| AG 2 23 2550 |
NOR : SANG0430431C
(Texte non paru au Journal officiel)
Date d'application : 1er janvier 2004.
Références :
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, article 17 ;
Loi n° 84-16 du 11 janvier 1984, article 55 ;
Décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'Etat ;
Arrêté du 4 août 2004 relatif aux modalités d'évaluation et de notation des fonctionnaires des ministères de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l'enfance et de la parité et de l'égalité professionnelle ;
Circulaire DAGPB/DAGEMO n° 636-2002 du 31 décembre 2002.
Texte abrogé : décret n° 59-308 du 14 février 1959.
Le ministre de l'emploi, du travail et de la cohésion sociale, le ministre de la santé et de la protection sociale, la ministre de la famille et de l'enfance, la ministre de la parité et de l'égalité professionnelle à Madame la chef de l'inspection générale des affaires sociales ; Monsieur le directeur général de l'action sociale ; Monsieur le directeur général de la santé ; Madame et Messieurs les directeurs ; Madame la déléguée générale ; Mesdames et Messieurs les délégués ; Mesdames et Messieurs les chefs de service ; Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, directions régionales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales, directions départementales du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics de l'Etat
SOMMAIRE
Titre Ier. - LA PROCÉDURE D'ÉVALUATION
1.1. Principes généraux.
1.2. L'évaluation : comment ?
1.2.1. Un préalable : la clarification des missions.
1.2.2. Préparation et tenue de l'entretien.
1.2.3. Le compte rendu d'évaluation.
1.2.3.1. Description du poste occupé par l'agent et principales actions menées au cours de la période évaluée.
1.2.3.2. L'évaluation des résultats professionnels.
1.2.3.3. La détermination des objectifs de l'année à venir.
1.2.3.4. Souhaits et besoins de formation.
1.2.3.5. Souhaits d'évolution professionnelle et/ou de mobilité.
1.2.3.6. Observations éventuelles de l'agent sur la conduite de l'entretien.
1.2.3.7. Voies de recours de l'agent.
1.2.3.8. Cas des agents présents une partie de l'année dans le service.
1.2.3.9. Cas des agents bénéficiant d'une décharge d'activités de service pour raisons syndicales.
1.3. Mise en oeuvre.
1.4. Bilan.
1.5. Dispositions transitoires 2004.
Titre II. - LA PROCÉDURE DE NOTATION
2.1. Principes généraux.
2.2. Périodicité de la procédure de notation.
2.3. Détermination des fonctionnaires notés au titre d'une année.
2.4. Détermination du notateur de chaque agent noté.
2.5. Eléments constitutifs de l'appréciation générale.
2.5.1. Les compétences techniques.
2.5.2. L'efficacité.
2.5.3. Les qualités relationnelles dans l'exercice de la fonction.
2.5.4. Les capacités d'initiative, d'adaptation et d'organisation du travail.
2.5.5. Le sens du service public.
2.5.6. Les capacités à exercer des responsabilités de niveau supérieur.
2.5.7. Les capacités à animer, à gérer et contrôler une équipe.
2.5.8. Appréciation générale.
2.6. Eléments constitutifs de la note.
2.7. Détermination de la marge d'évolution par le notateur - Processus d'harmonisation préalable.
2.7.1. Phase d'harmonisation interne.
2.7.2. Phase d'harmonisation entre notateurs.
2.8. Voies de recours du fonctionnaire.
2.9. Entrée en vigueur de la nouvelle procédure de notation.
Annexes
Annexe A. -Calendrier des procédures d'évaluation et de notation.
Annexe B. - Liste des corps concernés.
Annexe C. - Modèle de compte rendu d'entretien d'évaluation.
Annexe D. - Modèle de fiche individuelle de notation.
Annexe E. - Liste des structures d'administration centrale rattachées à un groupe d'harmonisation interne.
Annexe F. - Harmonisation préalable (annexes spécifiques au secteur santé solidarité).
Annexe F 1. - Processus d'harmonisation préalable.
Annexe F 2. - Nombre de fonctionnaires d'un corps inscrits par le notateur sur la liste provisoire de bénéficiaires de réductions d'ancienneté.
Annexe F 3. - Fiche de synthèse des bénéficiaires de réductions d'ancienneté par notateur.
Annexe F 4. - Relevé des décisions d'un groupe d'harmonisation.
Annexe G. - Harmonisation préalable (annexes spécifiques au secteur travail).
Annexe G 1. - Processus d'harmonisation préalable.
Annexe G 2. - Nombre de fonctionnaires d'un corps, bénéficiaires de réductions d'ancienneté.
Annexe G 3. - Relevé des décisions d'un groupe d'harmonisation.
Annexe G 4. - Fiche de synthèse des bénéficiaires de réductions d'ancienneté par notateur.
Le principe de la notation et de l'évaluation des fonctionnaires de l'Etat est défini à l'article 17 de la loi n° 83-364 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires et à l'article 55 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat. Ainsi, les notes et appréciations générales portées sur un fonctionnaire de l'Etat permettent d'apprécier sa valeur professionnelle.
Les conditions de cette procédure sont définies, à compter du 1er janvier 2004, par le décret n° 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d'évaluation, de notation et d'avancement des fonctionnaires de l'Etat. Les dispositions du décret n° 59-308 du 14 février 1959 qui encadre actuellement la procédure, cessent d'être applicables à compter de l'exercice de notation 2004.
Ces nouvelles dispositions concernent les fonctionnaires titulaires des corps de nos ministères à l'exception des membres de l'Inspection générale des affaires sociales, les agents occupant un emploi fonctionnel de direction sous statut particulier et les administrateurs civils (pour lesquels une procédure d'évaluation particulière existe).
La présente circulaire est applicable aux agents des deux secteurs santé-solidarité et travail-emploi, relevant des corps mentionnés à l'annexe de l'arrêté qui fixe les modalités d'application du nouveau dispositif. Les dispositions spécifiques qui ne s'appliqueraient qu'à l'un ou l'autre secteur sont reprises en annexe.
TITRE Ier
LA PROCÉDURE D'ÉVALUATION
11. Principes généraux
L'évaluation d'un agent vise à apprécier sa valeur professionnelle dans l'emploi qu'il occupe.
L'entretien d'évaluation d'un agent en fonction devient obligatoire. L'évaluateur de l'agent, chargé de conduire l'entretien, est son supérieur hiérarchique direct. Il s'agit de favoriser l'instauration d'un véritable dialogue. Une évaluation régulière est non seulement une obligation réglementaire mais aussi une nécessité de bonne gestion des ressources humaines. Elle facilite la recherche d'une meilleure adéquation entre le profil ou les aspirations de l'agent et le poste qu'il occupe. Cette démarche garantit la connaissance et l'implication de chacun sur des objectifs définis, notamment, en ce qui concerne les services déconcentrés, en cohérence avec les orientations de la directive nationale d'orientations (DNO).
L'évaluation constitue un outil de communication et de gestion. Elle implique à la fois :
La désignation de l'évaluateur d'un agent est précisée par le chef de service ayant pouvoir de notation. En ce qui concerne le secteur travail-emploi, l'évaluateur appartiendra autant que possible, à la catégorie A.
Le supérieur hiérarchique a la responsabilité d'apprécier au travers des entretiens individuels qu'il mène les qualités professionnelles des agents, leur efficacité et leur motivation. Il prend en compte leurs attentes dans le souci d'une adaptation réussie entre le poste à tenir et le profil de l'agent concerné.
L'évaluation le rend plus impliqué dans les modalités et l'accomplissement de ses missions. Elle permet de garder la trace de missions réalisées. Elle est un point d'appui pour son orientation et son évolution professionnelles. Elle présente l'intérêt pour tous les agents d'un constat objectif du contexte dans lequel ils accomplissent leurs missions, dans le respect d'objectifs collectifs s'inscrivant dans les politiques menées par les ministères.
Périodicité :
La périodicité retenue pour les entretiens d'évaluation est annuelle parce qu'il a semblé plus cohérent de faire un bilan et de fixer des objectifs sur une période correspondant à celle de la notation.
Contenu :
L'entretien d'évaluation de l'agent porte sur :
L'évaluation est une démarche constructive permettant de prendre en compte les nécessités du service et les attentes des agents et de rechercher les marges de progrès ainsi que les moyens de les atteindre. Les deux démarches, notation et évaluation, doivent être cohérentes même si elles ne répondent pas à une finalité identique.
