Note de service DAGPB/SRH1E n^o 2006-437 du 3 octobre 2006 relative au traitement des dossiers de validation de services de non-titulaire et aux procédures à appliquer lors de la radiation des cadres des fonctionnaires

NOR :  SANG0630435N

Date d’application : immédiate.
Référence : code des pensions civiles et militaires de retraite.
Annexes :
             I.  -  La demande de validation, le certificat d’exercice.
        I bis.  -  Le suivi comptable.
            II.  -  Les agents reconnus travailleurs handicapés.
           III.  -  Les titularisations avec effet rétroactif.
           IV.  -  La radiation des cadres. L’affiliation au régime général de la sécurité sociale.
Le ministre de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement, le ministre de la santé et des solidarités à Mesdames et Messieurs les directeurs des établissements publics.
    Les fonctionnaires civils et militaires peuvent prétendre au bénéfice d’une pension civile lorsque certaines conditions sont réunies. Ce droit est acquis aux fonctionnaires justifiant de quinze années de services effectifs au titre desquels peuvent être pris en compte les services validés en application de l’article L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite. L’application de ces dispositions comporte certains actes qui vous incombent.
    Dans le cadre de la mise en oeuvre du droit à l’information sur les retraites des fonctionnaires de l’Etat, les dispositions nécessaires doivent être prises pour permettre de réunir tous les éléments relatifs à la carrière des fonctionnaires.
    A ce titre, les demandes de validation de services de non-titulaire doivent faire l’objet de délais de traitement les plus brefs possibles.
    Les formations organisées et dispensées au cours du premier semestre 2006 ont permis de présenter la procédure de validation au regard des modalités prescrites par la loi n^o 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites et des différents textes la complétant.
    Toutefois, vous trouverez jointes à la présente note, quatre fiches techniques qui complètent certaines modalités de traitement des dossiers de validation de services de non-titulaire :
    -  annexe I.  -  La demande de validation de services de non-titulaire ; le certificat d’exercice.
    -  annexe I bis.  -  Le suivi comptable.
    -  annexe II.  -  Les agents reconnus travailleurs handicapés.
    -  annexe III.  -  La régularisation.
    Par ailleurs, la carrière des fonctionnaires peut se caractériser à un moment donné par une radiation des cadres pour retraite, démission, changement d’administration ou de fonction publique, abandon de poste, licenciement...
    Or, la radiation des cadres des agents qui accèdent à la retraite sans pouvoir prétendre à une pension civile exige un suivi précis de la situation de ces agents. Les indications nécessaires sont également présentées dans une fiche qui vous est communiquée en annexe IV.
    Ces différents documents joints visent à faciliter le travail de vos agents qui ont en charge les dossiers correspondants, en coordination avec le bureau SRH1E.
    J’ajoute enfin que c’est aussi de la complémentarité de nos services que peut résulter une meilleure efficacité en faveur des fonctionnaires des deux ministères.

Pour les ministres et par délégation, par empêchement du directeur de l’administration générale, du personnel et du budget, du chef du service des ressources humaines, de la sous-directrice : Le chef du bureau des retraites, des pensions et des accidents du travail, K.  Samjee

ANNEXE  I
LA DEMANDE DE VALIDATION DE SERVICES DE NON-TITULAIRE
LE CERTIFICAT D’EXERCICE SIMPLIFIÉ
I.  -  LA DEMANDE DE VALIDATION DE SERVICES

    En dehors du rôle joué par les correspondants régionaux, chaque service gestionnaire intervient en fournissant au demandeur un dossier type. Sur ce point, vous trouverez sur le site Intranet du ministère le nouveau dossier de demande de validation qui doit désormais être utilisé.
    La première opération dans cette procédure consiste en la remise d’un accusé de réception à l’agent qui formule une demande de validation. Ce document doit être délivré dès que l’intéressé vous fait part de sa demande et que vous lui avez remis le dossier type, non pas lorsque le dossier est complet.

