SANT4 - Bulletin Officiel N°2005-4: Annonce N°51

Circulaire DSS/4B n° 2005-180 du 6 avril 2005 relative à la liste d’aptitude aux emplois de direction des organismes de sécurité sociale

Date d’application : immédiate.
Textes de référence :
        Code de la sécurité sociale (art. R. 123-45) ;
        Arrêté du 25 septembre 1998 modifié, notamment par l’arrêté du 4 avril 2005.
Textes précédents : circulaires DSS/5D/98/634 du 26 octobre 1998 et DSS/5D/99/303 du 26 mai 1999.
Annexes : calendrier récapitulatif, formulaire de candidature et formulaire de relevé de carrière.

Le ministre des solidarités, de la santé et de la famille à Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, direction de la solidarité et de santé de Corse et de Corse-du-Sud, direction régionale des affaires sanitaires et sociales de la Réunion, direction de la santé et du développement social de Martinique, Guadeloupe et Guyane [pour exécution]).
    La présente circulaire rappelle certaines dispositions officielles pour l’inscription sur liste d’aptitude aux emplois de direction des organismes de sécurité sociale et détaille les nouvelles dispositions qui entrent en vigueur à compter de la campagne pour l’établissement de la liste d’aptitude pour l’année 2006.

1. - Les principales règles demeurent inchangées
1.1. Définition du cadre juridique

La commission chargée d’arrêter la liste d’aptitude reste une instance placée auprès du ministre. En conséquence, le suivi législatif et réglementaire de la liste d’aptitude (modifications à apporter aux textes régissant la liste d’aptitude) ainsi que le contentieux pouvant résulter des décisions prises par la commission restent de la compétence de la direction de la sécurité sociale.

    Les principes régissant l’appréciation des candidats ainsi que les formulaires d’évaluation à utiliser demeurent inchangés.
    Les services de l’Etat compétents pour réaliser les évaluations des candidats à l’inscription sur liste d’aptitude sont toujours ceux des DRASS (cf. note 1) et de l’IGAS.
    Les évaluateurs compétents au niveau des organismes restent également les mêmes (présidents pour les directeurs et directeurs pour les autres candidats).
    Si un candidat a effectué une mobilité l’ayant conduit à changer d’organisme employeur dans l’année qui précède sa demande d’inscription, il est souhaitable que le nouvel employeur se rapproche du précédent pour l’évaluation de l’agent, voire que l’évaluation soit réalisée par l’ancien employeur si l’agent a pris ses nouvelles fonctions à une date très récente.

    Pour le candidat : la date limite de transmission au secrétariat de la commission, sous pli recommandé, des candidatures pour l’inscription sur la liste d’une année donnée demeure fixée au 30 avril minuit de l’année précédente (exemple : 30 avril 2005 pour la liste 2006), le cachet de la poste faisant foi.
    Pour les évaluateurs employeurs : la date limite de transmission des évaluations des candidats au secrétariat de la commission (avec copie de la DRASS) est toujours fixée au 31 mai au plus tard.
    Pour les évaluateurs des services de l’Etat : la date limite de transmission des évaluations des candidats au secrétariat de la commission reste fixée au 15 août au plus tard pour les DRASS et au 15 septembre pour l’IGAS.

2. Les modifications portent sur le transfert du secrétariat
de la commission à L’UCANSS
2.1. Secrétariat de la liste d’aptitude

Le secrétariat de la commission chargée d’arrêter la liste d’aptitude, assumant la gestion matérielle de la liste d’aptitude, est désormais assuré par le directeur de l’UCANSS. L’adresse du secrétariat est par conséquent celle de l’UCANSS.

    Une nouvelle procédure de transmission des dossiers est mise en place pour les candidats et les services évaluateurs (employeur, DRASS et IGAS). L’objectif de cette nouvelle procédure est de tirer les conséquences du transfert de la gestion de la liste d’aptitude à l’UCANSS, de simplifier la circulation des dossiers et de responsabiliser les candidats.
    a)  Élaboration et transmission des dossiers par les candidats
    Les nouveaux modèles de formulaire de candidature (cf. document « FORM-LA ») et de relevé de carrière (cf. document « CARR-LA ») à utiliser pour la constitution d’un dossier de demande d’inscription sur la liste d’aptitude sont annexés à la présente circulaire, pour diffusion (cf. note 2) Le cas échéant, des pièces justificatives mentionnées sur le formulaire sont à joindre pour la constitution du dossier.
    Chaque candidat doit préparer trois exemplaires de son dossier de demande d’inscription sur la liste d’aptitude, et non plus seulement deux.

