Encadrement des avantages : tout comprendre du dispositif

En matière de santé, le dispositif d’encadrement des avantages permet de réguler les relations entre les industriels et les acteurs afin de prévenir tout conflit d’intérêts. Cela, en instaurant des conditions préalables et précises à l’octroi de certains avantages.

Dispositif d’encadrement des avantages : de quoi s’agit-il ?

Rémunération de travaux de recherche ou d’expertise, prise en charge des frais d’inscription aux congrès, prise en charge des hospitalités aux symposiums, dons en nature ou en espèces… Depuis le 1er octobre 2020, de nouvelles règles sur l’encadrement des avantages consentis par les industriels à certains acteurs de la santé sont entrées en vigueur, avec des conditions plus strictes qu’auparavant et de nouvelles procédures à respecter.

L’objectif est clair : proscrire, sous peine de sanctions, tout octroi d’avantage en espèces ou en nature de la part des industriels en faveur des acteurs de la santé, sous quelque forme que ce soit et de façon directe ou indirecte.

Qui est concerné par le dispositif ?

L’interdiction de recevoir des avantages concerne :

  • les professionnels de santé, chiropracteurs, ostéopathes, psychothérapeutes et étudiants se destinant à ces professions
  • les associations qui fédèrent ces personnes
  • les agents des autorités publiques et de certaines instances administratives au regard de leur influence en matière de santé : par exemple, des agents de la haute autorité de santé, de l’agence nationale de santé publique…
  • les membres de certaines commissions, conseils et instances au regard de leur rôle dans l’expertise sanitaire
  • les professionnels de santé et étudiants militaires.

L’interdiction d’offrir ou de promettre des avantages s’applique à toute structure ou personne assurant des prestations de santé, fabriquant ou commercialisant des produits de santé pris en charge par la sécurité sociale ou des produits à finalité sanitaire.

Pour connaître la liste détaillée des personnes concernées par les interdictions : la note d’information du 11 septembre 2020

Comment le dispositif encadre-t-il les avantages ?

Le dispositif fixe les conditions dans lesquelles certains avantages peuvent être octroyés :

  • ceux non soumis à un contrôle administratif préalable en raison notamment de leur montant négligeable (par exemple, fournitures de bureau dans la limite de 20 € par an) ou de leur nature (par exemple, salaire d’un contrat de travail)
  • ceux soumis au contraire à un contrôle administratif préalable dans les conditions prévues par le dispositif (par exemple, convention de recherche, frais d’hospitalité, participation à un congrès). Ces avantages doivent être déposés sur la plateforme correspondante, sous peine de sanctions.

Le dispositif d’encadrement des avantages complète la démarche « Transparence santé » en intervenant avant que l’avantage soit consenti.

Les avantages sans contrôle préalable ou exceptions : quelles modalités, quelle plateforme ?

Il n’existe pas de contrôle pour ces avantages dès lors que les conditions précises définies par le dispositif sont respectées.

Ces avantages devront être déclarés par l’offrant sur Transparence Santé.

Pour connaître la liste de ces avantages et les conditions d’octroi : la note d’information du 11 septembre 2020

Les avantages soumis à un contrôle préalable ou dérogations : quelles modalités, quelle plateforme ?

Pour ces avantages, une convention doit être conclue entre l’offrant et le bénéficiaire.

Ensuite, l’offrant doit la soumettre, accompagnée d’autres éléments obligatoires, à l’autorité compétente (ordres ou ARS) sur l’une des plateformes de télé-procédure :

  • IDAHE V2 lorsque la convention concerne les médecins, les étudiants en médecine et personnes morales relevant de l’ordre des médecins

Contact : idahe2-crea-comptes@cn.medecin.fr

A noter : les professionnels de santé et étudiants militaires relèvent du ministère des armées. Il leur revient de prendre directement son attache.

Une fois le dépôt effectué, l’autorité compétente, en fonction du montant de l’avantage, émet des recommandations, accepte ou refuse la demande d’autorisation.

Pour connaître la liste des avantages, les conditions d’octroi et les autorités concernées : la note d’information du 11 septembre 2020

Ces avantages devront également être déclarés par l’offrant sur Transparence Santé.

Avantage illégal : quelle définition, quelles sanctions ?

Un avantage illégal est un avantage consenti qui ne respecte pas :

  • le champ des exceptions ou dérogations prévues par le dispositif d’encadrement des avantages
    ou
  • la procédure de contrôle préalable.

Le non-respect de la réglementation est un délit pouvant conduire :

  • jusqu’à 2 ans d’emprisonnement et 150 000 € d’amende pour les personnes ayant octroyé un avantage
  • jusqu’à un an d’emprisonnement et 75 000 € d’amende pour les personnes ayant reçu un avantage indu
  • à des peines complémentaires.

