de région et de département (directions régionales et départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ; directions régionales et départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions de la santé et du développement social ; directions du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle [pour attribution]) ; Mesdames et Messieurs les délégués, directeurs et chefs de service de l'administration centrale (pour information)
La politique d'action sociale développée par le ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et le ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées en faveur de leurs agents connaît un essor important ainsi qu'en témoigne l'augmentation des moyens tant humains que financiers alloués et l'accroissement des actions menées.
Cette politique s'est notamment traduite par l'extension du réseau des assistants de service social du personnel commun aux deux secteurs de nos ministères. Elle a permis de pourvoir la quasi-totalité des régions et l'administration centrale de postes d'assistant de service social du personnel. C'est ainsi que treize postes d'assistants de service social du personnel ont été créés en 2001 et 2002.
Compte tenu de l'importance croissante des missions assurées par les assistants de service social du personnel auprès des agents et de l'extension de leur réseau, il apparaît désormais nécessaire d'identifier clairement les missions dont ils sont chargés et de préciser leurs fonctions tant par rapport aux besoins individuels qu'aux nécessités collectives. Cette circulaire précise le cadre institutionnel et hiérarchique de leur activité au sein des services du ministère.

I. - LE CONTEXTE PROFESSIONNEL ET LE CHAMP DE COMPÉTENCE

La modernisation des services et le développement des missions de l'administration ont suscité de profonds changements dans l'organisation du travail et nécessitent l'adaptation des agents à de nouvelles fonctions alors qu'ils doivent par ailleurs s'adapter à une société, elle aussi, en mutation. La vie socioprofessionnelle de certains agents peut en être affectée. La volonté de mettre en place un service social performant et de qualité répond à la nécessité de faire face à ces nouveaux impératifs.
Les assistants de service social en poste dans les régions (DRASS, DRTEFP, DTEFP, DSDS) exercent leurs fonctions au bénéfice de l'ensemble des agents de nos ministères et des services des deux secteurs santé/solidarité et travail, quel que soit leur lieu d'installation. Pour la région Ile-de-France, leur champ de compétence est limité aux agents du secteur dont ils relèvent.
Par ailleurs, les assistants de service social affectés à la DAGPB et à la DAGEMO sont compétents pour les agents d'administration centrale de leurs secteurs respectifs.
Les agents de l'Institut national du travail relèvent des assistants sociaux de la région Rhône-Alpes. De même, l'assistant social de la région Bretagne est compétent également pour les agents de l'École nationale de la santé publique de Rennes.
Les agents relevant des établissements sous tutelle de nos ministères peuvent bénéficier des informations du service social, toutefois leur accompagnement nécessite une convention de remboursement avec les services locaux.
Les assistants de service social sont constitués en réseau national.

II. - LES MISSIONS

Les missions du service social du personnel (appelé aussi service social du travail) se définissent autour de deux axes qui sont en constante interaction.

1. La prévention

Leurs nombreux contacts et échanges permettent aux assistants de service social de repérer et prévenir les difficultés socioprofessionnelles. Leur technicité permet d'accompagner les changements, d'analyser, de prévenir les situations à risque et de contribuer à la veille sociale.
1. L'accompagnement social des changements
C'est un domaine où la participation du service social, le plus en amont possible des projets de service, permet d'anticiper sur les incidences du changement. En effet, l'assistant social est à même d'appréhender les éventuelles conséquences individuelles et collectives provoquées par les évolutions rapides, qu'elles soient technologiques, organisationnelles ou culturelles.
N'exerçant pas de responsabilité hiérarchique, il est un interlocuteur particulier qui offre une liberté d'expression souvent nécessaire dans ces situations de changements qui provoquent des interrogations personnelles ou professionnelles. Il participe ainsi à une forme de régulation sociale.
2. L'analyse et la prévention des risques sociaux
L'autre volet préventif vise à limiter la progression de situations individuelles ou collectives dégradées (alcoolisme, surendettement, par exemple). Outre l'approche individuelle, le développement des pratiques partenariales entre les responsables des ressources humaines, les cadres de terrain, les acteurs experts du domaine médico-social et les organisations syndicales, apporte un moyen d'action efficace.
3. Une mission de « veille sociale »
Observateurs privilégiés du fait de leur connaissance des services et des personnels, les assistants de service social effectuent régulièrement des constats et des analyses sur les principales difficultés sociales et professionnelles que rencontrent les agents et que les responsables des ressources humaines ont à gérer.
Ils participent ainsi à la mise en oeuvre d'une politique sociale qui prend en compte les besoins des personnels.