12. L'évaluation : comment ?
12.1. Un préalable : la clarification des missions
Cette démarche implique au préalable, pour une année donnée, la définition d'objectifs au niveau d'une direction ou d'un service déconcentré au regard de leurs missions. A cet effet, vous réunirez l'ensemble des supérieurs hiérarchiques afin de leur présenter les objectifs du service pour la période ultérieure au regard des missions permanentes et des priorités définies (par directive nationale d'orientation pour les services déconcentrés). Ces objectifs seront également présentés aux représentants du personnel à l'occasion d'une réunion des instances de concertation (CTP central ou local ou commission ad hoc) qui se tiendra avant la période des entretiens d'évaluation.
Ces objectifs ont ensuite à être déclinés par écrit par unité fonctionnelle et à se traduire notamment au travers de l'élaboration des fiches de poste.
La fiche de poste doit être le support privilégié de l'évaluation. Il est donc essentiel de définir et d'actualiser régulièrement les missions permanentes et ponctuelles du poste pour les ajuster au mieux aux objectifs communs.
12.2. Préparation et tenue de l'entretien
Une préparation de l'entretien est nécessaire, il convient de fixer par écrit (ou courrier) la date et le lieu de ce dernier avec un délai suffisant pour rapprocher de manière critique et prospective, le compte rendu d'évaluation et la fiche de poste de l'agent. L'arrêté relatif aux modalités d'évaluation et de notation des fonctionnaires de nos ministères précise que cette date est fixée au moins huit jours à l'avance.
Une fois l'échéance arrêtée, l'agent et l'évaluateur remplissent respectivement chacun en ce qui le concerne et avant l'entretien, les différentes rubriques du document « compte rendu d'entretien » sur lesquelles porteront l'échange. L'agent prépare les éléments de sa situation individuelle (identité, description du poste, activités, souhaits de formation, souhait d'évolution professionnelle) ; l'évaluateur prépare l'évaluation des résultats professionnels préalablement définis, le projet d'objectifs à venir et ses souhaits de formation pour l'agent. Ces travaux écrits, nécessaires à la bonne conduite d'un entretien constructif, peuvent bien sûr évoluer au cours des échanges conduits dans ce cadre.
L'entretien se déroule sans présence d'un tiers. Moins que le temps consacré, c'est la qualité de l'échange qui compte. L'entretien d'évaluation doit se concevoir comme un moyen d'expression reposant sur une écoute réciproque et constructive et se situant dans un climat de confiance et de respect mutuel. Il faut veiller à ce qu'il puisse se tenir dans un espace de temps durant lequel le supérieur hiérarchique direct et l'agent disposent de la disponibilité nécessaire.
L'attitude du supérieur hiérarchique revêt une importance essentielle car elle est, en grande partie, garante du climat dans lequel se déroule l'échange. Aussi, vous veillerez à assurer une formation à la conduite d'entretien d'évaluation aux évaluateurs des agents de vos services.
L'évaluateur fixe des objectifs individuels à l'agent. Dans le cas où l'agent recevrait formellement des objectifs de plusieurs supérieurs, le chef de service ayant pouvoir de notation désigne un évaluateur référent, chargé de conduire son entretien d'évaluation après avoir recueilli l'appréciation des autres supérieurs sur les objectifs qu'ils lui auraient assignés.
Dans le cas éventuel où l'évalué ou l'évaluateur opposerait un refus à tenir ou à participer à l'entretien, ce refus et ses motivations seraient consignés dans le compte rendu d'entretien.
12.3. Le compte rendu d'évaluation (cf. annexe C)
12.3.1. Description du poste occupé par l'agent
et principales actions menées au cours de la période évaluée
Il est nécessaire que ces rubriques soient remplies par l'évaluateur de façon précise. Elles permettent de situer l'agent dans l'emploi qui lui est confié et constituent un élément d'aide à la définition de son degré de responsabilité dans l'accomplissement des missions du service.
Elles permettent également de mettre en perspective son activité et son environnement de travail, les moyens qui lui sont alloués et donc, d'objectiver les conditions dans lesquelles il a exercé ses missions.
12.3.2. L'évaluation des résultats professionnels
Le supérieur hiérarchique direct doit évaluer les résultats atteints, les réussites ou les insuffisances ainsi que les raisons qui sont à l'origine des éventuels écarts avec les résultats attendus. Ces derniers sont ceux définis au regard des objectifs fixés pour l'année N au cours de l'entretien de l'année précédente.
12.3.3. La détermination des objectifs de l'année à venir
L'agent doit se voir fixer des objectifs individuels qui se situent dans le cadre des objectifs du service (cf. paragraphe 121).
Il est également indispensable de replacer son activité dans les politiques menées par les ministères afin de lui permettre de prendre la mesure de son action et du positionnement du service auquel il appartient. Il s'agit là d'une démarche de gestion des ressources humaines fondamentale.
Les objectifs assignés doivent être clairs et réalistes, c'est-à-dire :
- mesurables : les résultats seront quantifiables (indicateurs) ou observables (compétences) ;
- accessibles : tant en terme de niveau de responsabilité, de compétences, de moyens qui lui sont attribués ;
- discutés : ils ne sont pas juridiquement et statutairement négociés. ils résultent d'un échange entre le supérieur hiérarchique et l'agent ;
- réalisables : tant en terme de délais, de calendrier de mise en oeuvre, de modalités d'évaluation.
Ces objectifs individuels s'articulent autour des missions principales du poste et de ses finalités. Ils concernent les priorités d'action pour l'année à venir, l'évolution éventuelle des fonctions, des attributions, ou des tâches de l'agent et les résultats qu'il lui est demandé d'atteindre. Ils peuvent aussi inclure des objectifs d'amélioration de l'activité individuelle.
12.3.4. Souhaits et besoins de formation
La rédaction de cette rubrique, assurée par l'évaluateur, reprend les souhaits exprimés par l'agent et confirmés lors de l'entretien.
C'est l'une des finalités des échanges qui ont lieu pendant l'entretien d'évaluation. Cette synthèse doit reprendre les besoins de formation identifiés par les deux parties, supérieur et agent. Les besoins exprimés doivent être transmis aux correspondants formation du service.
Il est à cet égard rappelé que, s'agissant des besoins individuels de formation des agents, les échanges relatifs à la formation professionnelle à l'occasion de l'entretien sont un moyen supplémentaire de leur expression et ne se substituent pas aux procédures existant en matière de recueil des besoins.
12.3.5. Souhaits d'évolution professionnelle et/ou de mobilité
La rédaction de cette rubrique, assurée par l'évaluateur, reprend les souhaits exprimés par l'agent et confirmés lors de l'entretien.
Le supérieur hiérarchique doit recueillir les voeux d'évolution professionnelle ou de mobilité de l'agent. Cette rubrique est renseignée ou non sur les indications de l'agent.
Il est précisé que l'expression de desiderata de mobilité géographique par l'agent dans le compte rendu d'évaluation ne se substitue pas aux procédures existant en matière de mutation des agents.
Le supérieur hiérarchique peut apprécier les dominantes professionnelles de l'agent et formuler les appréciations et conseils qui lui semblent utiles.
Il est important de définir avec l'intéressé, de manière précise, les fonctions qu'il souhaite exercer de façon à procéder à un rapprochement avec les compétences acquises par l'agent du fait de son expérience passée et avec celles qui seront nécessaires à son évolution professionnelle.
A cette occasion, le supérieur hiérarchique se doit également d'identifier les points sur lesquels il lui paraît utile que l'agent renforce particulièrement son effort. Il s'agit aussi de déceler les compétences qui pourraient être améliorées.
Le supérieur hiérarchique doit veiller à ce que les améliorations de compétences soient accessibles à l'agent et ne relèvent pas de décisions appartenant à d'autres en la matière. Pour cela, il doit prendre en compte l'organisation du service, le champ d'intervention de l'agent, la définition de son degré de responsabilité, l'environnement matériel et logistique, etc.
12.3.6. Observations éventuelles de l'agent sur la conduite de l'entretien
L'agent peut, s'il l'estime nécessaire, compléter le compte rendu d'évaluation par ses observations sur la conduite de l'entretien, l'appréciation de ses résultats professionnels, les objectifs programmés pour l'année à venir, ses perspectives de carrière et de mobilité et ses besoins de formation.
L'ensemble des rubriques de commentaires et observations de l'agent sont au besoin renseignées de façon manuscrite après que l'évaluateur, ayant rempli l'ensemble des autres rubriques, lui aura remis le compte rendu qu'il aura lui-même signé.
