Cartographie des immobilisations

Cette cartographie recouvre 4 processus détaillés, présentés de manière schématique dans un diagramme en première page de la cartographie. Il s’agit des processus suivants :

- Acquisitions
- Valorisation et inventaire
- Cessions et mises au rebut
- Immobilisations financières

Votre attention est appelée sur le fait que cette cartographie type ne reflète pas nécessairement la situation de chaque établissement. Seuls l’analyse et le diagnostic des différents processus permettent de dégager les risques principaux de chaque établissement.

L’intérêt d’une telle cartographie n’est donc pas de maîtriser l’intégralité des risques présentés mais d’analyser l’organisation de l’établissement et de repérer, au regard de la pratique, les différentes procédures cartographiées, les risques décrits en commençant par les risques les plus élevés en terme d’impact financier.

Il importe de fixer des points de contrôle dans votre organisation vous permettant de maîtriser ces risques.

Cette détection des risques majeurs permettra dans un second temps d’établir le plan d’action pluriannuel et les mesures de maîtrise des risques adaptées à chaque situation.

 

Points d’attention

- Les subventions d’investissement sont traitées dans le cycle « endettement ».
- La cartographie traite du cas particulier de l’amortissement par composants (processus 1.10a) qui n’est pas la méthode usuelle ni recommandée d’amortissement des établissements publics de santé. Le Guide de fiabilisation des comptes (pages 20 et 21) appelle l’attention sur le recours à cette méthode : « Si l’instruction budgétaire et comptable M21 rappelle le principe de l’amortissement par composants, ce principe doit être appliqué par le gestionnaire des immobilisations concernées avec discernement. En effet, l’intérêt du suivi par composant n’est avéré que pour autant que les éléments qui constituent une même immobilisation ont des durées d’utilisation (et donc d’amortissement) significativement différentes. Il est à cet égard rappelé que les méthodes d’acquisitions des immobilisations (principalement par des marchés publics et lots distincts) et leurs méthodes de comptabilisation spécifiques (suivi très détaillé des différents éléments d’immobilisation selon la nomenclature de la M21) aboutissement au même résultat et que, dès lors, les durées d’amortissement des différents éléments constituant le patrimoine immobiliser sont correctement déterminées et donc différenciées. A la mise en service du bien, la ventilation du compte 23 (dont le compte 238 retraçant les différents acomptes versés aux fournisseurs) doit respecter scrupuleusement les subdivisions des comptes 213 et 215 en fonction de la nature des travaux réalisés et mis en service. En cas d’achat via des opérations de marchés publics allotis, le suivi extra comptable des marchés mis en place (par l’ordonnateur et/ou par le comptable) pourra permettre d’identifier au sein de la masse débitrice du compte 238 ce qui relève des subdivisions des comptes 213, 214 et 215. La traçabilité des opérations comptables d’intégration des travaux sera donc correctement assurée. »
- La cartographie traite du processus des acquisitions à titre gratuit (processus 1.11). Il s’agit de mode d’acquisition n’engendrant aucun versement : dons et legs, mises à disposition ou affectations. Le cas de l’échange peut s’assimiler à cette catégorie dans la mesure où il se traduit communément par un simple échange avec le versement d’une soulte de la part du co-échangiste. Ce n’est qu’à titre exceptionnel et selon des modalités restrictives que l’établissement public de santé verse une compensation financière.
- Les engagements hors bilan seront traités ultérieurement.
- Le leasing et les contrats de performance énergétique ne sont pas traités dans cette cartographie.
- Le raisonnement étant conduit de manière globale et non par budget, la DNA ne fait pas l’objet d’un traitement spécifique dans le cadre de cette cartographie.

 

Identification des risques principaux

Élaborée à partir du recueil de l’expérience des membres des groupes de travail (cf. fiche de présentation générale des cartographies), cette cartographie met en exergue 10 risques ayant un impact financier fort ou une probabilité forte. A dire d’experts, il s’agit des point qui méritent une attention particulière de la part des établissements. Ils sont répertoriés dans le tableau ci-dessous.

De manière générale, il ressort que la mise à jour de l’inventaire (enregistrement des nouveaux biens et, surtout, sortie des biens mis au rebut) ainsi que le paiement des intérêts moratoires concentrent l’essentiel des risques notoires. L’approche par composant, si elle est mise en œuvre comporte également des risques avérés.

Processus Procédure Acteur Risque Impact financ. Probab.
1.10. Acquisitions à titre onéreux : immobilisations corporelles et incorporelles Livraison/réception ord Absence de vérification de l’avancement des travaux ou du bon fonctionnement de l’équipement fort faible
Réception des factures ord Absence de contrôle du service fait /bon de commande / facture fort faible
ord Absence de liquidation des intérêts moratoires moyen fort
Ordre de payer ord Absence de prise en compte à l’inventaire fort moyen
Prise en charge / paiement ord Non transmission de la déclaration d’achèvement des travaux moyen fort
1.10a. Cas particulier de l’approche par composant Comptabilisation des immobilisations par composants ord Non distinction des biens devant être comptabilisés par composants moyen fort
cl Non distinction des biens devant être comptabilisés par composants moyen fort
1.32. Mises au rebut d’immobilisations Identification et autorisation des mises au rebut d’immobilisations ord Recensement non exhaustif des mises au rebut d’immobilisations faible fort
ord Absence de décision de mise au rebut faible fort
Réalisation des mises au rebut d’immobilisations ord Enregistrement non exhaustif des mises au rebut d’immobilisations faible fort

 

Autres points d’attention

Amortissement - Bien que non recensée parmi les risques les plus forts, les pratiques d’amortissement doivent être revues par chaque établissement quant à l’objet de l’amortissement (correcte définition des biens amortissables), aux durées pratiquées, aux méthodes employées, aux montants amortis et à leur permanence d’un exercice à l’autre. Aux règles de portée générale qui fixent les modalités d’amortissement, s’ajoutent les règles internes des établissements qui encadrent leur pratique. Le recours à un logiciel de gestion des amortissements est recommandé.

L’amortissement constitue un sujet sensible pour les certificateurs qui feront une revue analytique de tout ce qui est amorti.

Programmation – Le groupe de travail a mis en exergue l’importance de l’évaluation initiale des coûts et de la programmation des financements. L’établissement doit justifier de l’existence de processus de maîtrise des coûts et de décision. A cet égard, un déficit de communication entre les différents services et les services financiers a été relevé comme facteur de dégradation des processus de maîtrise des coûts et de décision.