Par conséquent, le non-respect de la réglementation peut déboucher sur des poursuites pénales ainsi que des poursuites disciplinaires par les autorités compétentes pour les professionnels de santé relevant d’un ordre et les étudiants.


Plateforme EPS : mode d’emploi

La foire aux questions à l’attention des professionnels

Afin d’accompagner le déploiement de ce dispositif, la direction générale de l’offre de soins (DGOS) et la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF) ont élaboré une foire aux questions à l’attention des professionnels. Elle pourra être complétée au fil de l’eau à mesure que de nouvelles questions fréquentes des professionnels seront identifiées. Cette FAQ complète de manière plus pratique la note d’information du 11 septembre 2020, qui reste un document administratif à destination des autorités de contrôle.

Cette FAQ ainsi que les fiches pratiques qui la complètent ne sauraient engager ni se substituer à l’appréciation de la licéité d’un avantage par les autorités de contrôle, les services d’enquête et les tribunaux qui serait faite au cas par cas.

Par ailleurs, pour toute information sur la télé-procédure IDAHE 2, il vous appartient de prendre contact avec l’Ordre des médecins.
Pour toute question sur l’utilisation de la plateforme EPS, merci d’adresser vos demandes à ethique-pro@sante.gouv.fr

Qui octroie les avantages et effectue les dépôts sur les plateformes ?

Je suis une entreprise multi-produits fabriquant notamment des produits à finalité sanitaire. Suis-je soumise au dispositif « encadrement des avantages » ?

Oui, je suis soumise au dispositif dès lors que je produis ou commercialise des produits à finalité sanitaire (produits mentionnés au II de l’article L. 5311-1 du code de la santé publique).

Je suis une entreprise produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire. Puis-je accorder des avantages à des fonctionnaires ?

Non, en application de l’article L. 1453-9 du code de la santé publique, je ne peux pas accorder les avantages soumis à un contrôle administratif préalable aux fonctionnaires et agents des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics.
Cette interdiction s’applique également lorsque j’envisage de les accorder aux fonctionnaires et agents de toute autre autorité administrative élaborant ou participant à l’élaboration d’une politique publique en matière de santé ou de sécurité sociale ou titulaires de pouvoirs de police administrative.
Toutefois, je peux octroyer ces avantages aux personnes exerçant une profession de santé ou à usage de titre au sein des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics ou de toute autre autorité administrative dès lors qu’elles ne relèvent pas exclusivement de cette catégorie. Dans ce cas, elles relèvent du régime des avantages octroyés aux professionnels de santé et à usage de titre (voir Fiche 1).

Je suis une entreprise produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire. Puis-je accorder des avantages à une association sportive regroupant des professionnels de santé ?

Non, le dispositif « encadrement des avantages » interdit d’octroyer un avantage à cette association regroupant des professionnels de santé y compris si la finalité de l’association est sans lien avec la santé.

Je suis une entreprise implantée à l’étranger. Suis-je soumise à la règlementation « encadrement des avantages » ?

Oui, le dispositif s’applique lorsque j’envisage d’offrir ou de procurer un avantage à un bénéficiaire qui exerce sa profession en France. La circonstance que mon siège social soit implanté à l’étranger ou que mes produits soient exploités ou commercialisés à l’étranger est sans incidence sur l’application du dispositif « encadrement des avantages ».

Je suis une entreprise hors champ du dispositif « encadrement des avantages ». Le dispositif s’applique-t-il ?

Le dispositif ne m’est a priori pas applicable dès lors que mon activité n’est pas mentionnée aux articles L. 1453-5 et R. 1453-13 du code de la santé publique.

Je suis une entreprise hors champ du dispositif « encadrement des avantages » et je suis amenée à réaliser des prestations pour les entreprises dont l’activité est visée par ce dispositif. Celui-ci s’applique-t-il ?

Oui, le dispositif s’applique et il appartient aux deux entreprises de s’organiser pour effectuer les dépôts.

Je suis, à titre d’exemple, une société d’études, d’enquête ou de marché, un cabinet de conseil, une agence d’événementiel.

Dans ces situations, les avantages octroyés aux bénéficiaires (professionnels de santé, professionnels à usage de titre, etc.) constituent des avantages indirects devant faire l’objet d’une convention à soumettre au contrôle administratif préalable de l’autorité compétente. La circonstance que le bénéficiaire et l’avantage soient déterminés par une entreprise hors champ du dispositif ne fait pas obstacle à son application.

