Note de service DAGPB/DAGEMO/SRH n^o 2006-299 du 5 juillet 2006 relative à l’entretien d’évaluation des personnels relevant des corps communs et des corps spécifiques du secteur santé-solidarité en 2006 et à leur notation au titre de l’année 2005

NOR :  SANG0630330N

Date d’application : 1^er janvier 2006.
Références :
        Loi n^o 83-634 du 13 juillet 1983, article 17 ;
        Loi n^o 84-16 du 11 janvier 1984, article 55 ;
        Décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 relatif aux conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat ;
        Arrêté du 4 août 2004 relatif aux modalités d’évaluation et de notation des fonctionnaires des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance et de la parité et de l’égalité professionnelle ;
        Circulaire DAGPB/SRH2D/DAGEMO/BASCT n^o 2002-636 du 31 décembre 2002 relative aux missions et à l’organisation du service social du personnel du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité et du ministère de la santé, de la famille et des personnes handicapées ;
        Circulaire DAGPB/DAGEMO n^o 2004-411 du 26 août 2004 relative à la procédure d’évaluation et de notation des fonctionnaires des corps relevant des ministères de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale, de la santé et de la protection sociale, de la famille et de l’enfance, et de la parité et de l’égalité professionnelle ;
        Note de service DAGPB/SRH2A n^o 2005-44 du 25 janvier 2005 relative à l’entretien d’évaluation des personnels en 2005 ;
        Note de service DAGPB-SRH/DAGEMO n^o 2005-295 du 27 juin 2005 relative à la notation au titre de l’année 2004 des personnels relevant des corps communs et des corps spécifiques du secteur santé-solidarité.
Annexes :
Au titre de l’évaluation :
        Annexe I : modèle de compte rendu d’entretien d’évaluation de l’année 2006.
Au titre de la notation :
        Annexe A : liste des corps ;
        Annexe B : modèle de fiche individuelle de notation ;
        Annexe C : liste des structures rattachées à une direction ;
        Annexe D : cas particulier des corps dont certains échelons sont à durée fixe ;
        Annexe E : modalités de calcul pour la détermination des agents bénéficiaires de réduction d’ancienneté d’échelon ;
        Annexe F : fiche de synthèse par notateur des bénéficiaires de réductions d’ancienneté ;
        Annexe G : relevé de décisions d’un groupe d’harmonisation ;
        Annexe H : description de la procédure de notation en administration centrale ;
        Annexe I : description de la procédure de notation en services déconcentrés et en établissements publics ;
        Annexe J : tableau de notation.
Le ministre de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement ; Le ministre de la santé et des solidarités à Madame la chef de service de l’inspection générale des affaires sociales ; Messieurs les directeurs généraux et Mesdames et Messieurs les directeurs, délégués et chefs de service de l’administration centrale ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle) ; Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics ; copie pour information à Monsieur le secrétaire général.

    Le décret n^o 2002-682 du 29 avril 2002 fixe les conditions générales d’évaluation, de notation et d’avancement des fonctionnaires de l’Etat. L’arrêté du 4 août 2004 a défini les modalités retenues au titre des ministères chargés des affaires sociales.
    Ces dispositions réglementaires ont été développées dans la circulaire DAGPB-DAGEMO n^o 411 du 26 août 2004, dans la note de service DAGPB/SRH2A n^o 44 du 25 janvier 2005 relative à l’entretien d’évaluation des personnels en 2005 et dans la note de service DAGPB-SRH/DAGEMO/ n^o 295 du 27 juin 2005 relative à la notation au titre de l’année 2004 des personnels relevant des corps communs et des corps spécifiques du secteur Santé-Solidarité.
    La présente note de service se base donc sur ces instructions en reprenant les principales modalités à suivre pour l’entretien individuel d’évaluation à mener en 2006 et la procédure de notation au titre de l’année 2005.

I.  -  ENTRETIEN INDIVIDUEL D’ÉVALUATION

    Si l’an dernier, l’accent a été mis sur la présentation de la réforme et la définition pour chaque agent de ses objectifs 2005, dans le cadre de l’entretien d’évaluation, 2006 verra la pleine application de la réglementation rappelée en référence.
    Seront en effet :
    -  évalués les résultats professionnels de l’agent au titre de l’année 2005 au regard des objectifs assignés, des moyens mis à sa disposition et des conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;
    -  définis les objectifs individuels de l’agent pour l’année 2006.
    Ces objectifs individuels seront établis sur la base des objectifs généraux du service, qui auront fait l’objet d’une présentation préalable aux représentants du personnel, dans le cadre paraissant le plus adapté (comité technique paritaire local, commission locale de concertation, réunion spécifique, ...).

1.1.  Le champ d’application
1.1.1.  Qui est évalué ?

    Les agents qui exercent effectivement leurs fonctions auront un entretien individuel d’évaluation en 2006.
    Dans le cas où un agent, à l’occasion d’une mutation, change de supérieur hiérarchique direct, et donc d’évaluateur avant le 1^er juillet 2006, l’entretien formalisé sera réalisé par le supérieur hiérarchique du service d’accueil.
    Les agents ayant pris leurs fonctions dans un service après le 1^er juillet 2006, entreront dans le dispositif d’évaluation (définition d’objectifs) en 2007.
    L’entretien individuel d’évaluation d’un agent titulaire en fonction est obligatoire. Il est recommandé de proposer également aux agents non titulaires (hors vacataires) un entretien individuel d’évaluation destiné à leur fixer des objectifs au titre de l’année, dans les mêmes conditions que celles définies pour les agents titulaires.

