SANT4 - Bulletin Officiel N°2005-6: Annonce N°23

Circulaire DHOS/F4 n^o 2005-245 du 26 mai 2005 relative au dispositif de formation au nouveau régime budgétaire et comptable des établissements de santé et à l’appel à candidature de formateurs régionaux

Date d’application : immédiate.
Référence : ordonnance du 2 mai 2005 simplifiant le régime juridique des établissements de santé.
Annexes :
        I. - Estimation du nombre de personnes à former et du nombre de formateurs régionaux nécessaires ;
        II. - Fiche de candidature pour les formateurs régionaux ;
        III. - Recensement régional des candidatures.
Le ministre des solidarités, de la santé et de la famille à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales de l’hospitalisation (pour exécution) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région, directions régionales des affaires sanitaires et sociales (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour information) ; Mesdames et messieurs les directeurs des établissements de santé.
    En complément de la mise en oeuvre du nouveau système de financement des établissements de santé, la réforme du régime budgétaire et comptable entrera en vigueur à compter de l’exercice 2006. Les fondements de la procédure budgétaire seront modifiés par l’abandon de la logique d’autorisation de dépenses au profit d’une logique basée sur une prévision d’activité et de recettes. Concernant le cadre budgétaire, un état des prévisions de recettes et de dépenses (EPRD) à crédits évaluatifs sera instauré à la place de l’actuel budget à crédits limitatifs. Il s’agit d’une approche nouvelle qui renforce la responsabilisation des établissements en matière budgétaire et qui concerne l’ensemble des établissements de santé antérieurement financés par dotation globale, y compris ceux qui ne relèvent pas d’un financement à l’activité.
    Un dispositif d’accompagnement en deux temps est prévu pour faciliter la mise en oeuvre de cette réforme, qui outre ces aspects techniques et réglementaires aura des conséquences importantes en termes de gestion budgétaire, comptable et financière.
    Il s’agit, dans un premier temps, d’apporter les éléments d’explication permettant aux professionnels, directement impliqués dès le début de l’exercice 2006, de s’approprier le contenu de la réforme dans toutes ses dimensions. Pour ce faire des sessions de formation seront organisées en régions durant l’automne 2005. Ces sessions seront animées par des spécialistes des questions budgétaires et financières (membres des équipes de direction et des ARH) préalablement formés par la DHOS en étroite collaboration avec l’ENSP.
    Une diffusion plus large des principes de la réforme et de ses conséquences pourra, dans un second temps, être engagée au cours de l’année 2006 avec la participation des partenaires habituels des établissements aux actions de formation continue.
    L’objet de la présente circulaire est de préciser les conditions d’organisation du premier volet du dispositif et de procéder à un appel à candidature de formateurs régionaux.

    La formation a pour objet de présenter la réforme du régime budgétaire et comptable telle qu’elle résulte de l’ordonnance du 2 mai 2005 simplifiant le régime juridique des établissements de santé et des textes réglementaires pris en application, dont la parution doit intervenir dans les prochaines semaines.
    Il s’agit avant tout de permettre aux établissements de santé et aux services en charge de l’approbation des nouveaux EPRD de maîtriser cette nouvelle réglementation, mais aussi de mesurer les enjeux de la réforme dans le contexte plus général de la réforme du financement et de l’organisation des établissements de santé.
    La formation s’articulera autour des quatre grands thèmes suivants :

    L’EPRD se présente d’une façon sensiblement différente du budget traditionnel. Il est en effet composé d’un compte de résultat prévisionnel et d’un tableau de financement prévisionnel reliés entre eux par un tableau de reconstitution de la capacité d’autofinancement. Au delà de la présentation strictement budgétaire, l’EPRD intègre une dimension financière qui se traduit par une prévision de l’évolution du fond de roulement, du besoin en fonds de roulement et de la trésorerie.
    A ce nouvel outil de présentation sont associés un certain nombre d’évolutions telles que la suppression des groupes fonctionnels, la refonte de la nomenclature comptable applicable aux établissements publics de santé, ...
    Ces aspects plutôt techniques feront l’objet d’une présentation sur la base des textes réglementaires à paraître qui fixeront le nouveau cadre de présentation.

