Circulaire interministérielle DPMA/SG/DAGEMO/ DAGPB/CNSA no 2006-188 du 26 avril 2006 relative au protocole d’assistance aux MDPH en vue d’assurer la continuité des systèmes d’information existant au 1er janvier 2006
NOR : SANG0630331C
Date d’application : immédiate.
Texte de référence : la circulaire du 24 juin 2005 relative au concours apporté par l’Etat au fonctionnement des maisons départementales des personnes handicapées.
Textes abrogés ou modifiés :
Annexes : annexe I : protocole d’assistance à la mise en place des maisons départementales des personnes handicapées.
Le directeur de cabinet du ministre de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, le secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales à Mesdames les inspectrices et Messieurs les inspecteurs d’académie (pour exécution) ; Mesdames les directrices et Messieurs les directeurs des services départementaux de l’éducation nationale (pour exécution) ; s/c de Mesdames les rectrices et Messieurs les recteurs d’académie (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle [pour exécution]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (directions départementales des affaires sanitaires et sociales [pour exécution]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (directions régionales des affaires sanitaires et sociales [pour information]).
En application de la loi pour l’égalité des droits et des chances, pour la participation et la citoyenneté des personnes handicapées du 11 février 2005, une maison départementale des personnes handicapées (MDPH), a été créée dans votre département, sous forme de groupement d’intérêt public (GIP). La convention constitutive du groupement précise la nature du concours apporté par les membres. La circulaire du 24 juin 2005 a fixé le cadre dans lequel l’Etat devait apporter son concours aux MDPH sous forme de prestations de moyens humains, immobiliers, financiers et en termes de systèmes d’information. Il est cependant apparu depuis nécessaire de préciser l’ « offre de service » que propose l’Etat aux MDPH en matière de systèmes d’information en vue d’assurer la continuité du fonctionnement des systèmes d’information qui existaient au 1er janvier 2006, en facilitant notamment l’accès aux applications « Informatisation et traitement des Cotorep » (ITAC) et « outils de pilotage et d’administration locale de l’éducation spéciale » (OPALES).
Le protocole d’assistance ci-joint définit les modalités de cette offre de service. Il a été élaboré par un groupe de travail réunissant des représentants des conseils généraux, des maisons départementales des personnes handicapées, du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (DPMA), du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement (DAGEMO-SDSI), du ministère de la santé et des solidarités et de la caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (DAGPB-Sintel), sous l’animation de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie.
Il vous appartient d’informer les partenaires locaux de la possibilité qui leur est offerte de bénéficier de ce protocole. Celui-ci leur assurera le bénéfice de services portant sur la mise en place d’un réseau sécurisé permettant les accès à ITAC et OPALES, les accès à ce réseau, la maintenance et le fonctionnement des applications ITAC et OPALES, et la formation des référents à ces mêmes applications. Pour cela, il suffit que ces partenaires acceptent d’adhérer aux clauses dudit protocole qui définissent le rôle de chacun dans la mise en oeuvre des procédures et dans l’exécution des tâches matérielles nécessaires au maintien d’un fonctionnement opérationnel des systèmes existants. Le fait pour une maison départementale de demander l’application du protocole vaut acceptation du contenu de celui-ci.
Vous voudrez bien nous rendre compte de difficultés que vous pourriez rencontrer dans l’application de la présente instruction par le biais de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (alain.pelc@cnsa.fr).
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Le directeur de cabinet du ministre de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, P. Gérard |
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Le secrétaire général des ministères chargés des affaires sociales, J. Rapoport |
PROTOCOLE D’ASSISTANCE À LA MISE EN PLACE DES MAISONS DÉPARTEMENTALES DES PERSONNES HANDICAPÉES
1. Préambule
Elaboré dans le cadre d’un groupe de travail réunissant des représentants des conseils généraux, des maisons départementales des personnes handicapées (MDPH), du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (MENESR), du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement (MECSL), du ministère de la santé et des solidarités (MSS) et de la Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie (CNSA), ce protocole est proposé aux partenaires locaux pour définir des modalités de collaboration entre les structures informatiques régionales des services déconcentrés des deux premiers ministères précités et les structures informatiques des départements et des maisons départementales des personnes handicapées, dans le cas où celles-ci n’auraient pas été prévues dans la convention constitutive.
Il a pour objet de définir les modalités des offres de services du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (MENESR) et du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement (MECSL) en vue d’assurer, dans le cadre de la mise en place du GIP MDPH, la continuité du fonctionnement des systèmes d’information existants au 1er janvier 2006.
