Campagne de revaccination en EHPAD et USLD

Retrouvez ci-dessous les réponses à vos questions concernant l’organisation de la campagne de rappel/vaccination en EHPAD et USLD.

Cliquez sur votre profil pour retrouver la foire aux questions correspondante :

Je suis une officine

Processus de saisie de commandes Pfizer-BioNTech à destination des EHPAD, des USLD et des résidences autonomie

Comment saisir les rattachements des EHPAD/USLD/résidences autonomie et commander des vaccins pour ces établissements ?

Les rattachements de ces établissements seront effectués à travers le portail de télé-déclaration des pharmacies.

Lors de la première commande, l’officine devra renseigner le numéro FINESS géographique de l’établissement passant commande, et saisir ce dernier dans un menu déroulant. À noter, le FINESS géographique diffère du FINESS juridique : veillez à ce que la bonne information vous soit communiquée par l’établissement.
En cas de doute, il est possible de vérifier la nature du FINESS communiqué à l’adresse suivante : finess.sante.gouv.fr. Les EHPAD et USLD en Corse et dans les territoires d’outre-mer ne sont pas concernés par ce dispositif.

L’officine sera automatiquement rattachée par défaut à cet établissement lors des prochaines sessions de commandes.

En Corse et dans les territoires d’outre-mer, en raison de contraintes logistiques, la totalité des EHPAD et USLD seront approvisionnés en « flux B » c’est-à-dire par les pharmacies à usage intérieur des établissements de santé pivots.

Les EHPAD/USLD/résidences autonomie ne peuvent être rattachés qu’à une seule officine.

Le portail de télé-déclaration sera ouvert toutes les semaines du mois de septembre et d’octobre pour permettre aux EHPAD, aux USLD et aux résidences autonomie de passer des commandes. Les conditions précises d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes sont détaillées par le biais d’un DGS-Urgent ; des informations sur le cycle de commande seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration, et par le biais des DGS-Urgent relatifs à l’ouverture du portail de commandes.

L’identification dans l’outil s’effectue, comme à l’accoutumée, au moyen de la CPS du pharmacien. En cas de difficultés, la connexion peut être établie par une procédure alternative dans laquelle des informations spécifiques sur la pharmacie seront demandées pour permettre une identification unique.

Combien de flacons est-il possible de commander par EHPAD/USLD/résidence autonomie ?

Le nombre maximal de flacons Pfizer-BioNTech ouvert à la commande est fixé chaque semaine par le ministère des Solidarités et de la Santé, et communiqué dans le DGS-Urgent relatif à l’ouverture du portail de commandes. Le nombre de flacons commandé pour chaque EHPAD/USLD/résidence autonomie doit respecter les limites fixées par le ministère des Solidarités et de la Santé.

Que faire si l’EHPAD/l’USLD/la résidence autonomie dont je suis référente souhaite commander plus de flacons que le plafond de commande ?

Il n’est pas possible de commander davantage que les limites autorisées dans une même session. Dans le cas où l’EHPAD/USLD/la résidence autonomie dont vous êtes référente souhaite commander un nombre de flacons plus important que le plafond de commande fixé pour une semaine donnée, il faudra commander les flacons manquants au cours des prochaines sessions de commande (les semaines suivantes).

Les gros EHPAD, USLD et résidences autonomie sont donc invités à étaler leurs commandes sur plusieurs semaines le cas échéant. Ils peuvent également solliciter un approvisionnement complémentaire auprès de leur ARS.

Que faire si un EHPAD/USLD/résidence autonomie rattaché à mon officine souhaite annuler sa commande après la fermeture de la saisie des commandes sur le portail de télé-déclaration ?

Les commandes sont figées à la fermeture du portail de télé-déclaration chaque semaine de commande, selon les informations communiquées par le DGS-Urgent et via le portail. Les commandes validées ne peuvent plus être annulées, et seront livrées à l’officine comme indiqué dans le mail de confirmation de commande.

Lors de la livraison, l’officine doit accepter et garder le colis, et permettre au transporteur de poursuivre sa tournée.
- L’officine propose tout d’abord les flacons aux autres établissements pour lesquels elle est référente. Elle peut les leur garder pour un usage à venir, dans les meilleurs délais.
- L’officine peut ensuite proposer les flacons résiduels aux professionnels de santé pour lesquels elle est référente, ou les utiliser pour ses propres rendez-vous.

Est-ce que je peux commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour la vaccination en officine ou pour d’autres effecteurs de la médecine de ville ?