    L’EPRD constitue l’outil le plus adapté à une construction budgétaire établie sur la base de recettes évaluatives. Son élaboration s’inscrit dans un nouveau calendrier budgétaire déportant sur le 1^e^r trimestre de l’année la préparation, le vote et la transmission de l’EPRD à l’ARH.
    Une nouvelle procédure d’approbation est instaurée reposant sur le principe d’une approbation tacite sauf opposition du directeur de l’ARH. Des règles, nouvelles également, sont mises en oeuvre en cas de refus d’approbation par le directeur de l’ARH ou en cas d’absence de transmission de l’EPRD par l’établissement.
    Au delà de la procédure d’approbation initiale, un dispositif de suivi de l’exécution de l’EPRD est instauré. Il constitue une contrepartie à la plus grande liberté de gestion accordée aux établissements et confère un rôle nouveau aux ARH dans le contrôle a posteriori.
    Tels sont quelques uns des sujets qui seront développés lors de la formation.

    L’une des caractéristiques essentielle de l’EPRD est de conférer un caractère évaluatif aux crédits, à l’exception de certains comptes pour lesquels l’inscription budgétaire conservera un caractère limitatif. Les règles de gestion sont bien sûr affectées par cette particularité et différent sensiblement pour les activités annexes qui ne sont pas impactées par la réforme du financement des établissements de santé.
    Cette absence formelle de limitation du niveau des crédits suppose une anticipation plus grande des gestionnaires et une attention plus grande, elle aussi, portée sur le suivi des recettes et de la trésorerie.
    Ces thématiques ne seront pas uniquement abordées en termes descriptifs. La formation sera l’occasion d’aborder la réforme au travers des aspects culturels nouveaux qui lui sont sous-jacents, en particulier celui du passage d’une culture de moyens (autorisations de dépenses) à une culture davantage tournée vers l’activité.

    Dans la plupart des établissements, les pratiques de contrôle de gestion devront évoluer vers une analyse simultanée de l’activité, des recettes et des dépenses. Il s’agira d’ailleurs d’une évolution qui touchera également les services déconcentrés et les ARH qui auront à connaître de l’évolution de la situation des établissements au travers du dispositif de suivi de l’exécution de l’EPRD.
    A cela s’ajoute la dimension financière de l’EPRD qui met directement en lumière l’impact de la politique budgétaire sur la situation financière et patrimoniale de l’établissement, dès lors que la variable d’équilibre générale de l’EPRD est constituée par la variation du fonds de roulement.
    Ces notions, bien que déjà connues, acquièrent une importance nouvelle, qui nécessitent une adaptation des outils de pilotage permettant, d’une part, une connaissance plus précise de la relation coût-activité et, d’autre part une capacité de prospective accrue.
    Ces aspects seront également abordés au cours de la formation.

S’agissant d’une réforme applicable à l’ensemble des établissements publics de santé et aux établissements privés antérieurement financés par dotation globale, il importe qu’elle ait fait l’objet, avant son entrée en vigueur, d’une diffusion la plus large possible. A cet effet, le dispositif de formation mis en place doit permettre, dans un temps donné, de sensibiliser l’ensemble des professionnels les plus directement concernés par les questions budgétaires et financières. Dès lors, il est apparu qu’un dispositif « en cascade » était le plus adapté.
Il consiste à former au niveau central un nombre limité de formateurs régionaux qui, à leur tour, se chargeront de la formation aux sein de leur région. Outre l’effet démultiplicateur évident d’un tel dispositif, les formateurs régionaux pourront, au-delà des sessions de formation, constituer, avec l’appui de la DHOS, les personnes ressources susceptibles d’apporter les précisions et réponses aux questions pouvant encore se poser. Il apparaît enfin nécessaire, pour répondre au mieux aux préoccupations concrètes des professionnels concernés, de s’attacher les compétences des praticiens des questions budgétaires.