Deux cas sont possibles :
- J’agis comme mandataire pour le donneur d’ordre dont l’activité est mentionnée par la règlementation. Il m’appartient de m’organiser avec ce donneur d’ordre, de créer mon propre compte sur la téléprocédure EPS et de procéder aux dépôts conformément à la règlementation ;
- Je n’agis pas comme mandataire. Il appartient au donneur d’ordre de créer son compte sur la téléprocédure EPS et de procéder aux dépôts conformément à la règlementation.

Je suis une agence de voyages et une entreprise produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire me demande de prendre en charge les billets pour des professionnels de santé. Suis-je soumise au dispositif « encadrement des avantages » ?

Le dispositif m’est applicable dès lors que je suis amenée à prendre en charge des billets pour des bénéficiaires ayant conclu un contrat avec un donneur d’ordre dont l’activité est mentionnée aux articles L. 1453-5 et R. 1453-13 du code de la santé publique.
Il appartient alors au donneur d’ordre, soumis au dispositif « encadrement des avantages », d’effectuer le dépôt des conventions conformément à la règlementation.

En cas d’avantages accordés dans le cadre d’une manifestation à caractère professionnel ou scientifique, ou d’une manifestation de promotion de produits ou de prestations mentionnés à l’article L. 1453-5, dois-je déposer sur le système de téléprocédure le programme de la manifestation ?

Oui, comme le précise l’article R. 1453-14 du code de la santé publique.

Il appartient aux entreprises de se reporter à la note d’information du 11 septembre 2020 ainsi qu’à la fiche 6 en annexe de la présente FAQ pour connaître les éléments qui doivent être présents dans la convention ainsi que les pièces qui doivent l’accompagner.

Qui peut recevoir les avantages ?

Nous vous invitons à vous reporter aux fiches 1 à 5 en annexe de la présente FAQ pour plus de précisions.

Quel bénéficiaire ? Quelle plateforme ?

Si j’octrois un avantage à un médecin, un professionnel exerçant la médecine, un étudiant se destinant à la profession de médecin ou une association relevant de l’Ordre des médecins (société inscrite au tableau ou société unipersonnelle dont le seul actionnaire est un médecin), je dépose sur la téléprocédure IDAHE 2.

Si j’octrois un avantage à un professionnel autre que médecin, un étudiant se destinant à une profession autre que médecin ou une association ne relevant pas de l’Ordre des médecins, le dépôt se fait sur la téléprocédure « Ethique des professionnels de santé ».

Si j’octrois un avantage à un professionnel de santé relevant du service de santé des armées ou un étudiant se destinant à cette profession, je prends contact avec le service de santé des armées.

Comment faire une déclaration sur EPS lorsque j’octrois un avantage à un bénéficiaire sans numéro RPPS ou numéro ordinal ?

Pour le professionnel qui ne dispose d’aucun numéro, j’ai la possibilité de le déclarer sur la plateforme EPS en indiquant dans la partie « numéro ordinal » ou « identifiant professionnel », la mention « sans numéro » et en précisant dans la partie « commentaire » l’absence de numéro.

Quel numéro d’identification dois-je indiquer lorsque le professionnel de santé bénéficiaire ne relève pas d’un ordre professionnel ?

Lorsque le bénéficiaire ne relève pas d’un ordre, j’indique le numéro d’enregistrement qui lui permet d’exercer légalement sa profession.
Ce numéro est disponible auprès de l’agence régionale de santé du lieu d’exercice du bénéficiaire.

A défaut de numéro, j’indique dans la partie « numéro ordinal » ou « identifiant professionnel », la mention « sans numéro » et je précise dans la partie « commentaire » l’absence de numéro.

Quel bénéficiaire dois-je mentionner lorsque je loue un stand dans le cadre d’un congrès organisé par une société d’évènementiel pour le compte d’une association regroupant des professionnels de santé ?

Dès lors que les recettes tirées de la location de stand dans le cadre du congrès bénéficient à cette association regroupant des professionnels de santé, j’indique, dans la convention, toutes les informations relatives au signataire de la convention (société d’évènementiel) ainsi que celles relatives aux bénéficiaires (association et son représentant légal).

Les fonctionnaires et agents peuvent-ils recevoir des avantages de la part d’une entreprise produisant ou commercialisant des produits de santé ?

Non, en application de l’article L. 1453-9 du code de la santé publique, les fonctionnaires et agents des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements ne peuvent pas recevoir les avantages soumis à un contrôle administratif préalable de la part d’une entreprise produisant ou commercialisant des produits de santé.

Cette interdiction s’applique également pour les fonctionnaires et agents de toute autre autorité administrative élaborant ou participant à l’élaboration d’une politique publique en matière de santé ou de sécurité sociale ou titulaires de pouvoirs de police administrative.