II.  -  LE CERTIFICAT D’EXERCICE

    Vous êtes amenés à établir, pour des agents qui ont été employés dans vos services en qualité de vacataire, contractuel ou auxiliaire, des certificats d’exercice, documents qui attestent des périodes de travail effectuées, de la quotité de travail correspondante et des rémunérations servies.
    Ce document doit être établi avec précision car il est déterminant pour l’établissement de l’autorisation de valider et du décompte qui sera soumis à l’agent.
    En effet, la loi n^o 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites a admis le principe de la validation de « toute période de services effectués - de façon continue ou discontinue, sur un emploi à temps complet ou incomplet, occupé à temps plein ou à temps partiel - quelle qu’en soit la durée, en qualité d’agent non-titulaire » (décret n^o 2003-1305 du 26 décembre 2003). L’ouverture de la validation à toute période de travail exige en contrepartie que les informations portées dans le certificat d’exercice soient précises :
    -  les fonctions exercées sont nécessaires pour déterminer le caractère validable ou non des services ;
    -  les quotités de travail indiquent si les services ont été effectués à temps complet, partiel ou incomplet. L’incidence est importante pour ce qui concerne la durée de constitution du droit à pension, la durée d’assurance et celle relative à la liquidation de la pension.
    Il est donc indispensable que vous précisiez, pour chaque période, la quotité correspondante. L’indication en pourcentage sera exclusivement utilisée dans le cas de travail à temps partiel.
    Il est rappelé que le temps partiel fait suite à une période de travail à temps plein d’au moins une année ; il répond par ailleurs à une demande expresse de l’agent.
    En revanche, le temps incomplet résulte d’un contrat de travail conclu pour un nombre d’heures mensuelles ou de vacations, imposées à l’agent.
    Si la durée est constante, vous utiliserez la première page du certificat d’exercice en portant cette valeur,
    Exemple : du 15 mars 1989 au 30 juin 1989  120 h/mois.
    Si la durée varie, vous renseignerez également la page 2 du certificat d’exercice en inscrivant pour chaque mois le nombre d’heures effectuées :
    -  les salaires, page 3 du certificat d’exercice, sont présentés différemment selon qu’ils concernent la partie Sécurité sociale ou Ircantec. Il s’agit dans les deux cas d’indiquer les sommes qui ont servi d’assiette au calcul des cotisations.
    Vous trouverez les renseignements nécessaires dans les déclarations annuelles des données sociales (ou pour les périodes antérieures à 1990, dans les bordereaux annuels de versement) qui vous sont transmis en début de chaque année par la trésorerie générale.
    Sécurité sociale, indiquez les salaires versés, dans la limite du plafond de la Sécurité sociale.
    Exemple : services du 1^er janvier 1993 au 31 janvier 1993, salaires versés 9 542 F, indiquer cette somme. Pour les mêmes services rémunérés 13 520 F, il faudrait alors indiquer le plafond de la sécurité sociale qui est de 12 360 F.
    Une fiche relative aux différents plafonds appliqués depuis 1950 est incluse dans le CD ROM qui a été remis aux correspondants régionaux lors des formations.
    Ircantec, il s’agit de l’ensemble des rémunérations figurant dans la déclaration annuelle correspondante ; il y aura lieu de faire la somme des montants indiqués en tranche A et B lorsque des salaires ont été déclarés pour chacune des deux tranches.

ANNEXE  I bis
LE SUIVI COMPTABLE

    Lorsque les agents ont accepté le décompte que vous leur avez soumis, le recouvrement des cotisations à pension civile dues par les agents, ainsi que celui des cotisations Ircantec, doit être effectué par le bureau SRH1E qui procèdera à l’émission des titres de perception correspondants. Ces modalités résultent de la nouvelle organisation du bureau BFCG2 liée à ACCOR LOLF.
    Les pièces suivantes devront alors être transmises au bureau SRH1E en deux temps, par courrier recommandé avec accusé de réception si l’intéressé a réglé par chèque :
    Premier envoi :
    -  une copie du décompte ;
    -  le courrier de l’agent précisant son acceptation et le mode de paiement ;
    -  le chèque selon le choix.
    Deuxième envoi :
    -  le BSCT signé par l’agent et par vous-même ;
    -  l’appel à remboursement transmis par l’Ircantec.
    Vous veillerez à ce que l’adresse actuelle de l’intéressé figure bien parmi les informations communiquées.

