Circulaire DREES/bureau des établissements sociaux de l'action sociale locale et des professions n° 2004-04 du 7 janvier 2004 relative à la réalisation de l'enquête auprès des établissements d'hébergement pour personnes âgées (EHPA 2003)

NOR : SANG0430007C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : 14 janvier 2004.
Pièce jointe : une annexe.
Référence : arrêté du 8 janvier 1993 relatif au traitement informatisé d'une enquête statistique périodique sur la clientèle des établissements sociaux.

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, direction de la solidarité et de la santé de Corse et de la Corse-du-Sud) ; Messieurs les préfets de la Guadeloupe, de la Guyane et de la Martinique (directions de la santé et du développement social [pour exécution]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) L'enquête auprès des établissements d'hébergement pour personnes âgées (EHPA 2003) a pour but d'une part d'étudier la structure, l'activité et le personnel de l'ensemble des établissements d'hébergement pour personnes âgées, d'autre part de connaître les caractéristiques de la clientèle accueillie ou suivie. Elle sera ainsi susceptible d'apporter de nombreux éléments d'analyse sur les caractéristiques et les moyens de ces établissements (effectifs et qualification des personnels, âge et niveau de dépendance des résidents...), et comporte, pour la première fois dans ce type d'enquête, des questions sur le bâti (confort, accessibilité, sécurité) ainsi que sur les pathologies et la morbidité des résidents. Ses résultats sont en conséquence très attendus par l'ensemble des acteurs, et sa réussite est un objectif prioritaire qui nécessite une mobilisation particulière.

Le champ et le contenu de l'enquête EHPA 2003

L'enquête EHPA 2003 concerne les établissements médico-sociaux qui reçoivent des personnes âgées pour un accueil permanent, temporaire, de jour ou de nuit, pour l'exercice 2003.
Ils relèvent soit du secteur social (maisons de retraite, logements-foyers, établissements d'hébergement temporaire et établissements expérimentaux pour personnes âgées), soit du secteur sanitaire (établissements de soins de longue durée, établissements ayant une autorisation de discipline sanitaire « soins de longue durée », sections « maison de retraite » des hôpitaux).
Par rapport à la précédente enquête, qui portait sur l'exercice 1996, le champ a donc été élargi aux services de soins longue durée.
En outre, l'enquête 2003 comporte deux nouveaux questionnaires qui concernent respectivement l'établissement (volet « bâti ») et les résidents (volet « pathologies et morbidité »).
Il s'agit, d'une part, de recueillir des informations qui permettront d'apprécier la qualité du bâti offert aux résidents et, d'autre part, de compléter la description de la clientèle hébergée en collectant des données sur les pathologies, qui seront rapprochées des variables évaluatives du niveau de perte d'autonomie.
J'appelle votre attention sur la procédure concernant les rubriques liées à la description de l'état de santé des résidents. Les informations sur les pathologies et la morbidité seront obligatoirement remplies par les médecins qui remettront la fiche anonymisée, sous pli cacheté, au directeur d'établissement ; ce dernier la transmettra en l'état à la DRASS avec les autres documents qui constituent le questionnaire.
Ce volet portant sur les pathologies des résidents a reçu le label d'intérêt général et de qualité statistique (n° 2004X713SA) du CNIS.

La collecte et l'exploitation

L'enquête EHPA 2003 est exhaustive dans la description des structures, de leur activité et du personnel en fonction. Ces rubriques sont renseignées par les gestionnaires. Elles concernent près de 11 000 établissements. Pour alléger la charge de vos services, l'envoi des questionnaires est effectué par les soins de la DREES.
Le volet clientèle porte sur un échantillon de 1 500 établissements et s'adresse à la totalité de leur clientèle (environ 96 000 personnes). Il est rempli par le gestionnaire de l'établissement en ce qui concerne les données démographiques des résidents et par un médecin ou une infirmière en ce qui concerne leurs incapacités. Les résidents ne sont donc pas interrogés.
Le volet complémentaire « pathologies et morbidité » ne concerne qu'une partie de ces résidents. Ils constitueront un sous-échantillonnage (environ 10 000 personnes) de la population décrite dans le volet clientèle. La partie médicale (diagnostics et morbidité) est obligatoirement remplie par un médecin.
Pour répondre à des besoins locaux d'informations sur la clientèle, notamment dans le cadre de l'élaboration de schémas gérontologiques, certaines régions (directions régionales des affaires sanitaires et sociales) étendront l'envoi du volet clientèle à tous les établissements de leur région ou à un sur-échantillon. Toutefois, ces extensions ne concerneront pas l'enquête sur les pathologies et la morbidité.
La collecte, la saisie et la validation des informations seront assurées par les services statistiques des DRASS et des DSDS. Ceux-ci procéderont au contrôle manuel des informations collectées, à la relance des établissements et services n'ayant pas répondu et corrigeront les éventuelles anomalies constatées. Les questionnaires contrôlés seront adressés à la SARL Senonches TDI, route de Fontaine-Simon, 28250 Senonches, tél. : 02-37-37-86-81. Les services statistiques rédigeront enfin un compte rendu d'enquête qui présentera notamment une estimation de la capacité d'accueil des établissements et services non répondants.
Les établissements de l'échantillon seront traités en priorité. Les premiers résultats nationaux, très attendus, seront en effet diffusés à partir de l'exploitation de cet échantillon. Il est donc de toute première importance que la collecte, la saisie et la validation des informations les concernant soient terminées au début du mois de septembre 2004.
La saisie et le contrôle des données de l'enquête EHPA 2003 débutera au mois de mars 2004 pour se terminer, pour l'ensemble des établissements, à la fin du mois de décembre 2004.
L'exploitation informatique de l'enquête sera réalisée par la DREES au niveau national et par les DRASS au niveau de leur région.
Les premiers résultats seront rendus disponibles au cours du dernier trimestre 2004.

Je compte sur votre coopération pour assurer le respect de ces échéances et la réussite de cette opération essentielle, de laquelle dépend une importante amélioration des informations et analyses disponibles sur l'accueil des personnes âgées.La directrice de la recherche, des études,
de l'évaluation et des statistiques,
M. Elbaum

ANNEXE
LE CHAMP DE L'ENQUÊTE EHPA 2003

L'enquête est lancée au cours du premier semestre 2004 sur l'exercice 2003 et couvre deux secteurs :