Cartographie des risques du cycle personnel

Cette cartographie concerne un cycle majeur en raison des masses financières en jeu. Le renforcement du contrôle interne sur ce cycle concerne tous les services et personnels associés à la collecte et à la vérification des éléments nécessaires au traitement de la paie, des charges liées et à la comptabilisation des provisions :

 ressources humaines,
 direction des systèmes d’information,
 affaires médicales, direction des soins,
 affaires juridiques,
 responsables de pôles, médecins, personnel soignant, cadres de santé.

L’implication personnelle du chef d’établissement dans le diagnostic et le renforcement du contrôle interne comptable de ce cycle est indispensable.

Confondu avec le processus essentiel de traitement de la paie, le cycle du personnel paraît en règle générale bien maîtrisé compte tenu de son enjeu et de sa sensibilité. Il présente en effet des atouts dans le cadre de la fiabilisation des comptes :

 un très haut degré d’informatisation des tâches aval de calcul de la paie,
 la répétition mensuelle de la plupart des processus qui le composent favorisant leur maîtrise dans les directions concernées,
 l’existence d’un socle solide de contrôle interne en raison de la sensibilité de la gestion des ressources humaines.

Mais il présente également des fragilités comparables à celles qui ont été constatées dans toutes les organisations publiques à l’occasion de la certification de leurs comptes, parmi lesquelles on peut noter :

 une réglementation complexe et évolutive, dont, notamment, un nombre important de statuts du personnel à gérer,
 une dispersion des informations nécessaires au calcul des éléments variables de la rémunération et un déficit d’informatisation de ces tâches amont,
 des interfaces à améliorer entre les différents logiciels utilisés, notamment ceux de gestion du temps de travail et de paie,
 des obligations comptables diversement mises en œuvre,
 et, très probablement, un déficit de documentation et de conservation des contrôles réalisés lors du traitement mensuel de la paie.

La cartographie type proposée est découpée en 5 processus :

 Éléments fixes de rémunération, toutes catégories de personnel
 Éléments variables de rémunération – personnel médical
 Éléments variables de rémunération – personnel non médical
 Paie et charges sociales et fiscales associées
 Autres chargées et provisions liées à la paie – opérations d’inventaire.

Un « zoom » sur les charges sociales complète cette documentation. Ces informations, présentées sous forme d’un document de travail réalisé en novembre 2011 par le CHU de Nice, comprennent des précisions d’ordre réglementaire (taux, assiette, etc.) qui n’ont pas fait l’objet d’une procédure de validation et n’ont pas été mises à jour.

Votre attention est appelée sur le fait que cette cartographie type ne reflète pas nécessairement la situation de chaque établissement. Seuls l’analyse et le diagnostic des différents processus permettent de dégager les risques principaux de chaque établissement.

L’intérêt d’une telle cartographie n’est donc pas de maîtriser l’intégralité des risques présentés mais d’analyser l’organisation de l’établissement et de repérer, au regard de la pratique, les différentes procédures cartographiées, les risques décrits en commençant par les risques les plus élevés en terme d’impact financier.

Il importe de fixer des points de contrôle dans votre organisation vous permettant de maîtriser ces risques. Cette détection des risques majeurs permettra dans un second temps d’établir le plan d’action pluriannuel et les mesures de maîtrise des risques adaptées à chaque situation.

Points d’attention

 La qualité comptable du cycle du personnel s’apprécie principalement au regard des critères d’exhaustivité, de réalité et de séparation des exercices. Concrètement, cela correspond aux situations suivantes :
- non exhaustivité ou sous-évaluation des provisions relatives à la dette sociale (CET notamment) ou à d’éventuels litiges avec le personnel,
- absence de rattachement à l’exercice des heures supplémentaires effectuées et non encore payées (annexe 5 de la circulaire interministérielle n° DHOS/F4/DGCP/5C/2008/14 du 18 janvier 2008 relative à diverses précisions d’ordre budgétaire et comptable), et éventuellement défaut de recensement des ces heures,
- réalité des faits générateurs du versement de certains éléments de rémunération,
- absence de cadrage entre les effectifs payés et les effectifs identifiés,
- absence de cadrage entre les montants payés et déclarés aux organismes sociaux.

 Le cas échéant, la mise à niveau des provisions pourra s’effectuer selon la procédure dite « de correction d’erreur » (cf. fiche comptable).

 La production, la vérification et la conservation des pièces justificatives des différents éléments de rémunération et des sommes payées à d’autres organismes doivent faire l’objet d’une attention particulière dans le cadre du diagnostic du contrôle interne comptable.

 Des contrôles croisés avec des éléments issus d’applications différentes ou de processus différents sont recommandés pour vérifier notamment la justesse des effectifs rémunérés, des déclarations effectuées auprès de différents organismes sociaux et des sommes payés auprès d’eux, tout comme, de manière macro, l’analyse des évolutions d’un mois sur l’autre ou entre deux exercices à même date.

