Note de service DAGPB/SRH1E no 2006-438 du 3 octobre 2006 relative aux procédures à appliquer dans les domaines de la validation des services de non-titulaire et de la radiation des cadres des fonctionnaires
NOR : SANG0630436N
Date dapplication : immédiate.
Références :
Code des pensions civiles et militaires de retraite
Note de service DAGEMO/DAGPB/SRH-1E/No 2006-115 du 12 mars 2004. - Organisation du traitement des demandes
Annexes :
I. - La demande de validation, le certificat dexercice.
II. - Les agents reconnus travailleurs handicapés.
III. - Les titularisations avec effet rétroactif.
IV. - La radiation des cadres. Laffiliation au régime général de la Sécurité sociale.
Le ministre de lemploi, de la cohésion sociale et du logement, le ministre de la santé et des solidarités à Mesdames et Messieurs les préfets de région ; directions régionales des affaires sanitaires et sociales ; directions régionales du travail, de lemploi et de la formation professionnelle ; direction de la santé et du développement social ; Mesdames et Messieurs les préfets de département directions départementales des affaires sanitaires et sociales ; directions départementales du travail, de lemploi et de la formation professionnelle.
Les fonctionnaires civils et militaires peuvent prétendre au bénéfice dune pension sils justifient de quinze années de services effectifs, au titre desquels peuvent être pris en compte les services validés en application de larticle L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite. Lapplication de ces dispositions comporte certains actes qui vous incombent.
Dans le cadre de la mise en oeuvre du droit à linformation sur les retraites des fonctionnaires de lEtat, les dispositions nécessaires doivent être prises pour permettre de réunir tous les éléments relatifs à la carrière des fonctionnaires.
A ce titre, les demandes de validation de services de non-titulaire doivent faire lobjet de délais de traitement les plus brefs possibles. Lorganisation de travail définie par la note de service DAGEMO/DAGPB/SRH1E/No 2004-115 du 12 Mars 2004 visait déjà cet objectif.
Cependant ce nest que lorsque toutes les modalités dapplication de la loi no 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites ont été connues que des formations ont pu être organisées et dispensées aux correspondants régionaux au cours du premier semestre 2006. Les directions départementales des affaires sanitaires et sociales ainsi que du travail, de lemploi et de la formation professionnelle, pour leur part, restent les interlocuteurs privilégiés des agents lors du dépôt des demandes et de la constitution des dossiers de validation.
Aussi, vous trouverez, jointes à la présente note, trois fiches techniques qui complètent certaines modalités de traitement des dossiers de validation de services de non titulaire :
- annexe I. - La demande de validation de services de non titulaire. - Le certificat dexercice
- annexe II. - Les agents reconnus travailleurs handicapés
- annexe III. - La régularisation
Par ailleurs, la carrière des fonctionnaires peut se caractériser à un moment donné par une radiation des cadres pour retraite, démission, changement dadministration ou de fonction publique, abandon de poste, licenciement.
Or la radiation des cadres des agents qui accèdent à la retraite sans pouvoir prétendre à une pension civile exige un suivi précis de la situation de ces agents. Les indications nécessaires sont également présentées dans une fiche qui vous est communiquée en annexe IV.
Ces différents documents joints visent à faciliter le travail de vos agents qui ont en charge les dossiers correspondants, en coordination avec le bureau SRH1E.
Jajoute enfin que cest aussi de la complémentarité de nos services que peut résulter une meilleure efficacité en faveur des fonctionnaires des deux ministères.
Pour les ministres et par délégation, par empêchement : du directeur de ladministration générale du personnel et du budget, du chef du service des ressources humaines, de la sous-directrice, le chef du bureau des retraites, des pensions et des accidents du travail, K. Samjee |
ANNEXE I
LA DEMANDE DE VALIDATION DE SERVICES DE NON-TITULAIRE
LE CERTIFICAT DEXERCICE SIMPLIFIE
I. - LA DEMANDE DE VALIDATION DE SERVICES
En dehors du rôle joué par les correspondants régionaux, chaque service gestionnaire intervient en fournissant au demandeur un dossier type. Sur ce point, vous trouverez sur le site intranet du ministère le nouveau dossier de demande de validation qui doit désormais être utilisé.
La première opération dans cette procédure consiste en la remise dun accusé de réception à lagent qui formule une demande de validation. Ce document doit être délivré dès que lintéressé vous fait part de sa demande et que vous lui avez remis le dossier type, non pas lorsque le dossier est complet.
II. - LE CERTIFICAT DEXERCICE
Vous êtes amenés à établir, pour des agents qui ont été employés dans vos services en qualité de vacataire, contractuel ou auxiliaire, des certificats dexercice, documents qui attestent des périodes de travail effectuées, de la quotité de travail correspondante et des rémunérations servies.
Ce document doit être établi avec précision car il est déterminant pour létablissement de lautorisation de valider et du décompte qui sera soumis à lagent.
