Circulaire DAGPB/SINTEL n° 2004-537 du 15 novembre 2004 relative à l'élaboration d'un programme d'emploi des crédits informatiques 2005 (chapitre 34-98, article 60) : préparation des réunions des quatre comités directeurs informatiques de domaine

NOR : SANG0430575C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : immédiate.

Référence : circulaire DAGPB du 18 janvier 2000.
Textes abrogés ou modifiés : néant.
Annexes :
Annexe I : organisation des quatre comités directeurs informatiques de domaine ;
Annexe II : organisation des domaines techniques de Sintel ;
Annexe III : modèle de fiche de description de projet ;
Annexe IV : modèle de fiche de synthèse ;
Annexe V : synthèse financière des conclusions des CDID2004.

Le ministre du travail et de la cohésion sociale, le ministre de la santé et de la protection sociale, le ministre de la famille et de l'enfance, le ministre de la parité et de l'égalité professionnelle à Mesdames et Messieurs les directeurs et chefs de service de l'administration centrale (pour exécution) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour information])

I. - LES COMITÉS DIRECTEURS INFORMATIQUES
SE RÉUNIRONT EN DÉCEMBRE 2004

Le programme d'emploi des crédits gérés par Sintel pour les projets d'applications informatiques (développement de nouvelles applications, mais aussi maintenance ou évolutions d'applications existantes) est établi au début de chaque année à la suite des réunions des quatre comités directeurs informatiques de domaine, qui examinent les demandes de financement des directions et services maîtres d'ouvrage.
Il existe quatre comités directeurs informatiques de domaine (cf. circulaire DAGPB du 18 janvier 2000), chaque comité étant présidé par la directrice ou le directeur de la direction la plus concernée :

• santé et vigilance (présidé par la DGS) ;
• action sociale et population (présidé par la DGAS) ;
• offre de soins et gestion des professions (présidé par la DHOS) ;
• administration générale, bureautique communicante et réseaux (présidé par la DAGPB).

Les directions et services d'administration centrale intéressés par le domaine de compétence d'un comité ou susceptibles de l'être sont membres de ce comité. Dans chaque comité, les services déconcentrés sont représentés par les délégués de plusieurs CTRI (cf. annexe I ci-jointe). Sintel assure le secrétariat des quatre comités.
Chacun des quatre comités directeurs informatiques de domaine se réunira en décembre 2004, à une date qui sera prochainement fixée avec les secrétariats de leurs présidents.
Le directeur présidant un comité a la possibilité de se faire représenter à une réunion par un chef de service (en cas d'empêchement du directeur et des chefs de service et afin de rendre possibles les arbitrages éventuellement nécessaires entre les différentes sous-directions concernées, je présiderai la réunion du comité, avec la possibilité de me faire représenter par le sous-directeur de Sintel).
Les quatre comités s'étaient réunis en décembre 2003 pour préparer le programme d'emploi des crédits 2004. Leurs conclusions sont détaillées sur l'intranet du ministère (sélectionner le réseau Reinet, ouvrir la rubrique Nos activités - Projets et applications). La synthèse financière résultante figure en annexe 5.

II. - LES COMITÉS DIRECTEURS ONT UN RÔLE D'ARBITRAGE
ET DE PRIORISATION DES DEMANDES DE CRÉDITS INFORMATIQUES

La procédure des comités directeurs informatiques de domaine a pour objectifs de :

• ventiler, dans un cadre transparent, les crédits entre les différentes applications en tenant compte des priorités des services centraux et déconcentrés ; faciliter les arbitrages éventuellement nécessaires entre les nombreuses actions qui pourraient se trouver en concurrence dans un contexte de ressources budgétaires et humaines limitées ;
• améliorer la concertation et favoriser le dialogue entre les différents services intéressés par le développement d'une application informatique ou d'un groupe d'applications ; permettre, au niveau d'un domaine d'activités dans son ensemble, une vision plus globale que celle que peuvent avoir les comités de pilotage de chaque application ;
• favoriser l'anticipation et les prévisions nécessaires quant aux applications informatiques à développer ou faire évoluer ; permettre aux maîtres d'ouvrage d'améliorer leurs prévisions financières et leurs estimations des délais nécessaires ; faciliter la coordination dans le temps des trois sortes de ressources nécessaires à la réussite d'un projet : financières, humaines chez le maître d'ouvrage, humaines également à Sintel ;
• programmer de façon fine l'exécution du budget informatique au cours de l'année, en évitant notamment que des crédits restent bloqués par des projets prenant du retard, tandis que d'autres projets, prêts à démarrer, seraient en panne de financement ; assurer un emploi optimal des crédits en accélérant leur redéploiement en cas de nécessité.