 Les travaux ont mis en évidence la qualité de la constitution du dossier administratif, de son contrôle et de sa mise à jour ainsi que du recueil de tous les éléments entrant dans le traitement de la paie, bien qu’à ce stade aucune écriture comptable ne soit encore passée. L’origine des anomalies comptables constatées par la suite prend son origine très fréquemment à ce stade.

 L’analyse des processus du point de vue de la fiabilisation des comptes –qui porte principalement sur le contrôle interne comptable- trouverait à s’enrichir des démarches préconisées par l’ANAP pour l’amélioration de la gestion des ressources humaines, la gestion du temps et des activités ainsi que l’optimisation du temps de travail médical et non médical (cf. rubrique « A consulter »ci-dessous).

Recommandations dans le domaine informatique

 Le traitement de la paie peut être réalisé en interne ou confié à un prestataire externe : le groupe de travail n’a pas identifié de différences notoires entre les deux organisations du seul point de vue du contrôle interne comptable et de la qualité des comptes de l’établissement. Toutefois, l’approche du certificateur pourra, le moment venu, être différente, s’agissant d’obtenir des assurances sur un processus sous-traité.

 L’utilisation d’un logiciel de gestion du temps de travail pour le personnel médical et non médical, interfacé avec la solution de paie et le planning, est également recommandée.

 Compte tenu de la forte informatisation des différents processus, l’attention est appelée sur la qualité du paramétrage du SI, sur la traçabilité des contrôles et sur la gestion des habilitations du personnel autorisé à intervenir dans le SI.

 L’attention est appelée sur les interfaces entre applications qui constituent des points de fragilité pour la piste d’audit. L’interface entre les différents logiciels, notamment ceux de gestion du temps de travail (susceptible de produire les éléments variables de la paie) et le logiciel de paie devrait être optimisée.

 Ultérieurement dans le cadre de l’audit de certification, la fiabilité des logiciels et leur paramétrage seront examinés en priorité et cet examen sera déterminant pour le déroulement de l’audit financier proprement dit. De manière générale, il sera nécessaire de produire une cartographie des systèmes d’information et une présentation de la direction des systèmes d ‘information et de son organisation en matière de production et de développement. Le certificateur cherche ainsi à s’assurer que les documents sont issus d’une source fiable, du caractère inaliénable des données de la base de production et de la traçabilité de manière pérenne de toute action.

 La mise en place d’un système de pilotage basé sur un infocentre alimenté des données de production, dont le SRIH, permettant le requêtage des données est recommandée. Il est souhaitable que les solutions mises en œuvre par les industriels permettent un déversement des données dans l’infocentre.

Identification des risques principaux

Élaborée à partir du recueil de l’expérience des membres des groupes de travail (cf. fiche de présentation générale des cartographies), cette cartographie met en exergue 10 procédures présentant au moins un risque comptable ayant un impact financier fort ou une probabilité forte. A dire d’experts, il s’agit des procédures qui méritent une attention particulière de la part des établissements, particulièrement lorsque la probabilité de survenance est importante. Elles sont répertoriées dans le tableau ci-dessous.

Processus Procédure Acteur Risque Impact financ. Probab.
Eléments variables de rémunération – personnel non médical Indemnités d’astreinte et d’heures supplémentaires ord Non comptabilisation des heures supplémentaires non payées fort fort
Paye et charges sociales et fiscales associées Traitement de la paye et des charges associées ord Erreur de paramétrage du SIH fort faible
ord Dysfonctionnement de l’application lors du déploiement d’une nouvelle version ou d’un changement de prestataire fort faible
ord Erreur ou problème d’intégration de fichier lors de sa transmission au prestataire informatique fort faible
ord Erreur de calcul de la paye par le prestataire fort faible
ord Non détection d’erreurs lors de la vérification de la paye du mois en cours ou erreur de régularisation fort faible
Liquidation de la paye et des charges associées ord Erreur de traitement par le prestataire fort faible
ord Erreur de liquidation par l’ordonnateur fort faible
Ordre de payer ord Erreur d’intégration du fichier paye dans le SI mandatement fort faible
Visa de la paye cl Problème d’intégration du fichier mandatement dans Helios fort faible
Autres charges et provisions – opérations d’inventaire Provisions CET ord Défaut ou insuffisance de la provision fort moyen
Provision pour contentieux social ord Défaut ou insuffisance de la provision fort moyen
Rattachement de charges pour heures supplémentaires non payées ord Défaut ou insuffisance de la charge enregistrée fort moyen
Recensement des charges à rattacher et comptabilisation ord Erreur ou absence de rattachement moyen fort
Contrôle du rattachement cl Mauvaise évaluation des charges à rattacher moyen fort

 

A consulter

 Le Guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux
 La fiche comptable relative aux corrections d’erreurs
 Site de l’ANAP sur la gestion des ressources humaines et la gestion du temps et des activités ainsi que les travaux en cours sur l’optimisation du temps de travail des professionnels auprès des patients, dont la 1ère étape prévue mi 2012 consiste en la mise à disposition d’un outil d’autodiagnostic de la performance organisationnelle du temps de travail médical et non médical.