Il permet d’assurer la période de transition et de faciliter l’accès aux applications « Informatisation des traitements administratifs des Cotorep » (Itac) et « Outils de pilotage et d’administration locale de l’éducation spéciale » (Opales).
Cette offre de services comprend :
- la mise en place d’un réseau sécurisé permettant les accès aux applicatifs Itac et Opales ;
- les accès à ce réseau ;
- la maintenance et le fonctionnement des applications Itac et Opales ;
- ainsi que la formation des référents à ces mêmes applications.
Une annexe technique complète le présent protocole.
2. Responsabilités d’execution
2.1. Personnes habilitées à utiliser Itac et Opales
L’usage des applications Itac et Opales n’est autorisé que pour les seuls personnels nommément désignés par le directeur de la MDPH. Ce principe d’autorisation est conforme aux « demandes d’avis relatifs à l’utilisation des systèmes d’information de l’Etat de gestion du handicap par les maisons départementales des personnes handicapées » adressées à la CNIL, respectivement pour l’application Opales, par le directeur de l’enseignement scolaire (DESCO) et le directeur général de l’action sociale (DGAS) ; et pour l’application Itac, par le directeur de l’administration générale et de la modernisation (DAGEMO). Les décisions d’habilitation sont transmises par le directeur de la MDPH à l’équipe informatique régionale (EIR) pour le service Itac. Pour le service Opales les habilitations sont paramétrées par le référent Opales de la MDPH.
2.2. Eléments nécessaires à la connexion
2.2.1. Acquisition du boîtier de sécurité
Lorsque la MDPH se connecte via Internet aux réseaux des ministères hébergeant les applications Itac et Opales, elle sécurise cet accès par l’utilisation d’un boîtier de sécurité dont les caractéristiques techniques sont définies par le MENESR et précisées dans l’annexe technique. L’acquisition et la commande de ce boîtier sont à la charge de la MDPH.
2.2.2. Liaison Internet
La liaison Internet utilisée par le boîtier de sécurité est également à la charge de la MDPH et relève de sa responsabilité. Ses caractéristiques sont spécifiées dans l’annexe technique. Cette liaison peut être issue du transfert du contrat de la ligne de la CDES. Dans cette éventualité la charge de la ligne utilisée par la MDPH est également transférée à la MDPH.
2.2.3. Paramétrage du boîtier de sécurité
Le paramétrage du boîtier de sécurité relève de la responsabilité exclusive du MENESR pour les personnels ou les structures désignés au sein de l’annexe technique.
La MDPH n’est pas habilitée à intervenir sur le boîtier de sécurité.
Le boîtier de sécurité sert principalement à sécuriser l’accès aux applications Itac et Opales.
Il peut également permettre l’accès au site de diffusion du MENESR, aux messageries professionnelles des ministères, et aux intranets du MECSL lorsque cette demande a été effectuée par la MDPH pour les personnels mis à disposition par les ministères concernés. Pour rappel, les intranets du ministère de la santé et des solidarités ne sont pas concernés par l’accès mentionné.
Le boîtier de sécurité ne peut servir à d’autres besoins que ceux énoncés dans le présent article.
2.2.4. Respect du plan d’adressage IP
La MDPH veille au respect du plan d’adressage proposé par le MENESR dans l’annexe technique. Les paramétrages des équipements permettant d’interconnecter le réseau MDPH avec le réseau des conseils généraux ou autres (translation d’adresses, routes statiques, masque réseau, etc.) sont à la charge de la MDPH et réalisés avec son matériel. Ils s’opèrent sur un autre matériel que le boitier de sécurité.
La responsabilité de la gestion des services IP (DNS, proxys, etc.) du réseau local de la MDPH est du ressort de celle-ci.
2.2.5. Paramétrage du réseau d’une ancienne Cotorep
devenue MDPH
La transformation de l’accès des Cotorep par migration du réseau MPLS-MDT du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement au réseau MPLS-MDT-Partenaires relève de la responsabilité du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement (MECSL).
2.2.6. Répartitions des compétences
L’éventuelle liaison réseau entre le conseil général et la MDPH relève de la responsabilité et de la compétence exclusive de ces deux organismes.
La MDPH ne peut pas prétendre disposer d’une liaison entre le conseil général et un point du réseau MPLS-MDT du MECSL.
Seule la branche MPLS-MDT-Partenaires peut se connecter au conseil général.
Lorsque le MENESR administre à distance le boîtier de sécurité, il s’engage à ne pas se connecter à des équipements de la MDPH situés au-delà du boîtier.