L'agent dispose d'un délai de sept jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document, afin de le signer pour attester qu'il en a pris connaissance et qu'il a bien bénéficié du temps requis pour formuler ses remarques éventuelles. L'agent n'est donc pas tenu de signer le compte rendu d'entretien dès sa remise par l'évaluateur.
Dans le cas où l'agent évalué demande expressément la révision des appréciations écrites mentionnées par l'évaluateur dans le compte rendu d'évaluation, il présente un recours hiérarchique motivée au supérieur hiérarchique de l'évaluateur. Celui-ci instruit cette demande après avoir entendu les intéressés et, si l'agent le souhaite, des représentants du personnel.
Lorsque le document a été signé par le supérieur hiérarchique et l'agent, chacun en garde une copie et l'original est classé au dossier de l'intéressé.
12.3.7. Cas des agents présents une partie de l'année dans le service
Lorsqu'un agent arrive en cours d'année dans un service, il fait l'objet d'une évaluation par son supérieur hiérarchique direct dans son administration ou service d'origine, pour ce qui concerne ses résultats professionnels de l'année précédente, à l'exception des agents nommés pour une première affectation dans les services, et par son supérieur hiérarchique direct dans son service d'accueil lorsque la date de son arrivée est antérieure au 30 juin de l'année en cours. Cette dernière évaluation ne pourra pas porter sur les résultats professionnels et consistera à fixer les objectifs en vue de l'évaluation qui sera réalisée l'année suivante.
L'entretien relatif à l'évaluation des objectifs qui lui été assignés dans son service d'origine est réalisée avant son départ de ce service. Dans le cas où cet entretien se tient après le départ de l'agent, ses frais de déplacement éventuels pour participer à l'entretien avec son supérieur hiérarchique précédent sont pris en charge par le service d'origine.
Les mêmes dispositions s'appliquent aux agents qui reviennent au cours de l'année en raison de congés de maladie, de congés formation, de congés maternité (départ ou réintégration), de congé parental, de disponibilité, de réintégration après un congé de longue maladie ou de longue durée, etc. L'évaluateur devra tenir compte du temps de présence effectif de l'agent pour apprécier les résultats professionnels obtenus.
12.3.8. Cas des agents bénéficiant d'une décharge d'activités de service
pour raisons syndicales
Lorsqu'un agent bénéficie d'une décharge d'activité de service pour raisons syndicales, il ne peut faire l'objet d'une évaluation par son supérieur hiérarchique direct que si le temps qu'il doit consacrer à l'exercice de ses fonctions au sein des services le permet. Celui-ci ne saurait en tout état de cause être inférieur à une journée par semaine.
13. Mise en oeuvre
Compte tenu de la nécessité d'analyser les résultats de l'année passée et de fixer les objectifs de l'agent au titre de l'année en cours, l'évaluation doit être réalisée avant la fin du premier trimestre de l'année. Les chefs de service organiseront des réunions internes d'information et de préparation à l'entretien d'évaluation afin de faciliter la compréhension de cette démarche par les agents.
14. Bilan
Les chefs de service présentent un bilan sur la campagne d'évaluation aux instances paritaires (CTPC en administration centrale, CTP locaux et spéciaux en services déconcentrés) avant la fin du premier semestre.
15. Dispositions transitoires 2004
Les entretiens d'évaluation qui seront conduits d'ici à la fin de l'année 2004 ne pourront pas être consacrés à la fixation des objectifs du présent exercice ; ils seront par contre consacrés à la présentation et à l'explication de la démarche d'évaluation que commente la présente circulaire destinés à familiariser les agents à la réforme, à la situer par rapport aux dynamiques de fixation d'objectif et d'entretien d'ores et déjà appliquées et à l'accompagnement des stratégies retenues par les ministères.
Des règles simples seront choisies pour ce premier entretien, chaque direction retenant les modalités pratiques les plus adaptées à son management interne.
Il est demandé à chaque évaluateur de prendre le temps nécessaire pour apporter toutes explications utiles. Des conférences d'information seront également mises en place à l'intention de tous les agents fin août et début septembre 2004.
Au cours des entretiens d'évaluation qui auront lieu au premier trimestre 2005, les objectifs pour l'année seront fixés. Les objectifs ainsi définis serviront de base à l'évaluation des résultats professionnels lors de l'exercice d'évaluation qui aura lieu en 2006 conformément au calendrier général.
Ces dispositions ne font pas obstacle à ce que les services ou directions qui ont déjà expérimenté de nouvelles modalités d'évaluation, continuent leur démarche. Ils devront néanmoins, amender leur procédure pour tenir compte des modalités de la présente circulaire si celles-ci diffèrent de celles qu'ils ont initiées au titre de cette expérimentation.
TITRE II
LA PROCÉDURE DE NOTATION
21. Principes généraux
La notation d'un fonctionnaire permet au chef du service dont il relève, d'apprécier sa valeur professionnelle au cours d'une période de référence donnée. Ce principe implique que l'agent ait exercé durant la période de référence une activité sous l'autorité du chef de service pendant une durée suffisamment significative (cf. paragraphe 23).
Le chef de service ayant pouvoir de notation - appelé dans la présente circulaire « le notateur » -- établit, pour la période de référence, une fiche individuelle de notation qui comprend une appréciation générale, arrêtée sur la base de critères d'appréciation, et une note. Cette fiche individuelle est communiquée à l'agent concerné.
Le chef de service ayant pouvoir de notation fixe la note et établit l'appréciation générale exprimant la valeur professionnelle du fonctionnaire, après avis de son (ou de ses) supérieur(s) hiérarchique(s). Il signe la fiche de notation, sous réserve des délégations de signature qu'il aurait pu légalement consentir dans ce domaine. Il n'y a plus qu'un seul degré de notation.
Les réductions d'ancienneté pour l'avancement d'échelon au sein d'un corps de fonctionnaires sont directement liées à l'évolution de la note attribuée aux agents titulaires de ce corps. Ce principe, en vue d'établir la liste des agents qui bénéficieront de réductions d'ancienneté en conformité avec le quota fixé par le décret susvisé, implique d'apporter une appréciation sur la valeur professionnelle de chacun par rapport à l'ensemble des fonctionnaires notés du même corps. A cet effet, pour chaque corps, les notateurs concernés doivent s'accorder sur la liste de bénéficiaires de réductions avant d'arrêter les notations. La procédure d'harmonisation préalable retenue s'appuie sur le principe de subsidiarité appliqué à chaque niveau hiérarchique.
22. Périodicité de la procédure de notation
La période de référence de la notation correspond à l'année civile. L'exercice de notation des fonctionnaires au titre d'une année se situe au cours du premier semestre de l'année suivante et les tableaux d'avancement d'échelon correspondants sont arrêtés avant la fin de cette même année.
23. Détermination des fonctionnaires à noter
au titre d'une année
La détermination des fonctionnaires à noter au titre d'une année donnée constitue la phase préliminaire de la procédure de notation. Elle est conduite par les services gestionnaires de corps à partir de la base de données Personnel « Synergie ».
Certains fonctionnaires ne sont pas notés au titre d'une année donnée, soit en raison de dispositions réglementaires propres à leur position ou situation pendant cette période, soit parce que la durée de l'exercice de leurs fonctions au sein d'un service, au cours de l'année au titre de laquelle la notation est établie, n'est pas suffisante pour que le notateur puisse, de manière équitable, établir leur valeur professionnelle en comparaison des agents du même corps ayant exercé leur fonctions sur l'ensemble de l'année.
A cet effet, la règle de gestion retenue consiste à noter les seuls fonctionnaires dont la période de référence pendant laquelle ils ont été en fonction au sein d'un service relevant d'un même notateur a duré au moins sixmois calendaires. Il ne doit pas être tenu compte pour le décompte de cette période de la quotité de temps de travail des agents quel qu'en soit le motif.
Ainsi, les fonctionnaires :
La procédure de notation décrite dans la présente circulaire ne s'applique pas aux fonctionnaires stagiaires.
De même, les agents qui bénéficient d'une décharge totale d'activité de service à titre syndical ne font pas l'objet d'une fiche individuelle de notation de la part de leur chef de service d'affectation bien qu'ils bénéficient d'un avancement moyen par référence aux agents de leur corps conformément au décret n° 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique. En revanche, les agents qui bénéficient d'une décharge partielle d'activité à titre syndical sont notés conformément à la présente procédure, quelle que soit la quotité de décharge d'activité. L'agent doit être noté et apprécié au regard des périodes non couvertes par cette décharge d'activité.
Les fonctionnaires détachés sur statut d'emploi sont notés dans leur corps d'origine. Enfin, les fonctionnaires ne sont plus notés à partir de l'année au cours de laquelle ils ont été admis en retraite.