Il n’est pas possible de commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour la vaccination en officine ou pour d’autres effecteurs de la médecine de ville. Les commandes de vaccins Pfizer-BioNTech sont pour l’instant exclusivement réservées à la vaccination des résidents d’EHPAD, d’USLD ou de résidences autonomie prioritaires dans la campagne de revaccination des personnes âgées et vulnérables.
Toutefois, en cas de flacons de vaccins Pfizer-BioNTech non récupérés par un établissement une semaine après la réception de la commande et sans nouvelle de ce dernier, il est possible de les proposer aux effecteurs de la médecine de ville ou de l’utiliser pour la vaccination en officine.

Comment savoir si ma commande a bien été prise en compte ?

Un email de confirmation de livraison est envoyé le vendredi suivant la commande à l’officine. Il précise le nombre total de flacons commandés pour l’ensemble des EHPAD, USLD et résidences autonomie rattachés à une même officine.

Les EHPAD/USLD/résidences autonomie qui vous sont rattachés ne recevront pas d’email de confirmation de livraison. L’officine est chargée de prévenir les établissements pour lesquels elle a commandé.

Problèmes de rattachement

Je ne trouve pas le FINESS de l’EHPAD/l’USLD/la résidence autonomie dont je suis référent sur le portail, comment commander pour eux ?

Le portail de télé-déclaration utilise le FINESS géographique de l’EHPAD, de l’USLD ou de la résidence autonomie pour identifier l’établissement : veillez à ce que la bonne information vous soit communiquée par l’établissement.
En cas de doute, il est possible de vérifier la nature du FINESS communiqué à l’adresse suivante : finess.sante.gouv.fr

En Corse et dans les territoires d’outre-mer, les EHPAD, USLD et résidences autonomie ne sont pas concernés par ce dispositif et sont invités à se rapprocher de leur ARS pour passer commande de doses de rappels.

L’EHPAD, l’USLD ou la résidence autonomie que je souhaite rattacher à mon officine est introuvable/absent de la recherche sur le portail de télé-déclaration

Si une officine ne parvient pas à trouver un EHPAD, un USLD ou une résidence autonomie sur le portail, elle doit d’abord vérifier qu’elle a bien utilisé le FINESS géographique (et non le FINESS juridique).

Ensuite, l’officine doit vérifier si l’établissement est rattaché à une PUI hospitalière, auquel cas il ne peut pas commander via le portail de télé-déclaration et doit se rapprocher de sa PUI et/ou de son ARS.

Si l’établissement a bien renseigné son numéro FINESS et n’a pas de PUI hospitalière et qu’il n’est tout de même pas recensé dans le portail de télé-déclaration, il peut passer commande directement via le support technique. Il est aussi prié de se signaler à son ARS le plus vite possible afin de pouvoir être correctement renseigné.

L’EHPAD/USLD/résidence autonomie que je souhaite rattacher à mon officine est déjà rattaché à une autre officine

Vous ne pourrez pas rattacher un établissement à votre officine tant qu’il est rattaché à une autre officine sur le portail. Les pharmaciens concernés sont chargés d’en informer l’établissement en question, afin qu’il contacte l’officine à laquelle il est apparié et lui demande de retirer le rattachement sur le portail. Une fois la modification effectuée, vous pourrez ensuite procéder à l’appariement pour cet établissement.

Chaque semaine, vous avez la possibilité, en cas de nécessité, de modifier les appariements officine - EHPAD/USLD/résidence autonomie pendant les plages d’ouverture du portail.

Calendrier des commandes et livraisons

Combien de temps sera-t-il possible de commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour les EHPAD/USLD/résidences autonomie ?

La campagne de commande de doses de rappels pour les EHPAD/USLD a commencé le 30 août 2021. La campagne de commande des doses de rappel pour les résidences autonomie a commencé le 27 septembre. Elles dureront le temps nécessaire à revacciner l’ensemble des publics concernés.

Quand ont lieu les commandes et livraisons de flacons de vaccins Pfizer-BioNTech ?

Le portail de télé-déclaration sera ouvert à la commande de vaccins Pfizer-BioNTech pour les EHPAD, USLD et résidences autonomie chaque semaine.

Les conditions d’ouverture du portail de télé-déclaration pour les commandes sont précisées par le biais d’un DGS-Urgent. Des informations sur le cycle de commande suivant seront mises à jour chaque semaine sur le portail de télé-déclaration. L’ouverture hebdomadaire du portail dépend des volumes d’approvisionnement en flacons de vaccins.