2. L'aide à la personne

L'assistant de service social, dans le respect du secret professionnel, apporte une aide aux agents qui rencontrent des difficultés dans leur vie professionnelle et personnelle.
Il exerce ses fonctions dans un cadre d'autonomie technique, ce qui permet une consultation hors hiérarchie, la confidentialité des entretiens ainsi que la mise en oeuvre d'un projet avec les personnes, dans un climat de concertation et de confiance.
Le service social est un lieu privilégié où toute personne peut s'exprimer en toute liberté et où est garanti le respect de l'individu.
La confidentialité est garantie par le secret professionnel auquel l'assistant de service social est soumis ; il est précisé dans l'article L. 225 du code de la famille et de l'aide sociale dans les conditions et sous les réserves énoncées aux articles L. 226-13 et L. 226-14 du code pénal.
L'assistant de service social recherche des solutions adaptées, tenant compte à la fois des besoins et des potentialités de la personne, mais aussi des exigences et des contraintes de l'environnement professionnel et/ou personnel. Il articule son action avec les autres services sociaux.

III. - FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION
DU SERVICE SOCIAL DU PERSONNEL
1. Les modes d'intervention

L'assistant social a accès à l'ensemble des sites dans lesquels il effectue des visites régulières et peut organiser en tant que de besoin des permanences sur ces sites. Les conseillers techniques nationaux lui apportent, si nécessaire, leur appui technique.

1.1. Interventions individuelles

L'assistant de service social intervient à la demande de l'agent, de son entourage ou de l'administration.
Il peut recevoir toute personne qui le souhaite pendant son temps de travail. Il peut effectuer des visites au domicile de l'agent en cas de besoin et à sa demande.
Il a toute liberté d'action dans ses modes d'intervention et d'appréciation des situations. Il dispose du libre choix de ses techniques professionnelles.
Il instruit, dans le respect de la confidentialité, les demandes d'aides financières des agents qui sont présentées à la commission nationale ou régionale d'attribution des secours et prêts. Il est compétent pour évaluer la situation globale de l'agent et donner son avis sur l'opportunité de l'aide et ses modalités.
Il apporte, le cas échéant, un appui technique à l'encadrement (analyse et évaluation des situations individuelles) dans le respect des personnes et des fonctions imparties à chacun et des règles déontologiques.

1.2. Actions collectives

A partir de sa connaissance du terrain et des besoins émergents, et en accord avec les responsables des ressources humaines, l'assistant social met en place des actions collectives d'animation visant à favoriser le développement des personnes et des collectifs de travail : sessions d'information sur les crédits et les assurances, préparation à la retraite, lutte contre l'isolement, actions en faveur du logement, de la garde des enfants, et l'accompagnement social des changements professionnels et familiaux, ....
Il développe des relations partenariales avec les différents acteurs institutionnels (médecin de prévention, syndicats, association du personnel). Pour conduire son action, il s'appuie sur les dynamiques locales existantes tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des directions.
L'assistant social présente une fois par an, au premier trimestre en CTPR (secteur santé) ou en CRIAS (secteur santé/solidarité), un rapport d'activité relatif à son action pour l'année écoulée. Les projets d'actions collectives (information, sensibilisation, prévention) sont soumis à ces mêmes instances. Ces rapports sont agrégés au niveau national sous la forme d'un bilan général qui est ensuite présenté devant la CNCAS (secteur travail) et la CNAS (secteur santé/solidarité).