24. Détermination du notateur de chaque agent noté
L'article 6 de l'arrêté susvisé prévoit que les chefs de service disposant du pouvoir de notation sont :
En complément de l'article 6, il est précisé que le notateur d'un fonctionnaire est le chef du service ou le directeur de l'établissement public au sein duquel l'agent a été en fonction pendant au moins 6 mois calendaires sur l'année de notation.
Ainsi, le notateur d'un agent qui a été muté en cours d'année est celui pour lequel la période d'affectation dépasse six mois. L'avis du supérieur hiérarchique de l'agent dans l'autre service d'affectation peut cependant être recherché par le notateur.
De même, l'agent qui a changé de position statutaire en cours d'année se voit appliquer le même principe.
Les fonctionnaires en fonction dans les petites structures d'administration centrale dont la liste figure en annexe E sont rattachés pour leur notation au groupe d'harmonisation interne identifié dans ce document et leur notateur est donc le directeur de la direction mentionnée.
Par ailleurs, conformément à la circulaire DAGPB/DAGEMO/2002/636 du 31 décembre 2002 relative aux missions et à l'organisation du service social du personnel, le notateur d'un assistant de service social du personnel est le chef de service de la direction d'affectation de l'agent.
A titre dérogatoire, les fonctionnaires mis, à titre transitoire, à disposition de conseils généraux en application de la loi du 18 décembre 2003 relative à la décentralisation du RMI à compter du 1er janvier 2004 seront notés, au titre de l'année 2004, par le directeur des affaires sanitaires et sociales de leur service d'origine.
A défaut, le notateur est le directeur chargé du personnel du ministère (DAGPB pour le secteur santé-solidarité, DAGEMO pour le secteur travail). C'est notamment le cas pour les fonctionnaires détachés pour la notation dans leur corps d'origine ou les fonctionnaires mis à disposition d'un service ou organisme extérieur au ministère. Dans ces situations, le directeur du personnel s'appuie sur les propositions d'appréciation et de note provenant du service d'accueil de ces fonctionnaires.
L'agent bénéficiant d'un détachement supérieur à 6 mois, doit être noté par le chef du service dont il dépend dans l'administration ou le service de détachement. La notation dans le corps d'origine est établie à partir de la notation dans le corps de détachement, à l'exception des détachements sur statuts d'emplois.
La détermination du notateur est conduite par le service ou bureau de ressources humaines (RH) de proximité et validée par le service gestionnaire du corps. A cet effet, le service des ressources humaines d'un notateur établit, par corps, la liste des fonctionnaires devant, au regard des conditions précitées, être notés. Ce service assure chaque fois que nécessaire la mise à jour de la base de données du personnel. Ces listes sont validées par le service gestionnaire du corps.
Lorsque pour un corps donné, les listes de fonctionnaires à noter par notateur, ont été validées, le service gestionnaire du corps en informe les services des ressources humaines locaux qui procèdent à l'édition des fiches de notation nominatives des agents via l'application « Synergie ». Le modèle de fiche individuelle de notation est joint en annexe.
25. Eléments constitutifs de l'appréciation générale
L'appréciation générale portant sur la valeur professionnelle de l'agent pendant l'année au titre de laquelle la notation est établie, est arrêtée sur la base des sept critères d'appréciation suivants :
25.1. Les compétences techniques
Est apprécié dans cette rubrique si les techniques ou connaissances professionnelles mises en oeuvre par l'agent répondent aux besoins de l'emploi qu'il occupe et aux fonctions qui lui sont confiées.
Il peut y être précisé si les compétences qui ont pu être observées par le supérieur hiérarchique présentent un niveau de spécialisation particulier ainsi que les compétences susceptibles d'être mises en valeur à l'occasion de l'évolution de carrière de l'agent.
25.2. L'efficacité
Est appréciée dans cette rubrique la réactivité de l'agent face aux événements et aux sollicitations de ses supérieurs ou du public. Peuvent être développées à ce titre, la rigueur de l'agent, sa capacité à appliquer les décisions de ses supérieurs hiérarchiques, à travailler avec précision, ordre, méthode et autonomie.
Le cas échéant, il y sera fait mention de la réactivité de l'agent à l'occasion de situations d'urgence ou de crise.
25.3. Les qualités relationnelles dans l'exercice de la fonction
Sont appréciées dans cette rubrique, les facilités de l'agent à travailler en équipe ou avec des partenaires extérieurs et la qualité des relations professionnelles qu'il entretient, notamment avec la hiérarchie. Peut être développée la capacité à partager des objectifs, des informations et à s'adapter au fonctionnement et aux règles communes de son administration.
25.4. Les capacités d'initiative, d'adaptation
et d'organisation du travail
Est appréciée dans cette rubrique la capacité à arrêter, hiérarchiser, ordonner des actions pour l'atteinte de résultats, c'est-à-dire à définir et répartir les tâches pour soi-même et pour les autres et la capacité à concevoir et à proposer des solutions différentes.
25.5. le sens du service public
Sont appréciés dans cette rubrique la motivation de l'agent pour le service du public, son désir de satisfaire les attentes et les besoins des usagers et de leur fournir un service de qualité.
25.6. Les capacités à exercer des responsabilités de niveau supérieur
Est appréciée dans cette rubrique la capacité de l'agent à occuper un emploi différent de celui qu'il tient actuellement. Peut être développée à ce titre la capacité de l'agent à encadrer, à comprendre les éléments clés d'une situation, à évaluer et hiérarchiser les facteurs essentiels, à repérer l'urgence, à faire preuve d'un sens critique, à prendre du recul, à assurer un tutorat, à maîtriser un ou plusieurs outils. Peuvent également y être précisées les compétences professionnelles supplémentaires ou différentes que l'agent devrait acquérir dans cette optique et que son expérience professionnelle ou la formation qu'il a pu suivre ne lui ont pas encore permis d'acquérir.
25.7. Les capacités à animer, gérer et contrôler une équipe
Est appréciée, le cas échéant, dans cette rubrique l'aptitude de l'agent à motiver et à stimuler une équipe, à dynamiser un groupe, à identifier les besoins de ses collaborateurs, à développer leurs compétences et leur savoir-faire, à assurer éventuellement des actions de formation internes, à expliquer, déléguer, contrôler et analyser les actions et résultats obtenus, à prendre et faire prendre les mesures correctrices, à formuler des positions claires, à arrêter des décisions, à contrôler, féliciter ou, le cas échéant, reprendre ses collaborateurs.
25.8. Appréciation générale
Cette rubrique permet au notateur d'établir une synthèse de l'ensemble des appréciations établies par critère, mettant en valeur les points forts et les points faibles de l'agent au cours de la période de notation.
Il est rappelé qu'aux termes de l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, il ne peut être fait état dans le dossier d'un fonctionnaire, de même que dans tout acte administratif, de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques.
26. Eléments constitutifs de la note
Pour la notation d'une année donnée, le notateur détermine l'évolution de la note (ou marge d'évolution) de l'agent entre deux notations successives. La note attribuée est obtenue en additionnant la note obtenue lors de sa précédente notation à la marge d'évolution fixée par le notateur.
Pour tous les corps, la marge d'évolution de la note est fixée selon les valeurs suivantes : 0,5 ; 0,25 ou 0.
La marge d'évolution maximale est fixée à 0,5 : les agents auxquels elle est attribuée bénéficient de trois mois de réduction d'ancienneté d'échelon au titre de l'année de notation. La marge fixée à 0,25 permet aux agents de bénéficier de 1 mois de réduction d'ancienneté. Les agents obtenant une marge égale à 0 ne bénéficient pas de réduction d'ancienneté.
L'arrêté cité en référence prévoit pour la mise en oeuvre de la réforme de fixer une note de référence unique égale à 20 pour tous les corps. Cette situation s'applique pour la notation de l'année 2004, première année de mise en oeuvre du nouveau dispositif, et également pour la notation de l'année de titularisation ou d'intégration de l'agent dans un corps.
27. Détermination de la marge d'évolution par le notateur
Processus d'harmonisation préalable
(cf. annexes F ou G selon le secteur)
Les fonctionnaires nommés au dernier échelon de leur grade sont notés s'il remplissent les conditions définies au paragraphe 23 mais ne peuvent bénéficier de réductions d'ancienneté. Le notateur peut donc attribuer à un fonctionnaire noté, au dernier échelon de son grade, une marge d'évolution de 0,5, 0,25 ou 0, laissée à sa seule appréciation.