Toutefois, ne sont pas concernées par cette interdiction de recevoir les personnes exerçant une profession de santé ou à usage de titre au sein des administrations de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics ou de toute autre autorité administrative dès lors qu’elles ne relèvent pas exclusivement de cette catégorie. Dans ce cas, elles relèvent du régime des avantages octroyés aux professionnels de santé et à usage de titre (voir Fiche 1).

Les membres des commissions et conseils siégeant auprès des ministres chargés de la santé et de la sécurité sociale, les membres des cabinets des ministres ainsi que les dirigeants, personnels de direction et d’encadrement et les membres des instances collégiales, des commissions, des groupes de travail et conseils des autorités et organismes sont-ils soumis au dispositif « encadrement des avantages » ?

Oui, ces personnes sont soumises au dispositif « encadrement des avantages ».

Pour plus d’information, nous vous recommandons de vous reporter à la note d’information du 11 septembre 2020 relative à l’application de l’article L. 1453-3 du code de la santé publique aux fins de mise en œuvre du dispositif « encadrement des avantages ».

Qu’est-ce qu’une association regroupant des professionnels de santé au sens du dispositif ?

Les associations qui regroupent des professionnels de santé sont mentionnées comme bénéficiaires à l’article L. 1453-4 du code de la santé publique.
Cet article ne fixe pas de liste exhaustive des associations concernées ni ne précise le statut juridique de celles-ci.

Dans le cadre du dispositif, cette notion d’association recouvre tout type de regroupement réunissant, pas nécessairement de manière exclusive, des personnes exerçant une profession de santé réglementée, une profession à usage de titre ou des étudiants se destinant à l’exercice de l’une de ces professions, y compris si la finalité de l’association est sans lien avec la santé.
Cette définition inclut donc, par exemple, des associations déclarées d’utilité publique, ou encore des syndicats ou fédérations professionnelles.

Je suis une société d’évènementiel mandatée par une association regroupant des professionnels de santé pour l’organisation d’un congrès. Le dispositif s’applique-t-il ?

Pour rappel :

  • Le dispositif est applicable lorsque :
    • L’entreprise qui octroie l’avantage exerce une activité visée par les articles L. 1453-5 et R. 1453-13 du code de la santé publique
    • Le bénéficiaire qui reçoit l’avantage est mentionné par l’article L. 1453-4 du code la santé publique.

Le dépôt sur les téléprocédures se fait, sous réserve des situations particulières mentionnées à la question I.6, par l’entreprise octroyant l’avantage et dont l’activité est visée par le dispositif.

Lorsque, pour l’organisation d’un congrès, je suis mandatée par une association regroupant des professionnels de santé, le dispositif n’est a priori pas applicable dans la mesure où mon activité d’événementiel n’est pas mentionnée par les articles L. 1453 5 et R. 1453-13 du code de la santé publique.
En revanche, le dispositif est pleinement applicable lorsque des entreprises mentionnées par ces articles participent à ce congrès et versent des sommes à l’association mandante.

  • Je suis une société d’évènementiel chargée de l’organisation d’un congrès dont les recettes bénéficient indirectement à une association regroupant des professionnels de santé. Dois-je conclure une convention pour déclarer les sommes que j’ai perçues de la part d’entreprises participant à ce congrès ?

Oui, lorsque des personnes mentionnées à l’article L. 1453-5 du code de la santé publique versent à une société d’évènementiel des sommes ayant vocation à financer l’organisation d’un congrès, et qui bénéficient indirectement à une association regroupant des professionnels de santé, une convention doit être conclue entre ces personnes et la société d’évènementiel, et contenir les informations permettant d’identifier les bénéficiaires indirects et finaux de la convention.

En outre, il appartient aux entreprises qui versent les sommes d’effectuer les dépôts sur les téléprocédures.

Quels avantages ?

Le dispositif interdit-il tout avantage ?

Presque ; le dispositif pose un principe d’interdiction général, mais prévoit deux exceptions :

  • Les avantages de valeur négligeable, qui ne font pas l’objet d’un contrôle administratif préalable : très limités, ces avantages doivent répondre aux conditions posées par l’article L. 1453-6 du code de la santé publique et par l’arrêté du 7 août 2020 fixant les montants en deçà desquels les avantages en nature ou en espèces sont considérés comme d’une valeur négligeable.
  • Les avantages qui font l’objet d’un contrôle administratif préalable et d’un dépôt sur les téléprocédures correspondantes : ce sont les avantages qui doivent répondre aux conditions posées par l’article L. 1453-7 du code de la santé publique et par l’arrêté du 7 août 2020 fixant les montants à partir desquels une convention prévue à l’article L. 1453-8 du code de la santé publique et stipulant l’octroi d’avantages est soumise à autorisation.

