Avis aux fabricants ou aux responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique relatif à l’information concernant l’évaluation de la sécurité pour la santé humaine prévue à l’article R. 5131-2, paragraphe 4, du code de la santé publique au regard notamment des essais de sécurité devant être réalisés selon les principes de bonnes pratiques de laboratoire (BPL) figurant en annexe de l’arrêté du 10 août 2004
NOR : SANX0530258V
Suite à la publication de l’arrêté du 10 août 2004 relatif aux bonnes pratiques de laboratoire pour les produits cosmétiques en application de l’article L. 5131-5 du Code de la santé publique (CSP), le présent avis a pour objet d’apporter des précisions concernant :
1. La nature de l’information à détenir dans le dossier d’un produit cosmétique en ce qui concerne l’évaluation de la sécurité pour la santé humaine (article R. 5131-2, paragraphe 4) au regard des bonnes pratiques de laboratoire prévues dans l’arrêté précité ;
2. La caractérisation de l’élément d’essai et de référence conformément au point 6.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité.
Définitions générales :
Selon le préambule de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, les bonnes pratiques de laboratoire (BPL) forment un système de garantie de qualité portant sur le mode d’organisation des études de sécurité non cliniques ayant trait à la santé et à l’environnement et sur les conditions dans lesquelles ces études sont planifiées, réalisées, contrôlées, enregistrées, archivées et diffusées (introduction de l’arrêté du 10 août 2004 pris pour l’application de l’article L. 5131-5 du CSP relatif aux BPL pour les produits cosmétiques).
Selon le point 2.1 du glossaire de l’arrêté du 10 août 2004 précité, une étude de sécurité non clinique, appelée simplement essai de sécurité ci-après, consiste en une expérience ou en un ensemble d’expériences, au cours desquelles un élément d’essai est examiné en laboratoire ou dans l’environnement, en vue d’obtenir sur sa sécurité des informations destinées à figurer dans le dossier mentionné aux articles L. 5131-6 et R. 5131-2 du CSP.
Ce dossier, qui doit être tenu à la disposition des autorités de contrôle, rassemble toutes les informations utiles sur cette évaluation. Toutes ces informations qui doivent être disponibles sur le site de détention du dossier peuvent être rassemblées sous une forme adaptée aux systèmes de gestion documentaire.
Selon l’article R. 5131-5 du CSP, le produit cosmétique fini est un produit cosmétique dans sa formulation finale tel qu’il est mis sur le marché à la disposition du consommateur final ou son prototype. Il sera appelé indifféremment ci-après produit cosmétique ou produit fini.
Dans le cadre du présent avis, la notion d’ingrédient ou de combinaison d’ingrédients s’entend comme étant une substance ou un mélange de substances qui doivent faire l’objet de spécifications propres.
Selon le point 3.1 du glossaire de l’arrêté du 10 août 2004 précité, un élément d’essai est un article qui fait l’objet d’une étude.
Dans le cadre du présent avis, est considéré comme article : un ingrédient, une combinaison d’ingrédients ou un produit fini.
Un élément de référence représente tout article utilisé en vue de fournir une base de comparaison avec l’élément d’essai.
I. - Nature de l’information à détenir dans le dossier d’un produit cosmétique conformément à l’article R. 5131-2, paragraphe 4 du code de la santé publique :
Conformément à l’article L. 5131-6 du CSP, le fabricant (cf. note 1) ou le responsable de la mise sur le marché (cf. note 2) d’un produit cosmétique tient à la disposition des autorités de contrôle « un dossier rassemblant toutes informations utiles au regard des dispositions des articles L. 5131-4 et L. 5131-5 notamment sur (...) l’évaluation de la sécurité pour la santé humaine (...) de ce produit cosmétique ».
Ce dossier conformément à l’article R. 5131-2, paragraphe 4 du CSP comporte « l’évaluation de la sécurité pour la santé humaine du produit fini, établie notamment en prenant en considération le profil toxicologique général des ingrédients, leur structure chimique et leur niveau d’exposition (...) ; cette évaluation est exécutée en conformité avec les bonnes pratiques de laboratoire prévues à l’article L. 5131-5 et comporte notamment, lorsque des essais sur le produit ont été effectués, le protocole et les résultats de ces essais (...) ».
(1) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.