Les dispositions du décret du 29 avril 2002 (articles 12 et 13) relient directement, pour un corps donné, la répartition des mois de réductions d'ancienneté d'échelon (RA) calculés pour une année, à la marge d'évolution de la note obtenue par les fonctionnaires (hors dernier échelon du grade) dans la limite des quotas suivants :
28. Voies de recours du fonctionnaire
Une fois établies, après harmonisation, les appréciations et la note définitive, le notateur signe la fiche de notation, sous réserve des délégations de signature qu'il aurait pu légalement consentir dans ce domaine. La fiche individuelle de notation est ensuite communiquée à l'agent par le supérieur hiérarchique. L'agent dispose d'un délai de sept jours ouvrés et hors congés de toute nature après remise de sa fiche individuelle pour en prendre connaissance, la signer et y porter, le cas échéant, des observations tant sur sa notation que sur ses souhaits et aspirations professionnels. L'agent n'est donc pas tenu de signer sa fiche individuelle de notation dès sa remise par son supérieur hiérarchique.
L'agent peut solliciter la révision de toute ou partie des appréciations et marges d'évolution figurant sur sa fiche individuelle de notation par écrit, de façon motivée, directement auprès du président de la commission administrative paritaire compétente. La demande de révision de la notation doit être transmise dans un délai de 2 mois après la date de remise de la fiche individuelle de notation si l'agent souhaite suspendre le délai de recours contentieux. Il est rappelé que le délai de recours contentieux, en l'absence d'un recours auprès de la CAP, est de deux mois à compter de la date de remise à l'agent de sa fiche individuelle de notation.
Sa requête est examinée à l'occasion de la première réunion de la CAP compétente. L'avis du chef de service ayant pouvoir de notation est recherché au préalable. Cet avis est communiqué au requérant.
Après la CAP, le bureau gestionnaire de corps notifie au chef de service ayant pouvoir de notation l'avis de cette instance paritaire. Celui-ci fait savoir au bureau gestionnaire sa décision au vu de l'avis de la CAP compétente.
Le bureau gestionnaire communique à l'agent et aux membres de la CAP la décision retenue. L'agent peut, dans un délai de deux mois à compter de la date de notification de cette décision, déposer un recours contentieux sur sa notation auprès du tribunal administratif compétent.
29. Entrée en vigueur de la nouvelle procédure de notation
La mise en oeuvre de ce dispositif s'applique à la notation de l'année 2004, dont les travaux seront conduits au cours du premier semestre 2005.
La note des fonctionnaires des corps mentionnés à l'annexe de l'arrêté sera obtenue en additionnant à la note de référence unique de 20 la marge d'évolution individuelle retenue par le notateur.
La notation des agents relevant de corps dont la gestion n'est pas assurée par la DAGPB ou la DAGEMO, (chargés d'études documentaires, attachés et contrôleurs de l'INSEE, ingénieurs et techniciens de recherche et de formation, ...) est régie selon les dispositions prévues par les ministères gestionnaires de ces corps.
Le directeur de l'administratrion générale,
et de la modernisation des services,
J.-R. Masson
Le directeur de l'administration générale,
du personnel et du budget,
E. Marie
ANNEXE A
CALENDRIER D'APPLICATION
DES PROCÉDURES D'ÉVALUATION ET DE NOTATION
| PÉRIODE | TRAVAUX |
|---|---|
| Janvier-Février | Phase préliminaire de la notation : détermination des listes, par corps et par notateur, des fonctionnaires à noter au titre de l'année N-1 |
| 1er trimestre | Conduite des entretiens d'évaluation |
| Mars | Edition des fiches individuelles de notation Détermination par le notateur des modalités d'harmonisation interne |
| Avril-Mai | Travaux préparatoires d'établissement des fiches de notation par le notateur Etablissement par le groupe d'harmonisation interne de chaque notateur de la fiche synthèse des bénéficiaires de réduction d'ancienneté |
| Juin | Travaux d'harmonisation entre notateurs Arbitrage définitif par corps |
| Juillet-Août | Etablissement définitif des fiches de notation par le notateur Communication de la notation aux agents Transmission des fiches individuelles de notation au bureau gestionnaire de corps |
| 3e trimestre | Contrôle de cohérence par le bureau gestionnaire de corps des décisions des groupes d'harmonisation et fiches individuelles de notation Traitement des recours hiérarchiques de révision de la notation |
| 4e trimestre | Présentation des recours en CAP Etablissement des tableaux d'avancement d'échelon |
ANNEXE B
LISTE DES CORPS CONCERNÉS
Catégorie A
Attachés d'administration centrale ;
Attachés de l'emploi et de la formation professionnelle ;
Conseillers techniques d'éducation spécialisée ;
Conseillers techniques de service social ;
Ingénieurs d'études sanitaires ;
Ingénieurs du génie sanitaire ;
Inspecteurs de l'action sanitaire et sociale ;
Inspecteurs du travail ;
Inspecteurs pédagogiques et techniques des établissements de jeunes sourds et de jeunes aveugles ;
Médecins inspecteurs de santé publique ;
Pharmaciens inspecteurs de santé publique ;
Catégorie B
Assistants de service social ;
Contrôleurs du travail ;
Educateurs spécialisés des instituts nationaux de jeunes sourds et de l'Institut national de jeunes aveugles ;
Infirmières et infirmiers ;
Moniteurs, éducateurs des instituts nationaux de jeunes sourds et de l'Institut national de jeunes aveugles ;
Personnel technique du service de physiothérapie des thermes nationaux d'Aix-les-Bains ;
Secrétaires administratifs d'administration centrale ;
Secrétaires administratifs des services déconcentrés ;
Techniciens sanitaires ;
Catégorie C
Adjoints administratifs d'administration centrale ;
Adjoints administratifs des services déconcentrés ;
Adjoints sanitaires ;
Agents administratifs d'administration centrale ;
Agents administratifs des services déconcentrés ;
Agents des services techniques ;
Agents sanitaires ;
Aides-soignants des instituts nationaux de jeunes sourds et de l'Institut national de jeunes aveugles ;
Chefs de garage ;
Conducteurs d'automobile ;
Maîtres ouvriers ;
Ouvriers professionnels ;
ANNEXE C
COMPTE RENDU D'ENTRETIEN D'ÉVALUATION
Date et lieu de l'entretien :
| IDENTITÉ DE L'AGENT ÉVALUÉ | IDENTITÉ DE L'ÉVALUATEUR |
|---|---|
| Nom/prénom : | Nom/prénom : |
| Corps : Grade/Echelon : | Fonction : |
| Affectation actuelle : Date d'installation : Affectation précédente : | Durée d'affectation de l'agent passée sous la responsabilité hiérarchique de l'évaluateur : |
DESCRIPTION DU POSTE OCCUPÉ PAR L'AGENT
(fiche de poste ou lettre de mission à annexer au CR)
Intitulé du poste :
Missions et objectifs du service :
Rôle et fonctions confiés à l'agent :
Moyens mis à la disposition de l'agent :
Environnement hiérarchique et effectifs à encadrer (éventuellement) :
Activité de l'agent réalisée au cours de la période évaluée (description succincte et quantifiée des principales actions réalisées par l'agent soit à titre individuel soit au sein d'une équipe) :
I. - ÉVALUATION DES RÉSULTATS PROFESSIONNELS
| OBJECTIFS préalablement définis | RÉSULTATS attendus | RÉSULTATS observés | COMMENTAIRES (appréciations sur les écarts, moyens octroyés, contexte...) |
|---|---|---|---|
| 1) Objectifs individuels | |||
| 2) Objectifs partagés avec d'autres agents |
II. - DÉTERMINATION DES OBJECTIFS
POUR LA PÉRIODE POSTÉRIEURE À L'ENTRETIEN
| OBJECTIFS définis (actions prévues, indicateurs de résultats) | RÉSULTATS attendus (planning, niveau de contribution, niveau de réalisation | MOYENS octoyés | AXES de progrès attendus |
|---|---|---|---|
| 1) Objectifs individuels | |||
| 2) Objectifs partagés avec d'autres agents |
III. - SOUHAITS ET BESOIN DE FORMATION
| INTITULÉ ET/OU OBJECTIFS de l'action de formation | FORMATION SOUHAITEE PAR : 1. L'agent 2. L'évaluateur 3. Les deuxCOMMENTAIRES (motivation de l'agent et/ou de l'évaluateur, durée/période de réalisation...) |
|---|
IV. - SOUHAITS D'ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
ET/OU DE MOBILITÉ
| PARCOURS PROFESSIONNEL ENVISAGÉ PAR L'AGENT | |
|---|---|
| 1. Evolution vers un autre poste : - nature des fonctions recherchées - localisation/ mobilité géographique - délai | |
| 2. Préparation et mesures d'accompagnement : - bilan professionnel - formation - autres | |
| 3. Autres perspectives : - concours - promotion au choix - détachement - congé individuel de formation - disponibilité - autres |
ANNEXE D
FICHE INDIVIDUELLE DE NOTATION
NOTATION DE L'ANNÉE 20 ..