Les avantages octroyés aux professionnels sont-ils tous soumis à un contrôle préalable ?

Non, seuls les avantages qui répondent aux conditions de l’article L. 1453-7 du code de la santé publique font l’objet d’un contrôle administratif préalable.
Nous vous invitons à vous reporter à la note d’information du 11 septembre 2020 pour plus de précisions.

A partir de quel montant un avantage est-il soumis à autorisation ?

Les montants donnant lieu à autorisation pour chaque catégorie d’avantage figurent dans l’arrêté du 7 août 2020 fixant les montants à partir desquels une convention prévue à l’article L. 1453-8 du code de la santé publique et stipulant l’octroi d’avantages est soumise à autorisation.

Vous pouvez également vous reporter aux fiches 1 à 5 prévues en annexe de la présente FAQ pour plus de précisions.

Comment dois-je mentionner les montants des avantages ? En net ou toutes taxes comprises ?

Le montant individuel de chaque avantage, en nature ou en espèces, et, le cas échéant, cumulé de ces avantages, est mentionné toutes taxes comprises et arrondi à l’euro le plus proche.

Le montant toutes taxes comprises des avantages en nature est calculé à partir de la valeur marchande moyenne du bien ou du service considéré, ou à défaut, à partir du coût hors taxes que cela représente pour l’entreprise qui offre ou procure l’avantage.

La notion de calcul « TTC » s’applique-t-elle à la rémunération considérée comme un avantage dans le cadre du dispositif ?

La rémunération est mentionnée comme rémunération nette. Cela signifie que le montant de la rémunération à renseigner est le montant effectivement perçu par le bénéficiaire, c’est-à-dire le montant net de taxes, de cotisations sociales et de prélèvements sociaux.

Lorsque le bénéficiaire perçoit une rémunération dans le cadre d’un contrat de prestation conclu avec l’entreprise versante, ce montant net est calculé en appliquant à la rémunération un taux moyen résultant des cotisations sociales et prélèvements sociaux que le bénéficiaire a versés au titre de l’année N-1.
Lorsque ce montant n’est pas connu, alors le déposant applique un taux de 19% à la rémunération versée au bénéficiaire correspondant au taux minimal des cotisations et prélèvements.

Dois-je déclarer une location de stand dans le cadre d’un congrès organisé par une société d’évènementiel ?

Oui, la location de stand doit être déclarée lorsqu’elle conduit le locataire du stand à accorder un avantage, même indirectement, à un bénéficiaire concerné par le dispositif.

A quel type d’avantage correspond la location d’un stand par une entreprise produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire lors d’un congrès organisé par une association regroupant des professionnels de santé ?

L’avantage accordé pour la location d’un stand peut constituer une rémunération ou un défraiement selon que l’organisateur a vocation ou non à réaliser des bénéfices à l’occasion du congrès.

A quels types d’avantages correspondent des frais de réunions ou d’organisation ?

Les frais de réunions ou d’organisation correspondent à un type d’avantage qui peut être octroyé dans le cadre d’un financement ou d’une participation à un financement d’une formation professionnelle ou de développement professionnel continu.

L’octroi de cadeaux par une entreprise produisant ou commercialisant des produits de santé à un pharmacien en contrepartie de la réalisation par ce dernier d’un certain chiffre de vente sur les produits de cette entreprise constitue-t-il un avantage ?

L’octroi de cadeaux par une entreprise produisant ou commercialisant des produits de santé à un pharmacien est interdit.
Toutefois, sont exclus de cette interdiction les avantages commerciaux offerts dans le cadre des conventions régies par les articles L. 441-3 et L. 441-9 du code de commerce. Sont ainsi concernés les remises, rabais, ristournes ou encore prestations de coopération commerciale. Ces avantages doivent également être conformes aux obligations fixées à l’article L. 138-9 du code de la sécurité sociale pour les spécialités pharmaceutiques.

Puis-je offrir des appareils multimédias (casques audio, ordinateurs) à des étudiants en faculté de médecine dans un but pédagogique ?

Non, l’octroi d’appareils multimédias est interdit par la règlementation « encadrement des avantages » et ne fait l’objet d’aucune dérogation.

Dois-je déclarer des frais de collation ou de repas offerts à des professionnels de santé dans le cadre d’une journée de formation professionnelle ou de développement professionnel continu ?

Oui, les frais de collation ou de repas offerts dans le cadre d’une action de formation professionnelle ou de développement professionnel continu doivent être déclarés comme « frais de réunion / d’organisation » au sens de l’arrêté du 24 septembre 2020 portant sur la typologie thématique des avantages et des conventions en application de l’article R. 1453-14 du code de la santé publique.