Les comités directeurs informatiques de domaine ont donc en charge la définition des objectifs, les arbitrages entre les projets, la détermination des priorités, la répartition et la programmation financière.
Le pilotage de chaque projet reste de la responsabilité de la maîtrise d'ouvrage et du comité de pilotage. A cet égard, les chances de réussite d'un projet dépendent dans une large mesure des moyens en personnel affectés aux aspects fonctionnels du projet par la direction maître d'ouvrage, de la qualité de la concertation menée au sein du comité de pilotage, de la fréquence de ses réunions et de l'association des utilisateurs. Ces aspects organisationnels doivent être pris en compte par les comités directeurs de domaine pour la définition des priorités.
Afin d'afficher clairement les objectifs de résultat des services chargés des projets, ces derniers seront classés cette année en trois groupes : les projets prioritaires pour lesquels la maîtrise d'ouvrage et Sintel s'engagent, en termes de ressources humaines, sur l'objectif fixé, les projets nécessaires mais moins prioritaires, et les projets non retenus (éventuellement reportés à l'année suivante).
Les projets moins prioritaires seront réalisés dans la mesure des ressources financières et humaines disponibles. L'expérience montre que les projets prioritaires sont parfois dans l'attente d'une décision stratégique et qu'un tel retard peut laisser davantage de ressources disponibles pour réaliser les opérations moins prioritaires.
Les comités directeurs de domaine débattront des financements spécifiques nécessaires pour chaque projet : sous-traitance d'études, prestations de services informatiques, acquisition de logiciels particuliers, notamment. Par ailleurs, de nombreuses dépenses sont mutualisées entre tous les projets et ne seront pas détaillées lors de l'examen de chacun de ces projets. Il s'agit des dépenses dites d'infrastructures : acquisition et maintenance des serveurs et des matériels de réseau, systèmes d'exploitation, SGBD, outils logiciels, infogérance, transmission de données, achats bureautiques, audits techniques, sécurité informatique, formation des informaticiens...
Une application informatique peut être décomposée en plusieurs projets. Chaque comité directeur devra définir un financement pour chacun des projets qui relèvent de sa compétence. Ce financement pourra prendre la forme :

• soit d'une enveloppe « ferme », faisant donc l'objet d'une garantie de mise à disposition, ventilée sur les différents trimestres de l'année en cours ; la somme de toutes les enveloppes fermes des quatre comités directeurs informatiques de domaine devra correspondre au budget disponible pour les applications informatiques (majoré au début de l'année d'un ratio de 10 % environ pour tenir compte du glissement observé dans le temps de certains projets pour lesquels les maîtres d'ouvrage sous-estiment la charge de travail et donc les délais de réalisation) ;
• soit d'une enveloppe « conditionnelle », qui sera libérée si le budget disponible augmente au cours des prochains mois ou plus probablement si des enveloppes fermes sont libérées par des projets prenant du retard par rapport aux échéances prévues ; la détermination des enveloppes conditionnelles résulte bien sûr de l'ordre de priorité défini par chaque comité, mais en fait essentiellement des contraintes qui s'imposent au déroulement des projets du fait des délais (administratifs, notamment pour la passation des appels d'offres, ou encore liés à la nécessité d'avoir achevé un sous-projet avant d'en réaliser un autre) ou des manques éventuels de personnel au sein de la maîtrise d'ouvrage ou de l'équipe compétente de Sintel.