    Les formateurs régionaux, qui auront fait acte de candidature (cf. § 3), seront formés par une équipe composée de membres de la DHOS et d’enseignants de l’ENSP ayant été associés à l’élaboration de la réforme. Cette formation d’une durée de deux jours se déroulera à Paris dans les locaux du ministère de la santé. A cette occasion sera remis le support pédagogique qui servira également de support aux sessions organisées en région.
    L’objectif est de former des équipes de formateurs régionaux, qui interviendront ensuite en binôme, en nombre suffisant afin de limiter leurs interventions à 3 ou 4 sessions selon les régions.
    Ces formations sont programmées aux dates suivantes :
    Mardi 13 et mercredi 14 septembre 2005.
    Mardi 27 et mercredi 28 septembre 2005.
    Jeudi 29 et vendredi 30 septembre 2005.
    Mardi 4 et mercredi 5 octobre 2005.
    Afin de permettre une répartition homogène sur les différentes dates, la DHOS informera directement les formateurs régionaux des dates auxquelles ils sont attendus.

    Les sessions de formations régionales se dérouleront sur deux jours également et seront animées par les personnes préalablement formées au niveau central. Elles pourront être organisées entre le début du mois d’octobre et la fin de l’année 2005, en fonction de la disponibilité des formateurs régionaux.
    Ce dispositif de formation n’a pas vocation à former l’ensemble des personnes intéressées par les questions budgétaires mais bien celles qui seront le plus directement en prise avec le sujet dès le début de l’année 2006. Le dispositif habituel de formation continue prendra ensuite le relais.
    C’est la raison pour laquelle il convient de limiter le nombre des participants, en moyenne, à :
    -  2 personnes par établissement de santé ;
    -  2 par agence régionale de l’hospitalisation ;
    -  1 par direction régionale des affaires sanitaires et sociales ;
    -  1 par direction départementale des affaires sanitaires et sociales ;
    -  1 par caisse régionale d’assurance maladie.
    Ces quotas doivent s’apprécier en moyenne et non strictement. Ainsi un établissement ne formant qu’une personne, permet à un autre établissement d’en envoyer 3 au lieu de 2. Il s’agit avant tout de rester réaliste par rapport à la charge de travail que ces formations représenteront pour les formateurs régionaux. Si pour quelque raison que ce soit ces quotas apparaissaient insuffisants, il serait toujours possible en accord avec les formateurs régionaux d’organiser localement une ou plusieurs sessions supplémentaires.
    L’organisation matérielle des formations sera confiée aux agences régionales de l’hospitalisation qui veilleront en particulier à :
    -  recenser les personnes à former au sein des établissements et des services en charge de l’approbation des états des prévisions de recettes et de dépenses ;
    -  procéder à l’organisation du planning des formations régionales ;
    -  réserver les salles nécessaires à ces sessions de formation ;
    -  envoyer les invitations aux personnes à former.

    Comme déjà indiqué, le nombre de formateurs régionaux doit être suffisant pour ne pas leur faire supporter la charge d’un nombre trop élevé de sessions de restitutions. Sur la base d’une première estimation, environ 3 900 personnes seraient à former dans le cadre du présent dispositif (cf. annexe I), nécessitant le recrutement de 92 formateurs régionaux qui auraient à assurer chacun 3 ou 4 sessions de formation en binôme.
    Peuvent faire acte de candidature pour être formateurs régionaux, tous les cadres de direction des établissements publics de santé ainsi que toutes personnes chargées de l’allocation des moyens et de l’approbation des budgets en services déconcentrés ou en ARH, disposant d’une bonne connaissance du régime budgétaire et comptable actuel. Il est toutefois recommandé de disposer d’une première expérience dans le domaine de la formation.
    Les personnes intéressées doivent adresser leur candidature, au moyen du document joint en annexe II, au directeur de l’ARH avant le 24 juin 2005.
    La synthèse de ces candidatures régionales sera élaborée au moyen du tableau en annexe III par l’ARH et transmise à la DHOS pour le 1^e^r juillet 2005.
    Au vu de ces éléments, le planning des formations destinées aux formateurs régionaux sera établi par la DHOS et adressé aux ARH pour le 8 juillet afin qu’elles en informe les personnes concernées.
    Les candidats à la formation de formateur régional seront informés par la DHOS, avant la fin du mois de juillet, des dates et horaires précis ainsi que du lieu où se déroulera la formation.
    Ce dispositif de formation constitue une étape essentielle dans la mise en oeuvre de la réforme du régime budgétaire et comptable, qui ne peut réussir qu’avec une forte mobilisation des professionnels concernés tant dans l’engagement pour assurer les formations régionales que dans celui d’une diffusion plus large, au sein des établissements, des principes mêmes de la réforme.
    Au-delà de cette action spécifique de formation, d’autres mesures d’accompagnement (circulaires d’application, foire aux questions, mise en ligne sur internet de la documentation, ...) seront mises en oeuvre au cours des prochains mois afin d’apporter toute l’aide nécessaire au bon déroulement des opérations.
    Je vous remercie de bien vouloir diffuser cette circulaire aux établissements dans les plus brefs délais.