Agent note : (situation au 31 décembre 20..)
Identité :
Corps/grade /échelon :
Position statutaire :
Affectation administrative :
Service d'emploi :
Changements de situation et position de l'agent en cours d'année :
Corps, grade ou échelon antérieur (+ date d'effet) :
Affectation antérieure (+ date d'effet) :
Positions antérieures (+ date d'effet) :
Appréciations générales du notateur
sur la valeur professionnelle de l'agent
Notateur
Identité :
Fonction :
| APPRÉCIATION PAR CRITÈRES | |
|---|---|
| Compétences techniques | |
| Efficacité | |
| Qualités relationnelles dans l'exercice de la fonction | |
| Capacités d'initiative, d'adaptation et d'organisation du travail | |
| Sens du service public | |
| Capacités à exercer des responsabilités de niveau supérieur | |
| Capacités à animer, gérer et contrôler une équipe (agent chargé de fonctions d'encadrement) | |
| Appréciation générale | |
Note attribuée à l'agent
Marge d'évolution de la note attribuée :
Note précédente (et année de notation) de l'agent :
(année de notation : )
ou note de référence (année d'intégration dans le corps de notation)
Note définitive de l'année :
Historique des marges d'évolution auparavant attribuées :
Notation année N - 1 :
Notation année N - 2 :
Notation année N - 3 :
Date et signature du notateur
Communication de la fiche de notation à l'agent
Date : Par :
Observations éventuelles de l'agent sur la notation, sur ses souhaits et aspirations professionnels (rubrique facultative) :
Date et signature de l'agent
Voies et délais de recours :
L'agent peut solliciter la révision de tout ou partie des appréciations et marge d'évolution figurant sur la présente fiche individuelle de notation, par écrit, de façon motivée, auprès du président de la commission administrative paritaire compétente.
Le délai de recours contentieux, en l'absence d'un recours auprès de la CAP, est de 2 mois à compter de la date de remise à l'agent de sa fiche individuelle de notation.
ANNEXE E
LISTE DES STRUCTURES D'ADMINISTRATION CENTRALE
RATTACHÉES À UN GROUPE D'HARMONISATION INTERNE (cf. § 24)
| STRUCTURES D'ADMINISTRATION CENTRALE | GROUPE d'harmonisation interne |
|---|---|
| Bureaux des cabinets | DAGPB/DAGEMO |
| Haut fonctionnaire de défense | DAGPB |
| Contrôleur financier | DAGPB/DAGEMO |
| Mission des archives nationales | DAGPB |
| Mission interministérielle des rapatriés | DPM |
| Mission informatisation du système de santé | DAGPB |
| Haut comité de santé publique | DGS |
| Conseil national du SIDA | DGS |
| Mission interministérielle de lutte contre la drogue et la toxicomanie | DGS |
| Haut comité médical de sécurité sociale | DSS |
| Délégation interministérielle à la lutte contre le travail illégal | DAGEMO |
| Commission nationale de la certification professionnelle | DAGEMO |
| Conseil national des missions locales | DAGEMO |
| Mission interministérielle aux mutations économiques | DAGEMO |
| GIP Inter | DAGEMO |
| Agence nationale de lutte contre l'illettrisme | DAGEMO |
ANNEXE F 1
SECTEUR SANTÉ-SOLIDARITÉ
Processus d'harmonisation préalable
Le processus de détermination de la marge d'évolution par le notateur s'effectue en deux phases :
271. Phase d'harmonisation interne
Dans un premier temps, le notateur prédétermine, après avis de ses subordonnés, à partir de critères de choix qu'il aura définis et dans la limite des quotas précédemment définis, la marge d'évolution applicable aux fonctionnaires selon qu'il souhaite les faire bénéficier de trois ou un mois de réduction d'ancienneté.
S'agissant du nombre de ces bénéficiaires, le calcul par application du quota de 20 % du nombre de bénéficiaires de trois mois de RA, sauf si cet effectif est un multiple de cinq, aboutit à un nombre décimal ; de même, le calcul du nombre de bénéficiaires de un mois de RA, par application du quota de 30 %, aboutit à un nombre décimal sauf si l'effectif est un multiple de dix.
Le notateur ne peut donc s'engager à son niveau que sur le nombre de bénéficiaires de RA égal à la partie entière du résultat de ces calculs. Or, l'existence de décimales au niveau de plusieurs notateurs permet d'identifier un nombre de bénéficiaires de RA, par application des quotas à l'ensemble des effectifs notés par ces notateurs, supérieur à la somme des nombres de bénéficiaires de RA calculés par chaque notateur (5). A cette fin, le notateur choisit dès cette phase un bénéficiaire potentiel de trois mois de RA et un autre d'un mois de RA, susceptible d'obtenir cette bonification à l'occasion d'arbitrage par regroupement de notateurs.
Aussi, au terme de cette phase d'harmonisation initiale, le notateur désigne :
Cas particuliers si les effectifs de fonctionnaires notés sont inférieurs à 5 :
Une fois qu'il aura arrêté ses listes nominatives, le notateur établit, par corps, une fiche de synthèse des bénéficiaires de RA conformément au modèle joint en annexe H dont il adresse une copie au bureau gestionnaire de corps.
S'agissant de la notation des fonctionnaires ayant atteint le dernier échelon de leur grade, le choix de la marge d'évolution est arrêté par le notateur au cours de cette phase, l'effectif concerné n'entrant pas dans le calcul des quotas de 20 ou 30 %. Il convient néanmoins que le notateur s'assure de la cohérence, au regard de leur valeur professionnelle respective, du choix de la marge d'évolution et des appréciations de ces agents avec celles des autres agents du même corps qu'il note.
272. Phase d'harmonisation entre notateurs
Cette phase, décrite en annexe, est réalisée, pour chaque corps, par étapes successives jusqu'au niveau de l'ensemble des notateurs des fonctionnaires du corps afin de distribuer le maximum possible de mois de réduction d'ancienneté.
Une fois l'arbitrage pour l'ensemble du corps établi, le bureau gestionnaire informe les notateurs de la liste définitive de bénéficiaires de un et trois mois de réduction d'ancienneté.
Chaque notateur peut alors arrêter définitivement les appréciations et les marges d'évolution des agents qu'il note puis communiquer à chacun d'eux dans les meilleurs délais la fiche individuelle de notation établie.
Les notateurs doivent, à partir des listes de bénéficiaires potentiels établies par chacun d'eux, déterminer ceux qui pourront, en complément des bénéficiaires déjà identifiés, bénéficier de trois mois de RA (et obtenir la marge d'évolution de 0,5) et ceux qui pourront bénéficier de un mois de RA (et obtenir la marge d'évolution de 0,25).
L'objectif est de conduire, pour chaque corps, un processus successif d'arbitrage par groupe de notateurs jusqu'au niveau terminal concernant l'ensemble des fonctionnaires du corps.
Le processus varie suivant que le notateur est chef d'un service d'administration centrale, chef d'un service déconcentré ou directeur d'un établissement public :
A. - Chef d'un service d'administration centrale :
Les étapes successives d'arbitrage sont les suivantes :
A 1. - Comité central de notation : harmonisation en CODIR de secteur en présence des notateurs concernés.
A 3. - Comité national de notation : harmonisation terminale du corps.
B. - Chef d'un service déconcentré.
B 1. - Comité régional de notation : harmonisation en CTRI de secteur en présence des notateurs concernés
B 2. - Comité national de notation : harmonisation terminale du corps.
C. - Directeur d'un établissement public.
C 1. - Comité interétablissement dans les cas pertinents (à titre d'exemple, le comité des directeurs des instituts nationaux de jeunes déficients sensoriels pour le corps des éducateurs spécialisés).
C 2 - Comité national de notation : harmonisation terminale du corps.
Les comités d'arbitrage intermédiaire (central, régional ou interétablissements), composés des notateurs concernés ou de leurs représentants, réalisent, pour les bénéficiaires potentiels de trois mois de RA, le même processus que le niveau d'harmonisation interne mais appliqué à l'effectif agrégé de fonctionnaires notés (hors dernier échelon) par l'ensemble de ces notateurs.
