Note de service DAGPB/SRH2 B n^o 2005-163 du 23 mars 2005 relative à l’organisation d’une action d’initiative nationale pour les services déconcentrés

NOR :  SANH0530118N

Références :
        Décret n^o 85-607 du 14 juin 1985 modifié relatif à la formation professionnelle des fonctionnaires de l’Etat ;
        Décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat ;
        Arrêté du 4 août 2004 relatif aux modalités d’évaluation et de notation des fonctionnaires des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance et de la parité et de l’égalité professionnelle ;
        Circulaire DAGEMO/DAGPB n^o 2004-411 du 26 août 2004 relative à la procédure d’évaluation et de notation des fonctionnaires des corps relevant des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance et de la parité et de l’égalité professionnelle.

I.  -  LE CONTEXTE

    Le décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 cité en référence, qui a abrogé, à compter du 1^er janvier 2005, le décret n^o 59-308 du 14 février 1959 relatif aux conditions générales de notation et d’avancement des fonctionnaires, apporte des modifications substantielles au dispositif existant, notamment en ce qui concerne l’évaluation.
    En premier lieu, il rend obligatoire l’évaluation des fonctionnaires, celle-ci comportant un entretien et donnant lieu à un compte rendu.
    D’autre part, il prévoit que cet entretien d’évaluation porte principalement sur les résultats professionnels obtenus par l’agent évalué au regard des objectifs qui lui ont été assignés et des conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève, sur ses besoins de formation compte tenu notamment des missions qui lui sont imparties et sur ses perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.
    Enfin, il précise que l’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct du fonctionnaire.
    Ces trois modalités novatrices nécessitent d’apporter un accompagnement de mise en oeuvre, d’une part en raison du caractère général du dispositif (chaque fonctionnaire en position d’activité devant être évalué), d’autre part de l’augmentation sensible du nombre d’évaluateurs devant conduire un ou des entretiens d’évaluation, et enfin de la méthode d’évaluation basée sur l’adéquation entre objectifs assignés, moyens mis à disposition et résultats obtenus.
    Au cours de l’année 2004 le premier volet du dispositif de formation portant sur la définition des objectifs individuels a été réalisé dans le cadre d’une action d’initiative nationale.
    Il convient en 2005 de mettre en oeuvre le second volet du plan de formation portant sur la conduite de l’entretien d’évaluation.

II.  -  DISPOSITIF PÉDAGOGIQUE

    Ce cycle de formation constitue une action dans l’intérêt du service, telle que définie à l’article 6 du décret du 14 juin 1985 modifié cité en référence.

2.1. Objectifs de la formation

    L’action de formation vise à accompagner le déploiement de cette réforme par l’apport de supports méthodologiques et d’outils pratiques aux personnels appelés à la mettre en oeuvre. La formation comportera des exemples concrets dans le contexte effectif de leurs services.
    A l’issue de la réalisation de ce module de formation, chaque évaluateur formé devra être en mesure d’une part d’exposer, au cours d’un entretien avec ses collaborateurs, les objectifs qu’il leur assigne de manière concrète pour la période à venir (programme de travail de la direction ou du service, fiche de poste de l’agent, moyens du service), d’autre part de consigner ces éléments dans le compte rendu de l’entretien dont le modèle type a été communiqué.
    Ce dispositif abordera également la partie de l’entretien portant sur les besoins de formation de l’agent, compte tenu notamment des missions qui lui sont imparties et sur ses perspectives d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité fonctionnelle.
    Le module « conduite de l’entretien d’évaluation » devra permettre aux évaluateurs de maîtriser les différentes phases de cet entretien en s’appropriant :
    -  la préparation de l’entretien ;
    -  l’identification des enjeux liés à l’évaluation ;
    -  une méthodologie et des outils (suivi-contrôle des objectifs) de conduite de l’entretien ;
    -  les techniques du dialogue intégrant la prise en compte des attentes de l’agent (formation, évolution professionnelle) ;
    -  la rédaction du compte rendu d’entretien.

2.2. Public

    Cette formation s’adresse aux futurs évaluateurs, c’est-à-dire aux personnels, administratifs ou techniques, chargés d’encadrement dans les services déconcentrés, quelle que soit leur catégorie. Les évaluateurs seront les supérieurs hiérarchiques directs des agents. Cette notion de supérieur hiérarchique est fonctionnelle et indépendante de considération de grade ou de corps. Elle résulte de la définition habituelle du pouvoir hiérarchique retenue en droit administratif (CE 30 juin 1950, Quéralt).
    Dans chaque service la désignation nominative de l’évaluateur dont dépend chaque agent a été réalisée lors de la première phase du dispositif et il est important de veiller à son actualisation.

2.3. Durée

    La durée prévue pour chaque session sur la conduite opérationnelle de l’entretien d’évaluation est d’une journée par groupe de stagiaires d’environ 10 à 15 participants.
    Une demi-journée supplémentaire pourra également être planifiée pour assurer un retour d’expérience et une aide aux difficultés qui auront pu être rencontrées.

2.4. Modalités pédagogiques

    Il est essentiel de privilégier une approche pragmatique par le recours à des mises en situation et des exercices pratiques sur la base de documents qui pourront être fournis au formateur par les services.
    L’attention du prestataire devra être attirée sur le fait qu’il est nécessaire de s’approprier, pour les études de cas, des exemples concrets dans le contexte effectif des services du ministère.

2.5. Formateurs

    L’enseignement sera assuré par un prestataire externe.

III.  -  ORGANISATION DE LA FORMATION
3.1. Choix du prestataire

    Chaque Cerefoc est chargée du choix du prestataire sur la base des éléments définis ci-dessus (II).

3.2. Convocation des stagiaires

    Les stagiaires seront convoqués par la Cerefoc de leur région d’affectation.

3.3. Lieux des stages

    Les stages seront organisés en région de même qu’à l’échelon départemental si les effectifs permettent la constitution d’au moins un groupe.

3.4. Calendrier

    S’agissant d’objectifs à fixer pour l’année 2005, les formations devront être organisées au cours du premier trimestre 2005.

3.5. Procédure administrative et financière

    La prise en charge des frais de déplacement sera assurée par chaque Cerefoc pour les stages qu’elle organise.
    Vous voudrez bien imputer l’ensemble des dépenses relatives à cette formation (pédagogie, frais de déplacements et indemnités de mission) sur l’enveloppe de crédits que le bureau de la formation vient de vous déléguer sur le chapitre 34-98-81.
    Je vous saurais gré de bien vouloir assurer, à la présente note, la plus large diffusion.
    Vos correspondants au bureau de la formation (SRH2B) demeurent à votre disposition.

Pour les ministres et par délégation : La sous-directrice des statuts et du développement professionnel et social, F.  Lutaud