Circulaire DREES/BPS n^o 2005-394 du 23 août 2005 relative à l’enquête auprès des centres de formation aux diplômes professionnels de la santé sous tutelle des ministères de l’emploi, de la cohésion sociale, du logement, de la santé et des solidarités

NOR :  SANI0530382C

Date d’application : immédiate.
Pièces jointes :
        Annexe technique à la circulaire ;
        Jeux d’étiquettes-adresses autocollantes accompagnés d’une liste de gestion.
Le ministre de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement, le ministre de la santé et des solidarités à Madame et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales, direction de la solidarité et de la santé de Corse et de la Corse-du-Sud ; Messieurs les préfets de la Guadeloupe, de la Martinique et de la Guyane (directions de la santé et du développement social [pour mise en oeuvre]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour information]).

Objectif

    Cette enquête statistique, dont l’objectif est de connaître l’évolution des formations aux professions de la santé, est effectuée annuellement à la demande de la direction générale de la santé, de la direction de l’hospitalisation et de l’organisation des soins et du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche.
    Elle est confiée, pour la gestion et les traitements régionaux, aux statisticiens régionaux et, pour l’exploitation nationale, à la DREES.
    L’enquête a pour but :
    -  d’établir la liste et de dénombrer les centres en fonctionnement à la rentrée 2005 ;
    -  de mettre à jour le fichier FINESS ;
    -  de comptabiliser les étudiants ou élèves en formation et d’étudier certaines caractéristiques de cette population : sexe, âge, niveau de formation générale, modes de prise en charge financière, redoublements, etc... ;
    -  d’établir la statistique des diplômes délivrés en 2005.
    La collecte d’information individuelle sur les étudiants est reconduite cette année (avec un applicatif d’enquête pour la saisie informatique qui a été optimisé).

Champ

    Il recouvre les formations délivrant les diplômes de professionnels de santé sous tutelle du ministère de la santé suivantes :
    Sages-femmes, infirmiers diplômés d’Etat, masseurs-kinésithérapeutes, pédicures-podologues, ergothérapeutes, psychomotriciens, techniciens en analyses biomédicales (hors formations délivrant le diplôme sous tutelle du ministère de l’éducation nationale), manipulateurs d’électro-radiologie médicale (hors formations délivrant le diplôme sous tutelle du ministère de l’éducation nationale), auxiliaires de puériculture, aides soignants, infirmiers-anesthésistes, infirmiers de bloc opératoire, puéricultrices, cadres sages-femmes et cadres de santé.

Procédure d’enquête

    Le service statistique de la DRASS diffuse les consignes et les CD-Roms auprès des centres de formation. Il veille, en collaboration avec les services de tutelle de la DRASS - et des DDASS pour certaines formations -, à ce que la totalité des centres en fonctionnement soient enquêtés. Il est nécessaire que cette opération soit l’occasion d’une collaboration et d’échanges d’informations entre ces divers services. Les diplômés qui n’ont pas été présentés par un centre de formation (candidats libres, diplômes par équivalence,...) seront recensés directement auprès des services compétents.
    Les modalités de l’enquête sont détaillées dans l’annexe technique à cette circulaire.
    Au cas où des difficultés se présenteraient, vous voudrez bien en avertir Rémy Marquier au 01-40-56-80-77.

Calendrier

    Le retour à la DREES des résultats est demandé pour le 6 janvier 2006 au plus tard.

La directrice de la recherche, des études, de l’évaluation et des statistiques, M.  Elbaum

Annexe technique à la circulaire DREES/BPS n^o 2005-394 relative à l’enquête auprès des centres de formation aux professions de la santé
    Une mise à jour du précédent applicatif de collecte a été effectuée en vue de l’enquête 2005. Il s’agit toujours d’un applicatif unique, qui doit être utilisé par les DRASS comme par les écoles, et permet aux DRASS le suivi de l’enquête, l’agrégation et la vérification-modification des fichiers retournés par les écoles ainsi que l’ajout des informations disponibles en DRASS (candidats libres...).
    Certaines de ses fonctionnalités sont toutefois paramétrées en fonction de l’utilisateur (des fonctionnalités DRASS ne sont pas visibles pour les écoles).