    Chaque candidat envoie deux exemplaires de son dossier de demande d’inscription au secrétariat de la commission à l’UCANSS sous pli recommandé au plus tard à la date limite de candidature, soit le 30 avril de l’année précédent celle pour laquelle l’inscription est demandée, le cachet de la Poste faisant foi.
    Il fait simultanément parvenir le troisième exemplaire au directeur de son organisme employeur pour vérification et évaluation.
    Pour les candidats directeurs, le dossier est transmis au président de l’organisme employeur.

Candidats visés à l’article 19 de l’arrêté
du 25 septembre 1998 modifié (détachés)

Pour les candidats en situation de détachement dans un organisme, le directeur ou le président destinataire du troisième exemplaire du dossier est celui de l’organisme dans lequel le candidat exerce effectivement ses fonctions.

    Les candidats en cours de scolarité à l’EN3S adressent le troisième exemplaire de leur dossier au directeur de l’EN3S. Après avoir procédé à l’évaluation du candidat, le directeur de l’EN3S fera suivre le dossier à l’employeur précédent pour les candidats internes ou au futur employeur pour les candidats externes.
    b)  Recevabilité des demandes d’inscription
    La commission chargée d’arrêter la liste est désormais compétente pour statuer sur la recevabilité de chaque dossier de candidature.
    Au plus tard le 31 mai, les dossiers remplissant à ce stade les conditions pour être examinés en vue d’une inscription du candidat sont transmis par le secrétariat de la commission à la DRASS dont dépend l’organisme employeur du candidat, ou directement à l’IGAS pour les candidats exerçant leurs fonctions au sein des caisses nationales, pour évaluation des candidats.
    Afin d’éviter que des candidats ne soient inutilement évalués, les DRASS et IGAS peuvent, en accord avec le secrétariat de la commission, ne pas procéder à l’évaluation d’un candidat dont le dossier présenterait un caractère d’irrecevabilité manifeste. En cas d’ambiguïté sur la recevabilité d’un dossier, il est demandé aux DRASS ou à l’IGAS d’évaluer le candidat.
    c)  Évaluation et transmission des dossiers par les employeurs évaluateurs

L’employeur vérifie les informations portées dans le dossier, et le complète avec son évaluation des aptitudes du candidat au moyen des grilles et fiches normalisées, avant de transmettre le tout au secrétariat de la commission à l’UCANSS, au plus tard le 31 mai. Parallèlement à cet envoi, l’employeur transmet également, le 31 mai au plus tard, une copie de son évaluation du candidat à la DRASS (ou à l’IGAS pour les candidats des caisses nationales).

Candidats visés à l’article 19 de l’arrêté
du 25 septembre 1998 modifié (détachés)

Les candidats visés à l’article 19 sont évalués par le directeur, ou le président s’ils sont eux-mêmes directeurs, de l’organisme dans lequel ils exercent effectivement leurs fonctions. L’évaluateur vérifie les informations portées dans le dossier puis transmet, le 31 mai au plus tard, l’exemplaire du dossier de demande d’inscription en sa possession, complété de son évaluation du candidat, au secrétariat de la commission à l’UCANSS, et une copie de l’évaluation à la DRASS (ou à l’IGAS pour les candidats des caisses nationales ou des services ou organismes n’entrant pas dans le champ de compétence d’une DRASS).