Réceptionner une livraison de vaccins Pfizer-BioNTech et leurs dispositifs médicaux

Sous quel conditionnement vais-je recevoir les vaccins en officine ? Quelle est la procédure à suivre lors de la réception des vaccins ?

Les flacons de vaccin Pfizer-BioNTech seront livrés par votre grossiste-répartiteur habituel via un transport en température dirigée 2-8°C. Les vaccins seront accompagnés :
- D’étiquettes précisant la date de péremption à la suite du passage de -20°C entre 2-8°C : 1 par flacon de vaccin commandé.
- Le cas échéant et selon vos approvisionnements précédents, les dispositifs médicaux de reconstitution et d’administration.

À réception du colis, l’officine effectue le contrôle habituel des produits reçus. Il est demandé de barrer la date de péremption indiquée sur le flacon, puis de coller l’étiquette sur tous les flacons reçus. Une fois l’acte de ré-étiquetage réalisée, les flacons de vaccins doivent être stockés dans un réfrigérateur 2-8°C.

Il est possible que des flacons arrivent encore congelés à l’officine. Le pharmacien doit les entreposer dans les conditions habituelles 2-8°C pour continuer le processus de décongélation et ne devra remettre aux effecteurs que des flacons entièrement décongelés.

Quelles sont les modalités de préparation des commandes des EHPAD/USLD/résidences autonomie qui me sont rattachés ?

Les flacons commandés seront livrés à l’officine et mis à disposition des EHPAD, USLD ou résidences autonomie. Il revient aux établissements concernés d’organiser, en lien avec leur officine de rattachement, le transport de ces flacons de l’officine jusqu’à l’établissement (délivrance au comptoir ou livraison par l’officine), dans le respect des règles de sécurité sanitaire relatives aux conditions de transport, notamment le maintien de la chaîne du froid, puis de conserver les vaccins, jusqu’à la date d’injection, conformément aux recommandations. Les premières injections pourront débuter dès réception des doses.

Le pharmacien doit aussi délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage, et non la boîte entière.

Lors de la remise de la commande au professionnel de santé, veuillez leur rappeler :
- La nécessité d’être équipé en matériel permettant de garantir l’intégrité des flacons pendant le transport ainsi que le maintien de la température entre 2°et 8°C.
- Le temps maximum de transport entre l’officine et l’EHPAD/ULSD/résidence autonomie : 5 heures (ou le temps indiqué par votre grossiste-répartiteur s’il est inférieur à 5 heures).

Comment tracer la délivrance des flacons de vaccins aux EHPAD/USLD/résidences autonomie ?

La traçabilité de cette délivrance par le pharmacien d’officine s’effectue par le pharmacien, pour les vaccins Pfizer-BioNTech, via le site : vaccination-covid.ameli.fr.

Un guide d’utilisation est disponible en ligne, sur ce lien.

Obtenir le matériel d’injection

Ai-je besoin de commander des dispositifs médicaux pour les vaccins Pfizer-BioNTech ?

Vous n’avez pas besoin de commander de dispositifs médicaux pour les vaccins, ils vous seront livrés directement. Les quantités de dispositifs médicaux qui vous seront livrés tiendront compte du nombre de vaccins que vous avez commandé et des envois de dispositifs médicaux précédents.

Ces dispositifs médicaux seront livrés par votre grossiste-répartiteur en même temps que la livraison des flacons de vaccins.

Lors de la remise des flacons de vaccin aux EHPAD, USLD ou résidences autonomie, le pharmacien doit délivrer les volumes de matériel d’injection correspondant au nombre d’injections à réaliser selon l’usage, et non la boîte entière. Le matériel d’injection livré est uniquement destiné à l’usage de la vaccination Pfizer-BioNTech en EHPAD, USLD et résidences autonomie.

En cas de rupture de stock, vous pouvez adresser une demande exceptionnelle à votre grossiste répartiteur qui pourra vous approvisionner en attendant le prochain envoi.

Quels dispositifs médicaux vais-je recevoir pour la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech ?