Puis-je offrir un repas ou une collation à des étudiants à l’occasion d’un congrès auquel je participe ?

Non, l’octroi d’hospitalités est formellement interdit aux étudiants et aux associations regroupant des étudiants, en application de l’article L. 1453-7 4° du code de la santé publique (voir Fiche 2).

Dois-je transmettre un don accordé à une association de professionnels de santé pour le financement d’une activité de recherche ?

Oui, je dois transmettre ce don, en respectant les conditions et les seuils, sur la téléprocédure correspondante dans le cadre du dispositif « encadrement des avantages »

En outre, je dois déclarer ce don, en application de l’article R. 5124-66 du code de la santé publique, à l’agence régionale de santé du lieu où est situé le siège de l’organisme bénéficiaire.

Dois-je transmettre un don destiné à encourager la formation à un établissement de santé ?

Dès lors que ce don est consenti uniquement et finalement à un établissement de santé, alors le dispositif « encadrement des avantages » n’est pas applicable.
En revanche, si ce don bénéficie finalement à une personne concernée par le dispositif, alors je transmets en respectant les conditions et les seuils sur la téléprocédure correspondante dans le cadre du dispositif « encadrement des avantages. »

Quelles que soient les situations et en application de l’article R. 5124-66 du code de la santé publique, je dois déclarer ce don à l’agence régionale de santé du lieu où est situé le siège de l’organisme bénéficiaire.

Quelle convention ? Quel contenu ? Quelles modalités ?

Pour toute information complémentaire sur le contenu de la convention, nous vous invitons à vous reporter à la fiche 6 en annexe de la présente FAQ.

Quand dois-je conclure une convention ?

Je dois conclure un contrat dès lors que je consens, de façon directe ou indirecte, un avantage, listé à l’article L. 1453-7 du code de la santé publique, à un bénéficiaire concerné par le dispositif « encadrement des avantages ».

A quel moment dois-je transmettre la convention ?

En fonction des seuils prévus par l’arrêté du 7 août 2020 fixant les montants à partir desquels une convention prévue à l’article L. 1453-8 du code de la santé publique et stipulant l’octroi d’avantages est soumise à autorisation, il existe deux procédures de dépôt :

  • Lorsque le montant de l’avantage est inférieur ou égal aux seuils prévus, je transmets la convention à l’autorité compétente au plus tard huit jours ouvrables avant l’octroi de l’avantage ;
  • - Lorsque le montant de l’avantage est supérieur aux seuils prévus, je transmets la convention à l’autorité compétente au plus tard deux mois avant la date de début d’octroi de l’avantage. L’autorité a alors deux mois pour répondre à ma demande.

Que doit contenir ma convention ?

La fiche 6 en annexe de la présente FAQ ainsi que la note d’information du 11 septembre 2020 énumérent l’ensemble des éléments devant figurer dans la convention.

Quel lieu doit-on indiquer dans la convention lorsque les contractants signent en des lieux différents ?

Lorsque les deux signataires exercent leur activité en France, je renseigne sur « Ethique des professionnels de santé » l’adresse du lieu d’exercice du bénéficiaire de l’avantage.

Cette situation ne concerne que les conventions qui sont soumises au contrôle des agences régionales de santé.

Les étudiants hospitaliers doivent-ils obtenir une autorisation de cumul d’activités pour percevoir de la part d’entreprises produisant ou commercialisant des produits à finalité sanitaire des rémunérations résultant d’activités de conseil ou de prestations de service ?

Oui, les étudiants hospitaliers qui envisagent de percevoir des rémunérations dans le cadre d’activités de conseil ou de prestations de service doivent obtenir une autorisation de cumul d’activités par le responsable hospitalier et le responsable universitaire dans la mesure où ils exercent des fonctions administratives.

Dans quel cas puis-je conclure une convention simplifiée ?

Je dois prendre contact avec l’ordre professionnel du bénéficiaire de l’avantage qui m’indiquera si une convention simplifiée correspondant à ma situation a été ou non établie.

En revanche, les agences régionales de santé n’ont pas la possibilité de conclure une convention simplifiée.

Les conventions doivent-elles être signées avant d’être déposées sur les téléprocédures ?

Les avantages soumis au régime de déclaration font l’objet d’une convention qui doit comporter, avant son dépôt, la date de la signature et la signature des parties à la convention.

Les avantages soumis au régime d’autorisation font l’objet d’un projet de convention qui doit être déposé avant sa signature.

Mon dépôt sur la plateforme EPS

Pour toute information sur le contenu de votre dépôt, nous vous invitons à vous reporter au guide d’utilisation EPS.

