Bulletin Officiel n°2004-13

Références :
Article L. 323-11 du code du travail ;
Articles D. 323-3-1 et suivants du code du travail modifiés par le décret n° 2003-1220 du 19 décembre 2003.

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Madame et Messieurs les préfets de région ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (pour exécution)

Le décret n° 2003-1220 du 19 décembre 2003, publié au JO du 21 décembre 2003, a vocation à poursuivre la modernisation des instances actuellement chargées de l'accueil, de l'évaluation des capacités et des besoins des personnes adultes handicapées et de leur orientation. Celle-ci s'est traduite d'ores et déjà par la mise en place, dans les COTOREP, de secrétariats uniques et d'équipes techniques unifiées, ces dernières étant progressivement dotées de médecins coordonnateurs.
Il est nécessaire que l'organisation de ces instances évoluent pour permettre de mieux appréhender la personne handicapée dans sa globalité et d'apporter à sa demande une réponse cohérente pouvant conjuguer, par exemple, orientation professionnelle, accompagnement médico-social et aides financières.
La fusion des deux sections réalisée par le décret du 19 décembre 2003 doit favoriser l'approche globale de la personne handicapée qui est au centre du projet de loi pour l'égalité des droits des personnes handicapées qui va être examiné prochainement par le Parlement.

Le nouvel article D. 323-3-1 du code du travail modifie la composition de la commission. La composition complète est rappelée en annexe.
Les éléments nouveaux sont les suivants :
I.1. Le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ainsi que le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales deviennent membres de droit de la commission.
I.2. Le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et le chef du service régional de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles se concertent pour proposer trois personnes ayant des compétences en matière de formation professionnelle et d'emploi dans les différents secteurs d'activité notamment agricole, ou bien ayant une compétence particulière dans l'accès à la formation ou à l'emploi des travailleurs handicapés.
Ces personnes peuvent être proposées, en fonction, notamment, du contexte local, parmi des représentants de la direction départementale du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ou du service régional de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles, des médecins du travail, ou des représentants des organismes partenaires de la COTOREP, comme l'ANPE et l'AFPA.
S'agissant des médecins du travail, vous pouvez juger préférable leur présence en équipe technique plutôt qu'en commission si, dans le département considéré, ils ne sont pas assez nombreux pour pouvoir assurer une présence, tant en commission qu'en équipe technique.
I.3. Pour ce qui est des organismes de sécurité sociale, il leur appartient de faire connaître leurs propositions.
Le médecin-conseil des organismes de sécurité sociale peut compter au nombre des quatre représentants des régimes d'assurance maladie et de prestations familiales.
I.4. Le nouvel article D. 323-3-1 du code du travail élargit la représentation des organismes gestionnaires d'établissements ou de services à l'ensemble des organismes gestionnaires, dans le respect de l'article L. 323-11 du même code. Une personne au moins représente les organismes gestionnaires des centres de rééducation professionnelle ou de travail protégé et une au moins est désignée par le président du conseil général.
I.5. La représentation des personnes handicapées est élargie aux personnes présentées par les associations représentant les personnes handicapées, sachant qu'une de ces personnes doit être présentée par une association de travailleurs handicapés.
I.6. La COTOREP comprend à présent trois représentants des différentes fonctions publiques : fonction publique de l'Etat, fonction publique territoriale et fonction publique hospitalière.
Le principe de la commission est que chaque membre dispose d'un suppléant, sauf les deux directeurs des services déconcentrés qui peuvent en revanche se faire représenter.
Au total, la commission comprend vingt-six membres au lieu de vingt-quatre.
En tout état de cause, pour ce qui concerne l'administration et les organismes qui disposent de représentants, tant à la commission qu'en équipe technique, vous veillerez au meilleur équilibre possible dans la répartition des compétences des uns et des autres.