(2) Vise les responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique importé pour la première fois d’un Etat non membre de la Communauté européenne ou non partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
Ces dispositions n’ont pas pour effet d’imposer de refaire l’ensemble des essais de sécurité selon les BPL. En effet, le profil toxicologique des ingrédients connus et largement utilisés peut être obtenu par des données bibliographiques. En l’absence de données bibliographiques et lorsqu’il ne dispose pas d’informations suffisantes de la part du fournisseur des ingrédients, ou qu’il estime que les informations dont il dispose sont trop anciennes et doivent être actualisées, le responsable de l’évaluation de la sécurité du produit fini tel qu’il est, ou va être, mis sur le marché doit apprécier si d’autres essais ou des essais supplémentaires sur les ingrédients, les combinaisons d’ingrédients ou le produit fini sont nécessaires. Dans l’affirmative, ces essais devront être réalisés selon les BPL, conformément à l’article L. 5131-5 du code de la santé publique.
1. Cas où les essais de sécurité sur des ingrédients ou combinaisons d’ingrédients ont été réalisés ou commandités par le fournisseur de ces ingrédients
Lorsque les données de sécurité sur les ingrédients incorporés dans un produit fini sont établies par le fournisseur, ces données doivent être consignées dans le dossier prévu à l’article L. 5131-6 du CSP, conformément aux dispositions de l’article R. 5131-2, paragraphe 4. Il appartient au responsable de l’évaluation de la sécurité de retenir ou non ces données pour son évaluation.
Le dossier précité, pour ce qui concerne l’évaluation de la sécurité du produit cosmétique, doit ainsi comporter au minimum un résumé de chaque étude de sécurité portant sur l’ingrédient ou la combinaison d’ingrédients comprenant, conformément à l’article R. 5131-2, paragraphe 4 du CSP, le protocole (ou plan de l’étude) et les résultats de l’étude ; il conviendrait de présenter également dans le dossier :
- la conformité aux BPL de ces études ;
- les coordonnées des installations d’essai ayant réalisé les études de sécurité.
Lorsque les données relatives à l’ingrédient ou à la combinaison d’ingrédients ne pourraient pas être retrouvées, il appartiendra au fabricant (cf. note 3) , ou responsable de la mise sur le marché (cf. note 4) du produit cosmétique d’évaluer la nécessité de refaire les études de sécurité correspondantes.
Lorsque le fournisseur de l’ingrédient ou de la combinaison d’ingrédients ne souhaite pas, pour des raisons de confidentialité, transmettre ces études au fabricant (cf. note 5) , ou au responsable de la mise sur le marché (cf. note 6) du produit cosmétique, il conviendra de faire figurer un justificatif de ce refus dans le dossier précité.
2. Cas où les essais de sécurité sur les ingrédients ou les combinaisons d’ingrédients ou le produit fini ont été réalisés ou commandités par le fabricant (cf. note 7) , ou le responsable de la mise sur le marché (cf. note 8) du produit cosmétique
Si des essais de sécurité effectués sur un produit cosmétique ou sur un ingrédient ou une combinaison d’ingrédients sont réalisés ou commandités par le fabricant (cf. note 9) , ou le responsable de la mise sur le marché de ce produit cosmétique, en tant que donneurs d’ordre, ces derniers disposent du rapport final de chaque essai de sécurité tel que prévu et défini au point 9.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité. Il conviendra alors de faire figurer ces rapports dans le dossier prévu à l’article L. 5131-6 du code de la santé publique.
II. - Caractérisation de l’élément d’essai et de référence conformément au point 6.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité :
Lorsqu’un élément de référence est utilisé, il doit être également caractérisé conformément au point 6.2 suscité.
Il faut différencier la caractérisation de l’élément d’essai ou de référence à tester de celle de la préparation de cet élément réalisée en vue d’un essai.
1. L’élément d’essai :
a) Caractérisation de l’élément d’essai lorsque celui-ci est un ingrédient ou une combinaison d’ingrédients :
L’identité de l’élément d’essai doit être définie par les éléments décrits au point 6.2.1 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité.
Lorsqu’elle est disponible, la nomenclature INCI (International Nomenclature of Cosmetic Ingredient) est utilisée par cohérence avec les dispositions prévues en matière d’étiquetage des ingrédients entrant dans la composition des produits cosmétiques (article R. 5131-4, paragraphe 8 du CSP).
Le système d’assurance qualité de l’installation d’essai doit vérifier l’existence de procédures permettant de s’assurer de l’identité et de la stabilité de l’élément d’essai au cours de l’étude. La durée de stabilité doit être compatible avec le type d’essai à réaliser.
Les documents transmis par le donneur d’ordre au directeur d’étude doivent permettre de vérifier l’identité de l’élément d’essai utilisé dans l’étude (dénomination et numéro de lot) conformément au point 6.2.3 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité.
Il est recommandé d’effectuer une identification de l’élément d’essai à son arrivée au sein de l’installation d’essai (par exemple : identification organoleptique, physico-chimique).