L'enveloppe établie pour chaque projet par le comité directeur compétent pourra ensuite être mise à jour au cours de l'année 2005 pour tenir compte du déroulement réel des projets et de l'évolution de leurs besoins de financement. Des mises à jour d'ampleur limitée pourront être effectuées dans le cadre de simples contacts pris par Sintel auprès des directions maîtres d'ouvrage intéressées, sans réunir à nouveau le comité concerné. Des redéploiements plus importants nécessiteront une nouvelle réunion du comité.
III. - LES PROJETS INFORMATIQUES DOIVENT ÊTRE PRÉSENTÉSD'ICI AU 3 DÉCEMBRE 2004 AFIN DE PRÉPARER LA RÉUNION DES COMITÉS DIRECTEURS
Les projets doivent être présentés par les directions et services d'administration centrale, pour leur compte ou pour celui des services déconcentrés, qui mettent en oeuvre les politiques et réglementations.
A cet égard, l'étude des besoins des services déconcentrés a fait l'objet de la circulaire DAGPB/SINTEL 3/2004/392 du 16 août 2004, qui demandait à chaque CTRI d'adresser aux directions d'administration centrale concernées et à Sintel, avant le 1er octobre 2004, les fiches de description des projets proposés. Les demandes devaient avoir une portée nationale et être classées selon un ordre de priorité. De nombreuses propositions ont été formulées qui sont consultables sur l'intranet du ministère (sélectionner le réseau Reinet, ouvrir la rubrique Nos activités - Projets et applications).
Afin de préparer dans les meilleures conditions la réunion des comités directeurs, je remercie les directeurs et chefs de service d'administration centrale de bien vouloir me faire part, avant le 3 décembre 2004, des projets et opérations informatiques dont le financement est souhaité en 2005, en remplissant pour chacun de ces projets une fiche de description (cf. modèle en annexe III ci-jointe) et pour l'ensemble une fiche de synthèse (cf. annexe IV ci-jointe), qui doit rassembler les principales informations et classer les projets en prioritaires ou nécessaires mais moins prioritaires.
Pour plus d'efficacité dans la préparation des réunions des comités, je vous remercie d'en adresser une copie par voie électronique à la boîte aux lettres DAGPB-SINTEL-CDID2005.
Les fichiers bureautiques des modèles de fiches sont transmis, sur simple demande, au secrétariat du bureau Sintel 3, par messagerie, à vos secrétariats.
Je vous rappelle qu'il vous incombe de prendre en compte aussi bien la maintenance et les évolutions des applications informatiques existantes que le développement de nouvelles applications. Il est inutile en revanche de prendre en compte les achats bureautiques (acquisition de micro-ordinateurs, d'imprimantes...), qui sont financés dans le cadre d'un dispositif de répartition particulier.
Lorsque c'est possible, il vous appartient de rechercher des financements spécifiques complémentaires sur d'autres enveloppes budgétaires que le chapitre 34-98, article 60.
Pour compléter les différentes fiches, vos services peuvent se rapprocher de leurs interlocuteurs des différents domaines techniques du bureau des applications informatiques (Sintel 3 ; chef du bureau : M. Olivier Bonneville) et du bureau de l'informatisation des services (Sintel 2 ; chef du bureau : M. François Klein). Les responsables de ces domaines de Sintel, qui figurent en annexe n° 2, pourront les aider à estimer les dépenses et les délais nécessaires pour chaque projet.
Je vous remercie pour votre collaboration aux comités directeurs informatiques de domaine, qui visent à optimiser l'utilisation de nos ressources.

Le directeur de l'administration générale,
du personnel et du budget,
E. Marie

ANNEXE I
ORGANISATION DES QUATRE COMITÉS DIRECTEURS INFORMATIQUES DE DOMAINE

ANNEXE II
ORGANISATION DES DOMAINES TECHNIQUES DE SINTEL

ANNEXE III
EXPRESSION DE BESOIN D'INFORMATISATION

1. Présentation du besoin
1.1. Origine de la demande (direction, service, bureau...).
1.2. Description succincte du besoin.
2. Besoins pour répondre à des objectifs et des enjeux
2.1. Décliner les besoins en fonction des différents objectifs (d'objectifs internes à l'institution, interministériels, réforme de l'Etat...).
2.2. Détailler les axes de progrès souhaités : réduction des délais de traitements des dossiers ; gains d'effectifs, en productivité, amélioration de la qualité du service rendu... ; résultats à court terme, à moyen terme.
3. Les risques
Risques à ne pas répondre au besoin (dégradations du service actuel suite à une augmentation prévisible d'activité, nouvelles conséquences juridiques ou pénales...).
4. Périmètre de l'action souhaitée
Comment ce besoin se situe-t-il par rapport à l'existant : s'agit-il d'une amélioration du dispositif existant ou d'un dispositif nouveau ? Existe-t-il des actions en cours pour ce même besoin ?
5. Les utilisateurs
Quels seront les bénéficiaires ? (utilisateurs du ministère, interministériels, partenaires, grand public...).
6. Impact attendu sur l'organisation interne et externe

ANNEXE IV
SYNTHÈSE