Direction de l’administration générale,
du personnel et du budget

Sous-direction des statuts
et du développement
professionnel et social
Bureau
du développement professionnel
et des statuts (SRH 2 A)

Note de service DAGPB/SRH 2 A n^o 2005-44 du 25 janvier 2005 relative à l’entretien d’évaluation des personnels en 2005

NOR :  SANG0530036N

Date d’application : 1^er janvier 2005.
Références :
        Décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat ;
        Arrêté du 4 août 2004 relatif aux modalités d’évaluation et de notation des fonctionnaires des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance et de la parité et de l’égalité professionnelle ;
        Circulaire DAGPB/SRH2D/DAGEMO/BASCT/2002/636 du 31 décembre 2002 relative aux missions et à l’organisation du service social du personnel du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées ;
        Circulaire DAGEMO/DAGPB/ n^o 411 du 26 août 2004 relative à la procédure d’évaluation et de notation des fonctionnaires des corps relevant des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance et de la parité et de l’égalité professionnelle.
Annexe : modèle de compte rendu d’entretien d’évaluation.

Le ministre de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, le ministre des solidarités, de la santé et de la famille, le ministre de la parité et de l’égalité professionnelle à Madame la chef de service de l’inspection générale des affaires sociales ; Messieurs les directeurs généraux, et Mesdames et Messieurs les directeurs, délégués et chefs de service de l’administration centrale ; Mesdames et Messieurs les préfets de région ; directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; Mesdames et Messieurs les préfets de département, directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics ; copie pour information à Monsieur le secrétaire général.
    Le décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 qui a abrogé le décret n^o 59-308 du 14 février 1959 fixe les conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat désormais applicables. L’arrêté du 4 août 2004 a défini les modalités retenues au titre des ministères sociaux.
    Ces dispositions réglementaires ont été développées dans la circulaire DAGEMO/DAGPB/ n^o 411 du 26 août 2004.
    La présente note de service précise les modalités de l’entretien individuel d’évaluation à mener en 2005.
    Une seconde note de service, consacrée à la procédure de notation (campagne 2004) est en préparation.
    Il est rappelé qu’en 2004, l’accent a été mis sur la présentation de la réforme aux agents et sur la formation des évaluateurs aux modalités et méthodes de l’entretien d’évaluation. Outre les conférences d’information organisées à l’initiative de la DAGPB qui ont réuni plus de 600 participants, des sessions de formation ont été proposées aux agents en position d’évaluateurs. Elles se poursuivent en 2005.
    Pour les agents des services déconcentrés, une action d’initiative nationale a été mise en place par note de service du 26 mars 2004 et des sessions locales de formation organisées par l’intermédiaire des CEREFOC. 1 880 agents en ont bénéficié au cours de l’année 2004 dont 1 320 agents en situation d’évaluateurs et 560 agents en position d’évalués.
    L’année 2004 a donc été considérée au sein des ministères sociaux comme une année de transition et d’explication. La définition d’objectifs individuels n’a pas été formalisée. Dès lors, les résultats professionnels 2004 ne seront pas évalués dans le cadre des entretiens individuels à mener début 2005.

I.  -  LE CHAMP D’APPLICATION
1.  Qui est évalué ?

    Les agents en fonctions auront, en 2005, un entretien individuel d’évaluation.
    Les entretiens individuels d’évaluation entre agent et supérieur hiérarchique direct se tiendront dans toute la mesure du possible au cours du premier trimestre 2005. Ils feront l’objet de comptes rendus à retourner aux services gestionnaires pour le 30 juin 2005.
    Les objectifs individuels des agents pour l’année seront déclinés dans ce cadre, sur la base des objectifs généraux du service.
    Dans le cas où un agent, à l’occasion d’une mutation, change de supérieur hiérarchique direct, et donc d’évaluateur avant le 1^er juillet 2005, l’entretien formalisé sera réalisé par le supérieur hiérarchique du service d’accueil.
    Les agents ayant pris leurs fonctions dans un service après le 1^er juillet 2005, entreront dans le dispositif d’évaluation (définition d’objectifs) à compter de 2006.
    L’entretien individuel d’évaluation d’un agent titulaire en fonction est obligatoire. Il est recommandé de proposer également aux agents non titulaires (hors vacataires) un entretien individuel d’évaluation destiné à leur fixer des objectifs au titre de l’année, dans les mêmes conditions que celles définies pour les agents titulaires.