Le décret tient compte des dispositions de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leur relation avec les administrations et du décret n° 2001-492 du 6 juin 2001.
II.1. Le nouvel article D. 323-3-7 restreint la saisine de la commission à la personne handicapée elle-même, ses parents, les personnes qui en ont la charge effective ou son représentant légal, ainsi qu'au responsable de l'établissement ou du service social ou médico-social qui assure, en fait, l'accueil ou l'accompagnement de la personne.
Dans ces derniers cas, la personne handicapée est informée de la saisine de la commission.
II.2. Le décret apporte des précisions sur les pièces constitutives de la demande et définit les conditions de recevabilité de celle-ci.
La COTOREP n'est valablement saisie que lorsque la demande est complète. Celle-ci comprend le formulaire de demande, dûment complété, daté et signé, accompagné du certificat médical et, le cas échéant, des pièces justificatives.
Dès lors que cette demande est reconnue comme complète au sens du décret, un accusé de réception est obligatoirement émis. La date de réception de la demande complète fait courir les délais de réponse, tels que précisés dans l'article R. 323-33 du code du travail et R. 821-5 du code de la sécurité sociale.
Les modèles de formulaires à utiliser sont les suivants : « Demande d'une personne adulte handicapée à la commission technique d'orientation et de reclassement professionnel » (CERFA n° 61-2344) et « Certificat médical personne adulte handicapée » (CERFA n° 61-2280).
II.3. Les dispositions de l'article D. 323-3-6 relatives à la compétence territoriale de la commission sont inchangées sur le fond.
Cette compétence peut toutefois être renvoyée par le président de la commission du lieu précité à celle du département où l'intéressé se trouve en traitement hospitalier ou en rééducation de longue durée, fonctionnelle ou professionnelle.
Il convient pour ce transfert de distinguer la situation de la personne ayant déménagé de celle qui se trouve de façon transitoire dans un autre département.
Dans tous les cas de transfert de dossier, la COTOREP doit informer l'intéressé.

Le président de la commission est nommé par arrêté chaque année en application de l'article L. 323-11 du code du travail.
Le même arrêté, ou un arrêté distinct, nomme par ailleurs les différents membres de la commission.
Le préfet peut désigner le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales ou le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle comme président et prévoir l'alternance annuelle comme recommandé par la note d'orientation DE/DAS du 1er août 1994.
Ceux-ci proposeront conjointement au préfet des modalités propres à assurer la continuité du service, qu'il s'agisse de la présidence des séances de la commission en cas d'absence ou d'empêchement du président, ou de la signature des notifications de décisions dans les mêmes circonstances.

Le nouvel article D. 323-3-10 introduit une nouveauté dans le fonctionnement de la commission. Il dispose que la commission établit son règlement intérieur, qui prévoit notamment :
- les possibilités de délocalisation des séances ;
- les modalités de mise en oeuvre des dispositions de l'article D. 323-3-3 du code du travail ;
- les modalités de convocation des séances.
Il vous est proposé en annexe un modèle de règlement intérieur qu'il appartient à chaque COTOREP de compléter, en tant que de besoin.
D'une manière générale, le règlement intérieur contribue au bon fonctionnement de la commission et à une meilleure organisation des séances auxquelles participent les membres de la commission.
Il pourra préciser quels sont les types de dossiers à examiner de façon plus approfondie.
Les propositions de décisions sur liste devront faire l'objet d'un rapport de présentation global à l'attention des membres de la commission.
Certaines séances pourront porter sur l'élaboration d'une doctrine s'appuyant sur la législation et la réglementation en vigueur en tenant compte de la jurisprudence des instances de recours.

Le nouvel article D. 323-3-5 définit pour la première fois au niveau réglementaire la composition minimale de l'équipe technique pluridisciplinaire. Par ailleurs, il reprend, sans les modifier, les missions de cette équipe technique telles qu'elles étaient fixées dans l'ancien article D. 323-3-5.
Elle comprend, au moins, un médecin, un assistant de service social, un psychologue, un conseiller pour l'emploi. Ce dernier peut être un conseiller de l'ANPE, un conseiller d'une équipe spécialisée du réseau CAP EMPLOI ou d'un autre organisme spécialisé dans l'insertion professionnelle.
Pour assurer la composition de cette équipe technique, il appartient au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales et au directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle de se rapprocher des organismes et institutions susceptibles de prêter leur concours à l'équipe technique.
Parmi ses missions, l'équipe technique recueille les avis nécessaires et un de ses membres doit prendre contact avec la personne handicapée. A cet effet, il serait souhaitable que des représentants des différentes catégories de professionnels de l'équipe technique soient en mesure d'assurer ces tâches.
A cet égard, vous assurerez un suivi particulier du respect du nouvel article D. 323-3-5 qui dispose qu'un membre de l'équipe technique ne peut être simultanément membre de la commission. Toutefois, il est rappelé qu'un ou plusieurs membres de l'équipe technique peuvent être appelés à participer à la commission pour donner des informations et lui faire un rapport, le cas échéant, de la synthèse des travaux de l'équipe technique.
L'équipe technique peut, par ailleurs, faire appel à des compétences extérieures qui lui paraissent nécessaires pour l'instruction des demandes. Il en est ainsi des médecins spécialistes ou de tout autre professionnel susceptible d'apporter ses compétences. Des précisions sur le recours à ces examens complémentaires ont été apportées par la circulaire du 27 février 2002 relative à la fonction médicale au sein des COTOREP.