Diffusion de l’enquête par les DRASS

    Les services statistiques des DRASS recevront, courant septembre 2005, les CD-Rom contenant l’applicatif de l’enquête (CD-Rom dont la duplication aura été prise en charge par la DREES), ainsi que les documents de travail relatifs aux résultats de la précédente enquête (également dupliqués par la DREES). En revanche, les enveloppes d’envoi ne seront pas fournies.
    Les services statistiques des DRASS diffuseront ces CD-Rom accompagnés des documents de travail aux centres de formation.
    Un jeu d’étiquettes autocollantes portant nom, adresse et numéro FINESS des établissements est fourni pour le courrier. Il a été édité à partir du fichier FINESS. Son exactitude n’est donc garantie que dans la mesure où le fichier FINESS des centres de formation de la région est bien rempli et à jour. Une liste de gestion pourra également être éditée à partir de l’applicatif pour pointer les établissements. Il faudra, avant de procéder aux envois, la valider auprès des services de tutelle de la DRASS et, pour les aides-soignants et auxiliaires de puériculture, de ceux des DDASS.
    Les renseignements sont demandés sur fichier informatique sous format compressé Zip (*.sez). L’établissement ne doit pas désinstaller ou effacer l’applicatif après l’enquête. Il récupèrera ainsi l’an prochain les données saisies sur les étudiants qui poursuivent leur formation en 2006. Une fonction de sauvegarde des données non anonymisées a tout de même été installée en cas de mauvaise manipulation. L’établissement transmettra à la DRASS « à l’attention du statisticien régional », - soit par mél, soit sur disquette - le fichier texte généré par l’applicatif, qui contiendra ses données anony-misées.
    Note : si dans un établissement, les renseignements relatifs aux étudiants de plusieurs formations sont renseignés sur un même poste informatique, l’applicatif génère un fichier unique pour l’ensemble des formations.

Délai à accorder aux écoles

    Les délais à accorder aux écoles pourront varier sensiblement, en fonction des effectifs en formation, d’une part, de la date des dernières rentrées ou sessions diplômantes de l’année civile 2005, d’autre part.
    Les établissements dont les épreuves du diplôme ont lieu en novembre ou en décembre, devront renvoyer leur questionnaire informatique dès qu’ils connaîtront et qu’ils auront saisi les résultats de ces épreuves - sans attendre cette date pour renseigner les autres parties du questionnaire.
    Pour les petits établissements, en mesure de répondre dès le mois d’octobre à l’ensemble des informations demandées (notamment sur les diplômés en 2005), un délai d’une semaine ou de quinze jours pourra convenir.
    Pour les établissements dont les effectifs en formation sont conséquents, il appartiendra au gestionnaire de convenir d’un calendrier de remplissage du questionnaire avec la personne responsable (une semaine pour renseigner chacune des promotions par exemple). Il pourra voir le cas échéant avec cette personne (et éventuellement la DREES) comment, si c’est possible, importer un fichier étudiant préexistant.
    Une gestion idéale de la remontée des questionnaires consisterait ainsi à récupérer le plus de questionnaires le plus tôt possible, puis de suivre le travail des gros établissements. Et ce, tout en garantissant une certaine souplesse d’organisation d’ici décembre, nécessaire tant pour les écoles, qu’en DRASS où le travail de correction et la constitution d’une base de données régionales devront s’effectuer au rythme des remontées des fichiers.
    Cette gestion devrait en effet garantir notre objectif : connaître, pour pouvoir les publier le plus rapidement possible, l’ensemble des informations concernant ces formations sur l’année civile 2005.

Traitement de l’enquête par la DRASS

    Il est nécessaire que cette enquête soit l’occasion d’une collaboration et d’échanges d’informations entre le service statistique qui réalise l’enquête et les services administratifs de la DRASS concernés, en amont (validation du champ de l’enquête, des quotas, des résultats des examens et en particulier des candidats libres) comme en aval (communication des résultats).
    Vous vous assurerez que les questionnaires vous sont tous parvenus et sont correctement remplis, en particulier :
    -  lorsqu’un centre de formation vient de fermer et avait encore des inscrits l’an passé, il doit encore être recensé au titre des diplômes délivrés en 2005.
    Vous procéderez à la visualisation et à la correction des questionnaires, d’une part, à la constitution d’une base de données régionales, d’autre part, au moyen du même applicatif que les écoles, où des actions supplémentaires seront disponibles pour vous.
    Une fois la constitution de la base régionale terminée, par importation successive des questionnaires corrigés et validés, la DRASS devra transmettre à la DREES le fichier de données (*.sez) contenant à la fois les données sur les écoles et sur les étudiants.