RÉGIONS	NOMBRE d’établissements publics	NOMBRE d’établissements privés	EFFECTIF à former établissements	EFFECTIF à former ARH	EFFECTIF total	NOMBRE de sessions régionales	NOMBRE de formateurs régionaux
			2/établissement	2/ARH 1/ DRASS, DDASS, CRAM		30 personnes par session	EN BINÔMES pour 3 à 4 sessions
Alsace	43	60	206	7	213	7,1	4
Aquitaine	44	53	194	10	204	6,8	4
Auvergne	29	18	94	9	103	3,4	2
Basse-Normandie	33	13	92	8	100	3,3	2
Bourgogne	51	11	124	9	133	4,4	2
Bretagne	50	62	224	9	233	7,8	6
Centre	51	18	138	11	149	5,0	4
Champagne-Ardenne	30	7	74	9	83	2,8	2
Corse	6	0	12	7	19	0,6	2
Franche-Comté	28	13	82	8	90	3,0	2
Haute-Normandie	35	12	94	7	101	3,4	2
Ile-de-France	73	126	398	13	411	13,7	8
Languedoc-Roussillon	41	33	148	10	158	5,3	4
Limousin	23	8	62	8	70	2,3	2
Lorraine	49	60	218	9	227	7,6	6
Midi-Pyrénées	50	29	158	13	171	5,7	4
Nord - Pas-de-Calais	51	39	180	7	187	6,2	4
Pays de la Loire	68	44	224	10	234	7,8	6
Picardie	40	21	122	8	130	4,3	2
Poitou-Charentes	31	9	80	9	89	3,0	2
Provence-Alpes-Côte d’Azur	70	58	256	11	267	8,9	6
Rhône-Alpes	120	100	440	13	453	15,1	8
Total métropole	1016	794	3 620	205	3 825		84
Guadeloupe	10	0	20	5	25	0,8	2
Guyane	2	1	6	5	11	0,4	2
Martinique	12	0	24	5	29	1,0	2
Réunion	5	2	14	5	19	0,6	2
Total DOM	29	3	64	20	84		8
Total général	1 045	797	3 684	225	3 909		92

ANNEXE II
FORMATION AU NOUVEAU RÉGIME BUDGÉTAIRE
ET COMPTABLE DES ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ
Candidature formateurs régionaux

    Nom :
    Prénom :
    Fonctions :
    Etablissement :
    Adresse :
    Tél. :
    Mél :
    Souhaite participer à la formation au nouveau régime budgétaire et comptable organisée par le ministère en septembre - octobre 2005 en vue d’assurer l’animation de sessions régionales de formation à cette réforme.
    A retourner à l’agence régionale de l’hospitalisation de ...... avant le 24 juin 2005.

ANNEXE III
MINISTÈRE DES SOLIDARITÉS, DE LA SANTÉ ET DE LA FAMILLE
CANDIDATS A LA FORMATION DE FORMATEURS RÉGIONAUX - RÉFORME BUDGÉTAIRE

NOM - PRÉNOM	FONCTIONS	ETABLISSEMENT	ADRESSE	TELEPHONE	MEL