Afin de garantir la sécurité du produit mis sur le marché, les spécifications de qualité de l’ingrédient ou de la combinaison d’ingrédients constituant l’élément d’essai doivent refléter celles de l’ingrédient ou de la combinaison d’ingrédients constituant le produit cosmétique mis sur le marché. De la même façon, la composition de la combinaison d’ingrédients lorsque celle-ci est un mélange intentionnel doit correspondre à celle de la combinaison d’ingrédients constituant le produit cosmétique mis sur le marché.
Conformément au point 6.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité relatif à la caractérisation des éléments d’essai et de référence, le directeur d’étude doit prendre connaissance des éléments suivants afin d’accepter la responsabilité de la validité des résultats de l’étude :
- la dénomination de l’élément d’essai ;
- son numéro de lot ;
- sa durée de validité dans des conditions de stockage déterminées compatible avec la durée de l’essai ou éventuellement sa date de réanalyse ;
- le titre de l’élément d’essai :
- lorsque l’étude est réalisée sur un ingrédient, sa concentration à l’aide d’une méthode analytique appropriée ;
- lorsque l’étude est réalisée sur une combinaison d’ingrédients, il est accepté de ne pas déterminer les concentrations de chaque ingrédient à l’aide d’une méthode analytique appropriée à condition d’indiquer :
- la composition qualitative et quantitative de la combinaison d’ingrédients,
- les données relatives aux conditions de fabrication de la combinaison d’ingrédients afin d’en vérifier la formule (enregistrement des pesées, visa des opérateurs...) ; en cas d’impossibilité pour le donneur d’ordre d’avoir accès à ces informations lorsqu’elles sont détenues par son fournisseur, il conviendrait de joindre une attestation de refus,
- si l’étude est réalisée sur une combinaison d’ingrédients avec pour objectif direct ou indirect de tester un ou plusieurs ingrédient(s) en particulier, la concentration du (ou des) ingrédient(s) devra en plus être déterminée à l’aide de méthodes analytiques adaptées à leur usage, conformément au point 6.2.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 relatif aux bonnes pratiques de laboratoire pour les produits cosmétiques.
Ces éléments doivent être présents dans les données de l’étude.
Il est recommandé de conserver également dans les données de l’étude les éléments suivants :
- caractères organoleptiques (par exemple : aspect, couleur, odeur) ;
- identification (par exemple : réactions colorées, données spectrales UV, IR) ;
- caractéristiques physico-chimiques (par exemple : viscosité, solubilité, point de fusion, teneur en eau, pH, indice de peroxyde, indice d’acide) ;
- teneur en impuretés ou, le cas échéant, un profil chromatographique des impuretés ;
- origine et provenance ;
- date et lieu de fabrication.
Conformément au point 6.2.6 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, un échantillon de chaque lot de l’élément d’essai doit être conservé pour toutes les études, à l’exception des études à court terme.
Conformément au point 9.2.7 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, le lieu de stockage de cet échantillon doit être notifié dans le rapport final de l’étude.
b) Caractérisation de l’élément d’essai lorsque celui-ci est un produit fini :
L’identité du produit fini doit être définie par les éléments décrits au point 6.2.1 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité.
Pour le produit fini, le fabricant * ou le responsable de la mise sur le marché **, doit établir un système permettant d’assurer la traçabilité des dénominations du produit cosmétique.
Le système d’assurance qualité de l’installation d’essai doit mentionner l’existence de procédures permettant de s’assurer de l’identité et de la stabilité du produit fini au cours de l’étude. La durée de stabilité doit être compatible avec le type d’essai à réaliser.
Les documents transmis par le donneur d’ordre au directeur d’étude doivent permettre de vérifier l’identité du produit fini faisant l’objet de l’étude (dénomination et numéro de lot) conformément au point 6.2.3 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité.
Il est recommandé d’effectuer une identification de l’élément d’essai à son arrivée au sein de l’installation d’essai (par exemple : identification organoleptique, physico-chimique).
Afin de garantir la sécurité du produit mis sur le marché, les spécifications de qualité du produit fini constituant l’élément d’essai doivent refléter celles du produit fini mis sur le marché.