    Les candidats internes de l’EN3S, y compris ceux qui peuvent se porter candidats à l’inscription sur la liste d’aptitude dès leur première année à l’EN3S, sont évalués :
    -  par le directeur de l’EN3S, qui transmet le 3^e exemplaire du dossier de demande d’inscription, enrichi de son évaluation des aptitudes du candidat, à l’employeur chargé de compléter le dossier par son évaluation du candidat ;
    -  par l’employeur et la DRASS dont ils relevaient avant leur entrée à l’EN3S : l’employeur transmet le 31 mai au plus tard l’exemplaire du dossier qui lui a été remis par le directeur de l’EN3S, complété des deux évaluations des aptitudes du candidat, au secrétariat de la commission, ainsi qu’une copie des deux évaluations à la DRASS.
    Les candidats externes de l’EN3S, qui ne peuvent postuler qu’au cours de leur deuxième année à l’EN3S, sont évalués :
    -  par le directeur de l’EN3S, qui transmet le 3^e exemplaire du dossier de demande d’inscription, enrichi de son évaluation des aptitudes du candidat, à l’employeur chargé de compléter le dossier par son évaluation du candidat ;
    -  par le directeur de l’organisme qui les accueille à leur sortie de l’EN3S ainsi que par la DRASS dont relève cet organisme : l’employeur transmet le 31 mai au plus tard l’exemplaire du dossier qui lui a été remis par le directeur de l’EN3S, complété des deux évaluations des aptitudes du candidat, au secrétariat de la commission, ainsi qu’une copie des deux évaluations à la DRASS.
    d)  Évaluation et transmission des dossiers par les services de l’État évaluateurs
    Les services des DRASS et de l’IGAS procèdent à l’évaluation des candidats selon les règles en vigueur et au moyen des outils existants. Ces services transmettent les documents d’évaluation des candidats à l’inscription sur la liste d’aptitude, sous forme papier et signés, au secrétariat de la commission à l’UCANSS, au plus tard le 15 août pour les DRASS et le 15 septembre pour l’IGAS.
    Dans le cas d’un agent évalué par les services d’une DRASS et pour lequel une évaluation par les services de l’IGAS en région s’avère utile ou nécessaire, la DRASS transmet le dossier du candidat à l’IGAS régionalisé et informe simultanément le secrétariat de la commission de cette transmission. L’IGAS retourne le dossier qui lui a été transmis par la DRASS au secrétariat de la commission, à l’UCANSS, après évaluation du candidat.

    Pour les services de l’État évaluateurs, une simplification importante est apportée à l’occasion du transfert de la gestion de la liste d’aptitude à l’UCANSS. Désormais, la mise à jour de la base de données ITOSS sera exclusivement effectuée par le secrétariat de la commission, à l’UCANSS.
    Les résultats des évaluations fournis sous forme papier seront intégrés à la base de données ITOSS par le secrétariat de la commission, à l’UCANSS.
    De même, les informations utiles sur la situation des candidats dont les DRASS auraient connaissance, seront communiquées au secrétariat de la commission, à l’UCANSS, pour être intégrées à la base de données ITOSS (cf. 2.4.b).
    En conséquence, les services des DRASS et de l’IGAS ont désormais accès au logiciel ITOSS uniquement en mode consultation. Ils ne peuvent donc plus modifier les données. Ils conservent bien entendu la possibilité de faire des requêtes B.O. selon leurs besoins.

a)  Par les candidats à l’inscription sur la liste d’aptitude
    Les candidats sont tenus d’informer le secrétariat de la commission de toute modification intervenue dans leur situation professionnelle (nomination, prise de fonctions, agrément, obtention du titre d’ancien élève de l’EN3S, réussite à un stage...) ainsi que de leurs changements de coordonnées personnelles et professionnelles. Conformément à la loi n^o 78-17 modifiée du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, les candidats ont accès aux informations contenues dans leur dossier. Ils peuvent exercer ce droit auprès du secrétariat de la commission chargée d’arrêter la liste d’aptitude, à l’UCANSS.
    b)  Par les DRASS
    Afin d’assurer la meilleure mise à jour possible de la base de données ITOSS, les services des DRASS, dès lors qu’ils sont informés des décisions de nomination, des prises de fonctions ou des agréments et de tout autre changement intervenu dans la situation professionnelle d’un agent de direction, candidat ou non à l’inscription sur liste d’aptitude, doivent communiquer ces informations au secrétariat de la commission, à l’UCANSS, chargé de la mise à jour de la base de données ITOSS.
    c)  Par les caisses nationales
    Pour les agents de direction des caisses nationales, ces dernières adressent à la direction de la sécurité sociale les informations relatives aux dates de prise de fonctions qui déclenchent les délais d’agrément par le ministère. La direction de la sécurité sociale en informe le secrétariat de la commission, à l’UCANSS.