Les grossistes répartiteurs en charge de la livraison des vaccins Pfizer-BioNTech vous approvisionneront également en dispositifs médicaux. Ces dispositifs médicaux sont conditionnés par boîte :

- Matériel de reconstitution (dilution) :

  • Seringues BD 3ml : boites de 200 unités
  • Aiguilles DOVILAB 21G 40mm : boites de 100 unités
  • CHLORURE DE SODIUM 0,9 % B. BRAUN, solution injectable en ampoule : boites de 20 unités.
  • Note : La dilution est de 1,8ml de NaCl par flacon

- Matériel d’administration (préparation de doses individuelles) :

  • Seringues SHIFENG 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm : boites de 100 unités

Les dispositifs médicaux nécessaires pour chaque flacon sont les suivants :
- 7 seringues 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm pour l’administration (SHIFENG)
- 1 seringue 3ml pour la reconstitution (BD)
- 1 aiguille 21G 40mm pour la reconstitution (DOVILAB)
- 1 ampoule de CHLORURE DE SODIUM 0,9 % pour la reconstitution (BBRAUN)

Je suis un responsable d'EHPAD/d'USLD/de résidence autonomie

Rattachement à une officine et modalités de commandes Pfizer-BioNTech à destination des EHPAD/USLD/résidences autonomie

Je souhaite commander des vaccins Pfizer-BioNTech pour mes résidents, comment procéder ?

Si vous êtes un EHPAD ou une USLD rattaché à une PUI hospitalière, vous n’êtes pas concerné par ce processus. Vous devez vous rapprocher de votre PUI pour obtenir les doses. Les PUI hospitalières « non pivots » devront se rapprocher d’une PUI « pivot » pour organiser les livraisons.

Sinon, vous devez vous rapprocher de votre officine pour lui indiquer votre souhait de commander, selon les quantités disponibles. Cette officine saisira ensuite votre commande sur le portail de télé-déclaration lors des sessions de commande annoncées par le DGS-Urgent et sur le portail même.

Un EHPAD, un USLD ou une résidence autonomie ne peuvent être rattachés qu’à une seule officine.

Afin que l’officine puisse saisir votre commande, vous devez lui communiquer votre numéro de FINESS géographique ainsi que le nombre de flacons Pfizer-BioNTech que vous souhaitez commander. Attention, le FINESS géographique diffère du FINESS juridique : veillez à communiquer la bonne information à votre officine référente.

Lors de la première commande, l’officine auprès de laquelle vous vous serez rapproché saisira le FINESS géographique de votre établissement pour créer le rattachement. Au cours des prochaines sessions de commande, votre établissement lui sera rattaché par défaut.

Combien de flacons puis-je commander par EHPAD, USLD et résidence autonomie ?

Le nombre maximal de flacons Pfizer ouverts à la commande est fixé chaque semaine par le ministère des Solidarités et de la Santé, et communiqué dans le DGS-Urgent relatif à l’ouverture du portail de commandes. Les éventuels ajustements vous seront communiqués par DGS-Urgent.

À chaque session de commande, les officines pourront commander une quantité de flacons par EHPAD, USLD et résidences autonomie dans les limites fixées par le ministère des Solidarités et de la Santé.

Je souhaite commander plus de flacons de vaccins que ce qu’il est possible de commander sur le portail, que faire ?

Il n’est pas possible de commander sur le portail davantage que les limites autorisées dans une même session.

Dans le cas où votre établissement souhaite commander un nombre de flacons plus important que le plafond de commande fixé pour une semaine donnée, il faudra commander les flacons manquants au cours des prochaines sessions de commande (les semaines suivantes).

Dans les établissements pour lesquels ce lissage dans le temps des opérations de rappel vaccinal apparaîtrait problématique, notamment ceux de très grande taille, il pourra être envisagé des approvisionnements complémentaires par les ARS via le circuit des PUI.

Je souhaite vacciner des résidents ayant reçu aucune ou 1 dose de vaccin Pfizer-BioNTech. Cela est-il possible via ce flux de commande ?

Il est possible de vacciner des résidents ayant reçu aucune ou 1 dose de vaccin Pfizer-BioNTech avec ces flacons commandés.

Puis-je commander pour les professionnels de santé de mon établissement ou pour les proches des résidents ?

Non, la commande de ces flacons est à destination exclusive des résidents de vos établissements dans le cadre de la campagne de rappels.

En cas de doses surnuméraires restantes, il est possible de les proposer aux effecteurs de la médecine de ville ou de l’utiliser pour la vaccination en officine. Sinon, vous êtes invité à vous rapprocher de votre ARS dans les plus brefs délais.

Une fois ma commande passée, comment être informé de la validation de ma commande ?

Un email de confirmation de livraison est envoyé le vendredi suivant la commande à votre officine référente. Il précise le nombre total de flacons commandés et la date de livraison.