1.1.2.  Qui évalue ?

    Il s’agit du supérieur hiérarchique direct qui aura été désigné comme évaluateur par le chef de service ayant pouvoir de notation.
    Le service des ressources humaines de proximité informe l’agent de l’identité de l’évaluateur chargé de conduire l’entretien.
    Dans le cas où l’agent se verrait définir dans le cadre de son travail des objectifs par plusieurs supérieurs, le chef de service ayant pouvoir de notation désigne alors un évaluateur référent, chargé de conduire l’entretien d’évaluation après avoir recueilli l’appréciation des autres supérieurs sur les objectifs assignés.

1.1.3.  Quel est le contenu de l’entretien d’évaluation en 2006 ?
1.1.3.1.  L’évaluation des résultats professionnels 2005

    Le supérieur hiérarchique direct évalue les résultats atteints, les réussites ou les insuffisances de l’agent ainsi que les raisons pouvant être à l’origine des éventuels écarts avec les résultats attendus. Ces derniers sont appréciés au regard des objectifs qui avaient été fixés.

1.1.3.2.  La détermination des objectifs de l’année 2006

    Le supérieur hiérarchique fixe les objectifs individuels de l’agent, déclinés à partir des objectifs du service préalablement définis.
    La définition d’objectifs individuels s’appuie sur les missions du poste et ses finalités. Ces objectifs portent sur les priorités pour l’année à venir, l’évolution éventuelle des fonctions, des attributions ou des tâches de l’agent et les résultats qu’il lui est demandé d’atteindre. Ils peuvent comporter des objectifs d’amélioration de l’activité individuelle, en fonction de l’évaluation de ses résultats de l’année 2005.
    L’entretien individuel d’évaluation de l’agent à conduire en 2006 inclut donc :
    -  l’évaluation de ses résultats professionnels de l’année 2005 ;
    -  la détermination des objectifs individuels à atteindre pour l’année 2006 au regard des objectifs de service et des moyens attribués ou qu’il a à sa disposition ;
    -  une appréciation de ses besoins de formation, tenant compte notamment des objectifs qui lui ont été fixés ;
    -  ses souhaits d’évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.

1.2.  La procédure

    Le modèle de compte rendu de l’entretien d’évaluation (document Word) peut être téléchargé sur l’intranet (site « Administration ») dès la publication de cette note de service. Il sera, en outre, transmis par courriel aux établissements publics.

1.2.1.  La préparation de l’entretien

    L’entretien individuel d’évaluation doit être nécessairement préparé : il convient de fixer par écrit (ou courriel) la date et le lieu choisis, au moins huit jours à l’avance.
    Une fois le rendez-vous arrêté, et avant l’entretien, l’évaluateur et l’agent remplissent respectivement les rubriques du document intitulé « compte rendu d’entretien ».
    L’agent retrace ainsi sa situation individuelle (identité, description du poste, activités, souhaits de formation, souhaits d’évolution professionnelle) ; l’évaluateur détaille les résultats atteints au cours de l’année 2005, les réussites ou les insuffisances qu’il a relevées ainsi que les raisons justifiant les éventuels écarts constatés. Il trace les objectifs individuels qu’il souhaite fixer pour l’année 2006 de même que ses orientations pour la formation de l’agent. Cette phase formalisée, destinée à la conduite d’un entretien constructif, peut bien sûr évoluer au cours des échanges.

1.2.2.  Le déroulement de l’entretien

    L’entretien se déroule en dehors de la présence d’un tiers. Il faut veiller à ce qu’il puisse se tenir à un moment où l’évaluateur et l’agent disposent de la disponibilité nécessaire.
    Au cas où l’évalué refuserait de se rendre à l’entretien, sa position et les motivations qui l’ont guidée seraient consignées dans le compte rendu d’entretien.

1.2.3.  La validation du compte rendu d’entretien d’évaluation

    A l’issue de l’entretien, l’évaluateur rédige définitivement les rubriques du compte rendu d’entretien relevant de sa responsabilité. Il vise le compte rendu et le remet à l’agent.
    L’agent peut le compléter, s’il le souhaite, par ses commentaires et observations sur la conduite de l’entretien, l’évaluation qui a été faite de ses résultats individuels de l’année 2005, les objectifs définis pour l’année 2006 et ses souhaits de formation et d’évolution professionnelle.
    Il dispose d’un délai de sept jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document pour le signer, ce qui atteste qu’il en a pris connaissance et qu’il a bien bénéficié du temps prévu pour formuler ses remarques éventuelles. L’agent n’est donc pas tenu de signer le compte rendu d’entretien dès sa remise par l’évaluateur.
    Lorsque le document a été signé par le supérieur hiérarchique et l’agent, chacun en garde une copie et l’original est remis au bureau gestionnaire pour classement au dossier administratif de l’intéressé.

1.2.4.  Cas particulier des assistant(e)s
de service social du personnel

    Leur évaluation se fait en deux temps :
    -  une première évaluation technique est réalisée par la conseillère technique nationale du service social du personnel, comme le prévoit la circulaire DAGPB/SRH2D/DAGEMO/BASCT/2002/636 du 31 décembre 2002. L’entretien d’évaluation technique pourra, le cas échéant, être réalisé par téléphone. Il doit être antérieur à l’entretien individuel d’évaluation. Il fait l’objet d’un compte rendu qui est transmis au responsable hiérarchique de l’intéressé.
    -  le second entretien est réalisé par le responsable hiérarchique selon la procédure générale décrite. Le compte rendu de l’entretien d’évaluation technique sera annexé au compte rendu de l’entretien individuel d’évaluation.
    Ces deux documents sont classés au dossier de l’agent.