Les décisions sont signées par le président de la commission ou à défaut par le président de séance.

Les arrêtés préfectoraux devront être adaptés aux nouvelles dispositions issues du décret.
Par ailleurs nous vous rappelons les termes de la circulaire n° 2002/114 du 27 février 2002 relative à la coordination des services pour les personnes handicapées et à l'organisation des COTOREP.
Vous ferez adopter le règlement intérieur par la COTOREP telle que recomposée par un arrêté préfectoral.

Vous voudrez bien porter à notre connaissance, avec copie à la Mission d'appui au fonctionnement des COTOREP, les difficultés que vous rencontreriez dans la mise en oeuvre de la présente circulaire.

La déléguée générale à l'emploi
et à la formation professionnelle,
C. Barbaroux

DISPOSITIONS DE L'ARTICLE D. 323-3-1 DU CODE DU TRAVAIL	NOMBRE de membres
a) Trois conseillers généraux ainsi que trois suppléants, élus par l'assemblée dont ils font partie ;	3
b) Le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ou son représentant ;	1
c) Le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales ou son représentant ;	1
d) Trois personnes proposées conjointement en raison de leur compétence par le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et le chef du service régional de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles ;	3
e) Un médecin proposé par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales ;	1
f) Deux personnes dont un médecin, désignées, en raison de leur compétence en matière d'action sanitaire et sociale, par le président du conseil général ;	2
g) Une personne proposée en raison de sa compétence par le chef du service départemental de l'office national des anciens combattants et victimes de guerre ;	1
h) Quatre représentants des organismes d'assurance maladie et de prestations familiales proposés conjointement par le directeur régional des affaires sanitaires et sociales et le chef du service régional de l'inspection du travail, de l'emploi et de la politique sociale agricoles, parmi les personnes présentées par ces organismes ;	4
i) Trois personnalités qualifiées désignées parmi les personnes présentées par les organismes gestionnaires d'établissements ou de services pour personnes handicapées, dont une au moins présentée par les organismes gestionnaires d'établissements ou de services visés au 5° de l'article L. 312-1-I du code de l'action sociale et des familles et les organismes gestionnaires d'ateliers protégés ; deux de ces personnalités qualifiées sont désignées par le préfet sur proposition conjointe du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et du directeur départemental des affaires sanitaires et sociales et une par le président du conseil général ;	3 dont 2 et 1
j) Deux personnalités qualifiées désignées par le préfet sur proposition conjointe du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et du directeur départemental des affaires sanitaires et sociales parmi les personnes présentées par les associations représentant les personnes handicapées ; l'une de ces personnalités qualifiées est proposée par les associations représentatives des travailleurs handicapés ;	2
k) Une personnalité qualifiée choisie sur proposition du directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle parmi les personnes présentées par les organisations syndicales d'employeurs les plus représentatives ;	1
l) Une personnalité qualifiée choisie dans les mêmes conditions parmi les personnes présentées par les organisations syndicales de salariés les plus représentatives ;	1
m) Trois personnes exerçant la fonction de responsable des ressources humaines ou une fonction assimilée au sein d'une administration de l'Etat, d'une collectivité territoriale et d'un établissement mentionné à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.	3
Total	26

Les personnes membres de la commission sont nommées par arrêté préfectoral. La liste des membres, tenue à jour, est annexée au présent règlement.
La commission est constituée de 26 membres ayant chacun un suppléant, sauf le directeur départemental du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales qui ont un représentant.