ANNEXE  II
LES AGENTS RECONNUS TRAVAILLEURS HANDICAPÉS

    Ces derniers mois le bureau SRH1E a été destinataire de demandes de validation formulées par des agents reconnus travailleurs handicapés, qui ont été employés par contrat d’engagement établi conformément aux dispositions du décret n^o 95-979 du 25 août 1995 pris en application de l’article 27 de la loi n^o 84-16 du 11 janvier 1984, puis titularisés.
    En application de l’article 8-1 du décret précité, modifié par le décret n^o 2005 - 38 du 18 janvier 2005, art. 1^er, art 12 (JORF du 20/01/2005), lors de la titularisation, l’année accomplie en tant qu’agent contractuel est prise en compte dans le régime des pensions civiles pour une période de stage valable de plein droit. Les agents concernés n’ont donc pas à solliciter la validation de cette période en application de l’article L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite.
    En revanche, le service chargé des rémunérations doit effectuer les opérations nécessaires au paiement des retenues pour pension civile, dues pour cette période, diminuées des cotisations déjà versées auprès de la Sécurité sociale et de l’Ircantec. Il doit également faire reverser par ces organismes, au trésor public, les cotisations versées à tort.
    A toutes fins utiles, vous trouverez un modèle de lettre vous permettant de répondre aux agents reconnus travailleurs handicapés qui vous présenteraient une demande de validation correspondant à leur année de stage.

ANNEXE  III
NOTE D’INFORMATION DANS LES CAS DE TITULARISATION
AVEC EFFET RETROACTIF

    Lors du traitement des dossiers de validation de services de non titulaire, mais également de celui des dossiers de pension, le constat a été fait que des cotisations restent enregistrées aux comptes de la sécurité sociale et de l’Ircantec de certains agents pour des périodes au cours desquelles ils relevaient déjà du régime des pensions civiles.
    Souvent, cette situation correspond à celle d’agents qui ont été nommés stagiaires ou titularisés avec un effet rétroactif et pour lesquels il n’a pas été procédé à la régularisation.
    Dans ces cas, il vous appartient non seulement de soumettre l’intéressé au paiement de cotisations à pension civile à compter de sa date effective de titularisation, mais également de procéder à l’annulation des cotisations sécurité sociale et Ircantec correspondantes et à leur recouvrement auprès de ces deux organismes.
    Pour ce qui concerne la part agent, elles doivent venir en déduction des cotisations dues par celui-ci au titre de la pension civile.

ANNEXE  IV

RADIATION DES CADRES  -  AFFILIATION AU RÉGIME GÉNÉRAL DE LA SÉCURITE SOCIALE ET A l’IRCANTEC DES AGENTS TITULAIRES SANS DROIT A PENSION