Je suis une entreprise étrangère sans numéro SIRET. Puis-je me créer un compte sur Ethique des professionnels de santé ?

Oui, je peux demander la création d’un compte en indiquant mon numéro d’identification de mon siège social.

Comment dois-je renseigner les avantages accordés à un bénéficiaire ?

Je vérifie d’abord si mon bénéficiaire relève d’une autorité qui utilise EPS ou non.
Ensuite, pour un professionnel ou un étudiant, je complète tous les champs de la plateforme EPS signalés par *.

Si mon bénéficiaire ne dispose pas de numéro RPPS ou ordinal, j’indique « sans numéro » dans la partie « numéro ordinal » ou « identifiant professionnel » et je précise dans « Commentaire » l’absence de numéro.

Comment dois-je renseigner les avantages accordés à une association ?

Je vérifie d’abord si mon bénéficiaire relève d’une autorité qui utilise EPS ou non.

Lorsqu’un avantage est accordé à une association :
1/ Je clique sur « bénéficiaire indirect »
2/ Je mentionne dans « association / entreprise » les informations relatives à l’association et à son représentant légal
3/ Je déclare dans « praticien » le représentant légal de l’association
4/ J’indique dans « commentaire » que l’avantage bénéficie à l’association.

La partie relative aux dépôts de l’association va être modifiée pour faciliter les modalités de dépôts.

A quoi correspond le numéro d’une association ou d’une entreprise ?

Le numéro d’une association correspond à son numéro RNA (répertoire national des associations). Ce répertoire national des associations est consultable sur la téléprocédure ouverte des données publiques data.gouv.fr

Le numéro d’une entreprise correspond à son numéro d’identification (SIRET pour les entreprises françaises). Ce numéro d’identification est consultable sur le site public www.infogreffe.fr

Dois-je mentionner l’identité du représentant de l’association quand je remplis mon dossier ?

Oui, le champ correspondant à l’identité du représentant de l’association est obligatoire. Le représentant de l’association est le représentant légal désigné par les statuts de l’association.

A quelle adresse correspond l’adresse du représentant légal de l’association ?

L’adresse du représentant légal de l’association correspond à l’adresse du siège social de l’association.

En tant que déclarant, quelle adresse du bénéficiaire de l’avantage dois-je renseigner dans mon dossier ?

Je dois renseigner l’adresse du lieu d’exercice.

Le traitement de mon dossier déposé

Pour tous les éléments sur l’utilisation de la téléprocédure, il appartient aux entreprises de se reporter au guide d’utilisation EPS.

L’équipe que vous contactez sur « ethique-pro@sante.gouv.fr » n’est pas en charge du traitement de vos dépôts. Seules les autorités (ordres ou agences régionales de santé) peuvent vous renseigner sur vos demandes déposées sur EPS.

Dans quels cas puis-je recourir à une procédure d’urgence pour renseigner les avantages accordés  ?

L’urgence est appréciée au cas par cas par l’autorité de contrôle. Je peux joindre tout document utile pour permettre à l’autorité de contrôle d’apprécier le motif d’urgence invoqué.

Puis-je suivre l’avancée du traitement de mon dossier ?

Une notification m’est envoyée par mail dès que mon dossier a été déposé.
En outre, une notification m’est adressée dès que l’autorité de contrôle opère un changement sur ma demande.
Parallèlement, je peux suivre le statut de mes dossiers sur le tableau de bord de la téléprocédure qui recense mes demandes.

Jusqu’à quand puis-je modifier mon dossier ?

Je peux modifier mon dossier jusqu’à ce qu’il soit « pris en charge » par l’autorité de contrôle. A compter de cette prise en charge, des modifications ne pourront être apportées que sur demande de l’autorité de contrôle. J’ai néanmoins la possibilité d’ajouter des pièces justificatives à tout moment.

La modification de mon dossier fait-elle courir de nouveaux délais d’examen de mon dossier ?

L’ajout de nouvelles pièces à mon dossier ne fait courir aucun nouveau délai d’examen du dossier. Seule compte la date de dépôt.

Puis-je supprimer un dossier que j’ai complété pour en créer un nouveau ?

Un dossier qui a été créé ne peut plus être supprimé.

Toutefois, j’ai la possibilité d’indiquer à l’autorité de contrôle dans la rubrique « Commentaire » que je ne souhaite plus soumettre le dossier. Pour y accéder, les étapes sont :
• Cliquer sur le bouton « Editer » sur la ligne du dossier concerné
• Cliquer sur le bouton « Etape suivante »
• Cliquer sur « Commentaire(s) (cliquez pour déplier) »
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• Cliquer sur le bouton « Valider le commentaire »
• Cliquer sur le bouton « Etape précédente » puis le bouton « Quitter »

Dois-je soumettre un nouveau dossier si la date de l’évènement prévu dans la convention est reportée ?

