La dématérialisation de la chaîne de la dépense

La dématérialisation des échanges est un vecteur d’efficience pour les établissements de santé. Un premier retour d’expérience d’un CHU ayant mis en place une dématérialisation complète de son processus de gestion des factures, en lien avec une réorganisation interne de ses services, a montré un retour sur investissement avec des économies de l’ordre de 400 000 € par an. Ces gains d’efficience sont plus que jamais nécessaires dans un cadre budgétaire contraint.

Ce projet, au cœur de la transition numérique de l’Etat et des établissements publics, participe à la simplification de la vie des entreprises ; la dématérialisation de la chaîne achats-approvisionnements constitue un levier pour l’amélioration des relations avec les fournisseurs ; la première brique est la généralisation de la facturation électronique pour tous les fournisseurs au 1er janvier 2020. Au-delà des contraintes règlementaires (DUME, données essentielles/Opendata, données justificatives, Chorus Pro,…) qui traitent leurs propres enjeux et sur lesquels les hospitaliers sont impliqués, la DGOS a souhaité porter une ambition forte en se mobilisant sur une démarche de transformation digitale de bout en bout sur l’ensemble des processus d’achat et approvisionnement depuis les activités en amont de la passation jusqu’à la clôture des marchés, en passant par les phases d’approvisionnement et logistique associées. Cette démarche de dématérialisation native des données et documents est très structurante et implique de repenser les processus en matière de rôle des acteurs, de méthodologies de travail mais aussi d’outils.

Par ailleurs, le secteur hospitalier s’inscrit dans le plan de transformation numérique de la commande publique porté par la Direction des Affaires Juridiques.

Du point de vue comptable et financier, c’est bien une dématérialisation de bout en bout des processus de travail qui est visée, de façon à faciliter les tâches et fluidifier les processus de gestion. Les échéances réglementaires se précisent et plus de 90% des EPS visés par la loi NOTRé échangent avec leur comptable public en mode totalement dématérialisé les mandats justifiés par des PJ démat et signature électronique des bordereaux, depuis le 3ème trimestre 2019.

pdf Synthèse dématérialisation EPS Téléchargement (358.1 ko)

 

D’un point de vue réglementaire, l’ensemble des obligations réglementaires dans le domaine des achats pour les établissements de santé est rappelé ci-dessous :

 

Plan de Transformation Numérique de la Commande Publique (PTNCP)

Certaines pistes d’évolution de la commande publique, identifiées lors des travaux réalisés, en 2019, dans le cadre du PTNCP sont lancées dès 2020 et financées par le Fond de Transformation de l’Action Publique (FTAP) à hauteur de 9,2 millions d’euros.

 

Chorus Pro

Depuis fin 2019, trois chantiers sont lancés par l’AIFE afin d’apporter de nouvelles fonctionnalités Chorus Pro opérationnelles avant la fin de cette année 2020 :

- Ateliers « Ajout Etape de validation des factures » : permettre à une structure tierce à l’établissement de santé d’approuver une facture avant sa prise en charge par le service financier (processus de traitement des factures de formation avec l’ANFH par exemple)
- Ateliers "factures de travaux" : améliorer le processus de gestion des factures de travaux avec Chorus Pro
- Ateliers « Commande » : permettre aux collectivités dont les établissements de santé d’adresser des commandes dématérialisées aux opérateurs économiques.