II.  -  NOTATION AU TITRE DE L’ANNÉE 2005

    Le dispositif mené au titre de l’année 2004 est reconduit.
    Cette procédure ne concerne que les agents des deux secteurs Santé-solidarité et Travail-emploi relevant des corps mentionnés à l’annexe A : d’une part, les corps communs aux deux secteurs, d’autre part, les corps spécifiques au secteur Santé-solidarité.
    La procédure de notation s’applique aux seuls fonctionnaires titulaires. Les fonctionnaires stagiaires ne sont donc pas notés. Par ailleurs, les fonctionnaires ne sont plus notés à partir de l’année au cours de laquelle ils sont admis en retraite, s’ils ont moins de 6 mois de présence dans le service de notation. La notation des agents relevant de corps dont la gestion n’est pas assurée par la DAGPB (chargés d’études documentaires, attachés et contrôleurs de l’INSEE, ingénieurs et techniciens de recherche et de formation, ...) est régie selon les dispositions prévues par les ministères gestionnaires de ces corps.
    Les agents non titulaires ne sont pas concernés par le dispositif de notation.
    S’agissant de la notation pour les corps spécifiques au secteur Travail-emploi (inspecteurs du travail, contrôleurs du travail, attachés de l’emploi et de la formation professionnelle), une note de service établie par la DAGEMO en fixe la procédure.

2.1.  Principes de la notation
2.1.1.  Les notateurs

    Les notateurs sont les chefs de service ayant pouvoir de notation :
    1^o Pour les fonctionnaires relevant des corps de catégorie A, hors statut d’emploi, en fonction dans les services déconcentrés du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle :
    -  les directeurs régionaux des services déconcentrés d’affectation ;
    2^o Pour les fonctionnaires, autres que ceux mentionnés au 1^oci-dessus, relevant des corps de catégorie A, B et C mentionnés à l’annexe A :
    -  les directeurs, délégués et chefs de service d’administration centrale ;
    -  les chefs de service déconcentré pour les fonctionnaires affectés dans leur direction ;
    -  les directeurs d’établissement public de l’Etat pour les fonctionnaires affectés dans leurs établissements.
    Cas particulier : les fonctionnaires relevant des structures figurant en annexe C sont rattachés pour leur notation aux services mentionnés.

2.1.2.  Les modalités

    La fiche individuelle de notation (annexe B) comprend une appréciation générale arrêtée sur la base de sept critères et une note.
    L’appréciation générale est établie à partir :
    -  des compétences techniques (connaissances professionnelles mises en oeuvres pour répondre aux besoins de l’emploi occupé et aux fonctions confiées) ;
    -  l’efficacité (réactivité de l’agent face aux évènements et aux sollicitations de ses supérieurs ou du public) ;
    -  les qualités relationnelles dans l’exercice de la fonction ;
    -  les capacités d’initiative, d’adaptation et d’organisation du travail ;
    -  le sens du service public (motivation, satisfaction des attentes et des besoins des usagers) ;
    -  les capacités à exercer des responsabilités de niveau supérieur ;
    -  les capacités à animer, gérer et contrôler une équipe.
    La note pour 2005 est attribuée à partir :
    -  de la note signée, issue du processus au titre de la notation 2004, première année de notation selon le nouveau dispositif, fixée selon les cas à 20, 20,25 ou 20,50, à laquelle s’ajoute une marge d’évolution fixée de nouveau à 0, 0,25 ou 0,50.
    Votre attention est appelée sur la nécessaire cohérence entre l’appréciation générale et les appréciations littérales mentionnées pour chacun des sept critères et la note chiffrée.
    L’annexe J présente les différents cas de figures.

    2.1.3.5.  La réduction d’ancienneté d’échelon

    Les dispositions du décret du 29 avril 2002 (articles 12 et 13) relient directement, pour un corps donné, la répartition des mois de réductions d’ancienneté d’échelon (RA) calculés pour une année, à la marge d’évolution de la note obtenue par les fonctionnaires.
    Les quotas suivants sont appliqués :
    -  20 % des agents bénéficient de 3 mois de RA lorsque la marge d’évolution obtenue est de 0,50 ;
    -  30 % des agents bénéficient de 1 mois de RA lorsque la marge d’évolution obtenue est de 0,25.

2.2.  Procédure de notation

    Les agents figurant sur les listes des effectifs notés par corps, dont disposent, d’une part, les bureaux des ressources humaines et des affaires générales et les bureaux des affaires générales (BRHAG-BAG) en administration centrale, d’autre part, les services gestionnaires des services déconcentrés et des établissements pour ce qui les concerne, sont notés selon les modalités rappelées ci-dessus.
    Les agents mis à disposition ou détachés sont notés dans leur corps d’appartenance. Le notateur est le directeur chargé du personnel du ministère (DAGPB pour le secteur Santé - Solidarité, DAGEMO pour le secteur Travail - Emploi). Le directeur du personnel s’appuie sur les propositions d’appréciation et de note formulées par le service d’accueil de ces fonctionnaires.

