Intelligence collective, digital, ESAT : Comment ça marche ?

Objectifs résumés
Permettre à un groupe de personnes en situation de handicap intellectuel, travaillant ensemble, de développer leur capacité à produire quelque ,chose de nouveau, de surprenant et qui dépasse les capacités de chacun.
Affirmer que la collaboration générative, l’intelligence collective, les processus et les outils associés sont des démarches pertinentes dans des établissements du secteur médico-social.

Le porteur de projet

Coordonnées de la structure :

Juralliance
9 rue Chauvin BP 54 39602 ARBOIS Cedex
ARBOIS 39602
Type de structure :
Établissements médico-sociaux

Coordonnées du contact :

PERRARD Stéphane
Qualité : Directeur achats logistique patrimoine performance
Téléphone professionnel : 03 84 66 31 80
Courriel professionnel : [email protected]
Courriel fonctionnel (différent du courriel professionnel) : [email protected]

Contexte

L’origine
L’enquête annuelle de satisfaction obligatoire, permet de mesurer la qualité du service auprès des ouvriers. Elle était élaborée par les cadres de l’ESAT. En 2018, le directeur de l’ESAT (établissement et service d’aide par le travail) a souhaité associer les ouvriers de son établissement à la co-construction du questionnaire qualité en mobilisant leurs représentants siégeant au CVS. il a souhaité que cette démarche soit innovante, engageante et reproductible. Le caractère innovent du projet est triple. Il réside dans la volonté de :
- Permettre à un groupe restreint d’ouvriers d’ESAT, en situation de handicap intellectuel, de co-construire un questionnaire d’enquête qualité en utilisant un processus d’intelligence collective et des techniques de créativité.
- Proposer à un groupe de 79 ouvriers d’utiliser un outil digital pour répondre à l’enquête formalisée par leurs pairs.

La finalité
- Favoriser la participation de l’ensemble des usagers à la réflexion sur la qualité : de vie, de travail et de service au sein de l’établissement en les rendant co-auteurs de l’enquête.
- Initier une démarche d’amélioration continue permettant aux usagers de s’inscrire dans celle-ci.
- Modéliser et illustrer la démarche pour faciliter sa transposition dans d’autres établissements.
- Créer une synergie au sein de l’ESAT, entre les usagers et le personnel de l’établissement (transversalité et collaboration).
- Développer les compétences numériques des ouvriers d’ESAT.
- Renforcer l’esprit de coopération entre les ouvriers et personnel de l’établissement.
- Obtenir 100% de participation des usagers

La description du projet
- Avoir recours à un groupe de facilitateurs en intelligence collective pour l’animation et la co-construction du questionnaire de satisfaction avec les membres du CVS.
- Limiter le questionnaire d’enquête à 15 à 20 questions maximum, sur les thèmes réglementaires de : Accueil, repas, locaux, activité (travail et soutien), déplacement, PSI, information participation et droits des usagers, vie relationnelle.
- Le public cible de ce projet est un groupe de 79 travailleurs d’ESAT(établissement et service d’aide par le travail) en situation de handicap intellectuel.
- Utilisation d’un logiciel d’animation de travail collaboratif.

Les acteurs
Le directeur de l’ESAT, monsieur DECHAUX, diligente annuellement une enquête de satisfaction auprès des bénéficiaires de l’ESAT. Pour 2018 il a souhaité que les représentants du CVS (Conseil de la Vie Sociale) soient associés à l’élaboration du questionnaire. Il s’est saisi de cette dynamique de co-construction pour qu’elle contribue à un travail transversal et collaboratif au sein de son établissement. La mission a été Confiée à Stéphane PERRARD, directeur des services techniques, membre d’un groupe de facilitateurs en intelligence collective composé de 6 consultants.
Le groupe de facilitateurs propose de mettre en oeuvre, un processus d’intelligence collective pour répondre à cette problématique. Un groupe projet a été constitué avec 4 membres du CVS accompagné d’un facilitateur.
- Un observateur extérieur en tant que stagiaire CAFDES
En complément, 10 moniteurs d’ateliers et 2 cadres se sont impliqués dans la démarche ;

Les axes prioritaires :

  • Co-construire l’effectivité des droits des usagers en lien avec les représentants des usagers, à partir des plaintes ou réclamations (établissements, conseils généraux, ordres et organisations professionnels, les agences régionales de santé, les conseils territoriaux de santé…) et par l’analyse systématique des motifs notamment à partir des rapports des CDU ou des CVS et la mise en œuvre de mesures d’amélioration.

La réalisation

La mise en œuvre
Voir la fiche synthèse

Projet initié en :
2018

Projet mis en œuvre en :
2018

Comment et combien ?
Le projet représente un coût 15000€., il a mobilisé :
- 6 facilitateurs zéro euros (échange de compétences)
- 10 moniteurs d’ateliers
Mais il peut être mis en place pour 3000€ en prévoyant une journée de formation aux différents outils (Voir fichier 2)

La communication
Nous avons réaliser un film, https://youtu.be/xLLLME83WTk

Et après

Les résultats
L’ensemble de la démarche a fait l’objet d’une note méthodologique comprenant le descriptif de chacune des étapes de la conduite du projet accompagnée d’un rétro-planning permettant au chef de projet de suivre l’avancée de chaque phase.
Un kit pédagogique composé du scénario d’animation est crée. Il est accompagné de fiches outils permettant aux facilitateurs de favoriser la co-construction d’une enquête ou de résoudre une problématique au sein d’un CVS ou d’un groupe lambda.
Des photos et des vidéos permettent au chef de projet comme aux futurs facilitateurs de visualiser les différentes phases du projet et de l’animation du groupe projet.
Des observateurs ont assisté à différentes phases du projet pour étudier les modalités de transfert dans leur établissement.
Le méthodologie de ce projet peut s’appliquer et s’adapter pour de nombreux sujet.

Evaluation et suivi
- Chaque enquête donne lieu à une évaluation réalisée à 2 niveaux :
- Une évaluation relative à la finalité et les enjeux de l’enquête à travers les indicateurs suivants :
Nombre d’usagers ayant rempli l’enquête du questionnaire
Conformité du questionnaire aux recommandations des HAS
Nombre de thèmes "libre" proposés par le CVS
Contribution des membres du CVS à l’élaboration

- Retour d’expérience réalisé par et avec l’ensemble des parties prenantes (mise en fichier joint nos 3.

Quelques conseils et témoignages
L’utilisation de klaxoon n’est pas du tout obligatoire, il existe de nombreux outil gratuit mis à disposition sur google.
Prérequis :
- Mesurer l’engagement des professionnels pour la démarche. Former/informer les encadrants à la démarche d’intelligence collective.
- Former les moniteurs et le pilote référent à la facilitation en intelligence collective (posture et processus) et à l’usage du numérique.
- Identifier un tuteur si le choix est de ne pas faire appel à des facilitateurs extérieurs
- s’assurer de l’adhésion au projet du CODIR
- Disposer d’uneplateforme ludique, simple