2. La place de l'assistant de service social au sein des services

Afin de lui permettre d'assurer ces différentes missions dans des conditions optimales et d'apporter des réponses de qualité aux agents, vous veillerez à ce que l'ensemble des services favorise son action, notamment :

L'assistant de service social dispose d'un capital d'informations qu'il recueille lors de ses entretiens avec les agents, au cours de son passage dans les services et plus généralement par son action transversale et ses contacts avec le terrain, il sera donc associé, comme expert, en tant que de besoin :

3. L'environnement professionnel
3.1. Le réseau

Les assistants de service social du personnel sont organisés en réseau dont la coordination et l'animation sont assurées par les responsables de ce réseau (conseillers techniques de service social) au sein des deux bureaux chargés de l'action sociale (DAGEMO et DAGPB). Des membres du réseau peuvent assurer la fonction de référent sur des questions particulières d'intérêt interrégional ou national.
Des réunions nationales thématiques sont organisées pour l'ensemble des assistants de service social du personnel (services déconcentrés et administration centrale) deux fois par an. Elles sont l'occasion d'élaborer un plan d'action commun.
Des regroupements sont organisés trimestriellement pour permettre aux assistants de service social d'échanger sur leurs pratiques, de recevoir des informations techniques et institutionnelles. Ils sont également l'occasion de mettre en place les actions de formation prévues dans le plan annuel de formation.
La présence à ces réunions est obligatoire.
Pour permettre à ce réseau d'échanger sur ses pratiques professionnelles, il est mis en place un forum sur l'Intranet du secteur travail. Cet Intranet est accessible aux assistants de service social des deux secteurs. L'animation de ce réseau est assurée conjointement par les deux bureaux chargés de l'action sociale.
Les coordonnées des assistants de service social doivent obligatoirement figurer dans les annuaires nationaux existants tant sur l'Intranet du secteur santé solidarité que sur celui du secteur travail.
Au sein des bureaux d'action sociale et des conditions de travail, les personnes responsables de l'animation du réseau sont plus particulièrement chargées d'établir l'unité, la cohésion et la dynamique du réseau des assistants de service social du personnel.
Leurs fonctions sont, notamment, les suivantes :

  • animation et organisation de réunions de service social régulières et réflexion sur les pratiques professionnelles ;

  • appui technique des assistants de service social ;
  • évaluation des besoins de formation individuelle et collective ; élaboration du plan annuel de formation en liaison avec les services compétents ;
  • diffusion des informations qui intéressent le service social, notamment par l'intermédiaire du forum ;
  • développement des relations de partenariat entre le service social, les services de ressources humaines et les acteurs de l'action sociale ; mise en oeuvre d'actions communes ;
  • participation aux groupes de travail et aux instances paritaires auxquels ils sont invités en qualité d'expert ;
  • à partir des constats effectués par les assistants de service social sur le terrain, établissement d'un diagnostic annuel accompagné de propositions visant à prendre en compte les besoins des personnels ;
  • élaboration d'un rapport d'activité annuel du service social du personnel qui est communiqué aux instances paritaires nationales compétentes.
  • 3.2. Les moyens

    La DRASS ou la DRTEFP dans laquelle est affecté l'assistant de service social a la responsabilité de la mise en oeuvre du cadre administratif et logistique nécessaire à son fonctionnement. La répartition des charges liées à la mise en place de ce réseau d'assistant de service social est arrêtée au niveau national par les deux directions d'administration générale. Les dotations de fonctionnement allouées aux directions régionales concernées sont abondées pour prendre en compte l'affectation éventuelle d'un ou plusieurs assistants de service social dans leur service.
    En effet, ceux-ci doivent disposer des moyens nécessaires à l'exercice de leurs fonctions dans le respect des particularités de leurs missions.
    C'est pourquoi, afin de garantir un service social efficient, je vous rappelle que les assistants de service social doivent disposer, sur les dotations de fonctionnement des services :
    - d'un secrétariat à même, notamment pour les régions qui mettent en oeuvre la déconcentration des aides financières aux agents du secteur solidarité, d'apporter un soutien logistique. Ce secrétariat est à charge de la direction dans laquelle le poste d'assistant de service social a été créé ;
    - d'un bureau librement accessible, garantissant la confidentialité des entretiens, situé en milieu de travail ;
    - d'un véhicule pour les déplacements régionaux ;
    - des moyens de communication permettant de joindre et d'être joint rapidement, notamment : messagerie vocale, fax dédié, messagerie électronique avec boîte à lettre personnelle, accès aux Intranet ministériels et à Internet ;
    - d'une documentation technique avec des abonnements à des publications spécifiques.
    Le financement d'actions d'information et de sensibilisation à l'intention de l'ensemble des personnels lorsqu'elles s'adressent aux agents des deux secteurs - ce qui est souhaitable - est assuré par les deux directions régionales concernées.
    Ils doivent également pouvoir accéder aux formations organisées au plan local en cohérence avec le plan nonenational de formation, le financement de ces formations est à la charge de la dnoneinonerection dont dépend l'agent.