2.  Qui évalue ?

    Il s’agit du supérieur hiérarchique direct qui aura été désigné comme évaluateur par le chef de service ayant pouvoir de notation.
    Le service des ressources humaines de proximité informe l’agent de l’identité de l’évaluateur chargé de conduire l’entretien.
    Dans le cas où l’agent se verrait définir dans le cadre de son travail des objectifs par plusieurs supérieurs, le chef de service ayant pouvoir de notation désigne alors un évaluateur référent, chargé de conduire l’entretien d’évaluation après avoir recueilli l’appréciation des autres supérieurs sur les objectifs assignés.

3.  Quel est le contenu de l’entretien d’évaluation en 2005 ?

    Chaque service doit auparavant avoir défini ses propres objectifs pour 2005.
    Ceux-ci sont déclinés ensuite en objectifs individuels fixés aux agents et serviront de base à l’évaluation des résultats professionnels lors de l’exercice d’évaluation qui aura lieu début 2006.
    La définition d’objectifs individuels s’appuie sur les missions du poste et ses finalités. Ces objectifs portent sur les priorités pour l’année à venir, l’évolution éventuelle des fonctions, des attributions ou des tâches de l’agent et les résultats qu’il lui est demandé d’atteindre. Ils peuvent aussi comporter des objectifs d’amélioration de l’activité individuelle.
    L’entretien individuel d’évaluation de l’agent de 2005 inclut donc :
    -  la détermination des objectifs individuels à atteindre pour l’année au regard des objectifs de service et des moyens attribués ou mis à disposition ;
    -  une appréciation des besoins de formation, tenant compte notamment des objectifs fixés ;
    -  ses souhaits d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.

II.  -  LA PROCÉDURE

    Le modèle de compte rendu de l’entretien d’évaluation (document Word) pourra être téléchargé sur l’intranet (site « Administration ») dès la publication de cette note de service. Il sera, en outre, transmis par courriel aux établissements publics.

1.  La préparation de l’entretien

    L’entretien individuel d’évaluation doit être nécessairement préparé : il convient de fixer par écrit (ou courriel) la date et le lieu choisis au moins huit jours à l’avance.
    Une fois le rendez-vous arrêté, et avant l’entretien, l’évaluateur et l’agent remplissent respectivement les rubriques du document intitulé « compte rendu d’entretien ».
    L’agent retrace ainsi sa situation individuelle (identité, description du poste, activités, souhaits de formation, souhait d’évolution professionnelle) ; l’évaluateur identifie les objectifs individuels qu’il souhaite fixer de même que ses orientations pour la formation de l’agent. Cette phase formalisée, destinée à la conduite d’un entretien constructif, pourra bien sûr évoluer au cours des échanges.

2.  Le déroulement de l’entretien

    L’entretien se déroule sans présence d’un tiers. Il faut veiller à ce qu’il puisse se tenir à un moment où l’évaluateur et l’agent disposent de la disponibilité nécessaire.
    Au cas où l’évalué ou l’évaluateur opposerait un refus de tenir ou de participer à l’entretien, cette position et les motivations qui l’ont guidée, seraient consignées dans le compte rendu d’entretien.