I.  -  PROCEDURE A SUIVRE
EN CAS DE RADIATION DES CADRES

    Quel que soit le motif de la radiation des cadres, retraite, démission, changement d’administration ou de fonction publique, abandon de poste, licenciement, vous devez informer le bureau SRH1E de la décision de l’intéressé dans les plus brefs délais et lui fournir les éléments indiqués ci-dessous.
    1. Si l’agent quitte notre ministère parce qu’il est intégré dans un autre ministère ou une autre fonction publique, vous voudrez bien adresser l’arrêté de radiation des cadres au bureau SRH1E, section des validations, qui devra établir, pour l’administration d’accueil, un Etat authentique des services de l’intéressé.
    2. Si l’agent est radié des cadres pour tout autre motif, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
    -  l’agent justifie de quinze années de services effectifs et n’a pas atteint l’âge d’admission à la retraite
        -  s’il est de catégorie C, dès que vous aurez pris l’arrêté de radiation des cadres, vous l’adresserez au bureau SRH1E, section des pensions, accompagné du dossier administratif. Ce dossier doit être complet et contenir, lorsque c’est le cas, celui relatif à la validation de services de non titulaire.
        -  s’il est de catégorie A ou B, vous adresserez au bureau SRH1E une copie de l’arrêté. Le dossier administratif sera transmis par le bureau gestionnaire correspondant.
    Le dossier sera conservé par SRH1E, section des pensions, et il sera procédé au paiement de la pension lorsque l’intéressé remplira les conditions requises et aura saisi le bureau SRH1E.
    -  l’agent justifie de quinze années de services effectifs et a atteint l’âge d’admission à la retraite
    Le traitement de son dossier sera effectué dans les conditions habituelles de liquidation des pensions.
    -  l’agent ne remplit pas la condition des quinze années de services effectifs
    Les droits à pension de l’intéressé doivent être rétablis au régime général de la sécurité sociale, il faut procéder à une affiliation.

II.  -  L’AFFILIATION AU RÉGIME GÉNÉRAL
DE LA SÉCURITÉ SOCIALE ET A L’IRCANTEC

    Conformément aux dispositions de l’article L. 65 du code des pensions civiles et militaires de retraite, rédaction de la loi n^o 91-715 du 26 juillet 1991, art - IX « le fonctionnaire civil ou le militaire qui vient à quitter le service, pour quelque cause que ce soit, sans pouvoir obtenir une pension ou une solde de réforme, ou qui a renoncé à cette dernière dans les conditions prévue au 1^o de l’article L. 7, est rétabli, en ce qui concerne l’assurance vieillesse, dans la situation qu’il aurait eue s’il avait été affilié au régime général des assurances sociales et à l’institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l’Etat et des collectivités locales (Ircantec) pendant la période où il a été soumis au présent régime ».
    Dès lors qu’un agent est radié des cadres et s’il ne remplit pas la condition des 15 années effectives d’activité pour prétendre à une pension civile, conformément à l’article D. 173-16 du code de la sécurité sociale, ses droits à pension doivent être rétablis au régime général de la sécurité sociale, dans le délai d’un an à compter de l’arrêté de radiation des cadres.
    Il est donc impératif que vous adressiez dans les plus brefs délais au bureau SRH1E les pièces suivantes :
    -  l’arrêté de radiation des cadres
    -  le dossier administratif de l’agent lorsqu’il est dans vos services ; les dossiers des catégories gérées en administration centrale sont réclamés par SRH1E.
    La procédure et ses conséquences pour l’agent
    Vis-à-vis des URSSAF, le versement rétroactif des cotisations (agent et employeur) est préparé par SRH1E et mandaté par le ministère de l’économie et des finances. Cette opération n’entraîne en aucun cas un versement à la charge de l’intéressé.
    S’agissant de l’affiliation à l’Ircantec, si l’agent a été radié avant le 31 décembre 1989, celle-ci a lieu sur sa demande expresse. S’il a été radié depuis le 1^er janvier 1990, elle est obligatoire et simultanée au rétablissement des droits auprès du régime général de sécurité sociale (décret n^o 90-1050 du 22/11/1990).
    Cette opération se traduit par le versement de cotisations par l’employeur et dans certains cas par l’agent.
    La procédure d’affiliation à l’Ircantec exige que vous adressiez l’imprimé U 315 (copie jointe) dont vous aurez renseigné les cadres A et B, au bureau SRH1E qui le complètera des informations relatives aux cotisations à pension civile et de celles reversées au régime général de la sécurité sociale.
    Important : L’Ircantec établissant une facture des cotisations à payer pour la part employeur, si vous recevez de telles factures, vous voudrez bien les transmettre au bureau SRH1E : elles doivent également faire l’objet d’un ordonnancement effectué par le MINEFI. Cette procédure est valable quelle que soit la date à laquelle a été effectuée l’affiliation.