La MDPH n’est pas en droit d’exiger, au titre du présent protocole, de la part du ministère de l’emploi de connexion nouvelle à son réseau MPLS. Seules des modifications des connexions existantes à ce réseau sont possibles.
2.3. Mise à disposition des matériels,
logiciels, licences et maintenance
Les personnels mis à disposition de la MDPH par les services de l’Etat le sont avec les matériels informatiques, les logiciels et les licences nécessaires à l’utilisation d’Itac et d’Opales.
La prise en charge des coûts des licences logicielles désignées ci-dessus est assurée par les services de l’Etat pour les postes des personnels qu’ils mettent à disposition. Cette prise en charge est du ressort de la MDPH pour les personnels non mis à disposition par l’Etat.
La maintenance matérielle des équipements mis à disposition faite l’objet d’un accord au niveau local avec le service de l’Etat. Lorsqu’il existe un contrat de maintenance couvrant les matériels mis à disposition, le contrat reste au nom de l’administration et est payé par elle jusqu’à son échéance. A l’échéance du contrat, il appartient à la MDPH de déterminer les modalités de prise en charge de cette maintenance.
Les services départementaux ou régionaux de l’Etat fournissent un inventaire des matériels et logiciels mis à disposition ainsi que l’adresse où doit être rendu le matériel. Le matériel est dans la mesure du possible étiqueté en fonction de cet inventaire.
La MDPH tient cet inventaire à jour. Toute sortie d’inventaire est réalisée par un renvoi du matériel au service de l’État l’ayant mis à disposition. La MDPH peut renvoyer le matériel devenu défectueux sans avoir à le réparer ou en assumer la réparation.
Le matériel ne peut être amorti dans la comptabilité de la MDPH. Il doit être assuré par la MDPH qui en est responsable.
L’implémentation d’une suite logicielle bureautique et d’un antivirus est du ressort de la MDPH. A la demande de la MDPH, le MECSL garantit la mise à jour de l’antivirus tant que les agents se trouvent sur le réseau MPLS-MDT ou MPLS-MDT-Partenaires.
L’assistance à l’utilisation des postes de travail hors des applications Opales et Itac est à la charge de la MDPH.
Les agents mis à disposition par le MENESR et par le MECSL conservent leur web mail ou bénéficieront d’une redirection de leurs mails pour les boîtes aux lettres qui leur sont fournies par leur employeur. Les services de l’Etat s’engagent à ce que le service permettant d’accéder aux courriels dispose des filtres antivirus appropriés.
2.4. Déménagement
Le débranchement des matériels avant la mise en carton pour déménagement est du ressort du service départemental ou régional du ministère concerné.
La mise en carton des équipements avant déménagement est du ressort de la MDPH qui fournit les cartons.
L’emménagement dans la MDPH est du ressort de la MDPH.
L’assistance à l’installation et le paramétrage des PC et imprimantes mis à la disposition de la MDPH par les services d’Etat est du ressort des EIR (MECSL) pour la partie Itac et des RIO des DDASS pour les postes supportant Opales avec nécessité de transfert des compétences techniques des services de l’Etat vers un référent technique MDPH dès lors que celui-ci est désigné.
2.5. Test de bon fonctionnement
Un test de bon fonctionnement technique est réalisé par les personnels désignés en annexe pour le MENESR et l’équipe informatique régionale du MECSL (EIR) pour valider des connexions vers Itac et Opales.
Cette assistance à la vérification du fonctionnement peut être opérée ponctuellement et sur demande expresse de la CNSA, par les ministères concernés, pendant les deux premiers mois suivant le déménagement.
Un responsable désigné par le directeur de la MDPH vérifie le bon fonctionnement de l’environnement applicatif (émulateur, navigateur, imprimantes...).
Les référents fonctionnels des applications Itac (« utilisateurs associés ») et Opales (« correspondants Opales ») vérifient le bon fonctionnement de l’application et sollicitent le cas échéant le support des ministères concernés.
Pour la mise en oeuvre d’OPALES ainsi que lors des évolutions des versions d’OPALES, le correspondant OPALES vérifie que les modules bureautiques nécessaires à l’impression des courriers et états produits par OPALES sont bien déployés sur l’ensemble des postes de travail devant accéder à OPALES. Il applique un test de bon fonctionnement (test correspondant à une journée de production).
2.6. Volet fonctionnel
Il appartient aux MDPH de vérifier les conditions d’un maintien en MDPH d’un support de premier niveau tel qu’il était assuré pour l’application OPALES.