Si la date de l’évènement qui figure dans ma convention est reportée, je dois en informer l’autorité de contrôle dans la rubrique « Commentaire » afin que celle-ci m’indique la marche à suivre (soit modifier la date soit effectuer un nouveau dépôt).

Que dois-je faire si je décide finalement de ne pas accorder un avantage que j’ai préalablement déclaré ?

J’indique dans la rubrique « Commentaire » que je ne souhaite plus accorder l’avantage pour que l’autorité de contrôle soit pleinement informée.

Que signifie la mention « accepté automatiquement » sur la téléprocédure ?

Dans le cadre d’une procédure d’autorisation, la mention « accepté automatiquement » indique que mon dossier a été accepté implicitement, à la suite du silence gardé par l’autorité de contrôle dans le délai de deux mois ayant suivi le dépôt de mon dossier.

Vous trouverez sur le guide d’utilisation EPS plus d’informations sur les différents statuts.

Je souhaite échanger avec l’autorité en charge de mon dossier ? Comment-puis la contacter ?

Pour contacter l’autorité, nous vous invitons à utiliser la partie « Commentaire ».

Pour accéder à la partie « Commentaire », les étapes sont :
• Cliquer sur le bouton « Editer » sur la ligne du dossier concerné
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Données personnelles et cookies

Finalité et responsable du traitement
Le portail « Ethique des professionnels de santé » (EPS) relève de la responsabilité de la Direction générale de l’offre de soins du ministère des solidarités et de la santé.
Il a pour objet de permettre l’instruction par voie dématérialisée des déclarations et demandes d’autorisation dans le cadre des dérogations possibles prévues à l’article L. 1453-7 du code de la santé publique.

Base légale et caractère réglementaire du traitement
Ce traitement s’inscrit dans le cadre de l’exécution des missions d’intérêt public (article 6.1 c du RGPD) confiées à la Direction générale de l’offre de soins.
Il bénéficie également d’un encadrement législatif et réglementaire :
- L’ordonnance du 19 janvier 2017 relative aux avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé

- Le décret du 15 juin 2020 relatif aux avantages offerts par les personnes fabriquant ou commercialisant des produits ou des prestations de santé

- L’arrêté du 24 septembre 2020 portant création d’une télé-procédure visant à faciliter la transmission des conventions stipulant l’octroi des avantages dénommé « Ethique des professionnels de santé » (EPS)

Catégories de données traitées
Les données traitées, de type administratif et strictement non médicales, concernent les personnes (professionnels, étudiants, associations etc) pour lesquelles des avantages peuvent être consentis.
Les catégories de données traitées sont définies par L’arrêté du 24 septembre 2020 portant création d’une télé-procédure visant à faciliter la transmission des conventions stipulant l’octroi des avantages dénommé « Ethique des professionnels de santé » (EPS)

Durée de conservation des donnée
Les données sont conservées dans le système d’information pendant une durée de dix ans à compter du dépôt de la convention.

Destinataires des données
- Les agences régionales de santé, l’administration territoriale de santé à Saint-Pierre-et-Miquelon, les conseils nationaux des ordres des professions de santé, à l’exclusion de l’Ordre national des médecins, les conseils centraux de l’ordre de pharmaciens, les personnes physiques ou morales produisant ou commercialisant des produits de santé ou assurant des prestations de santé.

- Les agents mentionnés à l’article L. 1454-6 du code de la santé publique (agents et officiers de police judiciaire, les agents de la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, les inspecteurs de l’Agence nationale de la sécurité du médicament etc).

Droit des personnes concernées sur leurs données
En raison de motifs de santé publique qui s’attachent à l’encadrement des avantages entre les acteurs de la santé, le système EPS et les transmissions de données vers les destinataires sont obligatoires. En application de l’article 23 du règlement général de protection des données, les personnes concernées ne peuvent donc pas s’y opposer.
En revanche, les personnes concernées disposent d’un droit d’accès (article 15 du RGPD), de rectification (article 16) et de limitation (article 18) à EPS.
Pour exercer l’un de ces droits ou obtenir davantage d’information sur le traitement, les personnes peuvent s’adresser au ministère de la santé en justifiant de leur identité, soit par voie électronique à l’adresse dgos-rh2-rgpd@sante.gouv.fr, soit par courrier postal : Ministère des solidarités et de la santé – Référent en protection des données - Direction générale de l’offre de soins – 14 avenue Duquesne 75350 Paris 07 SP.
Si une personne estime que ses droits ne sont pas respectés, elle peut déposer une réclamation auprès de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) : www.cnil.fr/fr/plaintes/