    2.2.1. Cas particuliers à prendre en compte

    L’attention des BRHAG, des BAG et des services du personnel des directions départementales et régionales des deux secteurs est appelée sur l’importance qui s’attache à la prise en compte de la situation des agents suivants, notamment au plan du déroulement de carrière.
    Cas des agents notés situés sur le dernier échelon de leur grade :
    Les agents se situant pour l’année de notation sur le dernier échelon de leur grade peuvent se voir attribuer une marge d’évolution de 0,25 ou 0,50. Cette évolution est cependant sans incidence pratique car il n’est pas possible d’attribuer de réduction d’ancienneté s’agissant du dernier échelon d’un grade. Il est précisé que l’effectif concerné n’entre pas dans l’assiette servant à calculer les quotas de 20 % et 30 % prévus par la circulaire du 26 août 2004.
    Cas des agents situés sur un échelon à durée fixe (annexe D) :
    Un échelon à durée fixe correspond à un échelon pour lequel la durée minimale d’occupation est égale à la durée moyenne. C’est le cas, par exemple, des 2^e, 3^e, 4^e et 5^e échelons des deux corps actuels des secrétaires administratifs. Les agents se situant l’année de notation sur un échelon à durée fixe sont compris dans les effectifs servant de base au calcul du nombre de bénéficiaires de mois de RA (v. annexe E), mais ne peuvent se voir attribuer de réduction d’ancienneté d’échelon ni, en conséquence, de marge d’évolution de leur note.
    Dans ce contexte, vous veillerez à porter une attention toute particulière à la rédaction de la fiche individuelle des intéressés.
    Cas des agents bénéficiant d’une décharge d’activité de service pour raisons syndicales :
    Les agents qui bénéficient d’une décharge totale d’activité de service à titre syndical ne font pas l’objet d’une fiche individuelle de notation de la part de leur chef de service d’affectation bien qu’ils bénéficient d’un avancement moyen par référence aux agents de leur corps conformément au décret n^o 82-447 du 28 mai 1982 relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique.
    En revanche, les agents qui bénéficient d’une décharge partielle d’activité à titre syndical sont notés conformément à la présente procédure, quelle que soit la quotité de décharge d’activité. L’agent doit être noté et apprécié au regard des périodes non couvertes par cette décharge d’activité.
    L’activité syndicale ne doit en aucun cas être mentionnée sur la fiche de notation.
    Cas des agents en congé de longue durée ou en congé de longue maladie :
    Les agents absents plus de six mois ne sont pas notés. En revanche, ils sont pris en compte dans la détermination des quotas de 20 % et 30 %.
    Cas d’agents changeant d’échelon en cours d’année de notation :
    L’agent est pris en compte pour la notation dans son nouvel échelon, même si le changement s’effectue au 31 décembre de l’année.
    Cas des agents mis à disposition par les services :
    Ils sont pris en compte dans le quota au niveau local et notés par le chef du service d’origine sur proposition du chef du service d’accueil.

2.2.2. Modalités pour l’application des quotas (annexe E)

    L’annexe E, ci-jointe, présente, à titre d’exemple, les modalités de calcul qui déterminent, à partir des effectifs notés d’un corps, le nombre de mois à répartir ainsi que le nombre de bénéficiaires des réductions d’ancienneté d’échelon de 3 et 1 mois.

2.2.3. Phase préparatoire

    Pour chaque corps, le notateur détermine dans la limite des quotas précédemment définis la marge d’évolution applicable aux fonctionnaires selon qu’il souhaite les faire bénéficier de 3 ou d’1 mois de réduction d’ancienneté. Il peut ainsi établir, au regard des effectifs du corps présents dans son service, les listes suivantes :
    -  une liste de bénéficiaires de 3 mois de RA parmi les fonctionnaires notés : le nombre de ceux-ci est égal à la part entière qui résulte de l’application du quota de 20 % de l’effectif ; les agents retenus sur cette liste ont la garantie d’être inscrits sur la liste définitive concernant l’ensemble des fonctionnaires du corps ;
    -  une liste de bénéficiaires d’1 mois de RA parmi les fonctionnaires notés : le nombre de ceux-ci est égal à la part entière qui résulte de l’application du quota de 30 % de l’effectif ; les agents retenus sur cette liste ont la garantie d’être inscrits sur la liste définitive concernant l’ensemble des fonctionnaires du corps ;
    -  une liste de bénéficiaires potentiels de RA comportant :
    -  un bénéficiaire de 3 mois de RA, quand l’effectif des fonctionnaires notés n’est pas un multiple de 5 ; cet agent est susceptible d’être retenu après arbitrage lors de la phase d’harmonisation entre notateurs ;
    -  un bénéficiaire d’1 mois de RA, quand l’effectif des fonctionnaires notés n’est pas un multiple de 10 ; cet agent est susceptible d’être retenu après arbitrage lors la phase d’harmonisation nationale (cf. § 2.2.4.4).
    A titre d’exemple, pour un corps dont l’effectif des agents notés est de 11, dès cette phase :
    -  2 agents peuvent bénéficier de 3 mois de RA (l’application du quota de 20 % donnant 2,2) ;
    -  3 agents peuvent bénéficier d’1 mois de RA (l’application du quota de 30 % donnant 3,3).
    La fiche de synthèse établie par notateur pour chaque corps sera établie au plus tard le 15 novembre 2006 (annexe F).
    Attention, il n’est pas possible de proposer pour un même agent une marge d’évolution en potentiel et une marge d’évolution en acquis. Ainsi, un agent qui figure sur la liste des bénéficiaires d’1 mois de RA (et qui a la garantie de figurer sur la liste définitive des bénéficiaires) ne peut être inscrit sur la liste des bénéficiaires potentiels de 3 mois de RA.