En effet, la loi no 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites a admis le principe de la validation de « toute période de services effectués - de façon continue ou discontinue, sur un emploi à temps complet ou incomplet, occupé à temps plein ou à temps partiel - quelle quen soit la durée, en qualité dagent non titulaire » (décret no 2003-1305 du 26 décembre 2003). Louverture de la validation à toute période de travail exige en contrepartie que les informations portées dans le certificat dexercice soient précises :
- les fonctions exercées sont nécessaires pour déterminer le caractère validable ou non des services
- les quotités de travail indiquent si les services ont été effectués à temps complet, partiel ou incomplet. Lincidence est importante pour ce qui concerne la durée de constitution du droit à pension, la durée dassurance et la durée relative à la liquidation de la pension.
Il est donc indispensable que vous précisiez, pour chaque période, la quotité correspondante. Lindication en pourcentage sera exclusivement utilisée dans le cas de travail à temps partiel.
Il est rappelé que le temps partiel fait suite à une période de travail à temps plein dau moins une année ; il répond par ailleurs à une demande expresse de lagent.
En revanche, le temps incomplet résulte dun contrat de travail conclu pour un nombre dheures mensuelles ou de vacations, imposées à lagent.
Si la durée est constante, vous utiliserez la première page du certificat dexercice en portant cette valeur.
Exemple : du 15/03/1989 au 30/06/1989120 h/mois.
Si la durée varie, vous renseignerez également la page 2 du certificat dexercice en inscrivant pour chaque mois le nombre dheures effectuées,
- les salaires, page 3 du certificat dexercice, sont présentés différemment selon quils concernent la partie Sécurité sociale ou Ircantec. Il sagit dans les deux cas dindiquer les sommes qui ont servi dassiette au calcul des cotisations.
Vous trouverez les renseignements nécessaires dans les déclarations annuelles des données sociales (ou pour les périodes antérieures à 1990, dans les bordereaux annuels de versement) qui vous sont transmis en début de chaque année par la trésorerie générale.
Sécurité sociale, indiquez les salaires versés, dans la limite du plafond de la Sécurité sociale.
Exemple : services du 01/01/1993 au 31/01/1993, salaires versés : 9 542 F, indiquer cette somme. Pour les mêmes services rémunérés 13 520 F, il faudrait alors indiquer le plafond de la Sécurité sociale qui est de 12 360 F.
Une fiche relative aux différents plafonds appliqués depuis 1950 est incluse dans le CD-Rom qui a été remis aux correspondants régionaux lors des formations.
Ircantec : il sagit de lensemble des rémunérations figurant dans la déclaration annuelle correspondante ; il y aura lieu de faire la somme des montants indiqués en tranches A et B lorsque des salaires ont été déclarés pour chacune des deux tranches.
ANNEXE II
LES AGENTS RECONNUS TRAVAILLEURS HANDICAPÉS
Ces derniers mois le bureau SRH1E a été destinataire de demandes de validation formulées par des agents reconnus travailleurs handicapés, qui ont été employés par contrat dengagement établi conformément aux dispositions du décret no 95-979 du 25 août 1995 pris en application de larticle 27 de la loi no 84-16 du 11 janvier 1984, puis titularisés.
En application de larticle 8-1 du décret précité, modifié par le décret no 2005 - 38 du 18 janvier 2005, art. 1er, art. 12 (JORF du 20 janvier 2005), lors de la titularisation, lannée accomplie en tant quagent contractuel est prise en compte dans le régime des pensions civiles pour une période de stage valable de plein droit. Les agents concernés nont donc pas à solliciter la validation de cette période en application de larticle L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite.
En revanche, le service chargé des rémunérations doit effectuer les opérations nécessaires au paiement des retenues pour pension civile, dues pour cette période, diminuées des cotisations déjà versées auprès de la sécurité sociale et de lIrcantec. Il doit également faire reverser par ces organismes, au Trésor public, les cotisations versées à tort.
A toutes fins utiles, vous trouverez un modèle de lettre vous permettant de répondre aux agents reconnus travailleurs handicapés qui vous présenteraient une demande de validation correspondant à leur année de stage.
ANNEXE III
NOTE DINFORMATION DANS LES CAS DE TITULARISATION
AVEC EFFET RÉTROACTIF
Lors du traitement des dossiers de validation de services de non-titulaire, mais également de celui des dossiers de pension, le constat a été fait que des cotisations restent enregistrées aux comptes de la sécurité sociale et de lIrcantec de certains agents pour des périodes au cours desquelles ils relevaient déjà du régime des pensions civiles.
Souvent, cette situation correspond à celle dagents qui ont été nommés stagiaires ou titularisés avec un effet rétroactif et pour lesquels il na pas été procédé à la régularisation.
Dans ces cas, il vous appartient non seulement de soumettre lintéressé au paiement de cotisations à pension civile à compter de sa date effective de titularisation, mais également de procéder à lannulation des cotisations sécurité sociale et Ircantec correspondantes et à leur recouvrement auprès de ces deux organismes.
Pour ce qui concerne la part Agent, elles doivent venir en déduction des cotisations dues par celui-ci au titre de la pension civile.
