Décision 005/SG no 2005-01 du 28 février 2005 du directeur de la Haute Autorité de santé relative à l’organisation du télétravail au sein de la haute autorité
NOR : SANX0530079S
Le directeur de la Haute Autorité de santé,
Vu la loi no 2004-810 du 13 août 2004 relative à l’assurance maladie et notamment ses articles 35 et 36 en son paragraphe VI ;
Vu le décret no 2004-1139 du 26 octobre 2004 relatif à la Haute Autorité de santé et modifiant le code de la santé publique et du code de la sécurité sociale ;
Vu l’article R. 161-80 du code de la sécurité sociale ;
Vu la décision no 2004.12.001/SG en date du 23 décembre 2004 du président de la Haute Autorité de santé portant nomination du directeur ;
Vu l’avis favorable du ministère de l’économie et des finances en date du 21 mai 2004 ;
Vu l’avis favorable du ministère du travail (DAGPB) en date du 30 juillet 2004 ;
Vu les avis favorables rendus par les CTP du 24 septembre 2002 et du 25 novembre 2003 relatifs à la pérennisation du télétravail ;
Vu le bilan favorable de l’expérimentation du télétravail,
Décide :
Article 1
Le télétravail est mis en place au sein de la Haute Autorité de santé.
Article 2
Le télétravail concerne au maximum 10 % de l’effectif du tableau des emplois de la Haute Autorité de santé, dans le respect du cahier des charges annexé à la présente.
Article 3
Le télétravail est maintenu pour les agents de la Haute Autorité de santé qui en bénéficiaient au sein de l’ANAES.
Article 4
Un bilan sera réalisé annuellement. Il donnera éventuellement lieu à une réévaluation des dispositions précédentes relatives au pourcentage de l’effectif.
Article 5
La présente décision est applicable à compter du 1er janvier 2005.
Article 6
La présente décision sera publiée au Bulletin officiel du ministère de la santé.
Fait à Saint-Denis, le 28 janvier 2005.
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Le directeur, A. Coulomb |
ACCESSIBILITÉ AU TÉLÉTRAVAIL - CAHIER DES CHARGES
(janvier 2005)
INTRODUCTION
Le présent cahier des charges a pour objectif de reprendre les critères établis comme facteurs clés de succès dans le bilan du télétravail 2003 de l’ANAES, afin d’étendre et pérenniser avec succès le télétravail au sein de la Haute Autorité de santé.
1. Le champ d’application du télétravail
A. - Les caractéristiques des postes
concernés par le télétravail
Le télétravailleur doit avoir une fonction relativement autonome, sans management direct. La réflexion précédant la mise en place du télétravail a conduit à prendre en considération l’adéquation entre la situation de télétravail et le poste concerné par le télétravail.
Le télétravail est plus aisé à mettre en place pour les métiers comportant des analyses individuelles, des lectures de documents, des rédactions et une interface avec les autres services ou avec l’extérieur relativement limitée ou variable dans le temps. Du fait de la nature des tâches réalisées, le télétravail s’applique donc essentiellement aux agents n’ayant pas de fonction d’encadrement.
La mise en place du télétravail nécessite de répondre à certaines exigences :
1. Le reporting d’activité ;
2. Les présences à domicile sur certaines tranches horaires ;
3. La présence à la Haute Autorité de santé à des temps donnés (réunions de service, formations...).
Les fonctions qui répondent à des objectifs précis et quantifiables sont les plus à même de s’adapter au changement organisationnel. L’objectif doit être de rendre un produit final en un temps donné à un moment donné.
La nature des métiers retenus doit rendre nécessaire un isolement propice à la concentration, voire aux communications téléphoniques nombreuses, tout cela étant difficile dans la configuration actuelle des locaux où les personnes sont plusieurs par bureau.
Le télétravail s’oriente vers la réalisation des tâches nécessitant un haut niveau de concentration, tandis que les temps dans l’établissement sont requis pour tous les aspects relationnels de la fonction. Ne sont donc pas concernées les personnes dont le travail nécessite une permanence au siège, un travail en transversal et en interface à l’intérieur de l’Agence, des contacts importants avec les experts et le personnel exerçant des fonctions d’encadrement.
B. - Le quota de postes concernés par
l’extension du télétravail
La composition du tableau des emplois de la Haute Autorité de santé permet d’approfondir le profil des agents et notamment de ceux qui pourraient être concernés par le télétravail. La population de la Haute Autorité comporte de nombreux collaborateurs permanents ayant une expertise.
Le quota de télétravailleurs est fixé à la date du 1er janvier 2005 à 10 % de l’effectif du tableau des emplois de la Haute Autorité de santé. En fonction de l’évolution des missions et des postes de l’institution, une réévaluation de ce quota pourra avoir lieu.
C. - Les pré-requis au niveau du télétravailleur
La démarche doit toujours être une démarche volontaire de l’agent. D’ailleurs, la réversibilité implique un retour au travail dans les locaux de l’employeur à la demande du travailleur ou à celle de l’employeur. Les modalités de cette réversibilité sont établies par accord individuel et/ou collectif.
