Note d'information DREES/MCP n° 2003-48 du 30 janvier 2003 relative à la diffusion de données issues de l'enquête « établissements sociaux » (« enquête ES »)

NOR : SANG0330035N

(Texte non paru au Journal officiel)

Références :
Arrêté du 8 janvier 1993 pris en application de la loi du 6 janvier 1978, relatif au traitement informatisé d'une enquête statistique périodique sur la clientèle des établissements sociaux ;
Loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 ; son titre premier relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs.
Annexes :
Arrêté du 8 janvier 1993 relatif au traitement informatisé d'une enquête statistique périodique sur la clientèle des établissements sociaux ;
Proposition de clause de confidentialité et de clause de précaution.

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; direction de la solidarité et de la santé de Corse et de la Corse-du-Sud) ; Messieurs les préfets de la Guadeloupe, de la Martinique et de la Guyane J'ai été saisie d'une demande de communication des données recueillies par l'enquête statistique auprès des établissements et services pour enfants et adultes handicapés (« ES », réalisée en 2002). Cette note a pour but de rappeler le contexte juridique qui détermine les conditions de diffusion des résultats de l'enquête, et les règles à suivre en la matière.
En raison de la nature indirectement nominative des informations recueillies sur la clientèle des établissements sociaux, cette enquête a fait l'objet d'une déclaration à la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; la mise en oeuvre du traitement correspondant doit être conforme aux termes de l'arrêté du 8 janvier 1993 publié à la suite de cette déclaration ; ce texte est annexé. Un volet « personnel » recueille également des informations sur le personnel des établissements sociaux ; ces informations non nominatives, bien que de nature individuelle, ne sont pas incluses dans le champ de cet arrêté.
Aux termes de l'arrêté précité, les données individuelles de clientèle ne peuvent servir que dans les traitements de la DREES, et ceux des services statistiques des DRASS, s'agissant pour ces derniers des données de leur ressort. Dans ce contexte et pour répondre à leurs propres besoins de traitements, ces services peuvent passer des contrats de prestations de service avec des organismes extérieurs. Dans ce cas, il ne peut s'agir que de prestations d'étude ou de statistiques dont l'objet, les clauses techniques et les délais de réalisation sont précisément décrits. Ces contrats doivent fixer aux titulaires les conditions relatives aux précautions à prendre avec les données qui leur sont communiquées et les documents qu'ils produisent. Vous trouverez en annexe une clause type de la CNIL qu'il convient d'intégrer dans les cahiers des charges, ainsi qu'une clause de précaution concernant les documents statistiques produits, élaborée dans la même perspective.
Toute autre communication de données individuelles de clientèle est interdite, sauf à ce que vous preniez l'initiative de la déclaration d'un traitement à la CNIL dans laquelle seraient mentionnées les modalités de cession. Dans un tel cas, le bénéficiaire de la cession doit également déclarer ses traitements ; le contrat encadrant la cession peut utilement inclure une clause subordonnant la transmission effective des données à la présentation par le bénéficiaire du récépissé de la CNIL.
Les travaux de nature statistique réalisés à partir des données de clientèle de l'enquête, et la totalité des autres données peuvent être diffusés sans restriction par le biais de publications. Ils peuvent également être communiqués à toute personne qui en fait la demande au titre et dans les conditions prévues par la loi du 17 juillet 1978 portant notamment sur la liberté d'accès aux documents administratifs. Les demandes faites à ce titre ne doivent faire peser aucune contrainte de traitement supplémentaire sur vos services, les documents administratifs étant entendus comme achevés lors de la demande, et non réalisés pour la circonstance.

Pour le ministre et par délégation :
La directrice de la recherche,
des études, de l'évaluation
et des statistiques,
M. Elbaum

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE

Arrêté du 8 janvier 1993 relatif au traitement informatisé d'une enquête
statistique périodique sur la clientèle des établissements sociaux

NOR : SANG0330035N

(Texte non paru au Journal officiel)

(Texte non paru au Journal officiel)

Le ministre des affaires sociales et de l'intégration,
Vu le code de la santé publique, de la famille et de l'aide sociale ;
Vu la loi n° 51-711 du 7 juin 1951 modifiée sur l'obligation, la coordination et le secret en matière de statistiques ;
Vu la loi n° 75-535 du 30 juin 1975 relative aux institutions sociales et médico-sociales, modifiée par la loi n° 78-11 du 4 janvier 1978 et la loi n° 86-17 du 6 janvier 1986 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment son article 15 ;
Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, modifié par les décrets n° 78-1823 du 28 décembre 1978 et n° 79-421 du 30 mai 1979 ;
Vu la lettre de la Commission nationale de l'informatique et des libertés en date du 22 septembre 1992 portant le numéro 284208,

Arrête :

Article 1er

Le service des statistiques, des études et des systèmes d'information procède au traitement informatique d'une enquête périodique sur la clientèle des établissements sociaux associée à l'enquête administrative sur ces établissements. L'enquête sur la clientèle des établissements sociaux a pour but de produire des statistiques anonymes et des indicateurs statistiques par établissement sur la clientèle de ces établissements.