Ils complètent donc, dans le respect du quota de 20 % par rapport à l'effectif agrégé, la liste provisoire des bénéficiaires de trois mois de RA et désignent pour le groupe de notateurs le bénéficiaire potentiel de trois mois de RA. De plus, afin d'apporter leur avis en vue de l'arbitrage terminal du corps, ils établissent, par ordre de mérite, la liste des bénéficiaires potentiels de RA restant désignés par chacun des notateurs du groupe d'harmonisation, ceux-ci étant susceptibles d'obtenir un mois de RA.
Une fois l'arbitrage rendu, le comité compétent établit un relevé de décisions suivant le modèle joint en annexe I, dont une copie est communiquée au bureau gestionnaire du corps.
Le comité national de notation est chargé d'établir la liste définitive des bénéficiaires de trois et de un mois de RA. Il prend en compte les fonctionnaires notés par défaut par le directeur du personnel (cf. paragraphe 24). Le bureau gestionnaire de corps en assure le secrétariat.
Dans le cas où le corps ne compte que des notateurs de service central et/ou d'établissement public, l'arbitrage terminal du corps est arrêté par le (ou les) directeur(s) du personnel concerné(s) à partir des documents reçus comprenant les fiches de synthèse par notateur, les relevés de décisions des comités d'arbitrage intermédiaires et les propositions pour les agents dont il assure la notation par défaut.
Dans le cas où le corps compte, comme notateurs, des chefs de service déconcentrés, l'arbitrage terminal est inscrit à l'ordre du jour d'une réunion des secrétaires généraux de CTRI et arrêté ensuite par le directeur du personnel compétent (DAGPB ou DAGEMO).
Cas particulier des corps des médecins inspecteurs et des pharmaciens inspecteurs de santé publique
Le comité d'arbitrage au niveau national de ces corps, est constitué sous la présidence du DAGPB ou de son représentant, de représentants de l'IGAS, de la DGS, de la DHOS, des chefs de services déconcentrés et de l'AFSSAPS. Le DAGPB en arrête la composition et le bureau gestionnaire du corps en assure le secrétariat. Ce comité se prononce à partir de l'harmonisation régionale rendue par chaque CTRI et des fiches de synthèse des notateurs de l'administration centrale et des agences sanitaires.
ANNEXE F 2
SECTEUR SANTÉ-SOLIDARITÉ
Nombre de fonctionnaires d'un corps inscrits par le notateur sur la liste provisoire de bénéficiaires de réductions d'ancienneté (cf. paragraphe 271, phase d'harmonisation interne)
| EFFECTIFS notés hors dernier échelon du grade | NOMBRE de bénéficiaires acquis à 3 mois de RA | NOMBRE de bénéficiaires acquis à 1 mois de RA | NOMBRE de bénéficiaires potentiels à 3 mois de RA | NOMBRE de bénéficiaires potentiels à 1 mois de RA |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 1 | |
| 2 | 0 | 0 | 1 | |
| 3 | 0 | 0 | 1 | 1 |
| 4 | 0 | 1 | 0 | 1 |
| 5 | 1 | 1 | 0 | 1 |
| 6 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 7 | 1 | 2 | 1 | 1 |
| 8 | 1 | 2 | 1 | 1 |
| 9 | 1 | 2 | 1 | 1 |
| 10 | 2 | 3 | 0 | 0 |
| 11 | 2 | 3 | 1 | 1 |
| 12 | 2 | 3 | 1 | 1 |
| 13 | 2 | 3 | 1 | 1 |
| 14 | 2 | 4 | 1 | 1 |
| 15 | 3 | 4 | 0 | 1 |
| 16 | 3 | 4 | 1 | 1 |
| 17 | 3 | 5 | 1 | 1 |
| 18 | 3 | 5 | 1 | 1 |
| 19 | 3 | 5 | 1 | 1 |
| 20 | 4 | 6 | 0 | 0 |
| 21 | 4 | 6 | 1 | 1 |
| 22 | 4 | 6 | 1 | 1 |
| 23 | 4 | 6 | 1 | 1 |
| 24 | 4 | 7 | 1 | 1 |
| 25 | 5 | 7 | 0 | 1 |
| 26 | 5 | 7 | 1 | 1 |
| 27 | 5 | 8 | 1 | 1 |
| 28 | 5 | 8 | 1 | 1 |
| 29 | 5 | 8 | 1 | 1 |
| 30 | 6 | 9 | 0 | 0 |
| 31 | 6 | 9 | 1 | 1 |
| 32 | 6 | 9 | 1 | 1 |
| 33 | 6 | 9 | 1 | 1 |
| 34 | 6 | 10 | 1 | 1 |
| 35 | 7 | 10 | 0 | 1 |
| 36 | 7 | 10 | 1 | 1 |
| 37 | 7 | 11 | 1 | 1 |
| 38 | 7 | 11 | 1 | 1 |
| 39 | 7 | 11 | 1 | 1 |
| 40 | 8 | 12 | 0 | 0 |
| 41 | 8 | 12 | 1 | 1 |
| 42 | 8 | 12 | 1 | 1 |
| 43 | 8 | 12 | 1 | 1 |
| 44 | 8 | 12 | 1 | 1 |
| 45 | 9 | 13 | 0 | 1 |
ANNEXE F 3
SECTEUR SANTÉ-SOLIDARITÉ
Fiche de synthèse des bénéficiaires de réductions
d'ancienneté par notateur
| Corps | ||||
| Année de notation | ||||
| Notateur (identité) | ||||
| Effectifs du corps notés par le notateur | ||||
| Effectifs notés, agents au dernier échelon de leur grade non compris | ||||
| Nombre théorique* de bénéficiaires de3 mois RA | ||||
| Nombre théorique** de bénéficiaires de1 mois RA | ||||
| * 20 % de l'effectif de fonctionnaires notés, non compris les agents au dernier échelon de leur grade. ** 30 % de l'effectif de fonctionnaires notés, non compris les agents au dernier échelon de leur grade. | ||||
ANNEXE F 4
SECTEUR SANTÉ-SOLIDARITÉ
Relevé de décisions d'un groupe d'harmonisation
Corps :
Année de notation :
Groupe d'harmonisation : (identité - par ex. CTRI Aquitaine)
Nombre de notateurs :
| NOTATEUR (ou groupe de notateurs) | EFFECTIFS notés hors dernier échelon du grade | NOMBRE théorique bénéficiaires de 3 mois de RA | NOMBRE de bénéficiaires de 3 mois de RA acquis | NOMBRE* complémentaire de bénéficiaires de 3 mois de RA | NOMBRE** de bénéficiaires potentiels de RA |
|---|---|---|---|---|---|
| ex : DDASS 24 ... | |||||
| Total du groupe d'harmonisation | (a) | (b) | (c) | (d) | |
| ** Nombre égal à partie entière de (a) moins (b). ** Bénéficiaire potentiel de 3 mois de RA et de 1 mois de RA, soit nombre compris entre 0 et 2. | |||||
ANNEXE G 1
SECTEUR TRAVAIL/EMPLOI
PROCESSUS D'HARMONISATION PRÉALABLE
Le processus de détermination de la marge d'évolution par le notateur s'effectue en trois phases :
271. Identification des critères de choix des agents
devant bénéficier d'une augmentation de leur note
Dans un premier temps, les notateurs adoptent (sur proposition de la DAGEMO pour l'AC et au sein du CTRI pour les SD) les critères retenus pour l'attribution des marges d'évolution applicables aux fonctionnaires qui devront bénéficier de trois ou un mois de réduction d'ancienneté.
272. Prénotation des agents
Les notateurs, après avis de leurs subordonnés et dans le cadre des critères définis comme ci-dessus, identifient dans leur service les fonctionnaires selon qu'ils souhaitent les faire bénéficier de trois ou un mois de réduction d'ancienneté.
Aussi, au terme de cette phase de consultation interne, le notateur établit, par corps :
- une liste provisoire de bénéficiaires de trois mois de RA parmi les fonctionnaires qu'il note, le nombre (10) de ceux-ci respectant la limite du quota de 20 % ; cette liste comporte un ou deux noms supplémentaires pour tenir compte de l'utilisation des « rompus » qui sera faite au sein d'une instance d'harmonisation organisée par la DAGEMO pour l'AC ou au sein du CTRI en SD.