Les personnes en télétravail doivent posséder des profils autonomes et contributifs :
- il faut vérifier, auprès du télétravailleur potentiel, sa capacité, sa prédisposition et sa volonté d’adopter un tel mode de travail. Une ancienneté d’un an dans la fonction fait partie des critères pour connaître le mode de fonctionnement de l’agent et son aptitude à travailler de manière plus autonome, tout en s’assurant que le télétravailleur connaisse bien le fonctionnement de l’institution ;
- il est préférable que le télétravailleur connaisse bien l’établissement ; le lien social entre le télétravailleur et l’institution est déjà établi. Le télétravailleur devra ensuite veiller à maintenir ce lien. L’ancienneté d’un an permet au télétravailleur de connaître l’ANAES, le fonctionnement des services support et la culture d’établissement. Tous ces éléments, en sus de la présence hebdomadaire, conduisent à garder des liens étroits avec les télétravailleurs qui se revendiquent, comme les autres agents, membres à part entière de l’institution ;
- il est préférable que le télétravailleur connaisse le métier, ses méthodes et ses pratiques. Cet appui et cet apprentissage passent par la disponibilité et la proximité de ses collègues. Le chef de service et le secrétariat doivent toujours être présents pour répondre à toute interrogation ;
- le télétravail nécessite l’investissement du télétravailleur et son consentement réel pour adopter ce mode de travail. Le télétravailleur doit être averti et prêt à accepter les inconvénients du télétravail (isolement...).
Le succès du télétravail passe aussi par certaines capacités du télétravailleur, telles que :
- autonomie dans le travail ;
- capacité à assumer l’isolement social, même partiel ;
- capacités de communication. Le télétravailleur doit être capable de garder le contact et de communiquer à distance avec ses collègues ;
- capacité à s’organiser, afin de planifier les tâches qui peuvent être réalisées à distance et celles qui doivent être réalisées sur le site de l’établissement. Il doit programmer à l’avance les tâches « collaboratives » et sociales sur ses temps de présence dans les locaux de l’institution ;
- capacité à donner des limites (horaires, charge de travail...).
Le succès du télétravail passe souvent par un télétravail pendulaire, c’est-à-dire un télétravail alterné tel qu’il existait à l’ANAES. En effet, un minimum de présence du télétravailleur sur le site est nécessaire :
- d’une part, pour maintenir le lien social en participant directement à la vie de l’établissement ;
- d’autre part, afin de participer à des tâches « collaboratives » qui nécessitent sa présence physique (réunion, travail sur documents papiers, tâches délicates...).
3. Bilan annuel du télétravail à l’ANAES
Chaque année, un bilan du télétravail doit être réalisé pour être présenté à l’autorité compétente. Son contenu sera identique au bilan présenté en 2003 au conseil d’administration de l’ANAES :
Un bilan quantitatif de la production réalisée par les télétravailleurs comprenant des indicateurs figurant dans les tableaux de production déjà présentés. En fonction de l’activité des télétravailleurs, il s’agit du nombre de rapports débutés et terminés dans l’année...
Par exemple, pour le service d’évaluation économique, il s’agit du volume d’activité.
| N - 4 | N - 3 | N - 2 | N - 1 | N = 31/12/2004 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de rapports débutés dans l’année * | 9 | 7 | 15 | 10 * | |
| Nombre de rapports terminés dans l’année | 6 | 9 | 13 | ||
| Nombre de chefs de projet dans le service à fin... | 3 | 3 | 3 | 3 | |
| Nombre de chefs de projet télétravailleurs | 0 | 0 | 2 | 2 | |
| * Le nombre de rapports débutés dans l’année correspond au nombre effectivement débuté à la date du bilan, le service d’évaluation économique étant souvent saisi au détours d’un projet non planifié initialement. | |||||
Un bilan des données sociales identiques à celles figurant dans le bilan 2003, en termes de formations suivies, d’absentéisme...
Un bilan organisationnel portant à la fois sur la manière dont les fonctions supports, les collègues, collaborateurs et responsables hiérarchiques perçoivent la charge liée à la présence de télétravailleurs. L’enquête pourra être réalisée sur le modèle de celle de l’année 2003 pour évaluer la satisfaction des équipes de télétravailleurs ainsi que des interlocuteurs impliqués dans sa mise en oeuvre.
Le questionnaire est construit pour apprécier cette satisfaction et soumis :
- aux télétravailleurs ;
- aux responsables de service ;
- au service documentation ;
- au service communication ;
- aux assistantes des services concernés ;
- au service informatique.
La synthèse des résultats doit permettre de distinguer pour les télétravailleurs :
- l’efficacité sur un plan quantitatif ;
- l’efficacité sur un plan qualitatif ;
- l’efficacité sur le plan de la vitesse de rédaction ;
- le respect de la planification des travaux ;
- l’efficacité des activités conduites avec des experts externes ;
- la qualité de vie professionnelle ;
- l’organisation du temps de travail ;
- le degré de motivation ;
- la contrainte liée au transport de documents entre le domicile et les bureaux de la Haute Autorité de santé ;
- une contrainte liée au transport du matériel informatique ;
- la qualité de vie des télétravailleurs ;
- la question de l’isolement ;
La synthèse des résultats doit permettre de distinguer pour les responsables de service :
- la disponibilité des équipes et les échanges au sein des services ;
- le respect des calendriers ;
- la motivation des équipes ;
- la difficulté de management des équipes ;
- l’esprit d’équipe.
La synthèse des résultats doit permettre de distinguer pour les autres interlocuteurs au sein de l’institution (services communication, documentation, systèmes d’information, assistantes des services) :
- la disponibilité des télétravailleurs et les échanges inter-services ;
- la charge de travail des services ;
- les retards ;
- le déroulement des projets ;
- le travail d’équipe.