La foire aux questions

Faut-il intégrer les pénalités ?

Non, car elles sont contractuelles et ne relèvent donc pas de l’action de l’acheteur.

Comment valoriser un gain sur une location avec option d’achat ?

Pour une location avec option d’achat, le gain est à valoriser en exploitation en comparant le coût annuel moyen de location par rapport à la moyenne des offres reçues.
 
Le coût annuel moyen est calculé sur la base d’un coût complet sur la période total de location (ex : 6 ans de location (si équipement) + coût du rachat – valeur comptable nette) divisé par 6) .
 
Il semble toutefois préférable de prendre comme situation de référence le coût complet (quand c’est possible : si demande dans DCE) en cas d’acquisition directe en prenant l’amortissement sur le nombre d’années de location. Si le coût d’acquisition directe n’est pas accessible, alors prendre pour coût moyen la moyenne des offres.

Question sur une perte achat (assurance flotte automobile) : la hausse de la cotisation était inévitable en raison d’une forte augmentation de la sinistralité. Ce n’est pas lié à l’action de l’acheteur mais ce n’est pas non plus lié à une tendance haussière du marché.

Il y a un changement de périmètre (sinistralité complètement différente entre l’ancien et le nouveau marché).
 
Il s’agit donc d’un nouveau besoin, il faut donc appliquer la méthodologie de calcul de performance achat des achats ponctuels (non des achats récurrents).
Bien que la dépenses d’assurance augmente, on ne peut dire, a priori, qu’il s’agit d’une perte. C’est le résultat du calcul (positif/négatif) qui dira s’il s’agit ou non d’une perte.
 
Il s’agit d’estimer le prix de référence en lien avec la nouvelle sinistralité et non l’ancienne. En effet, pour cerner l’impact de l’action de l’acheteur, on doit raisonner à iso-conditions externes (quantité et process). En pratique, il faut estimer le coefficient à appliquer aux anciens prix du fait de la différence de sinistralité. Il n’y a pas de cas général. On peut s’inspirer de situation voisines, de demander une estimation aux fournisseurs,…
 
Remarque : Une bonne pratique d’achat pourrait être de demander dans le DCE d’obtenir plusieurs prix en fonction des scénarios de sinistralité avec au minimum l’ancienne sinistralité.

Les gains UGAP peuvent-ils être remontés tel que transmis par l’UGAP ?

L’UGAP transmet un tableau récapitulatif des commandes passées par tous les établissements du GHT. A chaque ligne de commande est associé une performance achat. Il est de la responsabilité de GHT de dissocier les achats d’exploitation, des achats d’investissement récurrents et des achats d’investissement non récurrents. Pour ce dernier type d’achats, il ne faut pas oublier de diviser le montant de la performance achat par la durée d’amortissement.

Faut-il maintenir des actions quand la performance finale est nulle (gain = 0) ?

Oui car le montant de référence de l’action en question doit être pris en compte dans le périmètre global traité qui permet de calculer le ratio global de gain sur une affaire donnée (multi-actions), global du GHT puis de la région.

Quel montant de référence indiquer lorsque l’on négocie une extension de garantie gratuite ?

Lors de la négociation d’une extension de garantie, il faut calculer la performance achat en coût complet en prenant en compte tous les coûts associés (acquisition, maintenance, …) sur toute la durée d’amortissement de l’équipement (cf. p44 de la Méthodologie de valorisation de la performance achat).

Le coût complet de référence doit inclure l’extension de garantie qui aurait été payée sans action de l’acheteur.

Doit-on comptabiliser les montants d’« achats pour compte » réclamés aux labos en cas de rupture ? Si oui, comment et quel montant de référence ?

Il n’y a pas de gains à remonter dans le cas des « achats pour compte » car le titulaire du marché nous rembourse, en cas de défaillance d’approvisionnement, la différence entre le prix contractuel et le prix payé à un autre fournisseur pour pallier à la rupture. L’opération est donc nulle. Bien que lourde sur le plan administratif, la mise en œuvre de la clause d’achat pour compte est, au final, totalement neutre pour l’acheteur sur le plan financier

Comment calcule-t-on les gains sur les cartes carburants (opérateur national) ?

Indépendamment du support transactionnel (la carte), on raisonne comme toujours par différence entre les conditions de prix obtenues et une situation de référence (ici le prix historique avant le dispositif avec carte). Le gain éventuel sur les cartes carburant vient du tarif ou de la remise négociée auprès du pétrolier dans le cadre de l’attribution de la carte.

Faut-il valoriser un gain pour les formations réalisées en interne au lieu d’avoir recours à des formateurs externes ?

Tout dépend s’il s’agit d’une action à l’initiative de l’acheteur (qui aurait préalablement analysé le marché de la formation) ou d’une action à l’initiative de la DRH. Dans le premier cas, il faut bien valoriser la performance achat. Alors que dans le deuxième cas, on ne peut parler de performance achat.
 
Dans le premier cas, la performance achat se calcule en comparant le coût d’une formation achetée et une formation réalisée en interne (attention de bien en prendre en compte tous les coûts fixes et variables (cf. slide 26)).