ANNEXE IV
RADIATION DES CADRES - AFFILIATION AU RÉGIME GÉNÉRAL DE LA SÉCURITÉ SOCIALE ET A lIRCANTEC DES AGENTS TITULAIRES SANS DROIT A PENSION
I. - PROCÉDURE À SUIVRE EN CAS DE RADIATION
DES CADRES
Quel que soit le motif de la radiation des cadres, retraite, démission, changement dadministration ou de fonction publique, abandon de poste, licenciement, vous devez informer le bureau SRH1E de la décision de lintéressé dans les plus brefs délais et lui fournir les éléments indiqués ci-dessous.
1. Si lagent quitte notre ministère parce quil est intégré dans un autre ministère ou une autre fonction publique, vous voudrez bien adresser larrêté de radiation des cadres au bureau SRH1E, section des Validations, qui devra établir, pour ladministration daccueil, un état authentique des services de lintéressé.
2. Si lagent est radié des cadres pour tout autre motif, plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
- lagent justifie de quinze années de services effectifs et na pas atteint lâge dadmission à la retraite :
- sil est de catégorie C, dès que vous aurez pris larrêté de radiation des cadres, vous ladresserez au bureau SRH1E, section des pensions, accompagné du dossier administratif. Ce dossier doit être complet et contenir, lorsque cest le cas, celui relatif à la validation de services de non-titulaire.
- sil est de catégorie A ou B, vous adresserez au bureau SRH1E une copie de larrêté. Le dossier administratif sera transmis par le bureau gestionnaire correspondant.
Le dossier sera conservé par SRH1E, section des pensions, et il sera procédé au paiement de la pension lorsque lintéressé remplira les conditions requises et aura saisi le bureau SRH1E.
- Lagent justifie de quinze années de services effectifs et a atteint lâge dadmission à la retraite
Le traitement de son dossier sera effectué dans les conditions habituelles de liquidation des pensions.
- Lagent ne remplit pas la condition des quinze années deservices effectifs
Les droits à pension de lintéressé doivent être rétablis au régime général de la Sécurité sociale, il faut procéder à une affiliation.
II. - LAFFILIATION AU RÉGIME GÉNÉRAL
DE LA SÉCURITÉ SOCIALE ET À LIRCANTEC
Conformément aux dispositions de larticle L. 65 du code des pensions civiles et militaires de retraite, rédaction de la loi no 91-715 du 26 juillet 1991, art - IX « le fonctionnaire civil ou le militaire qui vient à quitter le service, pour quelque cause que ce soit, sans pouvoir obtenir une pension ou une solde de réforme, ou qui a renoncé à cette dernière dans les conditions prévues au 1o de larticle L. 7, est rétabli, en ce qui concerne lassurance vieillesse, dans la situation quil aurait eue sil avait été affilié au régime général des assurances sociales et à lInstitution de retraite complémentaire des agents non titulaires de lEtat et des collectivités locales (Ircantec) pendant la période où il a été soumis au présent régime ».
Dès lors quun agent est radié des cadres et sil ne remplit pas la condition des 15 années effectives dactivité pour prétendre à une pension civile, conformément à larticle D. 173-16 du Code de la Sécurité sociale, ses droits à pension doivent être rétablis au régime général de la Sécurité Sociale, dans le délai dun an à compter de larrêté de radiation des cadres.
Il est donc impératif que vous adressiez dans les plus brefs délais au bureau SRH1E les pièces suivantes :
- larrêté de radiation des cadres ;
- le dossier administratif de lagent lorsquil est dans vos services ; les dossiers des catégories gérées en administration centrale sont réclamés par SRH1E.
La procédure et ses conséquences pour lagent
Vis-à-vis des URSSAF, le versement rétroactif des cotisations (agent et employeur) est préparé par SRH1E et mandaté par le ministère de léconomie et des finances. Cette opération nentraîne en aucun cas un versement à la charge de lintéressé.
Sagissant de laffiliation à lIrcantec, si lagent a été radié avant le 31 décembre 1989, celle-ci a lieu sur sa demande expresse. Sil a été radié depuis le 1er janvier 1990, elle est obligatoire et simultanée au rétablissement des droits auprès du régime général de Sécurité sociale (décret no 90-1050 du 22 novembre 1990).
Cette opération se traduit par le versement de cotisations par lemployeur et dans certains cas par lagent.
La procédure daffiliation à lIrcantec exige que vous adressiez limprimé U 315 (copie jointe) dont vous aurez renseigné les cadres A et B, au bureau SRH1E qui le complètera des informations relatives aux cotisations à pension civile et de celles reversées au régime général de la Sécurité sociale.
Important : lIrcantec établissant une facture des cotisations à payer pour la part employeur, si vous recevez de telles factures, vous voudrez bien les transmettre au bureau SRH1E : elles doivent également faire lobjet dun ordonnancement effectué par le MINEFI. Cette procédure est valable quelle que soit la date à laquelle a été effectuée laffiliation.