Il est nommé par arrêté préfectoral. En cas d'empêchement ou d'absence du président, la présidence est assurée dans les conditions fixées par le préfet.
Le président de la commission signe les lettres de convocation ou délègue sa signature.
Il signe les notifications des décisions de la commission ou en délègue la signature au président de séance.

La commission est convoquée par son président ou la personne qui le représente. Le secrétariat de la COTOREP établit les documents nécessaires aux convocations.
La périodicité et les dates de réunion de la commission sont établies en début d'année, en concertation avec les membres de la commission. Ces dates sont communiquées en début d'année aux membres titulaires et suppléants.
Les convocations des membres titulaires comme des suppléants sont faites par lettres pouvant comporter une ou plusieurs dates de réunion.

Tous les titulaires ont vocation à siéger, quels que soient les sujets à traiter.
Les suppléants sont admis à suivre les travaux de la commission en même temps que les titulaires.
Le suppléant qui est présent en même temps que le titulaire n'est pas compté dans le quorum et n'a pas droit de vote.
Les membres sont tenus de siéger régulièrement.

La commission siège au chef-lieu du département. A la majorité des membres ou sur décision du président, elle peut se réunir dans une autre ville du département.

La commission organise avec l'équipe technique et le secrétariat l'examen des demandes afin d'assurer dans un délai raisonnable un traitement adapté aux besoins du demandeur.

L'ordre du jour est constitué de l'examen de demandes devant faire l'objet de décisions.
Ces dernières peuvent prendre plusieurs modalités :

Pour ce qui concerne ces décisions particulières, l'ordre du jour est constitué des bordereaux de travail établis par l'application ITAC.
Ces bordereaux, s'ils ne sont pas rendus anonymes, ne peuvent être distribués qu'en séance.
En outre, il peut être prévu des échanges entre les membres de la commission destinés à élaborer et à approfondir une doctrine.

Elles sont effectuées, par délégation du président, par le secrétariat de la COTOREP au moins dix jours à l'avance. Elles précisent l'heure et le lieu de convocation. Elles rappellent que la personne peut se faire accompagner d'une personne de son choix.

Le président peut inviter toute personne extérieure à la COTOREP à venir présenter des éléments d'appréciation à la commission, tant sur les dossiers à examiner que sur des questions plus générales permettant de mieux informer les membres de la commission d'éléments divers relatifs à des sujets en rapport avec les personnes handicapées.

Le président ou son représentant organise la séance et dirige les débats.
Le secrétaire veille au bon déroulement de la séance et tient le procès, ver-bal (il enregistre les décisions prises, veille à la bonne formulation des motivations, notamment lorsque la décision diffère de la proposition de l'équipe technique). Il fait signer le procès-verbal au président.
Cet article devra préciser, selon les cas, les modalités de :

Les décisions sont acquises à la majorité des membres présents.
En cas de partage des voix, celle du président ou de la personne qui le représente est prépondérante.
Après le vote, la discussion sur la décision est close.

Il est constitué par le bordereau de travail complété par les décisions prises, document tenu par le secrétaire au cours de la séance et signé par le président de séance. Il est complété par la feuille d'émargement des membres présents.
Lorsque la commission a débattu de certains sujets, un document particulier est établi par le secrétaire dans un délai de.... et signé par le président de séance.
Les procès-verbaux des réunions sont consultables au siège de la COTOREP.
Les bordereaux de travail remis aux membres, annotés ou non, doivent être restitués au secrétariat.

Le secret professionnel s'applique aux débats et aux décisions qui ont été prises par la COTOREP (propositions de l'équipe technique, débats, documents, décisions...).
Tous les éléments relatifs aux situations individuelles évoquées par la commission sont couverts par le secret professionnel.
Le secret professionnel concerne également les membres de l'équipe technique et du secrétariat.

Circulaire DGEFP/DGAS/SD 3 n° 2004-76 du 19 février 2004 relative à l'application du décret n° 2003-1220 du 19 décembre 2003 relatif à la composition et à l'organisation de la commission technique d'orientation et de reclassement professionnel (COTOREP)