Faut-il calculer des gains sur les formations lors l’établissement à recours à l’ANFH ?

Non, car l’établissement paye d’une certaine façon la formation via les cotisations versées à l’ANFH.

Lorsqu’un établissement qui pensait engager une dépense de X € pour la mise en place d’un outil (de gestion des transports sanitaires en l’occurrence dans cet exemple) s’est finalement orienté vers la mise à disposition gratuite de cet outil, peut-on considérer qu’il s’agit d’un gain achat de 100% ?

Pas de performance achat à valoriser puisqu’on est en amont de l’acte d’achat.

Peut-on valoriser la vente de matériel ou d’un bâtiment ?

Les ventes peuvent être valorisées si c’est bien l’acheteur qui a géré le projet. La situation de référence est alors la valeur comptable nette.
 
Ces gains sont à valoriser en recette en pondérant le gain par la durée normale d’amortissement.
 
La performance achat se calcule par différence entre le prix de vente HT est la VCN (valeur comptable nette).

Quel prix de référence pour des achats ponctuels ?

On prend la moyenne des offres en éliminant les offres aberrantes (trop basses ou trop élevées).
 
Lors d’un marché monopolistique, il faut prendre la 1ère offre du fournisseur, celle transmise lors des discussions en amont (non le prix catalogue).

Suppression des barquettes UU : Un établissement a pris la décision de supprimer les barquettes UU qui lui coûtaient 21K€/an. Ces barquettes sont maintenant remplacées par des bacs achetés 10K€ (durée de vie de 3 ans). Comment valoriser la performance de cette action ?

Une action de progrès est une action de changement de pratiques ou de solution technique visant à optimiser l’usage d’un marché ou à encourager des comportements (substitution, élimination de la sur qualité, gestion de la demande, etc.), mais à service rendu équivalent.
 
La valorisation de la performance achat se fait via la comparaison de la situation économique de référence valorisée au coût complet et la situation économique nouvelle en appliquant la méthode des coûts complets.
 
La situation de référence porte sur les éléments suivants : Les barquettes UU sont jetées à la poubelle agrès chaque utilisation, il y a donc un coût supplémentaire qui correspond au coût du déchet. Les bacs sont réutilisés deux fois, ils sont donc nettoyés après chaque utilisation, il faut donc prendre en compte ce coût supplémentaire de nettoyage.
 
En coût complet sur 3 ans on a donc :
 
 Pour les barquettes UU, le montant de référence (MR) = (21K€ x 3) + (coût annuel de déchet x 3)
 Pour les bacs, le nouveau montant (NM) = 10 k€ + (coût annuel de nettoyage x 2)
 
La performance achat à valoriser est donc : (MR-NM)/3
 
Pour plus de détails, voir la p22 de la Méthodologie de valorisation de la performance.

Faut-il remonter les pertes sur achat dans la trame PAAT ?

Oui, il convient de les saisir dans la trame PAAT exactement comme vous le feriez pour un gain mais en définissant le type de perte dans la colonne ‘type d’effet budgétaire’ et en renseignant la perte en valeur négative (une perte est un gain négatif).
 
Attention, une perte se définit indépendamment de tout effet budgétaire.

Calcul des gains de la performance achat sur une opération de travaux (investissement d’infrastructure)

Pour les opérations d’investissement d’infrastructure, la performance achat se calculera différemment selon l’avancement que l’on a sur le projet.
 
Pour la performance identifiée :
 
Montant de référence = Coût prévisionnel identifié au terme de l’avant projet sommaire (APS)
Nota bene : il faut raisonner en coût complet d’opération : coût PS de l’opération + coût MOA/MOE + coûts des prestations annexes (contrôles techniques,…)
Performance achat identifiée = situation de référence valorisée au moment de l’avant projet sommaire (APS) - situation nouvelle prévisionnelle
 
Pour la performance notifiée :
 
Montant de référence = Coût prévisionnel identifié au terme de l’avant projet détaillé (APD), majoré de 5% pour anticiper les aléas des fins de travaux
Performance achat notifiée = Gain achat notifié situation de référence valorisée au moment de l’avant projet détaillé (APD) - situation nouvelle notifiée
 
Pour la performance réalisée :
 
A l’issue de la réalisation de chaque tranche, actualisation des gains en fonction de l’écart éventuel entre le chiffrage de l’APD et la réalisation effective.
 
Si le projet est suffisamment avancé, on peut prendre le montant de l’APD pour le calcul de la performance identifiée (par exemple lors de la remontée de gains à mi-année).
 


Exemple :
  Phase APS : 1 000 000 € Phase APD : 1 150 000 € Phase APD + 5% (aléas) : 1 207 500 € Montant estimé au moment de la notification (suivant BPU) : 1 200 000 € Durée d’amortissement : 20 ans
  Gains identifiés : (1 150 000 - montant prévisionnel) / 20 Gains notifiés : (1 207 500 - montant notifié) / 20 Gains réalisés : ( 1 207 500 - 1 200 000) / 20 =375
  Pour plus de détails, se référer à la page 32 de la Méthodologie de valorisation de la performance achat.