Il est préconisé de privilégier la reconduction des référents fonctionnels ITAC et OPALES en MDPH. Le cas échéant, ils sont désignés par la MDPH et formés par les services de l’Etat dans le cadre d’un plan de formation proposé par les ministères. Pour le service OPALES les coordonnées de ces nouveaux référents fonctionnels sont transmises au support national du MENESR basé à Rennes. L’ingénierie pédagogique pour la seule formation des référents fonctionnels est assurée par les ministères. Les frais d’hébergement et de déplacement liés à ces formations sont à la charge de la MDPH. Ces référents ont notamment pour mission de former les autres personnes de la MDPH.
L’assistance à l’utilisation des applications ITAC et OPALES (respectivement assurée par le MECSL et le MENESR) est, dans les conditions prévues lors de la mise en place de l’application, du ressort :
- de la MDPH pour la résolution des dysfonctionnements liés au poste de travail et pour l’assistance fonctionnelle aux utilisateurs ;
- des services de l’Etat pour une assistance de second niveau tant que la MDPH ne modifie pas les configurations d’origine des matériels (hors plan d’adressage réseau et éléments de bureautique).
En cas de nécessité, la MDPH doit permettre l’accès à ses locaux aux personnels du support des ministères concernés. Toute intervention sur site par le personnel du support des ministères doit être signalée au responsable de la MDPH.
2.7. Exploitation
Le maintien en état de fonctionnement des applications ITAC et OPALES (évolution des applications et exploitation des serveurs) est du ressort des services de l’Etat.
Les services de l’Etat maintiennent l’accès aux boîtes aux lettres fonctionnelles.
2.8. Actions de coordination par la CNSA
La CNSA coordonne les demandes de déménagement formulées par les MDPH. Pour ce besoin, elle met à la disposition des acteurs un support téléphonique spécifique.
La CNSA contribue à l’évolution réglementaire du périmètre d’utilisation d’ITAC et d’OPALES.
En sa qualité de coordonnateur, la CNSA recense les difficultés liées à la mise en place du présent protocole et identifie avec les services de l’Etat concernés les solutions ou les moyens à apporter.
3. Programmation et planification des opérations
3.1. Accès à ITAC et OPALES via une liaison Internet sécurisée
Lorsque la MDPH (installée dans de nouveaux locaux) souhaite se connecter aux applications ITAC et OPALES via une ligne Internet sécurisée par le boîtier de sécurité, elle doit collecter une liste exhaustive d’éléments détaillés dans l’annexe technique et les adresser à l’adresse électronique du support CNSA également précisée dans l’annexe technique avec copie à DSI@cnsa.fr.
La MDPH reçoit en retour les coordonnées de l’équipe informatique régionale (EIR) du ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement afin de planifier l’ouverture de l’accès à ITAC.
Cette liste est ensuite transmise au MENESR.
Le personnel technique du MENESR accuse réception de la demande à la MDPH sous trois jours ouvrés.
Dans le cadre de la planification des opérations, la date limite d’opérationnalité de la connexion ne peut pas excéder trente jours à compter du jour de réception des informations techniques et sous réserve de la disponibilité effective des équipements détaillés dans la liste exhaustive, et des personnels techniques désignés par la MDPH.
N.B. : Une CDES se transformant en MDPH devra suivre la même planification qu’une MDPH emménageant dans de nouveaux locaux. Il est rappelé que le déménagement d’une CDES dans une MDPH entraîne successivement un arrêt des services d’accès au réseau pour l’ancienne CDES et une ouverture des accès pour la nouvelle MDPH.
3.2. Accès à ITAC et OPALES via le réseau du MECSL
Lorsque les locaux de la COTOREP sont transférés à la MDPH, la connexion propre à l’ancienne COTOREP au réseau du MECSL doit être modifiée pour permettre à la MDPH de se connecter au réseau du MENESR et au réseau du conseil général (si besoin).
Dès lors que la date de la transformation de la COTOREP est connue, la MDPH communique à la CNSA à l’adresse électronique du support CNSA telle que définie dans l’annexe technique avec copie à DSI@cnsa.fr ladite date ainsi que les coordonnées des responsables techniques de la MDPH.
La CNSA adresse la demande un jour ouvré plus tard au MECSL, avec copie à la MDPH. Le MECSL planifie avec elle les interventions nécessaires pour sa connexion.
La date butoir d’opérationnalité de la connexion ne peut pas excéder quinze jours sous réserve de la disponibilité des personnels techniques désignés par la MDPH.
ANNEXE
Liste des personnes ou services au niveau départemental ou régional désignés pour les opérations de mise en oeuvre du Protocole d’assistance à la mise en place des maisons départementales des personnes handicapées :
Pour la maison départementale des personnes handicapées :
Pour le ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche :
Pour le ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement :