Circulaire DHOS/P 3 no 2005-276 du 30 mai 2005 relative à la notation des directeurs détablissements sociaux et médico-sociaux au titre de lannée 2005
NOR : SANH0530347C
Date dapplication : immédiate.
Référence : décret no 2001-1345 du 28 décembre 2001 portant statut particulier du corps des directeurs détablissements sociaux et médico-sociaux de la fonction publique hospitalière (Journal officiel du 30 décembre 2001).
Le ministre des solidarités, de la santé et de la famille à Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales, directions de la santé et du développement social [pour mise en oeuvre]).
Lobjet de la présente circulaire est de vous indiquer la procédure applicable à la notation des directeurs détablissements publics sociaux et médico-sociaux.
Les opérations de notation pour 2005 se dérouleront selon les modalités précisées dans les fiches annexes auxquelles vous voudrez bien vous reporter.
Je vous remercie de diffuser la présente circulaire, qui fera lobjet dune publication au Bulletin officiel du ministère des solidarités, de la santé et de la famille, à lensemble des établissements sociaux et médico-sociaux de votre département. Vous voudrez bien également prendre tous les contacts nécessaires avec les présidents de conseils dadministration et les présidents de conseils généraux, autorités des organes délibérants des services et établissements auprès desquelles exercent les directeurs, assurer à cette fin, la communication de la présente note et me faire part des difficultés suscitées pour son application.
Jappelle tout particulièrement votre attention sur le respect des délais et des procédures en raison de leur incidence sur les avancements de grade de ces personnels.
Vous trouverez ci-joints les volets de notation, que je vous demande de me retourner dans les meilleurs délais. Je vous informe que la notation au titre de 2005 sera prise en compte pour létablissement du tableau davancement à la hors-classe qui sera arrêté après avis de la commission administrative paritaire nationale lors de la réunion du 20 décembre 2005. Les réclamations concernant la notation sont également examinées au cours de cette réunion.
Vous trouverez, ci-joint, le tableau concernant votre département. Cest sur la base de cette nouvelle note définitive que vous fixerez la notation 2005.
Je vous remercie de lattention toute particulière que vous porterez à la mise en oeuvre des présentes dispositions.
Pour le ministre et par délégation : Le directeur de lhospitalisation et de lorganisation des soins, J. Castex |
1. Calendrier
Juin 2005 :
Envoi des documents par le ministère.
12 septembre 2005 (dernier délai) :
Retour des documents au ministère.
1re quinzaine doctobre 2005 :
Opérations de péréquation par le ministère.
25 et 26 octobre 2005 :
Envoi des notations chiffrées aux agents.
5 décembre 2005 (dernier délai) :
Retour des documents et des éventuelles réclamations.
NB : les réclamations doivent faire lobjet dun double envoi :
- 1 exemplaire à la direction de lhospitalisation et de lorganisation des soins - bureau P3 ;
- 1 exemplaire par la voie hiérarchique.
Le premier exemplaire doit parvenir impérativement avant le 5 décembre 2005 ; le second exemplaire le 12 décembre 2005.
La commission administrative paritaire nationale, appelée à statuer sur la notation 2005 et les avancements 2006, aura lieu le 20 décembre 2005.
2. Procédure dévaluation
Lentretien dévaluation
La procédure de notation repose sur lentretien annuel dévaluation qui précède, de façon obligatoire, létablissement de lappréciation et de la note chiffrée.
Il est rappelé que cet entretien doit être conduit par le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales pour les chefs détablissement et par les chefs détablissement pour les directeurs adjoints. Cet entretien a une double fonction :
- fixer en commun les objectifs prioritaires pour lannée 2006 ;
- analyser le bilan des actions menées pendant lannée écoulée.
Sa finalité est de permettre dévaluer aussi objectivement que possible la qualité et lefficacité du travail réalisé au regard des priorités définies, des moyens engagés et des résultats obtenus et de fixer une note chiffrée globale en fonction de cette évaluation.
Les supports dévaluation
Les supports dévaluation, joints en annexe à la circulaire, permettent de formaliser le contenu des entretiens qui ont été menés.
Ils comprennent 4 volets :
Le premier volet (A1) comporte la situation de lagent quant à son état civil, son affectation actuelle, sa classe et son échelon.
Il est à compléter éventuellement par lagent en ce qui concerne la situation familiale, les enfants (prénoms et date de naissance) et les diplômes.
Les fonctions exercées au cours de lannée doivent être précisées dans le cadre réservé à cet effet.
Doit être mentionné lavis sur la valeur professionnelle des fonctionnaires évalués, formulé soit par le président du conseil dadministration, soit par le président du conseil général lorsque létablissement na pas la personnalité morale ; cet avis doit être recueilli avant lentretien dévaluation avec lintéressé et communiqué à ce dernier.
Le deuxième volet (A2), qui est destiné à recueillir et formaliser le contenu de lentretien annuel dévaluation, doit être revêtu du nom et de la signature de lautorité ayant mené lentretien. Sur ce volet, il conviendra de faire apparaître la situation statutaire : T (titulaire), D (détaché dans lemploi), I (intégré).
Il précise obligatoirement la date de lentretien dévaluation.
Il comporte une appréciation générale faisant apparaître le bilan des résultats obtenus, un avis sur les capacités et aptitudes du fonctionnaire évalué au regard du poste occupé et, le cas échéant, un avis sur son aptitude à occuper un emploi de la classe supérieure.
Ce document mentionne, pour les fonctionnaires inscriptibles au tableau davancement la proposition ou la non-proposition. Dans lun ou lautre cas, cet avis doit être motivé.
Ce document doit faire apparaître la proposition de note chiffrée fixée par lévaluateur et être communiqué à lintéressé pour signature et observations éventuelles.
Les directeurs pour lesquels cette procédure naura pas été respectée pourront être amenés à présenter des recours qui entraîneront de fait la mise en oeuvre dune nouvelle procédure conforme aux dispositions réglementaires.
Un volet (A2 bis) concerne la formation.
Il comprend 3 rubriques :
- lévaluation des besoins de formation des directeurs détablissements sociaux et médico-sociaux par le notateur ;
- les besoins en formation exprimés par les directeurs détablissements sociaux et médico-sociaux ;
- les formations déjà effectuées et éventuellement les activités de formateur.
Le troisième volet (A3) est destiné à compléter éventuellement les avis figurant sur le second volet.
La note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A2) par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales pour les chefs détablissement peut être éventuellement modifiée par les préfets sur ce volet.
De même, la note chiffrée provisoire proposée sur le volet (A2) par les chefs détablissement pour leurs adjoints peut être également modifiée par les directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et/ou les préfets sur ce volet. Celui-ci doit être obligatoirement communiqué aux intéressés.
3. Propositions davancement
La proposition dinscription au tableau davancement à la hors classe ou la non-proposition doit être motivée.
Il conviendra que vous classiez par ordre de mérite les candidats proposés.
Jajoute quil nexiste pas de quota départementaux et que lensemble des agents promouvables peuvent faire lobjet dune proposition si leur manière de servir le justifie.
Jappelle votre attention sur le fait que les fonctionnaires de catégorie A, détachés sur des emplois de directeurs détablissements sociaux et médico-sociaux, peuvent désormais bénéficier dun avancement de grade dans les conditions prévues aux articles 26 et 38 du décret précité du 28 décembre 2001.
Pourront accéder à la hors-classe au titre de 2006 les fonctionnaires appartenant à la classe normale depuis 8 ans au moins et comptant un an dancienneté dans le 7e échelon de cette classe. Jinsiste également sur lobligation de mobilité prévue à larticle 23 du décret précité que vous devez apprécier avant de faire vos propositions dinscription au tableau davancement.
Par ailleurs, pourront également accéder à la hors-classe les fonctionnaires détachés dans le corps de directeur détablissement social et médico-social - sils justifient dans leur ancien corps, cadre demploi ou emploi, dune durée de service au moins équivalente à celle qui est exigée des personnels de direction pour parvenir au grade et à léchelon qui leurs sont attribués dans leur emploi de détachement.
4. Etablissement de la note chiffrée
Notes moyennes
Il convient de partir de la note définitive de lagent, obtenue en 2004.
Hors classe : 21,99
Classe normale : 18,69
Première notation
CLASSE | CHEFS | NON CHEFS |
---|---|---|
Hors classe | 19,50 | 19,00 |
Classe normale | 17,50 | 17,00 |
Pour la première notation, la note doit être fixée par référence aux indications ci-dessus, en précisant que toute note inférieure doit également être accompagnée dun rapport justificatif.
Seuls sont notés dans lemploi de directeur les agents nommés antérieurement au 1er juillet 2005.
Les personnels de direction ayant changé daffectation
La situation des intéressés ne doit en aucun cas être confondue avec celle des agents notés pour la première fois.
Lorsquun directeur appartenant à une classe depuis plusieurs années est muté dans un autre département, il est parfois difficile, après quelques mois, dapprécier sa manière de servir. Si tel est le cas, le DDASS dont relève létablissement daccueil doit se rapprocher du DDASS dont relève létablissement dorigine pour formuler cette appréciation.
Il est précisé également que la date à prendre en considération pour la notation est le 30 juin 2005. Toute personne mutée postérieurement à cette date est notée au titre de son ancienne affectation.
Indications sur la proposition de note chiffrée provisoire
Laugmentation moyenne dun directeur dont la manière de servir est jugée tout à fait satisfaisante, est de 0,50.
Toute augmentation de notation supérieure 0,50 doit être particulièrement justifiée, voire, au-delà de 0,75 point, faire lobjet dun rapport spécifique et circonstancié.
A contrario, tout maintien de notation doit être justifié et une baisse de notation faire lobjet dun rapport spécifique etcirconstancié.