Dès réception de la présente circulaire, je vous serais obligé de bien vouloir en porter le contenu à la connaissance des organismes de sécurité sociale placés sous votre contrôle, et de vous assurer que ces derniers le communiquent aux personnels concernés.
Je vous remercie de me faire connaître, sous le présent timbre, les difficultés que vous pourriez rencontrer pour l’application de ces instructions.

ÉTAPE	ACTEURS	DESTINATAIRES	ÉCHÉANCE
Diffusion de l’information relative à la nouvelle procédure et des nouveaux documents (1^e^r niveau)	DSS	DRASS IGAS Caisses nationales EN3S UCANSS	Fin mars / début avril 2005
Diffusion de l’information relative à la nouvelle procédure et des nouveaux documents (2^e niveau)	DRASS	Candidats potentiels (agents de direction et cadres) - Présidents et directeurs d’organismes	Début avril 2005
Etablissement du dossier complet de candidature et envoi en deux exemplaires sous pli recommandé	Candidats	Secrétariat de la commission à l’UCANSS	30 avril au plus tard
Transmission du dossier complet de candidature à l’employeur (3^e exemplaire)	Candidats	Employeur (directeur, ou président pour les candidats directeurs)	Parallèlement à la transmission du dossier au secrétariat de la commission à l’UCANSS
Premier examen succinct de recevabilité	Secrétariat de la commission à l’UCANSS	(néant)	15 mai au plus tard
Envoi des dossiers (2^e exemplaire) et des listes régionales de candidats	Secrétariat de la commission à l’UCANSS	DRASS (IGAS pour les candidats des caisses nationales)	31 mai au plus tard (les dossiers seront envoyés plus tôt le cas échéant, en ordre dispersé)
Envoi des évaluations des candidats	Employeurs	Secrétariat de la commission à l’UCANSS + copie à la DRASS ou l’IGAS	31 mai au plus tard
Envoi des évaluations des candidats (3 cas possibles)	1. DRASS 2. DRASS puis IGAS pour évaluation complémentaire (la DRASS informe de cette transmission le secrétariat de la commission) 3. IGAS (pour les candidats des caisses nationales)	Secrétariat de la commission à l’UCANSS	DRASS : 15 août au plus tard IGAS : 15 septembre au plus tard

Instruction des dossiers et saisie des données dans ITOSS	Secrétariat de la commission à l’UCANSS	(néant)	Toute la durée de la campagne

RELEVÉ DE CARRIÈRE (cf. note 4)
Complément de candidature à la liste d’aptitude
aux emplois de direction des organismes de sécurité sociale

Historique des emplois de direction ou de cadre (assimilé) affectés d’un coefficient au moins égal
à celui des emplois visés à l’article 12, 1^e^r alinéa, de l’arrêté du 25 septembre 1998 modifié

Date    Signature du candidat    Visa de l’employeur
    Dans le cadre de la loi n^o 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (Journal officiel du 7 janvier 1978), vous disposez d’un droit d’accès à ces informations que vous pourrez exercer auprès du secrétariat de la commission chargée d’arrêter la liste d’aptitude (UCANSS).

(1) Dans la présente circulaire, le terme de DRASS recouvre les services déconcentrés du ministère chargé de la sécurité sociale dans les régions, quelle que soit leur dénomination officielle.

(2) Le formulaire de candidature et le relevé de carrière joints à la présente circulaire seront également disponibles pour téléchargement sur le site internet de l’UCANSS.

(3) Le Centre national d’études supérieures de la sécurité sociale (CNESSS) est devenu l’Ecole nationale supérieure de sécurité sociale (EN3S ou ENSSS) en application de l’article 62-1 de la loi du 13 août 2004.

(4) Le relevé de carrière est à joindre par les candidats effectuant pour la première fois une demande d’inscription sur la liste d’aptitude ou par les candidats ayant déja effectué une demande mais n’ayant jamais été inscrits sur la liste d’aptitude.