Période enquêtée

    Cette enquête 2005 recense toutes les classes ayant commencé leur année ou session entre le 1^er janvier et le 31 décembre 2005 ainsi que tous les diplômes obtenus durant ce même intervalle.

Recensement des candidats libres

    Certains candidats - peu nombreux - ne sont présentés et donc recensés par aucun centre. C’est en particulier le cas des candidats ayant précédemment échoué et qui n’avaient pas le droit de redoubler. C’est également le cas des candidats, généralement étrangers, bénéficiant d’une dispense totale de scolarité, leurs études ayant été effectuées dans un autre pays. Ils doivent être comptabilisés. Le service des concours sera donc interrogé à leur sujet pour les disciplines concernées avec, comme sur le questionnaire, présentés et reçus, ventilés par sexe.
    Pour effectuer la saisie, on utilisera la fonctionnalité correspondante dans l’applicatif (fonctionnalité réservée aux DRASS). Ces diplômes seront ainsi pris en compte dans les totalisations régionales sans que cela affecte le nombre de centres calculé - ceux qui n’ont pas d’inscrits n’entrant pas dans le décompte.

Recensement des DPAS délivrés par équivalence

    De la même façon, les DDASS seront interrogées par une fiche spécifique sur les diplômes professionnels d’aides soignants délivrés par équivalence (après un an d’études interrompues d’infirmier). La saisie en sera faite, par la DRASS, à l’aide de l’applicatif fourni.
    Une fiche est fournie par la DREES, à la fin de cette annexe, pour envoi aux DDASS.

Envois effectués par la DRASS

    1.  Le fichier contenant les données exportées de la DRASS, accompagné des remarques éventuelles relatives aux résultats de l’enquête, sera envoyée par mail à Rémy Marquier, ministères de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement, et de la santé et des solidarités, DREES, bureau des professions de santé, pièce 2014, 14, avenue Duquesne, 75350 Paris 07 SP.
    La DREES se charge, après corrections en accord avec la DRASS si nécessaire, de faire parvenir les résultats de l’enquête à la direction générale de la santé et à la direction de l’hospitalisation et de l’organisation des soins.
    Ces deux directions, ainsi que le ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, ayant besoin de disposer de ces résultats au plus tôt, l’envoi par la DRASS à la DREES devra se faire au plus tard le 6 janvier 2006.
    2.  Un exemplaire des éditions des formations de la santé sera envoyé au rectorat de l’académie, service statistique rectoral.
    La mise à plat des centres de formation du département, accompagnée des tableaux de totalisation, sera adressée aux différentes DDASS de la région (« à l’attention du correspondant statistique »).

Corrections et mises à jour du fichier FINESS

    Cette enquête doit être l’occasion de faire les corrections et mises à jour du fichier FINESS en ce qui concerne les centres de formation.
    On veillera aussi aux points suivants :
    -  les raison sociale et adresse d’un centre de formation doivent être libellées de la même manière pour toutes les disciplines qui y sont enseignées, en respectant autant que possible les informations de FINESS ;
    -  le statut juridique doit concorder avec celui de FINESS.

LA FORMATION D’AIDE SOIGNANT EN 2005
Fiche à remplir par LA DDASS - correspondant statistique et a renvoyer à la DRASS - service statistique régional (cf. note 1)

    1.

    2.  Nombre total de DPAS délivrés en 2005 (y compris par équivalence) :
    3.  Centres de formation agréés (joindre la liste)
        

NOTE (S) :

(1) Cf. circulaire DREES relative à l’enquête auprès des centres de formation aux professions de la santé sous tutelle des ministères de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement, et de la santé et des solidarités.
    Le point 1 sera saisi informatiquement par la DRASS selon les indications données dans l’annexe technique de la circulaire. Les autres points l’aideront à mener à bien et de façon exhaustive l’enquête auprès des centres de formation.