273. Harmonisation finale et établissement des fiches de notation
Au sein de l'instance d'harmonisation organisée par la DAGEMO pour l'AC ou au sein du CTRI en SD, dans la limite des quotas définis pour l'ensemble de l'administration centrale ou pour la région et sur la base des propositions susvisées, les notateurs arrêtent la liste définitive du nombre de bénéficiaires de trois mois de RA et d'un mois de RA par unité fonctionnelle (direction d'AC ou DR ou DD) pour utiliser les fractions de droit à RA non utilisables au niveau d'une seule structure (« rompus »). Les décisions retenues font l'objet d'une relevé sur le modèle de l'annexe G3.
Une fois le répartition des RA devenus optimale et définitive, chaque notateur arrête les listes nominatives des agents qu'il note. Il établit, par corps, une fiche de synthèse des bénéficiaires de RA conformément au modèle joint en annexe G4 dont il adresse une copie au bureau gestionnaire de corps.
S'agissant de la notation des fonctionnaires ayant atteint le dernier échelon de leur grade, le choix de la marge d'évolution est arrêté par le notateur au cours de cette phase, l'effectif concerné n'entrant pas dans le calcul des quotas de 20 ou 30 %.
Il convient néanmoins que le notateur s'assure de la cohérence, au regard de leur valeur professionnelle respective, du choix de la marge d'évolution et des appréciations de ces agents avec celles des autres agents du même corps qu'il note.
Chaque notateur peut ensuite arrêter définitivement les appréciations des agents qu'il note puis communiquer à chacun d'eux dans les meilleurs délais la fiche individuelle de notation établie.
Cas particuliers des corps pour lesquels les effectifs de fonctionnaires notés sont inférieurs à cinq dans une région ou une direction, des agents du ministère en position de détachement et notés dans leur corps d'origine, des agents en poste dans un territoire d'outre-mer et des agents des petites structures d'administration centrale figurant en annexe E :
ANNEXE G 2
SECTEUR TRAVAIL-EMPLOI
Nombre de fonctionnaires d'un corps pouvant bénéficier de RA
| EFFECTIFS notés hors dernier échelon du grade | NOMBRE de bénéficiaires de 3 mois de RA | NOMBRE de bénéficiaires de 1 mois de RA | FRACTION DE RA non distribuable l'année N et reportée à l'année N + 1 au titre des RA 3 mois | FRACTION DE RA non distribuable l'année N et reportée à l'année N + 1 au titre des RA 1 mois |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0 | 0 | 0,2 | 0,3 |
| 2 | 0 | 0 | 0,4 | 0,6 |
| 3 | 0 | 0 | 0,6 | 0,9 |
| 4 | 0 | 1 | 0,8 | 0,2 |
| 5 | 1 | 1 | 0 | 0,5 |
| 6 | 1 | 1 | 0,2 | 0,8 |
| 7 | 1 | 2 | 0,4 | 0,1 |
| 8 | 1 | 2 | 0,6 | 0,4 |
| 9 | 1 | 2 | 0,8 | 0,7 |
| 10 | 2 | 3 | 0 | 0 |
| 11 | 2 | 3 | 0,2 | 0,3 |
| 12 | 2 | 3 | 0,4 | 0,6 |
| 13 | 2 | 3 | 0,6 | 0,9 |
| 14 | 2 | 4 | 0,8 | 0,2 |
| 15 | 3 | 4 | 0 | 0,5 |
| 16 | 3 | 4 | 0,2 | 0,8 |
| 17 | 3 | 5 | 0,4 | 0,1 |
| 18 | 3 | 5 | 0,6 | 0,4 |
| 19 | 3 | 5 | 0,8 | 0,7 |
| 20 | 4 | 6 | 0 | 0 |
| 21 | 4 | 6 | 0,2 | 0,3 |
| 22 | 4 | 6 | 0,4 | 0,6 |
| 23 | 4 | 6 | 0,6 | 0,9 |
| 24 | 4 | 7 | 0,8 | 0,2 |
| 25 | 5 | 7 | 0 | 0,5 |
| 26 | 5 | 7 | 0,2 | 0,8 |
| 27 | 5 | 8 | 0,4 | 0,1 |
| 28 | 5 | 8 | 0,6 | 0,4 |
| 29 | 5 | 8 | 0,8 | 0,7 |
| 30 | 6 | 9 | 0 | 0 |
| 31 | 6 | 9 | 0,2 | 0,3 |
| 32 | 6 | 9 | 0,4 | 0,6 |
| 33 | 6 | 9 | 0,6 | 0,9 |
| 34 | 6 | 19 | 0,8 | 0,2 |
| 35 | 7 | 10 | 0 | 0,5 |
| 36 | 7 | 10 | 0,2 | 0,8 |
| 37 | 7 | 11 | 0,4 | 0,1 |
| 38 | 7 | 11 | 0,6 | 0,4 |
| 39 | 7 | 11 | 0,8 | 0,7 |
| 40 | 8 | 12 | 0 | 0 |
| 41 | 8 | 12 | 0,2 | 0,3 |
| 42 | 8 | 12 | 0,4 | 0,6 |
| 43 | 8 | 12 | 0,6 | 0,9 |
| 44 | 8 | 13 | 0,8 | 0,2 |
| 45 | 9 | 13 | 0 | 0,5 |
| 46 | 9 | 13 | 0,2 | 0,8 |
| 47 | 9 | 14 | 0,4 | 0,1 |
| 48 | 9 | 14 | 0,6 | 0,4 |
| 49 | 9 | 14 | 0,8 | 0,7 |
| 50 | 10 | 15 | 0 | 0 |
| 51 | 10 | 15 | 0,2 | 0,3 |
| 52 | 10 | 15 | 0,4 | 0,6 |
| 53 | 10 | 15 | 0,6 | 0,9 |
| 54 | 10 | 16 | 0,8 | 0,2 |
| 55 | 11 | 16 | 0 | 0,5 |
| 56 | 11 | 16 | 0,2 | 0,8 |
| 57 | 11 | 17 | 0,4 | 0,1 |
| 58 | 11 | 17 | 0,6 | 0,4 |
| 59 | 11 | 17 | 0,8 | 0,7 |
| 60 | 12 | 18 | 0 | 0 |
| 61 | 12 | 18 | 0,2 | 0,3 |
| 62 | 12 | 18 | 0,4 | 0,6 |
| 63 | 12 | 18 | 0,6 | 0,9 |
| 64 | 12 | 19 | 0,8 | 0,2 |
| 65 | 13 | 19 | 0 | 0,5 |
| 66 | 13 | 19 | 0,2 | 0,8 |
| 67 | 13 | 20 | 0,4 | 0,1 |
| 68 | 13 | 20 | 0,6 | 0,4 |
| 69 | 13 | 20 | 0,8 | 0,7 |
| 70 | 14 | 21 | 0 | 0 |
ANNEXE G 3
SECTEUR TRAVAIL-EMPLOI
RELEVÉ DE DÉCISIONS D'UN GROUPE D'HARMONISATION
Corps :
Année de notation :
Groupe d'harmonisation : (identité - par ex. CTRI Aquitaine)
Nombre de notateurs :
Nombre de bénéficiaires de 3 mois de RA pour l'année N :
Nombre de bénéficiaires de 1 mois de RA pour l'année N :
| NOTATEUR (ou groupe de notateurs) | EFFECTIFS notés hors dernier échelon du grade (a) | NOMBRE de bénéficiaires de 3 mois de RA (b) | NOMBRE de bénéficiaires de 1 mois de RA (c) | RATIO (b)/(a) | RATIO (c)/(a) |
|---|---|---|---|---|---|
| Exemple : DDASS 24... | |||||
| Total du groupe d'harmonisation |
Signature des membres du groupe d'harmonisation
ANNEXE G 4
SECTEUR TRAVAIL-EMPLOI
Fiche de synthèse des bénéficiaires
de réductions d'ancienneté par notateur
| Corps | |||||
| Année de notation | |||||
| Notateur (identité) | |||||
| Effectifs du corps notés par le notateur | |||||
| Effectifs bénéficiant de RA (effectifs notés moins agents au dernier échelon de leur grade) | |||||
| Nombre théorique* de bénéficiaires de3 mois RA | |||||
| Nombre théorique** de bénéficiaires de1 mois RA | |||||
| Nombre de bénéficiaires de 3 mois RA après harmonisation | |||||
| Nombre de bénéficiaires de 1 mois RA après harmonisation | |||||
| * 20 % de l'effectif de fonctionnaires notés, non compris les agents au dernier échelon de leur grade. ** 30 % de l'effectif de fonctionnaires notés, non compris les agents au dernier échelon de leur grade. | |||||