Comment valoriser des gains pour des investissements dits récurrents répartis sur plusieurs années ?

Il faut distinguer deux situations bien différentes :
 
 Soit les achats sont bien effectués régulièrement tous les ans ou presque, et dans ce cas on peut les qualifier de récurrents (voir exemple ci-dessous).
 Soit ces achats correspondent à un besoin très conjonctuel et sont qualifiés d’investissement. (bien que la dépense soit étalée sur plusieurs années).
 
 Dans le 1er cas, la situation de référence (annuelle) est : SR = (Prix historique x quantité)/durée d’amortissement
La nouvelle situation suite à achat est de : SN = (nouveau prix x quantité )/durée d’amortissement
La performance achat est donc de : SN – SR
 Dans le 2ème cas, chaque dépense annuelle est considérée comme un investissement et à ce titre on suit la règle des amortissements (cf. p.30 et 31 de la Méthodologie de la valorisation de la performance achat).
 
Exemple du parc de lits médicalisé :
 
Le besoin sur la durée du marché (3 ans) est de 40 lits. Mais il est prévu d’en renouveler 15 la 1er année, 15 la deuxième année et 10 la dernière année.
 
Ici, il faut utiliser la méthodologie de l’achat ponctuel en prenant 40 pour quantité de référence et de ramener à 15 pour la performance achat (pour la première année).
Afin d’intégrer ce type d’achat dans la trame PAAT, il faut indiquer « investissement » et mettre 1 pour la durée d’amortissement.
 
Si l’on est dans le 1er cas, SR = (Prix historique lit x 40)/3 et SN = (Nouveau prix lit x 40)/3
La performance achat est donc de : SN – SR = (Nouveau prix lit – prix historique) x 40/3
Dans le 2ème cas, on a trois achat d’investissement : 15 lits en années N et N+1 puis 10 lits en année N+2.

Qu’entend-on par investissement récurrent ?

Il est souhaitable d’éviter de parler d’investissement récurrent qui amalgame l’aspect comptable et le caractère régulier de la dépense. D’ailleurs, cette notion n’est pas évoquée dans la note DGOS.
 
Sur le plan achat et indépendamment de l’affectation comptable, on s’intéresse au caractère récurrent de l’achat (sa régularité) et on distingue :
 

  • d’une part les achats, dont par nature, on ne peut cerner une récurrence. Il s’agit des achats d’opérations d’infrastructures (au sens des ouvrages de l’ex.loi MOP et qui sont en classe.2 ou des achats de gros équipements (biomédicaux, informatiques,blanchisserie,stérilisation, cuisine,…) qui sont également en classe.2. On parle alors d’achat d’investissement (Cf.pages 30,31,32 de la Méthodologie de la valorisation de la performance achat)
  • d’autre part les achats, qui sont, par nature effectués régulièrement (qui peuvent être en classe. 2 ou 6). Dans ce cas, on peut également distinguer :
    • les achats effectués très régulièrement et qui s’apparentent à du consommables (produits de santé, lessiviel, fournituresn bureaux,…). On les qualifie d’achats récurrents (cf.p.20 de la Méthodologie de la valorisation de la performance achat)
    • les achats effectués à une fréquence faible (infra ou supra –annuelle). On parle alors d’achats ponctuels (cf.p21 de la Méthodologie de la valorisation de la performance achat).

Le guide DGOS traite les investissements d’infrastructure (opérations loi MOP) mais est-il bien prévu de pouvoir valoriser des gains achats pour des travaux « courants » (pour lesquels il n’y a pas de coût prévisionnel au terme de l’avant-projet) ?

S’il s’agit des travaux récurrents, on utilise la méthodologie des achats récurrents.
 
S’il s’agit des travaux ponctuels, on utilise la méthodologie des achats ponctuels.

Une intervention sur un appareil de dialyse étant couverte par la garantie d’une intervention antérieure, une dépense a été facturée à un établissement de manière injustifiée - Après négociation avec le prestataire, celui-ci s’est rangé à l’analyse de l’établissement et a accepté de ne pas le facturer ; l’établissement déclare un gain de 100%.

Pas de performance achat à valoriser (prise en compte par la garantie).

Quel montant de référence faut-il déclarer dans le cas d’une recette liée à une revente de matériel ?

Cas d’une vente ponctuelle : le montant de référence est le montant de la valeur résiduelle de l’équipement.
 
Exemple : un équipement acheté a une valeur de 100 K€ amorti sur 5 ans. Au bout de 4 ans, l’établissent décide de le vendre, sa valeur résiduelle est de 20 K€. L’acheteur a réussi à le revendre à 50 K€. La performance achat est valorisée de la façon suivante : (50-20)/5 = 6 k€
 
Cas d’une vente récurrente : le montant de référence est le montant historique lors d’un renouvellement de marché ou le montant benchmarké auprès d’acheteurs hospitaliers comparables lors d’un nouveau marché.