Article 2

Les catégories d'informations enregistrées sont les suivantes : numéro de l'établissement dans le fichier national des établissements sanitaires et sociaux ; catégorie d'établissement, discipline d'équipement de la section d'établissement ; type d'activité ; catégorie de clientèle ; département, commune de l'établissement ; sexe, année de naissance, année d'entrée dans l'établissement, département d'origine ou de résidence des parents ; type d'hébergement ; situation familiale ; situation professionnelle ; niveau d'études ; type de ressources ; handicap (pour la clientèle handicapée) : déficience principale, déficience associée, cause de la déficience. L'enregistrement de chaque client ne comporte aucun identifiant mais seulement un numéro d'ordre. Les établissements ne conservent aucune liste de correspondance entre ces numéros d'ordre et l'identité des clients.

Article 3

Les indicateurs synthétiques de clientèle par établissements sont diffusés auprès des services de l'État ou des départements assurant la tutelle des établissements. Les tableaux statistiques produits à partir de ces fichiers sont diffusables sans restriction. Aucun tableau n'est fait sur une population comportant dix personnes ou moins. Les fichiers régionaux de l'enquête sont transmis aux directions régionales des affaires sanitaires et sociales.

Article 4

Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exerce auprès du service des statistiques, des études et des systèmes d'information, 1, place de Fontenoy, 75350 Paris 07 SP.

Article 5

Le chef du service des statistiques, des études et des systèmes d'information est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 8 janvier 1993.

Pour le ministre et par délégation :
Le chef du service des statistiques
et des systèmes d'information,
J.-M. Ruch

supprimé pour essai voir PF problème sur Supplément

ANNEXE

1. Proposition de clause de confidentialité à insérer dans les contrats de réalisation d'études ou de statistiques impliquant la fourniture au titulaire d'informations déclarées dans le cadre de la loi « Informatique et libertés »
(Source : Commission nationale de l'informatique et des libertés.)
Les supports informatiques fournis par l'administration et tous documents de quelque nature qu'ils soient résultant de leur traitement par le titulaire restent la propriété de l'administration.
Les données contenues dans les supports et documents fournis par l'administration au titre du présent contrat (1) sont strictement couvertes par le secret professionnel (art. 226.12 du code pénal). Conformément à l'article 29 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, le titulaire s'engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.
Le titulaire s'engage donc à respecter, de façon absolue, les obligations suivantes et à les faire respecter par son personnel, c'est-à-dire notamment à :

• ne prendre aucune copie des documents et supports d'informations confiés par l'administration et qu'il utilise pour l'exécution du présent contrat à l'exception de celles nécessaires aux besoins de cette exécution ;
• ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées dans le présent contrat ;
• ne pas divulguer ces documents ou informations à d'autres personnes, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales ;
• prendre toutes mesures permettant d'éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des fichiers informatiques lors de l'exécution du présent contrat ;
• prendre toutes mesures, notamment de sécurité matérielle, pour assurer la conservation des documents et informations traités tout au long de la durée du présent contrat ;
• en fin de contrat, procéder à la destruction ou à la restitution de tous fichiers manuels ou informatisés fournis par l'administration ou résultant de l'exécution du présent contrat, selon les modalités y figurant.

A ce titre également, le titulaire ne pourra sous-traiter à l'exécution des prestations à une autre société, ni procéder à une cession. Les supports d'informations qui lui seront remis devront être traités sur le territoire français métropolitain.
L'administration se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect des obligations du titulaire.
Il est rappelé que, en cas de non-respect des dispositions du présent article, la responsabilité du titulaire peut également être engagée sur la base des dispositions des articles 226.17 et 5 du nouveau code pénal.

2. Clause de précaution dans les documents
statistiques produits par un prestataire

Les fournitures (et les publications) du titulaire ne comporteront aucun élément susceptible de permettre l'identification directe ou indirecte d'individus. En particulier, les éléments de graphiques et de tableaux, ainsi que les commentaires ne seront pas produits s'ils concernent moins de cinq individus.
(1) Ou convention, marché...