Votre officine de référence, auprès de laquelle vous avez passé commande, est chargée de vous prévenir.

Puis-je utiliser les dispositifs médicaux fournis avec les autres vaccins pour l’injection du vaccin Pfizer-BioNTech ?

Le matériel d’injection livré avec les autres vaccins (Janssen, Moderna, AstraZeneca) n’est pas adapté à l’administration du vaccin Pfizer-BioNTech. Il est donc nécessaire d’utiliser exclusivement le matériel dédié au vaccin Pfizer-BioNTech, qui vous sera livré en même temps que les flacons.

Je souhaite changer d’officine de référence, comment procéder ?

Vous pouvez changer d’officine de référence d’une semaine sur l’autre, mais votre établissement ne peut être rattaché qu’à une seule officine par semaine de commande.

Pour changer d’officine de référence, il convient de demander à l’officine ayant réalisé la commande précédente qu’elle supprime votre établissement de sa liste sur le portail de télé-déclaration. Cette opération ne peut être effectuée que pendant les plages d’ouverture du portail.

Attention, la suppression du rattachement précédent doit être faite avant la demande de rattachement à la nouvelle officine : sinon le portail de télé-déclaration bloquera la manipulation.

Retrait et transport des vaccins Pfizer-BioNTech et leurs dispositifs médicaux

Quels matériels d’injection spécifiques me seront fournis ?

Le pharmacien vous remettra les flacons de vaccin Pfizer-BioNTech commandés ainsi que les dispositifs médicaux nécessaires à la préparation des doses et à leur injection selon la composition ci-dessous.

Pour chaque flacon de vaccin commandé, l’officine auprès de laquelle vous avez commandé vous fournira :
- 7 seringues 1ml serties avec aiguilles 25G 25mm pour l’administration (SHIFENG)
- 1 seringue 3ml pour la reconstitution (BD)
- 1 aiguille 21G 40mm pour la reconstitution (DOVILAB)
- 1 ampoule de CHLORURE DE SODIUM 0,9 % pour la reconstitution (BBRAUN)

Comment transporter les vaccins reçus vers mon EHPAD, USLD ou résidence autonomie ?

Les vaccins Pfizer-BioNTech doivent être conservés entre 2 et 8°C tout au long de la chaine de distribution. Votre officine de référence conservera les flacons dans un réfrigérateur 2-8°C jusqu’à votre passage.

Les flacons commandés seront livrés à l’officine et mis à disposition des EHPAD, USLD ou résidences autonomie. Il revient aux établissements concernés d’organiser, en lien avec leur officine de rattachement, le transport de ces flacons de l’officine jusqu’à l’établissement (délivrance au comptoir ou livraison par l’officine), dans le respect des règles de sécurité sanitaire relatives aux conditions de transport, notamment le maintien de la chaîne du froid, puis de conserver les vaccins, jusqu’à la date d’injection, conformément aux recommandations.

Les premières injections pourront débuter dès réception des doses.

Lors du transport des flacons de vaccins Pfizer-BioNTech entre l’officine et l’EHPAD/l’USLD/la résidence autonomie il vous est demandé :
- de disposer de matériel permettant de garantir l’intégrité des flacons ;
- de disposer de matériel permettant le transport des vaccins entre 2°et 8°C ;
- de ne pas dépasser le temps maximal de transport : 5 heures (si ce temps devait être inférieur, il sera indiqué par le pharmacien d’officine lors de la remise des flacons).

Vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech - Dose de rappel

Quelles sont les modalités de préparation et d’injection du vaccin ?

Pour plus d’informations sur le vaccin, vous trouverez ci-après le QR code, ainsi que l’adresse URL : www.comirnatyglobal.com.

Des informations détaillées sur ce médicament sont également disponibles sur le site internet de l’Agence européenne des médicaments tout comme de l’Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé.

Les professionnels de santé sont invités à consulter et respecter scrupuleusement les bonnes pratiques relatives à la vaccination avec le vaccin Pfizer-BioNTech, notamment en ce qui concerne sa reconstitution et son administration, son transport et sa conservation, et l’extraction de la septième dose. Elles sont décrites dans les documents suivants :
- L’annexe 2 du DGS-Urgent n°2021-68 : Check-list à destination des professionnels de santé libéraux ;
- La fiche technique du vaccin Pfizer-BioNTech ;
- Le tutoriel vidéo relatif aux bonnes pratiques de préparation et d’extraction de la 7ème dose des vaccins Pfizer-BioNTech.