Mise en place d’un Comité de Vie Sociale en psychiatrie

Objectifs
 Donner la parole directement aux patients et à leur entourage, plus particulièrement aux patients hospitalisés au long court, sur la qualité de vie à l’hôpital

 Assurer l’interface entre la parole des patients et les différentes directions notamment via le Comité de Direction

 Obtenir la réalisation d’actions d’amélioration en faveur de la qualité de vie à l’hôpital

Le porteur de projet

Coordonnées de la structure :

Centre Psychothérapique de l’AIN (CPA)
Avenue de Marboz
01012 BOURG EN BRESSE
Type de structure :
Établissements de santé

Coordonnées du contact :

DUBOIS RIGOLLET Adeline
Qualité : Directrice Qualité et Relations avec les Usagers
Téléphone professionnel : 04 74 52 24 85
Courriel : adeline.duboisrigollet@cpa01.fr

Contexte

L’origine
Ce projet a émergé dans un contexte de réorganisation globale de l’établissement et pour répondre à la nécessité d’accroitre la participation des usagers. Ce projet est inspiré du Conseil de la Vie Sociale instauré dans les établissements médico-sociaux.

La finalité
 L’objectif premier du projet est de donner la parole directement aux patients et à leur entourage, plus particulièrement aux patients hospitalisés au long court, sur la qualité de vie à l’hôpital, cela en parallèle et complément des enquêtes de satisfaction déjà réalisées.

 Le deuxième objectif est d’assurer l’interface entre la parole des patients et les différentes directions via le Comité de Direction.

 La finalité est d’obtenir la réalisation d’actions d’amélioration qui soient à l’initiative des patients et reconnues par l’institution ainsi que d’augmenter leur satisfaction.

La description du projet
Le projet consiste à proposer un groupe de parole mensuel au niveau institutionnel qui a lieu à l’espace des usagers et qui a est animé à tour de rôle par plusieurs membres du personnel de l’établissement selon un planning prédéfini (membres du groupe pluri professionnel organisateur). Le public cible est constitué de l’ensemble des patients et de leur entourage, plus particulièrement les patients hospitalisés au long court.

Les acteurs
La Directrice des soins et la CME sont à l’initiative de ce projet. Un groupe pluri professionnel est en charge de l’organisation et de l’animation du CVS (Cf. composition du groupe en pièce jointe).
Les usagers et leurs représentants sont coconcertés. Un RU a participé au groupe pluri professionnel lors de la mise en place et deux RU issus d’un GEM participent ponctuellement au groupe de parole avec les patients.
Une nouvelle Direction qualité et relations avec les usagers a été mise en place au sein de l’établissement en mai 2017 et la coordination du CVS a été intégrée dans le cadre des missions de la Directrice qualité et relations avec les usagers depuis juin 2017.

Les axes prioritaires :

  • Faire converger les droits des usagers des structures de soins, sociales et médico-sociales, notamment au travers de la participation des représentants des usagers et des usagers (CDU, CVS) et de la mise en place de dispositifs expérimentaux adaptés aux parcours (organisation territoriale pour l’exercice des droits, impliquant les établissements, les conseils généraux, les ordres et organisations professionnels, les agences régionales de santé, les conseils territoriaux de santé… ).
  • Accompagner les évolutions du système de santé, qu’elles soient organisationnelles ou liées aux innovations (bio) technologiques dans le respect des droits des usagers (e-santé, télémédecine, maisons et centres de santé, soins de santé transfrontaliers…) et par la mobilisation des outils de démocratie sanitaire notamment favorisant l’information et le débat citoyen.

La réalisation

La mise en œuvre
Un planning permet d’organiser et de suivre la participation des membres du groupe pluri professionnel afin que chaque groupe de parole soit animé par 4 professionnels (cf. planning en PJ). Concernant les usagers, le compte-rendu de chaque réunion intègre le nombre de personnes qui ont participé (anonymat pour les usagers). Concernant les professionnels et les RU, les comptes rendus de réunion font état des présents.

En pratique en 2017 : 6 réunions « groupe de parole » se sont tenues d’avril à décembre 2017. Une réunion organisationnelle est réalisée avec le groupe pluri professionnel impliqué en décembre 2017 afin d’établir un bilan du CVS pour l’année 2017, d’envisager l’organisation du CVS pour 2018 et de faire le bilan des actions d’amélioration 2017 issues du CVS.

Projet initié en :
2016

Projet mis en œuvre en :
2017

Comment et combien ?
 Moyens Humains : temps de travail des membres du groupe pluri professionnel pour les réunions organisationnelles (3 réunions) et les réunions « groupe de parole » (6 réunions d’1h30 avec 4 professionnels pour 2017). Les personnes employées dans le cadre du service civique, et en charge de l’animation de l’espace des usagers, sont également présentes aux groupes de parole. La Directrice qualité et relations avec les usagers est en charge depuis juin 2017 de la coordination du CVS.

 Moyens matériel : Les affiches et flyers de communication réalisées par notre service d’aide au travail le Parchemin. Nous commandons pour les groupes de parole du café et des gâteaux.

La communication
Des affiches et des flyers sont diffusés dans tout l’établissement pour informer les patients, leur entourage et les professionnelles de l’existence et des dates des groupes de parole du CVS. (cf. affiche en PJ). La veille de chaque CVS un mail de rappel est envoyé à tous les services.
Un retour des réunions est fait dans les instances suivantes : Comité de Direction, CDU, CME et COPIL Q&GDR. Un article sur le bilan 2017 du CVS doit paraitre début 2018 dans la lettre interne de l’établissement « Missions ».

Le bilan des actions 2017 issues du CVS sera également intégré aux flyers de communication début 2018 et sur les écrans dynamiques de l’établissement.

Et après

Les résultats
La plus-value de ce projet est avant tout de libérer la parole des patients en dehors de leur service et de l’équipe qui les prend en charge. Le CVS permet ainsi la mise en place de petites actions sur lesquelles nous pouvons agir rapidement et des actions d’amélioration plus importantes au niveau institutionnel.

Un tableau des actions permet le suivi des actions issues du CVS, de leur avancement et de leur validation par la Direction (cf. tableau de suivi en PJ) et un bilan de ces actions 2017 sera réalisé et communiqué largement.

Nous envisageons de pérenniser le CVS pour 2018 avec quelques pistes d’amélioration notamment le fait d’étendre le CVS à l’extra hospitalier, par leur participation aux réunions sur le site du CPA ou en déplaçant ponctuellement la tenue du CVS sur l’extra hospitalier.

Evaluation et suivi
La réunion bilan 2017 de décembre 2017 permettra au groupe pluri professionnel d’évaluer le fonctionnement du CVS sur 2017 et d’envisager des pistes d’amélioration pour 2018. Le tableau des actions permet le suivi des actions issues du CVS, de leur avancement et de leur validation par la Direction.

Le suivi de la satisfaction des patients (issues des questionnaires de satisfaction) par le service qualité et relations avec les usagers permettra de mesurer les améliorations apportées aux patients quant à la qualité de vie à l’hôpital.

Ex de la mise en place d’une action d’amélioration : distribution de croissants le dimanche matin après un test des croissants suivi d’une évaluation de la satisfaction quant à la prestation.

Quelques conseils et témoignages
 une équipe pluri professionnelle motivée et porteuse du projet

 un appui de la direction générale

 un lieu pour les groupes de parole adapté, familier et proche des patients, avec boissons et gâteaux offerts.