2.2.4. Phase d’harmonisation entre notateurs

    L’objectif est de conduire, pour chaque corps, un processus d’arbitrage par groupe d’harmonisation de notateurs jusqu’au niveau terminal concernant l’ensemble des fonctionnaires du corps afin de distribuer le maximum possible de mois de réduction d’ancienneté d’échelon.
    2.2.4.1. Notateurs en administration centrale
    Le groupe d’harmonisation a lieu au niveau du comité de direction (CODIR) de chaque secteur ou de ses représentants.
2.2.4.2. Notateurs en services déconcentrés
    Le groupe d’harmonisation régionale a lieu au niveau de chaque comité technique régional et inter-départemental (CTRI) pour le secteur Travail - Emploi et de chaque CTRI pour le secteur Santé- Solidarité en présence des notateurs concernés.
2.2.4.3. Notateurs en établissements
    Un groupe d’harmonisation inter-établissements peut être mis en place dans les cas pertinents (à titre d’exemple, le comité des directeurs des instituts nationaux de jeunes déficients sensoriels pour le corps des éducateurs spécialisés).
2.2.4.4. Déroulement de la phase d’harmonisation
    Les notateurs suivent, pour les bénéficiaires potentiels de 3 mois de RA, le même processus que celui décrit au 2.2.3 ci-dessus, appliqué à l’effectif global des fonctionnaires notés. Ils complètent donc, dans le respect du quota de 20 % par rapport à cet effectif, la liste des bénéficiaires de 3 mois de RA.
    De plus, en vue de l’arbitrage au niveau national, ils désignent le bénéficiaire potentiel de 3 mois de RA et établissent, par ordre de mérite, la liste des bénéficiaires potentiels de 1 mois de RA.
    Une fois l’arbitrage rendu, le groupe d’harmonisation établit un relevé de décisions suivant le modèle joint en annexe G.
    Il convient de préciser que :
    -  chaque DDASS et chaque DRASS doit transmettre au bureau de gestion la fiche de synthèse par notateur des bénéficiaires de réduction d’ancienneté (annexe F) ;
    -  les DRASS doivent être attentives à la phase de validation : elles doivent s’assurer que les DDASS ont achevé la saisie des données dans Synergie à leur niveau.
    -  chaque DRASS doit ensuite transmettre au bureau de gestion le relevé de décisions du groupe d’harmonisation de notateurs (annexe G), indispensable à la validation dans Synergie ;
    -  les éventuelles modifications à apporter dans Synergie ne peuvent être faites qu’au niveau des DRASS et non directement par les DDASS de la région concernée.
    Les relevés de décisions de chaque groupe d’harmonisation doivent être établis et transmis aux bureaux gestionnaires de corps, au plus tard le 31 décembre 2006.

2.2.5. Phase d’harmonisation nationale

    Il s’agit là d’établir pour chaque corps, dans le respect des quotas de 20 % et 30 %, la liste définitive des bénéficiaires de 3 et d’1 mois de réduction d’ancienneté d’échelon.
    Dans le cas où les agents du corps ne sont notés que par des notateurs de service central et/ou d’établissement public, l’arbitrage terminal est arrêté par le directeur de l’administration générale, du personnel et du budget (DAGPB), s’agissant des corps communs aux deux secteurs et des corps spécifiques du secteur Santé-Solidarité, à partir des documents reçus comprenant les fiches de synthèse par notateur et les relevés de décisions des groupes d’harmonisation.
    Dans le cas où le corps compte comme notateurs des chefs de service déconcentrés, l’arbitrage terminal sera inscrit à l’ordre du jour d’une réunion des secrétaires généraux de CTRI et arrêté ensuite par le DAGPB.
    Cas particulier des corps des médecins inspecteurs et des pharmaciens inspecteurs de santé publique :
    Le comité d’arbitrage au niveau national de ces corps est constitué sous la présidence du DAGPB ou de son représentant, des représentants de l’IGAS, de la DGS, de la DHOS ainsi que des chefs de services déconcentrés et de l’AFSSAPS. Le DAGPB en arrête la composition et le bureau gestionnaire du corps en assure le secrétariat. Ce comité se prononce à partir de l’harmonisation régionale rendue par chaque CTRI et des fiches de synthèse qui auront été établies par les notateurs de l’administration centrale et des agences sanitaires.
    Une fois l’arbitrage établi pour chaque corps, les bureaux gestionnaires des corps informent les notateurs de la liste définitive des bénéficiaires de 3 et 1 mois de réduction d’ancienneté d’échelon au plus tard le 28 février 2007.
    Chaque notateur pourra alors arrêter définitivement les appréciations et les marges d’évolution des agents qu’il note, puis communiquer à chacun d’eux dans les meilleurs délais sa fiche individuelle de notation.
    Les exemplaires originaux des fiches individuelles de notation, signées par les agents, seront transmis aux bureaux gestionnaires au plus tard le 31 mars 2007.
    Attention :
    La page 3 de la feuille de notation (exemplaire signé par l’agent), qui comportera la note attribuée à l’agent, ne sera éditée qu’après la phase d’harmonisation.

III.  -  CALENDRIER

    Les entretiens d’évaluation, sauf exception (mutation), devront être menés de telle sorte que les retours des comptes rendus aux bureaux gestionnaires soient effectifs au 31 octobre 2006.
    S’agissant de la procédure de notation, vous trouverez pour les deux secteurs, en annexe H pour les services centraux et en annexe I pour les services déconcentrés et les établissements, le rappel des opérations et le calendrier à respecter.

*
*   *

    Le service des ressources humaines (SRH 1 et 2) de la DAGPB demeure à votre disposition pour toute précision qui vous serait nécessaire.