3.  La validation du compte rendu d’entretien d’évaluation

    A l’issue de l’entretien, l’évaluateur rédige définitivement les rubriques du compte rendu d’entretien relevant de son ressort. Il vise le compte rendu et le remet à l’agent.
    L’agent peut compléter, s’il le souhaite, le compte rendu d’évaluation par ses commentaires et observations sur la conduite de l’entretien, les objectifs définis pour l’année et ses souhaits de formation et d’évolution professionnelle.
    Il dispose d’un délai de sept jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document pour le signer, ce qui atteste qu’il en a pris connaissance et qu’il a bien bénéficié du temps prévu pour formuler ses remarques éventuelles. L’agent n’est donc pas tenu de signer le compte rendu d’entretien dès sa remise par l’évaluateur.
    Lorsque le document a été signé par le supérieur hiérarchique et l’agent, chacun en garde une copie et l’original est remis au bureau gestionnaire pour classement au dossier administratif de l’intéressé.

4.  Cas particulier des assistant(e)s
de service social du personnel

    Leur évaluation se fait en deux temps :
    -  une première évaluation technique est réalisée par la conseillère technique nationale du service social du personnel, comme le prévoit la circulaire DAGPB/SRH2D/DAGEMO/BASCT/2002/636 du 31 décembre 2002. L’entretien d’évaluation technique pourra, le cas échéant, être réalisé par téléphone, et doit être antérieur à l’entretien individuel d’évaluation. Il fait l’objet d’un compte rendu qui est transmis au responsable hiérarchique de l’intéressé ;
    -  le second entretien est réalisé par le responsable hiérarchique selon la procédure générale décrite. Le compte-rendu de l’entretien d’évaluation technique sera annexé au compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation.
    Ces deux documents sont classés au dossier de l’agent.

III.  -  LE CALENDRIER DE RÉALISATION

    Les entretiens d’évaluation, sauf exception (mutation), se dérouleront donc autant que possible durant le premier trimestre 2005. Il est rappelé que les comptes rendus seront pour leur part retournés aux bureaux gestionnaires pour le 30 juin 2005.
    L’année 2005 étant celle de mise en place du dispositif d’entretien individuel d’évaluation, l’attention de chacun est appelée sur la nécessité de respecter au mieux les modalités définies et le calendrier.
    Vos correspondants habituels sont à votre disposition pour toute précision qui vous serait nécessaire.

Pour les ministres et par délégation : Le directeur de l’administration générale, du personnel et du budget, E.  Marie

Compte rendu d’entretien d’évaluation de l’année 2005

    Date et lieu de l’entretien : 
    Identité de l’agent évalué
Identité de l’évaluateur
    Nom/prénom : 
Nom/prénom :
    Corps : 
Fonction : 
    Grade/échelon : 
    Affectation actuelle : 
Durée d’affectation de l’agent passée sous la responsabilité hiérarchique de l’évaluateur :
    Date d’installation : 
    Affectation précédente : 

Description du poste occupé par l’agent
(fiche de poste ou lettre de mission à annexer au CR)

    Intitulé du poste :
    Missions et objectifs du service :
    Rôle et fonctions confiés à l’agent :
    Moyens mis à la disposition de l’agent :
Environnement hiérarchique et effectifs à encadrer (éventuellement) :

I.  -  DÉTERMINATION DES OBJECTIFS
POUR LA PÉRIODE POSTÉRIEURE À L’ENTRETIEN

    Observations facultatives de l’agent sur les objectifs à venir :

II.  -  SOUHAITS ET BESOINS DE FORMATION

III.  -  SOUHAITS D’ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
ET/OU DE MOBILITÉ

    Appréciations et conseils éventuels de l’évaluateur sur les projets et perspectives d’évolution de l’agent :

Remise à l’agent du compte rendu après entretien (1)

    Date et signature de l’évaluateur : 
    Date de remise : 
Emargement de l’intéressé : 

Observations éventuelles de l’agent sur la conduite (cf. note 1)
de l’entretien d’évaluation
    Date et signature de l’agent (cf. note 2)

    Destinataire : dossier administratif
    Copies :
    -  agent ;
    -  évaluateur ;
    -  chef de service.

NOTE (S) :

(1) En cas de refus de l’agent de participer à l’entretien, celui-ci utilise cette rubrique pour présenter les motifs de son refus.

(2) L’agent dispose d’un délai de 7 jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document, pour le signer afin d’attester qu’il en a pris connaissance.