Conformément au point 6.2 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité relatif à la caractérisation des éléments d’essai et de référence, le directeur d’étude doit prendre connaissance des éléments suivants afin d’accepter la responsabilité de la validité des résultats de l’étude :
- la dénomination du produit ;
- le numéro de lot ;
- sa durée de validité (ou sa date de durabilité) dans des conditions de stockage déterminées compatibles avec la durée de l’essai ;
- la concentration des ingrédients : il est accepté de ne pas déterminer la concentration de tous les ingrédients du produit fini à l’aide d’une méthode analytique appropriée à condition d’indiquer :
- la composition qualitative et quantitative du produit fini avec les données relatives aux conditions de fabrication (enregistrement des pesées, visa des opérateurs...). Il est dans ce cas recommandé de tenir disponible le dossier de fabrication du lot correspondant au produit fini à tester afin de vérifier la formule de fabrication comprenant tous les ingrédients mis en oeuvre, les enregistrements et vérifications des pesées et le visa des opérateurs et du responsable de la fabrication après chaque étape de fabrication ;
- lorsqu’un essai de sécurité est réalisé sur un produit fini en vue de tester un ou des ingrédient(s) particulier(s), ce produit fini est à considérer comme une combinaison d’ingrédients et doit suivre les dispositions prévues au 2.1a de cet avis, notamment en ce qui concerne la détermination de la concentration du (ou des) ingrédient(s) d’intérêt.
Ces éléments doivent être présents dans les données de l’étude.
Il est recommandé de conserver également dans les données de l’étude les éléments suivants :
- caractères organoleptiques (par exemple : aspect, couleur, odeur) ;
- caractéristiques physico-chimiques (par exemple : pH, viscosité, consistance).
Conformément au point 6.2.6 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, un échantillon de chaque lot de l’élément d’essai doit être conservé à des fins d’analyse pour toutes les études, à l’exception des études à court terme.
Conformément au point 9.2.7 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, le lieu de stockage de cet échantillon doit être notifié dans le rapport final de l’étude.
2. La préparation de élément d’essai lorsqu’il est administré ou appliqué dans un véhicule :
Conformément au point 6.2.5 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, si l’élément d’essai est administré ou appliqué dans un véhicule, il faut déterminer la concentration, l’homogénéité, et la stabilité de l’élément d’essai dans ce véhicule.
Concernant la concentration de l’élément d’essai dans le véhicule :
- si l’élément d’essai est un ingrédient, la concentration de l’ingrédient dans le véhicule doit être déterminée à l’aide d’une méthode analytique appropriée ;
- si l’élément d’essai est une combinaison d’ingrédients ou un produit fini, il est accepté de ne pas déterminer les concentrations de chaque ingrédient dans le véhicule à condition :
- de conserver dans les données de l’étude les données relatives à la préparation de l’élément d’essai : mode opératoire, quantités exactes d’ingrédients, de combinaison d’ingrédients, de produit fini et de véhicule mis en oeuvre, enregistrements et vérifications des pesées, visa des opérateurs.
- de suivre les dispositions du paragraphe II, 1) a) et II, 1) b) concernant la détermination de la concentration du (ou des) ingrédient(s) d’intérêt.
Concernant l’homogénéité et la stabilité de l’élément d’essai dans ce véhicule, deux cas peuvent se présenter :
a) Le mélange dans le véhicule est effectué de manière extemporanée (juste avant le démarrage de l’essai) :
- l’élément est soluble dans le véhicule. Il est accepté de démontrer l’homogénéité de la solution par des spécifications organoleptiques (par exemple : aspect, limpidité, pH, viscosité).
- l’élément d’essai n’est pas soluble dans le véhicule : il est recommandé d’effectuer la dispersion dans un milieu suffisamment visqueux pour permettre l’application. A défaut, une agitation permanente pourra être effectuée.
L’homogénéité de la dispersion dans un milieu visqueux peut être démontrée par des spécifications organoleptiques conformément au premier alinéa de ce paragraphe.
Conformément au point 6.2.5 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, le véhicule devra être choisi de manière à s’assurer de la stabilité de la préparation pendant la durée de l’essai.
b) Le mélange n’est pas effectué extemporanément :
Conformément au point 6.2.5 de l’annexe de l’arrêté du 10 août 2004 précité, le mélange devra faire l’objet de spécifications et d’une étude de stabilité.
NOTE (S) :
(1) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.
(2) Vise les responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique importé pour la première fois d’un Etat non membre de la Communauté européenne ou non partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
(3) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.
(4) Vise les responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique importé pour la première fois d’un Etat non membre de la Communauté européenne ou non partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
(5) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.
(6) Vise les responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique importé pour la première fois d’un Etat non membre de la Communauté européenne ou non partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
(7) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.
(8) Vise les responsables de la mise sur le marché d’un produit cosmétique importé pour la première fois d’un Etat non membre de la Communauté européenne ou non partie à l’accord sur l’Espace économique européen.
(9) Ou à son représentant ou à la personne pour le compte de laquelle les produits cosmétiques sont fabriqués.