Pour le ministre et par délégation : Par empêchement du directeur de l’administration générale, du personnel et du budget, Le chef du service des ressources humaines, P.  Barbezieux

Pour le ministre et par délégation : Le directeur de l’administration générale et de la modernisation des services, J.-R.  Masson

ANNEXE  I
COMPTE RENDU D’ENTRETIEN D’ÉVALUATION DE L’ANNÉE 2006

    Date et lieu de l’entretien : 

Description du poste occupé par l’agent
(fiche de poste ou lettre de mission à annexer au CR)

Intitulé du poste : 
Missions et objectifs du service : 
Rôle et fonctions confiés à l’agent : 
Moyens mis à la disposition de l’agent : 
Environnement hiérarchique et effectifs à encadrer (éventuellement) : 

I.  -  ÉVALUATION DES RÉSULTATS PROFESSIONNELS

    Observations facultatives de l’agent sur le bilan :

II.  -  DÉTERMINATION DES OBJECTIFS
POUR LA PÉRIODE POSTÉRIEURE À L’ENTRETIEN

    Observations facultatives de l’agent sur les objectifs à venir :

III.  -  SOUHAITS ET BESOINS DE FORMATION

IV.  -  SOUHAITS D’ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
ET/OU DE MOBILITÉ

    Appréciations et conseils éventuels de l’évaluateur sur les projets et perspectives d’évolution de l’agent :

Remise à l’agent du compte rendu après entretien

    Date et signature de l’évaluateur :
    Date de remise :  Emargement de l’intéressé : 
    Observations éventuelles de l’agent sur la conduite (cf. note 1) de l’entretien d’évaluation :
    Date et signature de l’agent (cf. note 2)  : 
    Destinataire : dossier administratif
    Copies : - agent
          - évaluateur
          - BRAG/BAG (S/C du chef de service)

ANNEXE  A
LISTE DES CORPS CONCERNÉS
Catégorie A

    Attachés d’administration centrale ;
    Conseillers techniques d’éducation spécialisée ;
    Conseillers techniques de service social ;
    Ingénieurs d’études sanitaires ;
    Ingénieurs du génie sanitaire ;
    Inspecteurs de l’action sanitaire et sociale ;
    Inspecteurs pédagogiques et techniques des établissements de jeunes sourds et de jeunes aveugles ;
    Médecins inspecteurs de santé publique ;
    Pharmaciens inspecteurs de santé publique.

Catégorie B

    Assistants de service social ;
    Educateurs spécialisés des instituts nationaux de jeunes sourds et de l’Institut national de jeunes aveugles ;
    Infirmières et infirmiers ;
    Moniteurs-éducateurs des instituts nationaux de jeunes sourds et de l’Institut national de jeunes aveugles ;
    Personnels techniques du service de physiothérapie des Thermes nationaux d’Aix-les-Bains ;
    Secrétaires administratifs d’administration centrale ;
    Secrétaires administratifs des services déconcentrés des affaires sanitaires et sociales ;
    Techniciens sanitaires.

Catégorie C

    Adjoints administratifs d’administration centrale ;
    Adjoints administratifs des services déconcentrés ;
    Adjoints sanitaires ;
    Agents administratifs d’administration centrale ;
    Agents administratifs des services déconcentrés ;
    Agents des services techniques ;
    Agents sanitaires ;
    Aides-soignants des instituts nationaux de jeunes sourds et de l’Institut national de jeunes aveugles ;
    Chefs de garage ;
    Conducteurs d’automobile ;
    Maîtres ouvriers ;
    Ouvriers professionnels.

ANNEXE  B
MINISTÈRE DE L’EMPLOI, DE LA COHÉSION SOCIALE
ET DU LOGEMENT
MINISTÈRE DE LA SANTÉ ET DES SOLIDARITÉS

Numéro de classothèque : 0    

Feuille annuelle de notation
Année de notation : 2005
Identité

    Service de notation : 
    Affectation administrative : 
    Affectation opérationnelle : 
    Nom, prénom : 
    Nom patronymique : 
    Date de naissance : 
    Adresse personnelle : 

Situation de notation

    Corps de notation : 
    Date d’entrée : 
    Grade de notation : 
    Date d’entrée : 
    Echelon de notation : 
    Date d’entrée : 
    Situation administrative au 31 décembre de l’année de notation : 

Changements de situation en cours d’année

Corps : 
Dates d’entrée : 
Grade : 
Dates d’entrée : 
Echelon : 
Dates d’entrée : 
Service affectation : 
Date d’effet : 
    Nom :  Année de notation : 2005
    Affectation administrative : 
    Affectation opérationnelle : 

Appréciations générales du notateur
sur la valeur professionnelle de l’agent

    Notateur
    Identité : 
    Fonction : 
    Fonctions exactes exercées par l’agent : 

Année de notation : 2005

    Nom : 
    Affectation administrative : 
    Affectation opérationnelle : 

Note attribuée à l’agent

    Marge d’évolution de la note attribuée : 
    Note précédente (et année de notation) de l’agent :   (année de notation : )
    ou note de référence (année d’intégration dans le corps de notation).
    Note de l’année : 
    Historique des marges d’évolution auparavant attribuées
    Année N - 1 : NN Année N - 2 : NN Année N - 3 : NN
    Date et signature du notateur : 
    Communication de la fiche de notation à l’agent :
    Date :  Par : 
    Observations éventuelles de l’agent sur la notation, sur ses souhaits et aspirations professionnels (rubrique facultative) :
    Date et signature de l’agent : 
    La présente mesure peut être contestée, par voie de recours administratif devant l’autorité administrative compétente ou par voie de recours contentieux devant la juridiction administrative compétente, dans le délai de deux mois à compter de la notification.
    Application de l’article 27 de la loi n^o 78-16 du 06.01.78 (informatique, fichiers et libertés) : la note provisoire et la note sont contenues dans le système informatique de gestion du personnel du ministère. Votre droit d’accès prévu par la loi précitée et vos éventuelles demandes de correction s’exercent auprès du responsable de la gestion du personnel de votre service.

ANNEXE  C
LISTE DES STRUCTURES RATTACHÉES À UNE DIRECTION

ANNEXE  D
CORPS DONT CERTAINS ÉCHELONS SONT À DURÉE FIXE

    Quelques corps ont la particularité d’avoir, pour certains échelons, une durée minimale égale à la durée moyenne.
    Les agents se situant l’année de notation sur un échelon à durée fixe ne peuvent se voir attribuer de réduction d’ancienneté d’échelon, et en conséquence, de marge d’évolution.