    4. Le rattachement hiérarchique

    Les assistants de service social du personnel en poste dans les directions régionales font partie des effectifs de ces directions et dépendent de l'autorité hiérarchique du directeur régional.
    Le relatif isolement professionnel de ces personnels - un ou deux assistants de service social en poste par région - a conduit à la création d'un réseau tel que défini ci-dessus.
    Par ailleurs et pour les mêmes raisons, il a semblé nécessaire que les responsables de ce réseau puissent contribuer à l'évaluation de ces agents, notamment pour permettre une harmonisation des critères de notation et garantir l'équité dans les propositions d'avancement. C'est pourquoi la notation des agents de ce corps s'effectue selon un mécanisme spécifique qui est le suivant :

    Les directeurs régionaux rencontrent l'agent de préférence ensemble. Les entretiens d'évaluation portent sur la participation à la vie institutionnelle, sur la manière de servir, sur la qualité de l'appui technique et sur les obstacles rencontrés. Ils doivent permettre de mettre en lumière d'éventuelles difficultés qui pourraient nuire à la qualité du travail accompli. Ils ne constituent pas seulement un bilan mais l'occasion pour l'assistant social de proposer des axes de travail prioritaires en fonction des observations contenues dans le rapport annuel d'activité.
    L'entretien donne lieu à un relevé de conclusion signé par les participants qui en conservent chacun un exemplaire.
    Le directeur régional dont relève l'assistant de service social effectue la notation au vu du rapport du conseiller technique national et après avoir recueilli l'avis écrit du directeur de l'autre secteur. En cas d'inter-région, il recueillera l'avis des autres directeurs régionaux concernés. Cet avis sera joint au dossier de notation et signé par l'agent.
    Les conseillers techniques évaluent l'activité des assistants de service social affectés en administration centrale selon les mêmes principes. Cette évaluation est transmise aux responsables hiérarchiques concernés.

    *
    * *

    Je vous remercie de bien vouloir veiller à l'application de ces dispositions et recommandations de la présente circulaire. Vous voudrez bien me faire connaître les difficultés de mise en oeuvre que vous pourriez rencontrer.

    Pour le ministre et par délégation :
    Le directeur de l'administration générale
    et de la modernisation des services,
    D. Lacambre

    Pour le ministre et par délégation :
    Le directeur de l'administration générale,
    du personnel et du budget,
    E. Marie


    supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

    ANNEXE
    LEXIQUE DES SIGLES
    Services

    DAGPB : direction générale de l'administration du personnel et du budget.
    DAGEMO : direction de l'administration générale et de la modernisation des services.
    DRASS : direction régionale des affaires sanitaires et sociales.
    DRTEFP : direction régionale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle.
    DSDS : direction de la santé et du développement social (D.O.M.).
    DTEFP : direction du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle (D.O.M.).

    Instances

    SRIAS : sections régionales interministérielles d'action sociale.
    Secteur travail :
    CTPR : comité technique paritaire régional.
    CNCAS : commission nationale consultative d'action sociale.
    Secteur santé/solidarité :
    CNAS : commission nationale d'action sociale.
    CRIAS : commission régionale interdépartementale d'action sociale.
    CASAC : commission d'action sociale d'administration centrale.
    CTRI : comité technique régional et interdépartemental.
    (1) En effet, l'expérience montre le cas des agents absents pour maladie, situation dont les assistants sociaux sont saisis souvent trop tardivement.