Corps, grades et échelons concernés

ANNEXE  E
EXEMPLE MODALITÉS DE CALCUL POUR LA DÉTERMINATION
DES AGENTS BÉNÉFICIAIRES DE RÉDUCTIONS D’ANCIENNETÉ D’ÉCHELON

1

STRUCTURE DES EFFECTIFS

DU CORPS
2

ASSIETTE SERVANT AU CALCUL

DES BÉNÉFICIAIRES DE RA
3

AGENTS POUVANT BÉNÉFICIER

DE MOIS DE RA

CORPS DE 250 AGENTS NOTÉS
AU TITRE DE 2005
I
30 ET
    
    
    
    
200 EV
    
    
    
    

20 EF

    
    
    
    
    
200 EV
    
    
    
    

20 EF

    
    
    
    
    
200 EV
    
    
    
    
    
    

30 agents sur un échelon terminal (ET)
200 agents sur un échelon à durée variable (EV)
20 agents sur un échelon à durée fixe (EF)
    
    
    
    
    
    

= 250 agents notés

200 agents sur un échelon à durée variable (EV)
200 agents sur un échelon à durée fixe (EF)
    
    
    
= 220 agents qui entrent dans l’assiette servant au calcul du nombre de mois de RA, soit : 220 × 20 % = 44 agents

220 × 30 % = 66 agents

Parmi les 200 agents EV pouvant seuls bénéficier d’une attribution de RA :
    
44 agents bénéficieront de 3 mois de RA (= 220 x 20 %)
66 agents bénéficieront de 1 mois
de RA (= 220 x 30 %)
    

Les 30 agents ET peuvent bénéficier d’une évolution positive de leur note (0,25 ou 0,50) qui ne se traduira pas par une RA

ANNEXE  F
FICHE DE SYNTHÈSE PAR NOTATEUR DES BÉNÉFICIAIRES
DE RÉDUCTION D’ANCIENNETÉ D’ÉCHELON

    Liste provisoire de bénéficiaires de 3 mois de RA (3) :
    
    
    
    Bénéficiaire potentiel de 3 mois de RA :
    Liste provisoire des bénéficiaires de 1 mois de RA (4):
    
    
    
(3) En nombre égal à la partie entière de 20 % de l’effectif de fonctionnaires notés.
(4) En nombre égal à la partie entière de 30 % de l’effectif de fonctionnaires notés.
    Bénéficiaire potentiel de 1 mois de RA :

Cachet notateur
    Date et signature

ANNEXE  G
RELEVÉ DE DÉCISIONS DU GROUPE D’HARMONISATION

DE NOTATEURS DE LA RÉGION : 
    Corps : 
    Année de notation : 
    Groupe d’harmonisation : 
    Nombre de notateurs : 
    

    Complément à la liste provisoire de bénéficiaires de 3 mois de RA* :
    
    
    
    Bénéficiaire potentiel de 3 mois de RA :
    Liste des bénéficiaires potentiels de 1 mois de RA (par ordre de mérite)(3) :
    1. : 
    2. : 
    3. : 
    Date et lieu de réunion du groupe :
    Signature des membres du groupe d’harmonisation :
    (3) Liste des bénéficiaires potentiels de 1 mois de RA par ordre de mérite (liste de bénéficiaires potentiels de 1 mois de RA en nombre égal à (d) moins (c) moins 1).
    * Acquis régional ayant la garantie d’être inscrit sur la liste définitive concernant l’ensemble des fonctionnaires du corps.

ANNEXE  H
DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE DE NOTATION
EN ADMINISTRATION CENTRALE

    Cette fiche a pour but de décrire de manière opérationnelle les différentes étapes de la procédure de notation 2005 en administration centrale.
    Elle est destinée aux bureaux de gestion du personnel d’administration centrale (DAGPB/SRH 1), aux bureaux des ressources humaines et des affaires générales et aux bureaux des affaires générales des directions et services d’administration centrale (BRHAG et BAG) des secteurs travail, emploi et santé, solidarité.
    Elle précise les modalités pratiques de cette campagne de notation : les actions, les acteurs et les échéances.

I.  -  PHASE PRÉPARATOIRE À L’HARMONISATION

    1^re étape - BRHAG et BAG :
    -  vérification par les BRAGH et BAG des informations contenues dans les fichiers et notamment du rattachement des agents à leur structure ;
    -  saisie des marges attribuées pour chaque agent (acquises ou potentielles) dans le fichier EXCEL précédemment déposé par les gestionnaires de corps dans le répertoire « interdirdepot/synergie/... » ; les valeurs de la marge d’évolution sont : 0 - 0,25 - 0,50 - NN (non noté) ;
    -  information par messagerie des gestionnaires de corps de la réalisation des saisies dans le fichier.
    2^e étape - gestionnaires de corps (bureaux SRH) :
    -  saisie dans Synergie/RH des marges par les gestionnaires de corps ;
    -  édition d’un état de vérification des quotas par les bureaux SRH et signalement des anomalies éventuelles aux BRHAG et BAG qui procèdent aux mises à jour des marges (fichier EXCEL) et signalent, par messagerie, aux bureaux SRH les modifications apportées.
    3^e étape - gestionnaires de corps (bureaux SRH) :
    -  saisie dans Synergie / RH des marges modifiées ;
    -  édition de l’état de vérification des quotas.
Fin de l’étape : 15 novembre 2006.
    Important : les BRHAG et BAG qui le souhaitent peuvent saisir eux-mêmes les marges dans SYNERGIE-RH, sous réserve d’en informer préalablement les bureaux de gestion compétents.

II.  -  PHASE D’HARMONISATION INTERMÉDIAIRE

    Étape unique - gestionnaires de corps (bureaux SRH) - comité d’arbitrage intermédiaire :
édition de l’état BO de préparation de l’harmonisation intermédiaire par secteur : harmonisation entre notateurs du choix des bénéficiaires potentiels de 0,50 et établissement de la liste des bénéficiaires potentiels de 0,25 ;
réunion du comité d’arbitrage intermédiaire.
    Fin de l’étape : 31 décembre 2006.

III.  -  PHASE D’HARMONISATION NATIONALE

    1^re étape - gestionnaires de corps (bureaux SRH) - commission d’harmonisation nationale :
    -  édition de l’état BO de préparation de l’harmonisation nationale par secteur ;
    -  édition de l’état BO de vérification des quotas par corps ;
    -  arbitrage final : dépassement éventuel du nombre de RA distribuables, marge définitive pour les détachés et MAD, cas particuliers éventuels ;
    -  saisie dans Synergie / RH des marges nationales (valeur et statut) ;
    -  édition de l’état BO définitif de vérification des quotas par corps, identification du reliquat RA définitif par corps ;
    -  réunion de la commission d’ harmonisation nationale ;
    -  transmission des listes définitives des bénéficiaires de 3 et 1 mois de réduction d’ancienneté d’échelon aux BRHAG et aux BAG.
    Fin de l’étape : 28 février 2007.
    2^e étape - BRHAG et BAG :
    -  édition des fiches de notation définitives (édition de la 3^e page) ;
    -  communication aux intéressés de leur fiche de notation ;
    -  transmission aux gestionnaires de corps des fiches signées pour versement au dossier administratif des agents.
    Fin de l’étape : 31 mars 2007.

ANNEXE  I
DESCRIPTION DE LA PROCÉDURE DE NOTATION
EN SERVICES DÉCONCENTRÉS ET ÉTABLISSEMENTS

    Cette fiche a pour but de décrire de manière opérationnelle les différentes étapes de la procédure de notation 2005 en services déconcentrés et en établissement public.
    Elle est destinée aux bureaux de gestion du personnel d’administration centrale (DAGPB / SRH 1) et aux services du personnel des directions régionales et départementales des affaires sanitaires et sociales et du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle et des établissements publics.
    Elle précise les modalités pratiques de cette campagne de notation : les actions, les acteurs et les échéances.

I.  -  PHASE PRÉPARATOIRE À L’HARMONISATION

    Étape unique - services du personnel des directions départementales et régionales des deux secteurs ;
    -  saisie dans Synergie / RH des marges attribuées pour chaque agent (acquises ou potentielles). Les valeurs de la marge d’évolution sont : 0 - 0,25 - 0,50 - NN (non noté) ;
    -  édition d’un état de vérification des quotas au niveau local ;
    -  contrôle de cohérence des quotas et corrections éventuelles ;
    -  édition de l’état définitif de vérification des quotas ;
    -  transmission aux DRASS (CTRI) /DRTEFP (CTRI)/ comité des directeurs des INJ (si besoin) et copie aux gestionnaires de corps, de la fiche de synthèse par notateur (annexe F).
    Fin de l’étape : 15 novembre 2006.

II.  -  PHASE D’HARMONISATION INTERMEDIAIRE

    Étape unique - service du personnel en DRASS (CTRI) ou en DRTEFP (CTRI) - comité d’arbitrage intermédiaire :
    -  édition de l’état BO de préparation de l’harmonisation : harmonisation entre notateurs du choix des bénéficiaires potentiels de 0,50 et de la liste des bénéficiaires potentiels de 0,25 ;
    -  réunion du comité d’arbitrage intermédiaire ;
    -  transmission du relevé de décisions du groupe d’harmonisation intermédiaire aux gestionnaires de corps (annexe G).
    Fin de l’étape : 31 décembre 2006.
    Attention : Ne pas valider au niveau régional avant que l’ensemble des notes ne soit reporté au niveau local.

III.  -  PHASE D’HARMONISATION NATIONALE

    1^re étape - gestionnaires de corps - commission d’harmonisation nationale :
    -  édition de l’état BO de préparation de l’harmonisation nationale par secteur ;
    -  édition de l’état BO de vérification des quotas par corps ;
    -  arbitrage final : dépassement éventuel du nombre de RA distribuables, marge définitive pour les détachés et MAD, cas particuliers éventuels ;
    -  saisie dans Synergie / RH des marges nationales (valeur et statut) ;
    -  édition de l’état BO définitif de vérification des quotas par corps, identification du reliquat RA définitif par corps ;
    -  réunion de la commission d’harmonisation nationale ;
    -  transmission des listes définitives des bénéficiaires de 3 et 1 mois de réduction d’ancienneté d’échelon aux services du personnel.
    Fin de l’étape : 28 février 2007.
    2^e étape - services du personnel des directions départementales et régionales des 2 secteurs :
    -  édition des fiches de notation définitives (édition de la 3^e page) ;
    -  communication aux intéressés de leurs fiches de notation ;
    -  transmission aux gestionnaires de corps des fiches signées pour versement au dossier administratif des agents.
    Fin de l’étape : 31 mars 2007.

ANNEXE  J
TABLEAU DE NOTATION

Note définitive 2004
20.00
20.25
20.50
Marge d’évolution 2005
0.00
0.25
0.50
0.00
0.25
0.50
0.00
0.25
0.50
Note pour 2005
20.00
20.25
20.50
20.25
20.50
20.75
20.50
20.75
21.50

NOTE (S) :

(1) En cas de refus de l’agent de participer à l’entretien, celui-ci utilise cette rubrique pour présenter les motifs de son refus.

(2) L’agent dispose d’un délai de 7 jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document, pour le signer afin d’attester qu’il en a pris connaissance.